【正文】 物管公司要更好地開展物業(yè)管理，必須注意收集、整理、保管好各種資料，例如物業(yè)的構(gòu)成明細(xì)、物業(yè)公用部位明細(xì)、物業(yè)公用設(shè)施設(shè)備明細(xì)、各種管線和地下排水系統(tǒng)的圖紙資料、業(yè)主裝飾裝修資料、業(yè)主反映物業(yè)存在問(wèn)題整改情況資料等，都要及時(shí)收集分類建檔，以便查考。 前期物業(yè)管理的主要內(nèi)容 建立服務(wù)的系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)。前期物業(yè)管理委托合同已經(jīng)簽訂，物業(yè)管理企業(yè)就應(yīng)對(duì)該物業(yè)落實(shí)管理機(jī)構(gòu)以及人員配備。機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)根據(jù)所委托物業(yè)的用途、面積確定；配備除了要考慮選配管理層的人員外，還要考慮操作層人員的招聘，以及與社會(huì)專業(yè)服務(wù)部門（保安公司、保潔公司、綠化公司等）洽談、簽訂有關(guān)合同或協(xié)議，與街道、公安、交通、環(huán)保等部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通，確定擬提供的代理租售業(yè)務(wù)、戶內(nèi)維修、清潔服務(wù)、郵遞等代辦服務(wù)的項(xiàng)目。管理人員和操作人員一經(jīng)確定就必須根據(jù)各自的職責(zé)進(jìn)行培訓(xùn)，以便他們清楚地了解所管理物業(yè)的基本情況以及服務(wù)對(duì)象、職責(zé)等有關(guān)情況。 規(guī)章制度的制定完善的規(guī)章制度是物業(yè)管理企業(yè)順利實(shí)施管理運(yùn)作的必要保障。在正式實(shí)施管理之前，物業(yè)管理企業(yè)就應(yīng)根據(jù)國(guó)家和政府有關(guān)部門的法律、法規(guī)，結(jié)合新接物業(yè)的特點(diǎn)和要求，制定必要的使用制度和管理細(xì)則，以保證物業(yè)管理順利運(yùn)行。這項(xiàng)工作也是我國(guó)物業(yè)管理行業(yè)發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)。只有完善的規(guī)章制度作保障，才能促使我國(guó)物業(yè)管理行業(yè)朝著規(guī)范化、科學(xué)化、法制化方向發(fā)展。物業(yè)的接管驗(yàn)收是直接關(guān)系到今后物業(yè)管理工作能否正常發(fā)展以及日后在使用過(guò)程中若出現(xiàn)問(wèn)題責(zé)任能否分清的重要環(huán)節(jié)。物業(yè)的接管驗(yàn)收標(biāo)志著物業(yè)管理企業(yè)正式對(duì)物業(yè)實(shí)施管理。由于此環(huán)節(jié)的重要性，所以要求物業(yè)管理人員必須有高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。在驗(yàn)收中一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)明確記錄在案，及時(shí)反饋給開發(fā)商，以便督促施工單位整修。在物業(yè)的接管驗(yàn)收階段，開發(fā)建設(shè)單位不僅要將物業(yè)移交給物業(yè)管理企業(yè)，更重要的是還要將涉及今后管理的資料（工程圖紙、業(yè)主資料、產(chǎn)權(quán)資料、技術(shù)資料、管理責(zé)任等）一并移交，以便今后的物業(yè)管理和維修養(yǎng)護(hù)。此外。接受委托的物業(yè)管理企業(yè)還要和開發(fā)建設(shè)單位簽訂在保修期內(nèi)的保修實(shí)施合同，明確保修的有關(guān)事項(xiàng)（包括保修項(xiàng)目、內(nèi)容、原則、進(jìn)度、責(zé)任和方式等） 入住管理入住是指業(yè)主或使用人收到書面通知書后，在規(guī)定期限內(nèi)辦理完相應(yīng)的手續(xù)并領(lǐng)取鑰匙實(shí)際入住。它標(biāo)志著物業(yè)進(jìn)入實(shí)質(zhì)性管理運(yùn)作的開始，是受托物業(yè)管理企業(yè)的一項(xiàng)具體工作。此項(xiàng)工作不僅僅是業(yè)主領(lǐng)鑰匙后入住，實(shí)現(xiàn)房屋完好移交，而且涉及首期收費(fèi)和法律文件的簽署問(wèn)題。