【正文】 辦理； 公司員工檔案及花名冊的更新、每月人事報(bào)表的編制與審核等； 負(fù)責(zé)公司員工 勞動合同 的簽訂、續(xù)訂； 員工考勤 的 統(tǒng)計(jì)，加班 時(shí)間 的 初審 和報(bào)批工作 ； 公司社會保險(xiǎn)、勞動年檢的辦理； 社保、住房公積金的辦理與停繳等，并與相應(yīng)的政府工作人員保持良好溝通與合作，收集、整理與之業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的政策、制度文件； 薪資核算及工資條的發(fā)放； 完成上級交辦的其他工作。 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 編 號 WIX003 版 本 A/0 文件名稱 行政綜合部崗位職責(zé) 頁 碼 3/4 六 、前臺文員崗位職責(zé) 來訪客戶和應(yīng)聘人員的接待并通報(bào)相關(guān)部門； 公司報(bào)紙、雜志的更換，各種文件的簽收及快遞的收發(fā)； 電話接聽、轉(zhuǎn)接及相關(guān)信息的傳遞； 傳真機(jī)的使用及監(jiān)管記錄等； 協(xié)助 公司活動的組織 ； 負(fù)責(zé)前臺接待室的管理； 負(fù)責(zé)員工考勤及著裝的監(jiān)督； 協(xié)助辦理員工入職、離職手續(xù)； 各部門員工餐卡的審核發(fā)放及回收統(tǒng)計(jì)等； 辦公室門、窗、電源的開關(guān)及空調(diào)等設(shè)備使用； 1 辦公區(qū)域清潔、維修維護(hù)方面跟進(jìn)與協(xié)調(diào)； 1 完成上級交辦的其他工作。 七 、倉庫管理員崗位職責(zé) 嚴(yán)格執(zhí)行“倉庫管理規(guī)定”和物品出、入庫流程，規(guī)范操作、不徇私情； 負(fù)責(zé)公司申購的各類物品數(shù)量 /質(zhì)量的驗(yàn)收、進(jìn)倉入賬管理及發(fā)放工作； 監(jiān)督 公司各部門低值易耗物品的領(lǐng)用工作，對各部門領(lǐng)用物品進(jìn)行單獨(dú)建賬； 根據(jù)倉庫庫存情況及時(shí)申請補(bǔ)充，并協(xié)調(diào)采購部，跟進(jìn)落實(shí)采購到位； 負(fù)責(zé)員工制服的管理和發(fā)放工作； 負(fù)責(zé)工程工具的借還管理工作； 完成每月庫存盤點(diǎn)，配合公司季度或年度盤點(diǎn)； 負(fù)責(zé)管理處固定資產(chǎn)的管理工作； 完成上級交辦的其他工作。 八、采購 員崗位職責(zé) 負(fù)責(zé)公司各類物資、維修配件、固定資產(chǎn)的采購； 負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目報(bào)價(jià)的收集及比價(jià)工作，協(xié)調(diào)跟 進(jìn)工程項(xiàng)目的完成； 負(fù)責(zé)供應(yīng)商資料的收集、整理，建立合格供應(yīng)商檔案，并對供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行評價(jià)和總結(jié)； 負(fù)責(zé)采購物料的質(zhì)量，保證采購物品品質(zhì)合格； 跟催采購訂單的到貨情況，保證采購的及時(shí)性； 開發(fā)新的供應(yīng)商； 完成上級交辦的其他工作。 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 編 號 WIX003 版 本 A/0 文件名稱 行政綜合部崗位職責(zé) 頁 碼 4/4 九、文秘兼檔案 管理員崗位職責(zé) 公司各部門向上、向下文件的收發(fā)、呈遞及反饋； 公司重要資料的歸檔與保存，并建立規(guī)范的借用手續(xù)； 組織并起草公司綜合性的工作計(jì)劃、 方案、 總結(jié)、報(bào)告、請示等文件； 公司各類會議紀(jì)要的記錄，并對辦公室職責(zé)范圍內(nèi)事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)； 協(xié)助企業(yè)文化工作 的 開展。 十、合同管理員崗位 職責(zé)： 商家合同或協(xié)議的存檔、管理及臺賬明細(xì)的建立與更新維護(hù)； 審核商家合同、合同補(bǔ)充協(xié)議等與合同相關(guān)文件； 涉及第一國際 H H6 及 H8 項(xiàng)目的合同、商戶文件及重要文件存檔及管理； 完成商家合同文件簽署后，完成商友 /樂天系統(tǒng)的錄入工作； 協(xié)助業(yè)務(wù)部門提供與合同簽署的相關(guān)工作； 對接法務(wù)部，商家合同中涉及法務(wù)意見如實(shí)及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門； 合同或協(xié)議相關(guān)文件的審核、審批、蓋章流程； 合約部經(jīng)理安排的或其他部門需要協(xié)助的其他工作。 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 編 號 WIX004 版 本 A/0 文件名稱 公文管理辦法 頁 碼 1/6 目的： 為推進(jìn)公司公文管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化建設(shè)，對內(nèi)提高溝通效率，對外樹立公司形象，制定本辦法。 