【正文】 文件，需在文件上加蓋“機(jī)密”二字的章，如相關(guān)人員需申請(qǐng)使用或查閱，須填寫合同/文件申請(qǐng)表（編號(hào)：DPLNGJVCT012）方可申請(qǐng)借閱使用。5．文件編碼系統(tǒng) 文件編碼按照已發(fā)布實(shí)施的文件編碼系統(tǒng)（編號(hào)：DPLNGJVCPR003）執(zhí)行。6．新文件審批與發(fā)布．文件編寫人員需填寫文件頒布申請(qǐng)表（編號(hào)：DPLNGJVCT017）向文控人員獲取新文件的編號(hào)；．文控人員需查看文件目錄并檢查所要產(chǎn)生的文件是否已有類似文件生存，如果該文件已有類似文件生存，文控人員和編寫人需提議把該文件采用整合、更新或用新文件代舊文件的方式重新生存新文件；．編寫人員在似寫文件時(shí)需按照標(biāo)準(zhǔn)文件格式（編號(hào)：DPLNGJVCT016）鍵入新文件；．編寫人員在進(jìn)行文件內(nèi)部循環(huán)并征求意見時(shí)，需同時(shí)把原文一起發(fā)給意見征求人員并及時(shí)把所征求的意見匯編進(jìn)文件里。匯編完成后，編寫人把已署名的文件遞交給相關(guān)審核人員進(jìn)行審核、批準(zhǔn)；．相關(guān)人員審核完成后，編寫人員把相關(guān)人員已審核的文件遞交給相關(guān)部門經(jīng)理和公司總裁批準(zhǔn)；．一經(jīng)批準(zhǔn)，編寫人員將有簽名的原件交給文控人員進(jìn)行發(fā)布并存檔。同時(shí)電子文件交給文控人員進(jìn)行曲存檔；．文控人員按下列要求正式發(fā)布文件： a．核實(shí)文件署名人是否正確； b．蓋上“原件”章存入公司文檔庫(kù)； c．如需對(duì)外發(fā)放，填寫詳細(xì)傳送單并按第8條規(guī)定發(fā)放給相關(guān)單位； d．把電子文件放入公司局域網(wǎng)；．文控人員即時(shí)在文件目錄中詳細(xì)更新。7．文件更新與收回 ．文件更新與收回說(shuō)明 ．根據(jù)必要文件需有重大變化或需要回收、作廢時(shí)，編寫人將決定文件是否需要重新審核，并通知文控人員； ．。．文件更新 ．文件編寫人可在公司局域網(wǎng)內(nèi)下載更新電子文件，更新版本，并直接對(duì)該文件進(jìn)行修改。所有修改過(guò)的地方應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)；．編寫人員在進(jìn)行內(nèi)部循環(huán)征求意見時(shí)，需同時(shí)把已標(biāo)識(shí)有修改的原文一起發(fā)給征求人員，并及時(shí)把意見進(jìn)行匯編后對(duì)文件進(jìn)行更新。完成更新文件后，編寫人需把已署名的文件遞交給相關(guān)審核人員進(jìn)行審核； ．相關(guān)人員審核完成后，編寫人把已審核的文件遞交給相關(guān)部門經(jīng)理和公司總裁獲取簽名批準(zhǔn)； ．一旦得到審批后，編寫人把原件交給文控人員進(jìn)行發(fā)布并存檔。同時(shí)把電子文件交給文控人員存檔。 ．文控人員按下列要求正式發(fā)布文件： a． 核實(shí)文件簽署人是否正確； b．蓋上“原件”章并存入公司文件庫(kù)； c．把舊版本文件替換出來(lái)并蓋上“作廢”章； d．如需對(duì)外發(fā)放，填寫詳細(xì)傳送單并按第8條規(guī)定發(fā)給相關(guān)單位； e．把修改后的電子文件從公司局域網(wǎng)內(nèi)替換出來(lái)并轉(zhuǎn)存至“作廢”文件夾； ．文控人員更新文件目錄，需要詳細(xì)修改過(guò)的文件記錄 ．文件作廢 ．編寫人填寫文件作廢表格并按原發(fā)放范圍收回作廢文件； ．文控人員把舊版本文件替換出來(lái)并加蓋“作廢”章； ．把舊的電子版文件從公司局域網(wǎng)內(nèi)轉(zhuǎn)至“作廢”文件夾里； ．文控人員即時(shí)詳細(xì)更新作廢文件目錄。8．文件分發(fā) ．文件分發(fā)包括內(nèi)部分發(fā)和外部分發(fā)； ．文控人員按照文件分發(fā)流程的規(guī)定把文件復(fù)印分發(fā)給相關(guān)人員和單位； ．