這些問(wèn)題將對(duì)今后管理與服務(wù)的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。一般的入主程序如下：（1）在物業(yè)具備正式使用條件后，由開發(fā)商向業(yè)主或使用人發(fā)出入住通知書。（2）購(gòu)房者按照要求交清剩余房款及其他費(fèi)用。（3）業(yè)主或使用人在通知書指定的時(shí)間與物業(yè)管理人員對(duì)物業(yè)進(jìn)行實(shí)地驗(yàn)收。（4）對(duì)不合格項(xiàng)目提出整改意見(jiàn)并限期整改。(5)對(duì)物業(yè)驗(yàn)收結(jié)束后，簽訂《物業(yè)使用公約》和《業(yè)主臨時(shí)公約》。（6）業(yè)主或使用人信息登記，如實(shí)填寫登記卡。（7）物業(yè)管理公司向業(yè)主或使用人發(fā)放《用戶手冊(cè)》或《辦事指南》。（8）簽字領(lǐng)鑰匙。．5 裝修管理 隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，人們的消費(fèi)觀念也有所改變。買房已不僅僅是為了滿足工作和居住的基本需要。而是為了追求更好的工作環(huán)境和更舒適的居住條件。為了實(shí)現(xiàn)人們對(duì)生活品質(zhì)的要求，裝修已成為物業(yè)實(shí)際使用前的必要步驟。而裝修在實(shí)際操作過(guò)程中也暴露出許多的問(wèn)題。比如：為使房屋結(jié)構(gòu)更方便使用，隨意改動(dòng)建筑結(jié)構(gòu)、破壞承重墻、改變管線走向，影響了物業(yè)的內(nèi)在質(zhì)量；在外墻立面任意添裝附屬設(shè)備設(shè)施，既影響他人又影響物業(yè)的整體美觀有些裝修公司的施工隊(duì)伍隨意傾倒建筑垃圾堵塞管道，以及不規(guī)范作業(yè)使樓板墻體嚴(yán)重受損，更普遍的是施工不注意作息時(shí)間，機(jī)器噪音、振動(dòng)影響周圍鄰居正常生活。以上的問(wèn)題說(shuō)明規(guī)范裝修行為已經(jīng)成為前期物業(yè)管理工作的重中之重。為搞好裝修管理必須做好以下三點(diǎn)工作：（1）大力宣傳裝修規(guī)定。（2）加強(qiáng)裝修監(jiān)督管理。（3）嚴(yán)格執(zhí)行裝修管理程序。1裝修申報(bào)。業(yè)主對(duì)物業(yè)進(jìn)行裝修前，必須向物業(yè)管理企業(yè)工程部提出申請(qǐng)，并將裝修設(shè)計(jì)方案及選擇的裝修單位基本情況交給工程部。2裝修審批。由物業(yè)管理企業(yè)批準(zhǔn)后的裝修方案才可以辦理裝修許可手續(xù)，開始裝修。3裝修監(jiān)督。在裝修過(guò)程中，物業(yè)管理企業(yè)將派工程部人員巡視施工現(xiàn)場(chǎng)，監(jiān)督施工人員規(guī)范作業(yè)。4裝修驗(yàn)收。在裝修完成后，業(yè)主或使用人要通知物業(yè)管理企業(yè)，由工程部組織人員對(duì)裝修工程進(jìn)行驗(yàn)收。4 前期物業(yè)管理的意義1）減少使用中的后遺癥 物業(yè)管理的基本職能是代表和維護(hù)業(yè)主的利益，對(duì)所委托的物業(yè)進(jìn)行有效管理。然而在物業(yè) 管理的實(shí)踐中，一些物業(yè)的先天缺陷一直困攏著物業(yè)管理企業(yè)，諸如物業(yè)質(zhì)量、設(shè)備性能、 設(shè)施配套以及綜合服務(wù)等，這些均不取決于物業(yè)管理企業(yè)，而往往在于物業(yè)的開發(fā)商和建筑 商。要改變這一狀況，把一些以往長(zhǎng)期難以得到解決的問(wèn)題盡可能在物業(yè)管理過(guò)程中使之限 制在最小范圍之內(nèi)，就必須開設(shè)物業(yè)的前期管理，使前期管理同規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)同步或 交叉進(jìn)行，由物業(yè)管理企業(yè)代表業(yè)主從管理者的角度，對(duì)所管物業(yè)進(jìn)行一番審視，從而把那些后期管理中力不從心的或返工無(wú)望的先天缺陷爭(zhēng)取在物業(yè)竣工之前，逐項(xiàng)加以妥善解決，減 少后遺癥。 2）物業(yè)前期管理是對(duì)所管物業(yè)的全面了解 物業(yè)管理行為的實(shí)質(zhì)是服務(wù)。然而要服務(wù)得好，使業(yè)主滿意，就必須對(duì)物業(yè)進(jìn)行全面的了解。