定義： 公文就是公務(wù)文件，是文件的一個(gè)主要門類。 原則： 以口頭、電話溝通為主，發(fā)文、開會為輔；制發(fā)、跟進(jìn)、管理、落實(shí)相統(tǒng)一。 類別： 根據(jù)公文傳遞方向的不同，將公文分為上行文、下行文、平行文三種。 上行文：是各部門向公司制發(fā)的公文。 行政類：請示、報(bào)告、申購、總結(jié)、計(jì)劃、會議記錄（紀(jì)要）等。 人事類：入職、離職、獎懲、轉(zhuǎn)正、異動、請假、述職報(bào)告、復(fù)職等。 業(yè)務(wù)類：合同、協(xié)議、方案、申請、流程、規(guī)范、費(fèi)用報(bào)銷等。 下行文：是公司向各部門制發(fā)的公文。 規(guī)范性公文：辦法、規(guī)定、制度、細(xì)則、意見、章程、規(guī)程等。 指導(dǎo)性公文：指示、決定、決議、批復(fù)、通報(bào)、通知等。 平行文：一種是各部門之間相互制發(fā)的公文；另一種是公司對公司以外的單位制發(fā)的公文。（包含對總公司的發(fā)文） 內(nèi)部平行公文：聯(lián)系單。 外發(fā)平行公文：聯(lián)系函、公告、通告等。 外發(fā)證明性公文：證明信、介紹信等。 公文制發(fā)與管理 行政類、業(yè)務(wù)類上行文由各部門相關(guān)人員起草或填制，部門經(jīng)理發(fā)出。 人事類上行文由當(dāng)事人或各部門相關(guān)人員填寫，部門經(jīng)理發(fā)出。 下行文由 行政綜合部 起草，公司總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 內(nèi)部平行文由各部門相關(guān)人員起草，部門經(jīng)理簽發(fā)。 外發(fā)平行文由各部門提供初稿， 行政綜合部 修訂，公司總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 外發(fā)證明性公文由 行政綜合部 起草，經(jīng) 行政綜合部 經(jīng)理、公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后發(fā)出。 行政綜合部 是 公司的信息中心，負(fù)責(zé)公司所有對內(nèi)、對外發(fā)文的統(tǒng)籌管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 公文格式 公文用紙及排版一般要求 用紙。公文一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) 4型 210mmx297mm。頁邊距上為： 25mm，下為 20mm，左為 20mm，右為 20mm，誤差不超過177。 1mm。 頁眉。一般要求按公司統(tǒng)一規(guī)格設(shè)置頁眉，在文件頁眉左上角顯示匯一城 LOGO，后面用小四號斜宋體字打印 匯一城 全稱，在下面設(shè)置與正文等長的下劃線。 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 編 號 WIX004 版 本 A/0 文件名稱 公文管理辦法 頁 碼 2/6 標(biāo)題。用二號或小二號黑體，可分一行或多行居中排布，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。 正文。用四號或小四號宋體，文中如有小標(biāo)題可加黑或用黑體字，一般按 倍行距排版（每頁約排 23行 ,每行約排 34 個(gè)字）。 落款。日期統(tǒng)一為“二 0XX 年 X 月 X 日”。 裝訂。左上角裝訂或左側(cè)裝訂，不掉頁；左側(cè)裝訂時(shí)，訂眼距離 書芯上下各 1/4 處。 版面干凈，字跡清楚，尺寸標(biāo)準(zhǔn)、版面端正，誤差不超過 1mm。 頁碼。公文一般要求有頁碼，頁碼位于頁腳居中位置，公文只有一頁的頁碼取消。 公司下行及平行公文格式 公司下行公文及平行對外發(fā)文一律使用制式文件頭。 公司對內(nèi)以 匯一城 名義發(fā)文；對外根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)不同 ，以不同 名義發(fā)出。 公司下行及平行公文由：文件頭、發(fā)文字號、公文標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、公文內(nèi)容、簽發(fā)人、落款、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、打印、校對、印發(fā)份數(shù)等組成。 上行公文一般格式要求 請示報(bào)告、會議記錄、會議紀(jì)要、分部門按年份統(tǒng)一編號。 其他文件只需注明制發(fā)部門及日期，一般不需編號。 公文處理 外來公文處理 外來公文處理堅(jiān)持自上而下的原則審閱。 凡是受文機(jī)關(guān)署名“匯一城” 的外來文件，都由 前臺 統(tǒng)一取回或簽收登記。 所有外來公文先交 行政綜合 部 初審并加意見，意見應(yīng)使用制式語言（請 XX 總經(jīng)理審閱，并簽名）。 