所有發(fā)給公司的文件都需按以下程序處理： 1)按收文處理表（編號(hào)：DPLNGJVCT010）進(jìn)行收文處理； 2)按公司總裁的批示進(jìn)行文件分發(fā)。 ．所有對(duì)外發(fā)放的文件都需按以下程序進(jìn)行： 1)對(duì)外發(fā)送的文件需向文控人員申請(qǐng)文件編號(hào)并填寫文件審批簽發(fā)表（編號(hào)：DPLNGJVCT009） 2)檢查是否有發(fā)送部門經(jīng)理的簽名； 3)獲取會(huì)簽部門經(jīng)理的簽名（如有必要）； 4) 獲取總裁或副總裁或財(cái)務(wù)總監(jiān)的外發(fā)許可簽名； 5) 文控人員打印出外發(fā)文件； 6)外發(fā)并存檔。 外發(fā)文件由文控人員保存一份原件。9．存檔 ．所有文件按紙張文件和電子文件兩種類型保存； ．文控人員至少保存兩份文件，一份定義原件用于存檔，另一份定義復(fù)印件使用于借閱和查閱。定義復(fù)印件的文件加蓋“復(fù)印件”章； ．紙張文件保存在公司文檔庫(kù)，電子文件設(shè)定為只讀文件放進(jìn)公司內(nèi)部局域網(wǎng)。10．借閱/申請(qǐng)文件 ．公司員工如需借閱文件，包括合同，需填寫合同/文件申請(qǐng)表（編號(hào)：DPLNGJVCT012）并獲取相關(guān)部門經(jīng)理/總裁批準(zhǔn)； ．如需申請(qǐng)使用公司許可、證書類文件，需填寫許可證書申請(qǐng)表（編號(hào)：DPLNGJVCT008），該表可在公司局域網(wǎng)內(nèi)看到。 廣東大亞灣天然氣有限公司中國(guó) 深圳文件編碼程序編號(hào)：DPLNGJVCPR003023/05/05批準(zhǔn)實(shí)施馬乾鈞馬乾鈞MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的編制審核部門審核公司審核目錄1．目的 本文件編碼程序詳細(xì)描述了公司所有形成的正式文件編碼的方法。2．范圍．除接收站項(xiàng)目和管線項(xiàng)目部繼續(xù)使用原有的文件編碼系統(tǒng)外，公司所有其它相關(guān)部門均以本文件編碼系統(tǒng)為準(zhǔn)；．這一程序適用的文件類型如附件2中所示。3．職責(zé) ．文控中心 文控中心（DCC）負(fù)責(zé)管理文件編號(hào)并更新公司文件登記（Doc。No DPLNGJVCREG001） ．責(zé)任人 ．公司員工都有責(zé)任和權(quán)利起草一份文件； ．文件篡寫人在開始起草文件前需向文控中心申請(qǐng)文件號(hào)。4．文件格式 文件分類表中的所有文件要使用標(biāo)準(zhǔn)格式模版。這些標(biāo)準(zhǔn)版已列在公司文件登記表并且存放在電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)中。5．文件編碼 ．總則 文件編碼系統(tǒng)執(zhí)照不同的文件類型和頒布部門使用下列形式進(jìn)行區(qū)分： DPLNGyyzz序列號(hào) 此處： DPLNG 廣東大鵬液化天然氣有限公司 Yy 部門編號(hào) Zz 文件類型 sequential number ．部門編碼 部門編碼由文控中心負(fù)責(zé)分配與管理，附件1為部門所使用的編碼，如有特殊要求，文控中心會(huì)為不同部門分配適當(dāng)?shù)木幋a。 ．文件類型 文件類型編碼由文控中心負(fù)責(zé)分配與管理，附件2為文件類型所使用的編碼，如有特殊要求，文控中心會(huì)為其他的文件類型分配適當(dāng)?shù)木幋a。 ．序列號(hào) 原則上部門代碼與文件類型的順序編號(hào)按序列號(hào)遞增，記錄在公司文件登記表中。 ．特殊要求 按照需求，各部門新產(chǎn)生的文件類型編碼會(huì)繼續(xù)增列在附件2中，文控中心獲知變更后進(jìn)行更新。