文檔歸檔管理制度-免費閱讀
【正文】 確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請單，經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后方可復(fù)制。檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份；科技文卷目錄各項必須按交辦發(fā)〔2009〕225號文規(guī)定填寫完整。對文檔資料進行整理、轉(zhuǎn)儲、入庫、存柜、保管。各項目總監(jiān)（或資料代管員）應(yīng)定期（如每季度一次）對本項目的文檔資料進行清理，同時在每半年一次向信息工程部歸檔（流程⑥）。（2）電子文檔的查閱應(yīng)在資料員（項目資料代管員或工程部資料員）的指導(dǎo)下在專用電腦上進行，電子文檔資料的拷貝應(yīng)由資料員親自操作（包括事前的查毒殺毒）。所以，應(yīng)對文件的歸檔種類、歸檔流程事先給予明確。在存放時，工程部資料員須對歸檔的電子文件進行校檢，不符合規(guī)范的可要求資料代管員進行整改。六、工程文檔資料管理與歸檔流程專業(yè)監(jiān)理工程師編制監(jiān)理工作文檔，接受承建方工程文檔∕建設(shè)方工程的文檔，搜集整理其它的監(jiān)理工作資料（流程①）。負責(zé)文檔資料數(shù)據(jù)庫的管理、維護、操作。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。十、檔案的查閱和借閱查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找；（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫；（5）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對清楚；（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任；（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移
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