文檔歸檔管理制度-全文預(yù)覽
【正文】 全名格式為：文件名稱…項目名稱編制年月日作者———說明：一個完整的文件名由文件名稱、項目名、文件編制年月日、和文件作者4個部分，通過經(jīng)下劃線“_”連接組合而成。在存放時，工程部資料員須對歸檔的電子文件進行校檢，不符合規(guī)范的可要求資料代管員進行整改。為加強公司文檔資料的管理，確保文檔資料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文檔資料管理辦法。所以，應(yīng)對文件的歸檔種類、歸檔流程事先給予明確。電子文檔資料可以按照以下方式分類：招標階段文檔監(jiān)理依據(jù)（標準規(guī)范、招投標文件、合同文件、設(shè)計文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則）報審、報驗文件（開工報審、施工組織設(shè)計或項目開發(fā)計劃報審、設(shè)備報驗等）監(jiān)理指令（監(jiān)理通知單、變更通知）報告（監(jiān)理報告、監(jiān)理月報等）工作往來文檔（業(yè)務(wù)聯(lián)系單及回復(fù)、工程支付、會議紀要）總結(jié)影像資料三、電子文檔相關(guān)權(quán)限存放流程文件形成實時由各項目資料代管員收集整理，每月（或季度）交由信息工程部資料員歸檔一次，歸檔時間為自然月的25日（遇節(jié)假日順延）。（2）電子文檔的查閱應(yīng)在資料員（項目資料代管員或工程部資料員）的指導(dǎo)下在專用電腦上進行，電子文檔資料的拷貝應(yīng)由資料員親自操作（包括事前的查毒殺毒）。文件作者用3位以下英文字母表示。各項目總監(jiān)（或資料代管員）應(yīng)定期（如每季度一次）對本項目的文檔資料進行清理，同時在每半年一次向信息工程部歸檔（流程⑥）。負責歸檔資料的整理、編目、入庫、存柜、保管、殺毒、刻錄轉(zhuǎn)儲等。對文檔資料進行整理、轉(zhuǎn)儲、入庫、存柜、保管。歸檔的文件材料必須是原件。檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份；科技文卷目錄各項必須按交辦發(fā)〔2009〕225號文規(guī)定填寫完整。歸檔
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