【正文】 。有條件時(shí)， 向城建檔案管理部門移交的工程檔案應(yīng)為原件。 ? 二、工程資料歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定： ? （一） 工程參建各方宜按 《 建筑工程資料管理規(guī)程 》 (JGJ/T1852022)規(guī)定的內(nèi)容將工程資料歸檔保存。 ? （二） 歸檔保存的工程資料， 其保存期限應(yīng)符合下列規(guī)定： ? 1．工程資料歸檔保存期限應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定； 當(dāng)無規(guī)定時(shí)， 不宜少于 5 年； ? 2．建設(shè)單位工程資料歸檔保存期限應(yīng)滿足工程維護(hù)、修繕、改造、加固的需要； ? 3．施工單位工程資料歸檔保存期限應(yīng)滿足工程質(zhì)量保修及質(zhì)量追溯的需要。 ? 工程資料類別、來源及保存要求 ? 參照 《 建筑工程資料管理規(guī)程 》 (JGJ/T1852022) 。 ? 2．電子文件的管理規(guī)定 ? 術(shù)語解釋 ? 一、電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 ? 二、邏輯歸檔：指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。 ? 三、物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。 ? 其它規(guī)定 ? 一、歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件的同時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。 ? 二、具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。 ? 三、應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。 ? 電子文件的收集與積累要求 ? 一、當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對電子文件進(jìn)行備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。 ? 二、對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件 ，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。 ? 三、對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以 XML、 RTF、 TXT為通用格式。 ? 四、對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件， 收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF為通用格式。 ? 五、對用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。 ? 六、對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVI為通用格式。 ? 七、對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件，音頻電子文件以 WAV、 MP3為通用格式。 ? 八、對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。 ? 九、電子文件類別代碼： T文本文件、 I圖像文件、 G圖形文件、 V影像文件、 A聲音文件、 O超媒體鏈接文件、 P程序文件、 D數(shù)據(jù)文件。 ? 電子文件的歸檔 ? 一、歸檔時(shí)間：邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。 ? 二、檢測：在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 ? 三、歸檔：電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識進(jìn)行。電子文件的歸檔可分為兩步進(jìn)行，對實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。 ? 四、邏輯歸檔：將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時(shí)不變。 ? 電子文件的歸檔 ? 五、物理歸檔：凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。 ? 把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式 3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。 ? 所采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤做為歸檔電子文件長期保存的載體。 ? 存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號。密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 ? 歸檔電子文件的移交、接收與保管 ? 一、文件形成單位在移交電子文件前，檔案保管部門在接收電子文件前，均應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測，合格率達(dá)到 100％時(shí)方可進(jìn)行交接。 ? 二、對電子文件的檢測項(xiàng)目： ? (一 )載體有無劃痕，是否清潔； ? (二 )有無病毒； ? (三 )核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)； ? (四 )核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全； ? (五 )對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整； ? (六 )檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入 《 歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表 》 的相應(yīng)欄目。 ? 歸檔電子文件的移交、接收與保管 ? 三、 對磁性載體每滿 2年，光盤每滿 4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于 10％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 ? 四、歸檔的電子文件的封存載體不應(yīng)外借，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不允許擅自復(fù)制電子文件。 ? 五、電子文件的銷毀：屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除；不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。 ? 3．照片資料的管理規(guī)定 ? 照片檔案 ? 國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。 ? 芯頁：用以固定照片或底片、并標(biāo)注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。 ? 收集要求 ? 一、對屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員歸檔，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有。 ? 二、對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要的措施進(jìn)行鑒定。 ? 三、對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔，主要照片應(yīng)具有主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾裁減等特點(diǎn)。 ? 四、底片、照片、說明應(yīng)齊全。 ? 五、底片與照片影像一致。 ? 六、對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片，對無照片的底片應(yīng)制作照片。 ? 底片 ? 一、底片編號 ? 底片號是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。格式：全宗號 ——保管期限代碼 ——張?zhí)? ? 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號 ? 保管期限：分別用“ 3”或“ Y、 C、 D”對應(yīng)代表永久、長期、短期。 ? 張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“ 1”開始順序編號。 ? 二、底片袋標(biāo)注 ? 底片放入底片袋保管，一張一袋，應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號。對翻拍的底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明 F字樣，對拷貝的底片，在底片袋的左上方標(biāo)明 K字樣。 ? 照片的編號 ? 照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字