如果物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)交付使用時(shí)才介入管理，就無(wú)法對(duì)諸如土建結(jié)構(gòu)、管線走向設(shè)施建設(shè)、設(shè)備安裝等物業(yè)的情況了如指指掌。因此，必須在物業(yè)的形成過(guò)程中就介入管理，才能 對(duì)今后不便于養(yǎng)護(hù)和維修之處提出改進(jìn)意見(jiàn)，并做好日后養(yǎng)護(hù)維修的重點(diǎn)記錄。唯有如此， 物業(yè)管理企業(yè)方能更好地為業(yè)主服務(wù)。 3）物業(yè)前期管理是為后期管理做好準(zhǔn)備 物業(yè)管理也是一項(xiàng)綜合管理工程。通過(guò)物業(yè)管理把分散的社會(huì)分工集合為一體，并理順關(guān)系 ，建立通暢的服務(wù)渠道，以充分發(fā)揮物業(yè)管理的綜合作用。此外，在對(duì)物業(yè)實(shí)體實(shí)施管理之 前，還應(yīng)設(shè)計(jì)物業(yè)管理模式，制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，并協(xié)同開發(fā)商草擬有關(guān)文件制度，籌備 成立業(yè)主管理委員會(huì)，印制各種證件，以及進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員聘用、培訓(xùn)等工作。這些均 應(yīng)在物業(yè)前期管理階段安排就緒，以使物業(yè)一旦正式交付驗(yàn)收，物業(yè)管理企業(yè)便能有序地對(duì) 物業(yè)實(shí)體進(jìn)行管理。5 前期物業(yè)管理存在的問(wèn)題及對(duì)策 前期物業(yè)管理存在的問(wèn)題 對(duì)前期物業(yè)和前期介入的區(qū)別不能正確認(rèn)識(shí)前期物業(yè)的起算點(diǎn)是以建設(shè)單位選聘物業(yè)管理企業(yè)開始。如果建設(shè)單位在建設(shè)中就選聘物業(yè)企業(yè)，則前期物業(yè)就包含了前期介入。這實(shí)際上是模糊了前期介入和前期物業(yè)的區(qū)別。一方面，這一概念不能明確界定前期物業(yè)的開始時(shí)間，容易使前期物業(yè)企業(yè)將在前期物業(yè)中的物業(yè)管理人身份和前期介入中的顧問(wèn)身份相混淆，不利于前期物業(yè)企業(yè)適時(shí)、合情合理地開展工作。另一方面，容易使業(yè)主將物業(yè)企業(yè)和建設(shè)單位等同，將建設(shè)質(zhì)量責(zé)任等同于服務(wù)質(zhì)量，不利于前期物業(yè)企業(yè)與業(yè)主良好關(guān)系的建立，影響前期物業(yè)企業(yè)在該物業(yè)區(qū)內(nèi)的長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)。5．1．2 權(quán)利的不對(duì)等前期物業(yè)管理合同侵犯業(yè)主合法權(quán)益表面上看，在前期物業(yè)中建設(shè)單位和物業(yè)企業(yè)簽訂的合同以及前期物業(yè)企業(yè)和業(yè)主簽訂的合同都是在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂的，是雙方自愿選擇的結(jié)果。但是，實(shí)際上建設(shè)單位始終處于絕對(duì)的主導(dǎo)地位，無(wú)論是對(duì)物業(yè)企業(yè)，還是對(duì)業(yè)主都具有支配權(quán)。依照我國(guó)《物業(yè)管理?xiàng)l例》建設(shè)單位擁有對(duì)物業(yè)企業(yè)的選聘權(quán)、臨時(shí)管理規(guī)約的制定權(quán)以及將前期物業(yè)服務(wù)合同強(qiáng)制性賣給業(yè)主的權(quán)利。在前期物業(yè)管理選聘中，決定權(quán)完全在建筑單位手中，前期物業(yè)企業(yè)為了中標(biāo)，而一味強(qiáng)調(diào)最低價(jià)格，造成中標(biāo)企業(yè)利潤(rùn)空間較小。而中標(biāo)企業(yè)為了謀取更大的利潤(rùn)，就可能會(huì)將一些不合理的條件，轉(zhuǎn)嫁到業(yè)主身上。5．1．3對(duì)前期物業(yè)時(shí)間和“質(zhì)價(jià)比”缺少具體規(guī)定在前期物業(yè)中，前期物業(yè)的存在時(shí)間直接影響向日常物業(yè)的過(guò)渡，而“質(zhì)價(jià)比”則又直接影響到了前期物業(yè)存在時(shí)間。