附件1部門編碼部門編碼部門名稱JVC公司CC合同及采購(gòu)部CP費(fèi)用控制部CR客戶關(guān)系部FC財(cái)務(wù)及控制部HRA人力資源及行政部HSE健康安全及環(huán)保部MD市場(chǎng)開發(fā)部OPS營(yíng)運(yùn)TP接收站項(xiàng)目ST供應(yīng)及運(yùn)輸PJ管線項(xiàng)目TP資金及風(fēng)險(xiǎn)管理附件1部門編碼編碼類型DWG組織結(jié)構(gòu)/圖紙WR周報(bào)MR月報(bào)RP綜合報(bào)告PR程序/計(jì)劃CT合同/協(xié)議ITB招標(biāo)文件MN手冊(cè)T模版/表格CALC計(jì)算書SPEC標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范SCH進(jìn)度表GEN總政策BOD基本設(shè)計(jì)/設(shè)計(jì)原理REG記錄TOR參考項(xiàng)STD標(biāo)準(zhǔn)按需待定按需增加新的文件類型 書籍購(gòu)置申請(qǐng)表 編號(hào)Ref．No．DPLNGJVCT021申請(qǐng)人姓名日期部門購(gòu)置原因序號(hào)書籍名稱數(shù)量估價(jià)何種方式購(gòu)置購(gòu)置部門意見：行政人事部門意見：備注：入庫(kù)編號(hào)：到貨日期： 廣東大亞灣天然氣有限公司中國(guó) 深圳書籍管理程序編號(hào)：DPLNGJVCPR004023/05/05批準(zhǔn)實(shí)施馬乾鈞馬乾鈞MGTKA20/03/05初次使用版本日期出版目的編制審核部門審核公司審核目錄．目的 對(duì)公司的書籍進(jìn)行有效管理，使公司員工能及時(shí)的共享公司的資源。．范圍 本書籍管理制度適用于本公司員工。．定義．本書籍管理程序的“書籍”是指從公司財(cái)政上支出并購(gòu)買的書籍包括：行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)專用書籍及工具書等供公司員工共同享用的資源；．本書籍管理程序的“書籍庫(kù)”是指公司所有書籍保存的所在點(diǎn)。．管理規(guī)則．凡使用公司經(jīng)費(fèi)購(gòu)買的書籍均是公司的資產(chǎn)，所購(gòu)買的書籍須先效文控中心編號(hào)登記并進(jìn)行統(tǒng)一管理；．文控中心管理人員對(duì)所購(gòu)買的書籍按附件1書籍總匯中的內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收、登記、編號(hào)及加蓋公司書籍專用章后，方可辦理借閱手續(xù)；．不管所購(gòu)買的書籍內(nèi)容相同與否，每一本書籍只產(chǎn)生一個(gè)文件編碼；．因公培訓(xùn)或公司考察人員帶回的書籍應(yīng)交一份于DDC保管，以便公司其它員工共享。．書籍編碼 書籍編碼根據(jù)書籍分類的種類按英語(yǔ)的縮寫字母組成，編碼索引如下：書籍編碼索引電腦類CPU交通類TP法律類LAW經(jīng)濟(jì)類EC工具類RF市場(chǎng)類MKT管理類MA英語(yǔ)類EN規(guī)范類ST其它類OT．書籍借閱規(guī)則．公司的書籍對(duì)所有想借閱書籍的員工開放；．辦理書籍借閱時(shí)需填寫附件2書籍借閱登記表；．借閱人員有義務(wù)愛護(hù)從文控中心借出的書籍，應(yīng)注意愛護(hù)，不得污損、圈點(diǎn)、批注、勾劃、涂寫、折疊、撕毀、剪裁，不得損毀；．沒有辦完登記入庫(kù)手續(xù)的書籍不外借。．借閱期限．書籍借閱期原則上為30個(gè)日歷日；．公司員工應(yīng)按期歸還所借書籍，如有特殊需要不能按期歸還，應(yīng)在無(wú)須使用的情況下及時(shí)歸還；．如果員工與公司的勞動(dòng)關(guān)系終止，需立即歸還所借書籍，否則。．遺失處理辦法．丟失書籍者應(yīng)在30天之內(nèi)購(gòu)買同樣的新書籍交文控中心作為賠償；．或以丟失書籍的原價(jià)進(jìn)行賠償；．或按公司管理政策中的相應(yīng)條款處理。．表格 表格1書籍總匯 表格2書籍借閱登記表廣東大鵬液化天然氣有限公司書籍總匯購(gòu)買日期書籍名稱金額編號(hào)出版社備注書籍借閱登記書籍名稱：購(gòu)買日期：金額：書籍編號(hào)：借閱人姓名部門借閱人簽名歸還日期歸還人簽名