現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn)(上傳)-文庫吧
2025-01-02 00:14 本頁面
【正文】 寸 封底三邊（上、下、翻口處）要另有 70mm寬的折疊紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)以 1 20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有 20mm寬的裝訂紙舌。（推薦使用250g的牛皮紙制作案卷硬卷皮） 19 案卷封面項目 ? 封面項目包括： 全宗名稱 類目名稱 案卷題名 時間 內(nèi)容提要 保管期限 件 頁數(shù) 歸檔號 各項目具體位置 /尺寸 20 卷內(nèi)文件目錄格式 ? 目錄用紙，幅面尺寸采用國內(nèi)通用 16開型（即長 寬為260mm 185mm）或國際標準 A4型（即長 寬為297mm 210mm）。 ? 頁邊與文字區(qū)尺寸 卷內(nèi)目錄用紙，上白邊（天頭）寬 20177。 卷內(nèi)目錄用紙，下白邊（地腳）寬 15177。 卷內(nèi)目錄用紙，左白邊（訂口）寬 25177。 卷內(nèi)目錄用紙，右白邊（翻口）寬 15177。 裝訂注意事項： 裝訂時文件格式須一致（如打孔時會把字打掉）。 活頁文件存放時，多于 2頁的文件須標明頁數(shù)，以防丟失。 不要用鐵制文件夾；重要文件不要訂，書釘會生銹。 裝訂時不要壓著字體，不然可能會有腐蝕損壞。 卷內(nèi)文件目錄須含以下項：順序號、文件號、責任者、題名、日期、頁號、備注。 21 檔案如何分類管理 A、時間分類法： 年度分類法 時期分類法。 B、來源分類： 組織機構(gòu)分類法 作者分類法 通訊者分類法。 C、內(nèi)容分類法： 技術(shù)分類法 文書分類法 媒體分類法 D、形式分類法： 按文件種類分類 按載體形態(tài)分類 按形狀規(guī)格分類。 分類的一般方法有： 22 編制檔案檢索工具的基本要求 ? 全，指信息存貯豐富，資料齊全 ? 準，指檢索準確，無歧意或重復(fù) ? 快，指迅速，快捷找到所需資料 ? 便，指檢索要方便，不繁瑣 23 文書文件歸檔的整理方法與步驟 ? 文件材料的分類 采用復(fù)式分類法，主要形式為： 年度 — 問題（機構(gòu)） 保管期限（ =要求的保存期限 +1年） 年度 — 保管期限 ? 歸檔文件保管期限的界定 歸檔文件的保管期限分為：永久、長期、短期。 界定原則： A、反映單位主要活動，具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。 B、反映單位一般性工作活動，在較長時間內(nèi)具有查考利用價值地，列為 長期保管。 C、凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)有查考利用價值地，列為短期保管。 ? 排列： 分年度、分保管期限、分類別。 ? 編號： 歸檔規(guī)格及填寫要求；修整與裝訂。 24 編制歸檔文件目錄，包括：件號、責任者、檔號、內(nèi)容概要、日期、頁數(shù)、備注等。 檔案盒盒脊項目填表，包括：全宗號、年度、保存期限、機構(gòu)、起止件號、盒號等。（文件夾均需編號，然后在文件柜的檢索表上只體現(xiàn)文件夾的編號即可） 檔案盒封面填寫。 備考表填寫。備考表必須要有，檔案如有變更，須在備考表上作好記錄。原稿文件不能丟，蓋作廢參考章保留。 文書文件歸檔的整理方法與步驟 25 部分名詞釋意和說明： 全宗名稱：即立檔單位名稱，全稱或簡稱。 類目名稱：全宗內(nèi)第一級類目，機構(gòu)或問題。 案卷題名：即該檔案的主要內(nèi)容概括。 歸檔號：文書處理部門編制的案卷順序號。 檔號：機關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。 裝訂前去掉金屬物，對存在問題的文件，做好補齊頁面、修復(fù)、折疊等工作。 檔案裝訂打孔時，要在一條直線上。 裝訂用財務(wù)的裝訂方式，不能用鐵釘式地，防止腐蝕。 案卷排列時，一般先按保管期限，再按機構(gòu)或問題，具體根據(jù)分類方案。 購買時需注意，文件夾和文件柜要標準；檔案室的文件夾最好不要超過 5種；排排檔案之間應(yīng)有 30公分的距離，以防潮。 1頂樓不可放置檔案室；地下室不能放置檔案室。 26 檔案保管的基本要求 ? 以防為主，防治結(jié)合 ? 加強重點，照顧一般 ? 自力更生，勤儉節(jié)約 ? 立足長遠，保證當前 27 溫濕度控制 ? 檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在 1424℃ ，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過 177。 2℃ ；相對濕度應(yīng)控制在 4560%，有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過 177。 5%。 ? 保存母片的膠片庫，溫度應(yīng)控制在 1315 ℃ ，相對濕度應(yīng)控制在 3545%。（超過此范圍，會自然氧化，褪色掉了） ? 各庫房及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄表，潮濕地區(qū)應(yīng)配備除濕機；專門庫房應(yīng)安裝空調(diào)設(shè)備。庫房內(nèi)外溫濕度應(yīng)定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫房溫濕度變化的資料，每年進行一次綜合分析，以便掌握庫內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計劃。 ? 空調(diào)、除濕或增濕設(shè)備應(yīng)定期檢修、保養(yǎng)。溫濕度記錄儀表應(yīng)按設(shè)備要求定期校驗。 ? 檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于 10cm，柜側(cè)間距不小于60cm），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風降濕。（柜內(nèi)可根據(jù)需要放置一些袋裝石灰粉，用以防潮、消毒） ? 新建庫房竣工后，應(yīng)經(jīng) 612個月干燥后，方可將檔案入庫。 28 蟲霉防治與除塵 ? 檔案庫區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，如干粉滅火器，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。 ? 安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路，庫內(nèi)嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆品。 ? 檔案庫房宜安裝火警及防盜報警裝置，并有切實可行的防盜措施。 ? 定期防蟲，可每個季度放置一次衛(wèi)生球。 ? 若文件發(fā)霉，不能曬，以防破碎?？蓪⑵鋻呙琛⒋蛴?、保存。 ? 檔案室除塵時需注意：晝量用干燥的抹布或拖布，不要用含水太
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