我國(guó)《物業(yè)管理?xiàng)l例》第10 條只是規(guī)定，業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)由業(yè)主在物業(yè)所在地的區(qū)、縣人民政府房地產(chǎn)行政主管部門或者街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府的指導(dǎo)下成立。而如何建立、由誰(shuí)提起、由誰(shuí)負(fù)責(zé)籌建工作以及相關(guān)行政機(jī)關(guān)如何指導(dǎo)都沒(méi)有明確規(guī)定。在此情況下，業(yè)主大會(huì)的建立比較困難，如果再不對(duì)前期物業(yè)時(shí)間進(jìn)行限制，則可以說(shuō)業(yè)主大會(huì)的成立將更加撲朔迷離。 解決前期物業(yè)管理存在問(wèn)題的對(duì)策5．2．1 明確前期物業(yè)的涵義由于我國(guó)目前對(duì)于前期物業(yè)的界定缺少統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，且存在著一些錯(cuò)誤，而這又直接影響到了前期物業(yè)的順利開展，各方當(dāng)事人權(quán)利的行使和義務(wù)的履行，以及由前期物業(yè)向日常物業(yè)的過(guò)渡，基于此必須首先對(duì)前期物業(yè)涵義有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。筆者認(rèn)為，前期物業(yè)可以定義為自建設(shè)單位選聘的物業(yè)服務(wù)企業(yè)，從接管驗(yàn)收之日起至業(yè)主與其選聘的物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂日常物業(yè)管理合同生效時(shí)止的物業(yè)管理。以此強(qiáng)調(diào)前期物業(yè)的期間為前期物業(yè)企業(yè)接管驗(yàn)收物業(yè)起至日常物業(yè)生效止的時(shí)間，明確前期物業(yè)企業(yè)的權(quán)利義務(wù)范圍。 加強(qiáng)對(duì)建設(shè)單位主導(dǎo)地位的監(jiān)督為了保障物業(yè)的順利開始，建設(shè)單位在前期物業(yè)中必然占有明顯的優(yōu)勢(shì)，這是由前期物業(yè)特點(diǎn)所決定的。在這一前提下，為了平衡各方當(dāng)事人的法律地位，就需要對(duì)建設(shè)單位的優(yōu)勢(shì)地位進(jìn)行一定的限制，以防侵犯業(yè)主合法權(quán)益。筆者認(rèn)為，可以從以下兩個(gè)方面予以考慮：一是對(duì)于建設(shè)單位制定的臨時(shí)物業(yè)規(guī)約由行政部門進(jìn)行審查或要求其履行備案手續(xù)，或由行政部門制定臨時(shí)物業(yè)規(guī)約或指導(dǎo)樣本由建設(shè)單位選用；二是行政部門直接參與前期物業(yè)企業(yè)的選聘，或監(jiān)督選聘。5．2．3 規(guī)范前期物業(yè)企業(yè)的選聘制度前期物業(yè)企業(yè)是否具有獨(dú)立性的身份，能否按市場(chǎng)規(guī)律選聘前期物業(yè)企業(yè)，不僅對(duì)前期物業(yè)服務(wù)的質(zhì)量，以及開展的是否順利具有重要影響，而且完全獨(dú)立的前期物業(yè)企業(yè)對(duì)于建設(shè)單位也能形成一種制約。筆者認(rèn)為，保障前期物業(yè)企業(yè)的獨(dú)立，規(guī)范選聘制度可從以下方面進(jìn)行：強(qiáng)調(diào)房產(chǎn)開發(fā)必須與物業(yè)管理分離，物業(yè)企業(yè)不得與房產(chǎn)開發(fā)企業(yè)有任何實(shí)質(zhì)上的聯(lián)系，特別是對(duì)于特定的物業(yè)區(qū)域，其建設(shè)單位不得和物業(yè)企業(yè)有任何聯(lián)系；進(jìn)一步嚴(yán)格物業(yè)選聘的招投標(biāo)制度，對(duì)于物業(yè)規(guī)模小的或只要有投標(biāo)者的，就應(yīng)采用招投標(biāo)方式，只有在無(wú)人投標(biāo)的情況下，在行政部門的監(jiān)督下才能采用協(xié)議的方式，并且必須進(jìn)行公示，接受業(yè)主的監(jiān)督。 明確規(guī)定前期物業(yè)的存在時(shí)間并限定前期物業(yè)費(fèi)由于前期物業(yè)企業(yè)的利益所在，在無(wú)強(qiáng)制性時(shí)間限制的情況下，前期物業(yè)將會(huì)無(wú)限期的延續(xù)下去，并且前期物業(yè)企業(yè)還會(huì)盡力阻止業(yè)主大會(huì)的召開或以各種方法破壞業(yè)主大會(huì)。