【正文】 、交互處理性能良好和信息源豐富的優(yōu)勢(shì)；從成本方面看，具有保護(hù)已有投資、利于升級(jí)和符合技術(shù)發(fā)展潮流的優(yōu)越性。 個(gè)人辦公系統(tǒng) 電子郵件 電子郵件是網(wǎng)上辦公的最基本功能。本系統(tǒng)中的郵件系統(tǒng)完全支持 WEB MAIL 機(jī)制，工作人員可以使用瀏覽器瀏覽自己的電子郵件?？梢酝瓿蓛?nèi)部的電子郵件的起草、發(fā)送、回信、轉(zhuǎn)發(fā)、回執(zhí)等 操作，設(shè)置草稿箱、收件箱、發(fā)件箱和垃圾箱，具備新郵件系統(tǒng)提示，郵件查詢(xún)等功能，方便員工對(duì)電子郵件進(jìn)行管理。 圖 2. 4 電子郵件功能 日程安排 工作人員能夠非常方便的根據(jù)日程安排自己的工作?？梢苑Q(chēng)之為個(gè)人的工作臺(tái)歷，用于安排個(gè)人的工作、活動(dòng)、計(jì)劃等事項(xiàng)，設(shè)置系統(tǒng)提醒，并可以由員工自己定義閱讀權(quán)限，使湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 7 得單位能夠掌握員工的動(dòng)態(tài)。 日程安排系統(tǒng)提供了個(gè)人對(duì)自己的時(shí)間安排記錄，同時(shí)個(gè)人還可以把自己的日程安排提供給他人，更可以為他人制定日程。通過(guò)設(shè)定提醒功能，系統(tǒng)會(huì)把 您的日程安排內(nèi)容通過(guò)郵件的形式發(fā)送給個(gè)人。 圖 2. 5 電子郵件功能 待辦事宜 工作人員可以記錄自己待辦的工作，并能標(biāo)明處理的狀態(tài)：是否完成。 圖 2. 6 電子郵件功能 系統(tǒng)可以根據(jù)員工的職務(wù)屬性定義該員工可以完成的工作事項(xiàng)，具備工作提醒的功能，并自動(dòng)與各個(gè)系統(tǒng)建立鏈接，使得該名員工能夠集中處理他的所有的日常待辦工作，如，對(duì)一般員工而言，他能夠接收所有需要他處理的各項(xiàng)工作，可以上傳工作計(jì)劃、階段報(bào)告、填寫(xiě) 工作督辦表的回執(zhí)；對(duì)部門(mén)主管而言，在此之外還可以完成部門(mén)級(jí)的行政管理工作，公布湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 8 部門(mén)工作計(jì)劃以及實(shí)施的進(jìn)程，公布部門(mén)的重要活動(dòng)安排，發(fā)送工作督辦表等。 通訊錄 工作人員根據(jù)自己工作的需要，建立個(gè)人的通訊錄，并能對(duì)通訊錄中的人員進(jìn)行分類(lèi)。 個(gè)人信息 記錄了工作人員本人的一些信息，并能在網(wǎng)上修改自己的登陸口令。 圖 2. 7 個(gè)人信息 二次開(kāi)發(fā)功能 由于本系統(tǒng)具有良好的設(shè)計(jì)接口，可以在本系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)用戶(hù)需要的功能： 文件夾 完成對(duì)個(gè)人的各類(lèi)電子文檔的錄 入、分類(lèi)操作，并可以根據(jù)工作需要由員工自由定義文檔的共享級(jí)別：私人文檔、部門(mén)文檔、單位文檔。 工作流系統(tǒng) 單位的運(yùn)行可以看作是一些業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)流程是最能代表整個(gè)單位的實(shí)質(zhì)的。當(dāng)我們仔細(xì)審視這些業(yè)務(wù)流程時(shí)，可以發(fā)現(xiàn)：很多業(yè)務(wù)流程總是頻繁地同時(shí)涉及人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在業(yè)務(wù)流程中，盡管人的技巧和判斷是少不了的，但是，許多單位都在尋找改進(jìn)他們的業(yè)務(wù)流程的辦法，幫助他們的工作人員減少潛在的混亂和差錯(cuò)。如今，許多單位的最終目標(biāo)是希望用他們的信息系統(tǒng)來(lái)支持整個(gè)業(yè)務(wù)流程，而不是僅僅支持流程中的個(gè)別部分。這些單位目的是確保他 們的業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵的重復(fù)操作部分的可靠性，以及減少由人工操作失誤而引起的返工現(xiàn)象，從而提高工作效率， 業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行歸根結(jié)底依賴(lài)于群體或工作組的協(xié)同工作。 