文秘 按照行政綜合 部 經(jīng)理 的意見，呈送總經(jīng)理閱批。 總經(jīng)理閱后，須在《文件閱批表》上作批示，批示應(yīng)使用制式語言（由 XX 分管領(lǐng)導(dǎo)安排落實(shí)，請 XX 總閱，并簽名）。 負(fù)責(zé)落實(shí)的分管領(lǐng)導(dǎo)閱后，須在《文件閱批表》上作批示，批示應(yīng)使用制式語言（請 XX 經(jīng)理負(fù)責(zé)落實(shí)，請 XX 經(jīng)理閱，并簽名）；只須閱覽的分管領(lǐng)導(dǎo)只在《文件閱批表》上寫上“已閱”并簽名即可。 文秘 按照分管領(lǐng)導(dǎo)的意見，分別呈負(fù)責(zé)落實(shí)的部門經(jīng)理和配合的部門閱覽，部門經(jīng)理在《文件閱覽表》上寫上“已閱”并簽名，秘書根據(jù)需要為相關(guān)部門復(fù)制（盡量不復(fù)制），以便于其執(zhí)行；老總只需閱和簽名，一般不需復(fù)制留 存； 文秘 根據(jù) 行政綜合部經(jīng)理 安排，確定對外來公文是否進(jìn)行張貼公示（公示時(shí)間一般不超過 7 天），公示后由 文秘 歸檔。 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 編 號 WIX004 版 本 A/0 文件名稱 公文管理辦法 頁 碼 3/6 內(nèi)部公文處理 內(nèi)部公文處理堅(jiān)持自下而上的原則審批。 內(nèi)部公文一般以請示、報(bào)告的形式出現(xiàn)居多。請示是在事前進(jìn)行，請領(lǐng)導(dǎo)給予指導(dǎo)和支持，根據(jù)事件性質(zhì)，分為緊急、急、一般三種，需要領(lǐng)導(dǎo)按時(shí)批復(fù)；報(bào)告是在事后進(jìn)行，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作完成情況，為一般性質(zhì)文件，只需領(lǐng)導(dǎo)閱，一般不需批復(fù)。 請示、報(bào)告以《簽報(bào)》的形式進(jìn)行?！逗瀳?bào)》分為兩種：一種為商業(yè)經(jīng)營 性工作 ；另一種為行政人事性（行政人事性指涉及組織架構(gòu)、費(fèi)用預(yù)算、薪酬福利、培訓(xùn)開發(fā)、績效考核、勞動關(guān)系、企業(yè)文化、后勤 事務(wù)、公關(guān)禮儀、秘書事務(wù)等）?！逗瀳?bào)》由部門經(jīng)理制發(fā)，交部門文員或助理 登記、呈送。 文秘 將《簽報(bào)》分別呈送分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理逐級簽批后，回復(fù)制發(fā)部門并有選擇性地存檔?！逗瀳?bào)》涉及行政人事問題的，還需呈送 行政綜合部、行政副總審批。（報(bào)告不予回復(fù)） 人事文件屬秘密性質(zhì)文件，審批結(jié)束后由 人事專員 直接存檔，根據(jù)需要公示或告知相關(guān)人員審批結(jié)果。人事文件審批參照第 條執(zhí)行。 本辦法自總經(jīng)理簽發(fā)之日起生效，以往發(fā)布的有關(guān)公文管理方面的規(guī)定、辦法即行廢止。 以下表格按公文格式執(zhí)行： “ 公司重要發(fā)文 ” 對內(nèi)格式 “ 公司重要發(fā)文 ” 對外格式 “ 公司一般發(fā)文 ” 格式（經(jīng)營） 《簽報(bào)》格式 《內(nèi)部聯(lián)系單》格式 “ 會議記錄 ” 格式 各部門英文數(shù)字代碼 “ 外來公文閱批表 ” “ 內(nèi)部公文審批表 ” 其它需要按公文格式的文件 ： 《文件閱批表》 QRR001 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 編 號 WIX004 版 本 A/0 文件名稱 公文管理辦法 頁 碼 4/6 內(nèi)部表格審批流程 需求人員填寫 行政助理將文件分類、必要時(shí)作好登記 提交行政助理 部門 經(jīng)理 /經(jīng)理審批 行政助理呈送相關(guān)部門核實(shí) 行政綜合部存檔并處理 行政助理呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后 行政人事表格 其它部門表格 需求部門存檔并處理 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 編 號 WIX004 版 本 A/0 文件名稱 公文管理辦法 頁 碼 5/6 內(nèi)部表格審批流程 需求人員填寫 行政文秘將文件分類、必要時(shí)作好登記 提交行政文秘 部門 經(jīng)理 /經(jīng)理審批 行政文秘呈送相關(guān)部門核實(shí) 行政綜合部存檔并處理 行政文秘呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后 行政人事表格 其它部門表格 需求部門存檔并處理 不合格 東莞市匯一城商業(yè)發(fā)展有限公司 DONGGUAN ONE COMMERCIAL MANAGEMENT CO.,LTD 編 號 WIX004 版 本 A/0 文件名稱 公文管理辦法 頁 碼 6/6