文檔歸檔管理制度-文庫吧
2025-03-31 08:48 本頁面
【正文】 程部資料員）的指導(dǎo)下在專用電腦上進(jìn)行，電子文檔資料的拷貝應(yīng)由資料員親自操作（包括事前的查毒殺毒）。四、文件清單序號(hào)文檔類別文檔名稱文件編號(hào)摘要五、電子文件命名規(guī)則文件采用組合編碼方式命名，文件的全名格式為：文件名稱…項(xiàng)目名稱編制年月日作者———說明：一個(gè)完整的文件名由文件名稱、項(xiàng)目名、文件編制年月日、和文件作者4個(gè)部分，通過經(jīng)下劃線“_”連接組合而成。項(xiàng)目名稱，在項(xiàng)目開始之時(shí)的統(tǒng)一確定，可以按照習(xí)慣采用簡稱。文件編制年月日用8位數(shù)字表示。文件作者用3位以下英文字母表示。六、工程文檔資料管理與歸檔流程專業(yè)監(jiān)理工程師編制監(jiān)理工作文檔，接受承建方工程文檔∕建設(shè)方工程的文檔，搜集整理其它的監(jiān)理工作資料（流程①）。一般情況下專業(yè)監(jiān)理工程師在編制完成監(jiān)理工作文檔后應(yīng)該上報(bào)項(xiàng)目總監(jiān)（或其他相關(guān)負(fù)責(zé)人）審查（流程②），在獲得總監(jiān)或相關(guān)負(fù)責(zé)人審查確認(rèn)后（流程③）方可作為公司文檔分發(fā)給建設(shè)方、承建方等相關(guān)單位（流程④）。存管在各監(jiān)理工程師手中的文檔資料均屬公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)，所有文檔資料都應(yīng)定期（如每季度的最后5個(gè)工作日內(nèi)）移交給項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目資料代管員并由其歸檔（流程⑤）。各項(xiàng)目總監(jiān)（或資料代管員）應(yīng)定期（如每季度一次）對(duì)本項(xiàng)目的文檔資料進(jìn)行清理，同時(shí)在每半年一次向信息工程部歸檔（流程⑥）。文檔資料歸檔時(shí)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄（見附件一）。歸檔到信息工程部的文檔資料應(yīng)進(jìn)行及時(shí)地整理、編目，同時(shí)完整保存到信息工程部的專用數(shù)據(jù)庫里（電子文檔）或資料柜里（紙質(zhì)文檔資料）（流程⑦），以備查詢、調(diào)用。文檔資料管理與歸檔流程見下圖：項(xiàng)
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