【正文】 定 前臺(tái) 接待 工作 年度計(jì)劃，報(bào) 行政 部 經(jīng)理 審批 職責(zé) 3 對(duì) 前臺(tái)接待專(zhuān)員 進(jìn)行有效的培訓(xùn) 和指導(dǎo) ，提高其 業(yè)務(wù)水平和服務(wù)素質(zhì) 職責(zé) 4 協(xié)助前臺(tái)接待專(zhuān)員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實(shí)情況 職責(zé) 5 主持前臺(tái)班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦 職責(zé) 6 參加行政例會(huì)，及時(shí)了解員工的思想動(dòng)態(tài)及困難，及時(shí)采取解決措施 職責(zé) 7 受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議，并按照公司相關(guān)規(guī)定程序處理 職責(zé) 8 與公司各職能部門(mén)的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，協(xié)助組織公司的文化活動(dòng)等 職責(zé) 9 督導(dǎo)迎送工作，檢查前臺(tái)接待專(zhuān)員的儀表儀容、勞動(dòng)紀(jì)律、禮儀及工作效率 職責(zé) 10 負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請(qǐng)對(duì)前臺(tái) 接待專(zhuān)員績(jī)效考核的建議并協(xié)助實(shí)施考核 職責(zé) 11 負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督前臺(tái)辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作 職責(zé) 2 協(xié)助制定 前臺(tái) 接待處的崗位責(zé)任、操作規(guī)程 及 各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行 職責(zé) 12 正確傳達(dá)上級(jí)指示，及時(shí)對(duì)下級(jí)工作中的爭(zhēng)議做出裁決 職責(zé) 13 協(xié)助公關(guān)事務(wù)主管、行政經(jīng)理處理各種社會(huì)公共關(guān)系 職責(zé) 14 負(fù)責(zé)前臺(tái)接待突發(fā)事件及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事件的處理 15 二、接待專(zhuān)員崗位職責(zé) 職責(zé) 1 服從前臺(tái)接待主管的領(lǐng)導(dǎo)， 按規(guī)定的程序與標(biāo)準(zhǔn)向 客人 提供一流的接待服務(wù) 職責(zé) 3 熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的 一般性問(wèn)題，提供常規(guī)的非保密信息 職責(zé) 4 負(fù)責(zé)電話(huà)、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔 職責(zé) 5 負(fù)責(zé)公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存 職責(zé) 6 配合接待主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字工作 職責(zé) 7 負(fù)責(zé)管理前臺(tái)辦公用品及辦公設(shè)備的 清潔保養(yǎng) 職責(zé) 8 維護(hù)前臺(tái)區(qū)域內(nèi)的整潔，進(jìn)行該區(qū)域內(nèi)的報(bào)刊雜志、盆景植物的日常維護(hù)和保養(yǎng) 職責(zé) 9 執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡 職責(zé) 10 負(fù)責(zé)員工出差預(yù)訂機(jī)票、火車(chē)票、客房等，差 旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記 職責(zé) 11 對(duì)工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)，提出工作改進(jìn)意見(jiàn) 職責(zé) 2 負(fù)責(zé)訪(fǎng)客、來(lái)賓的登記、接待、引見(jiàn)，對(duì)無(wú)關(guān)人員應(yīng)阻擋在外或協(xié)助保安處理 職責(zé) 12 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他或臨時(shí)工作 16 三、客人來(lái)訪(fǎng)登記表 1．公司前臺(tái)來(lái)訪(fǎng)客人登記表 年 月 日 序號(hào) 姓名 所在單位 來(lái)訪(fǎng)人數(shù) 是否預(yù)約 被訪(fǎng)人 事由 時(shí)間 備注 姓名 部門(mén) 到達(dá) 離開(kāi) 1 2 3 4 5 ? 編制： 審核： 2．前臺(tái)接待來(lái)訪(fǎng)記錄表 來(lái)訪(fǎng)人 姓 名 來(lái)訪(fǎng)人 單 位 來(lái)訪(fǎng) 時(shí)間 接待人 接待 內(nèi)容 簡(jiǎn)況 處理意見(jiàn)： 處理結(jié)果： 編制： 審核： 17 3．