而在對(duì)前期物業(yè)費(fèi)沒(méi)有一定限制的情況下，這種情況將會(huì)加劇。筆者認(rèn)為，要想防止這種情況發(fā)生，可以采用以下方法：一是明確規(guī)定前期物業(yè)期限是一年，在特殊情況下，經(jīng)行政主管部門批準(zhǔn)，可以延長(zhǎng)不超過(guò)一年的時(shí)間；二是對(duì)于前期物業(yè)費(fèi)，由物業(yè)所在地的物價(jià)部門會(huì)同有關(guān)部門結(jié)合當(dāng)?shù)貤l件制定一個(gè)收費(fèi)幅度，并向社會(huì)公示接受社會(huì)監(jiān)督，該地前期物業(yè)費(fèi)必須在該幅度之內(nèi)具體確定。提供什么樣的服務(wù)便成為其私人信息。他們有可能采取其他的手段來(lái)?yè)迫〔徽?dāng)利益，如建設(shè)過(guò)程中的偷工減料、降低服務(wù)的水平等，這些手段往往比較隱蔽，不容易被發(fā)現(xiàn)。特別是在懲罰與監(jiān)督不力的情況下，私營(yíng)企業(yè)更有可能做出有利于自身的投機(jī)行為。 積極推廣物業(yè)管理的早期介入在當(dāng)前,所謂“前期物業(yè)管理”是從物業(yè)項(xiàng)目工程基本完成,準(zhǔn)備竣工驗(yàn)收或接管驗(yàn)收時(shí)開始的,應(yīng)該說(shuō)這種做法是不夠完善的。要做好前期的物業(yè)管理工作,應(yīng)認(rèn)真推廣物業(yè)管理的早期介入。早期介入是指物業(yè)尚未建成,物業(yè)管理企業(yè)便接受建設(shè)單位的委托,參與項(xiàng)目的可行性研究、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、安裝、驗(yàn)收、交房等一系列物業(yè)管理服務(wù)活動(dòng)。也就是說(shuō),是從項(xiàng)目前期規(guī)劃設(shè)計(jì)開始到物業(yè)接管驗(yàn)收為止的質(zhì)量跟蹤監(jiān)督全過(guò)程。它既能較好地履行建設(shè)單位與物業(yè)企業(yè)對(duì)前期物業(yè)管理的責(zé)任,更能在一定程度上防范前期物業(yè)管理中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。如果能這樣做,將對(duì)我國(guó)今后的整體物業(yè)建設(shè)質(zhì)量和物業(yè)管理質(zhì)量乃至人民群眾的生活質(zhì)量產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用,其意義是深遠(yuǎn)的 。 6 案例分析 在物業(yè)管理的早期介入工作中，物業(yè)建設(shè)單位的理解和支持是非常重要的，但物業(yè)管理企業(yè)能否在早期介入中提供有價(jià)值的意見(jiàn)和建議也是早期介入能否落實(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有當(dāng)物業(yè)建設(shè)單位變被動(dòng)的強(qiáng)迫接受為強(qiáng)烈的要求物業(yè)管理企業(yè)參與，只有當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)把以前的“售后服務(wù)”思想變?yōu)樵缙诮槿氲挠行?shí)踐，物業(yè)管理早期介入才能得以有效落實(shí)，長(zhǎng)期以來(lái)建管脫接的問(wèn)題才能得以解決。下面就某一典型案例作簡(jiǎn)要分析：該物業(yè)項(xiàng)目位于粵西的一個(gè)沿海城市，開發(fā)規(guī)模較大，總建筑面積達(dá)40余萬(wàn)平方米，是當(dāng)?shù)刈畲蟮淖≌ㄔO(shè)項(xiàng)目，因此倍受當(dāng)?shù)鼐用窈驼年P(guān)注。整個(gè)項(xiàng)目分三期建設(shè)，第一期為經(jīng)濟(jì)適用房，同時(shí)被列為該市重要工作，整個(gè)小區(qū)建設(shè)申報(bào)國(guó)家康居示范工程小區(qū)。該物業(yè)建設(shè)單位前期已開發(fā)過(guò)多項(xiàng)物業(yè)項(xiàng)目，自己組建了物業(yè)管理企業(yè)，為把這個(gè)項(xiàng)目建設(shè)好、經(jīng)營(yíng)好，該物業(yè)建設(shè)單位擬聘請(qǐng)