物業(yè)公司前臺(tái)來(lái)客登記表 年 月 日 序號(hào) 姓名 所在單位 來(lái)訪(fǎng)人數(shù) 聯(lián)系方式 是否預(yù)約 被訪(fǎng)單位及 被訪(fǎng)人姓名 來(lái)訪(fǎng) 事由 時(shí)間 備注 進(jìn)入 離開(kāi) 1 2 3 4 5 ? 編制： 審核： 18 四、 前臺(tái) 接待 日志 表 日期 年 月 日 記錄人 考 勤 記 錄 姓名 簽到時(shí)間 姓名 簽到時(shí)間 收發(fā)記錄 接待記錄 電話(huà)記錄 備注 編制： 審核： 19 五、函件收發(fā)登記表 1． 信函與快件簽收登記表 日期 來(lái)件單位 編號(hào) 數(shù)量 密（速）級(jí) 接受部門(mén) 簽收人（簽字） 編制： 填表人： 2． 信函與快件寄送登記表 日期 送寄部門(mén) 編號(hào) 數(shù)量 密（速）級(jí) 送達(dá)單位 接收人 送寄人（簽字） 編制： 填表人： 20 六、前臺(tái)接待管理流程 1．預(yù)約客人來(lái)訪(fǎng)接待工作流程 ① 整理當(dāng)天 預(yù)約記錄 告知來(lái)訪(fǎng)者情況 開(kāi)始 結(jié)束 前臺(tái)接待主管 前臺(tái)接待專(zhuān)員 客人 各職能部門(mén) ② 確認(rèn)與提醒 訪(fǎng)問(wèn)事宜 來(lái)訪(fǎng) ③ 來(lái)訪(fǎng)登記 ④ 通知被訪(fǎng)者 客人等待 接待來(lái)訪(fǎng) 客人 ⑤ 確認(rèn)來(lái)訪(fǎng) 告知相關(guān)事宜 準(zhǔn)備接待 來(lái)訪(fǎng)客人 ⑥ 引領(lǐng)會(huì)見(jiàn) 配合 送走客戶(hù) ⑦ 來(lái)訪(fǎng)信息錄入， 記錄匯總 審核 ⑧ 存檔 21 2． 來(lái)電轉(zhuǎn)接流程 開(kāi)始 撥通電話(huà) 結(jié)束 前臺(tái)接待專(zhuān)員 外部單位人員 各部門(mén)或員工 ① 聽(tīng)到電話(huà)鈴響 ② 拿起話(huà)筒接聽(tīng) ③ 傾聽(tīng)來(lái)電事由 明確被訪(fǎng)人在否 ④ 處理 范圍內(nèi) 范 圍 外 ⑤ 轉(zhuǎn)接 接電 在單位 不在 ⑥ 告知情況 ⑦ 留言記錄 22 七、收發(fā)文件管理流程 1．信函收發(fā)工作 流程 開(kāi)始 ① 接收信函 審核 ② 登 記 審核 ③ 分 信 接 收 ⑤ 回 信 ⑥ 寄 信 結(jié)束 有 無(wú) ④ 拆 信 ⑦ 登記信息 是否有明確收信人 行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專(zhuān)員 各職能部門(mén) 23 2．接收信函、快件工作流程 開(kāi)始 ② 登 記 ③ 篩 選 ④ 分 送 結(jié)束 發(fā)來(lái)信函、文件 ① 簽 收 接 收 ⑤ 記錄存檔 各職能部門(mén) 前臺(tái)接待專(zhuān)員 前臺(tái)接待主管 外部單位 24 3． 寄送信函、快件 工作 流 程 開(kāi)始 ③ 登 記 ④ 聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位 處理發(fā)送 結(jié)束 前臺(tái)接待主管 前臺(tái)接待專(zhuān)員 各職能部門(mén) 外部單位 ① 交待寄送信函、文件事宜 ② 簽 收 ⑤ 接到服務(wù)要求 25 4． 傳真發(fā)文工作 流程 開(kāi)始 ① 提出申請(qǐng) 審批 結(jié)束 ② 登 記 ③ 發(fā)傳真 ④ 原件存檔 填寫(xiě)申請(qǐng)表 行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專(zhuān)員 員工 26 5．傳真收文 工作流程 開(kāi)始 ① 收 文 簽收 結(jié)束 ② 登 記 ③ 復(fù) 印 ⑤ 轉(zhuǎn)交文件 ④ 存 檔 接收 行政部經(jīng)理 前臺(tái)接待專(zhuān)員 各部門(mén)或員工 27 6．收文背簽 流程 開(kāi)始 ① 遞交文件 結(jié)束 ② 簽 字 審核 ③ 轉(zhuǎn) 交 ④ 存 檔 總經(jīng)理 前臺(tái)接待專(zhuān)員 各部門(mén)或員工 28 八、前臺(tái)接待流程 看到客人，禮貌招呼 開(kāi)始 問(wèn)明來(lái)訪(fǎng)事由，登記 通知被訪(fǎng)人 安排客人等待地點(diǎn) 引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn) 奉茶或飲料，請(qǐng)客人稍等 微笑離開(kāi) 結(jié)束 29 九、來(lái)電處理流程 電話(huà)接通，禮貌招呼 開(kāi)始 問(wèn)明來(lái)電事由 電話(huà)處理 結(jié)束 電話(huà)留言記錄 電話(huà)記錄歸檔 30 第三章 辦公事務(wù)管理 31 一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 職責(zé) 1 組織擬訂辦公事 務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃，送交部門(mén)經(jīng)理審核 職責(zé) 3 負(fù)責(zé)組織辦公用品的登記、采購(gòu)、發(fā)放以及控制辦公成本費(fèi)用等工作 職責(zé) 4 建立和完善