近年來(lái)盡管桌面應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)個(gè)人的生產(chǎn)效率確實(shí)有了顯著提高，但對(duì)群體的生產(chǎn)效率并無(wú)明顯的同比效益。 雖然以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)大大提高了群體的工作效率，但是只解決了群體之間的溝通、合作問(wèn)題，群件系統(tǒng)在解決群體之間協(xié)同工作問(wèn)題上卻十分薄弱 ， 在群體協(xié)同工作的環(huán)境下，需要依仗某種特定技術(shù)和方法對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)作再工程化，由此而提出了工作流程的概念，數(shù)據(jù)通信技術(shù)的發(fā)展為工作流技術(shù)提 供了硬件基礎(chǔ)，軟件工程研究的深入以及軟湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 9 件技術(shù)的發(fā)展為工作流技術(shù)的產(chǎn)生提供了直接動(dòng)力。 因此， 在構(gòu)建業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)該盡可能的選擇一個(gè)工作流系統(tǒng)作為解決方案。 在工作流建立階段，應(yīng)能準(zhǔn)確地把抽象出的業(yè)務(wù)流程模型以直觀明了的圖形化形式表達(dá)出來(lái)，使抽象出的業(yè)務(wù)流程模型成為計(jì)算機(jī)可以處理、監(jiān)控的計(jì)算模型，而且還能夠表達(dá)一些比較復(fù)雜、不太規(guī)范的非結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)流程，從而適應(yīng)更廣泛的應(yīng)用范圍；在工作流運(yùn)行階段，應(yīng)提供完整的工作流管理、監(jiān)控和維護(hù)，以了解工作流程支持下的作業(yè)如何執(zhí)行，從而管理那些引導(dǎo)作業(yè)環(huán)境如何運(yùn)作的規(guī)則與流程，通過(guò) 采用計(jì)算機(jī)化的工作流程解決方案可以幫助人們把作業(yè)環(huán)境規(guī)范化，減少失誤與重復(fù)勞動(dòng)，縮短辦理周期，提供流程優(yōu)化的依據(jù)，從而達(dá)到提高效率和科學(xué)管理的目的。 收發(fā)文管理 公文管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中一個(gè)非常重要的組成部分，它以我國(guó)企事業(yè)單位的公文辦理過(guò)程為背景，實(shí)現(xiàn)整個(gè)辦文過(guò)程的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化。在工作流系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中充分考慮到我國(guó)計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的現(xiàn)狀、領(lǐng)導(dǎo)日常辦公的習(xí)慣、領(lǐng)導(dǎo)批示的方便性、與手工辦文系統(tǒng)的一致性等方面的因素，所以各個(gè)主管領(lǐng)導(dǎo)只須點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)即可，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示處理過(guò)的辦文又會(huì)自動(dòng)從網(wǎng)絡(luò)上流轉(zhuǎn)到各執(zhí)行部門(mén)進(jìn) 行具體的落實(shí)、執(zhí)行。 工作流系統(tǒng)包括對(duì)各種公文（議案，決定，命令，請(qǐng)示，報(bào)告，指示，批復(fù)，通報(bào)，通告，通知等）進(jìn)行的收文辦理（傳遞，簽收，登記，分發(fā)，擬辦，承辦，批辦，歸檔等）和發(fā)文辦理（擬稿，審核，簽發(fā)，登記，分發(fā)，立卷，歸檔等）。工作流系統(tǒng)完全能實(shí)現(xiàn)發(fā)文辦理和收文辦理的過(guò)程，此外還可用于實(shí)現(xiàn)其他各種審批流程，并且支持手工和掃描兩種錄入方式。這樣避免了工作人員在各個(gè)辦公室之間來(lái)回傳遞文件，減輕他們的工作強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量。 工作流系統(tǒng)所包括的基本功能模塊有：用戶(hù)權(quán)限管理、發(fā)文過(guò)程、收文過(guò)程、辦文監(jiān)控、流轉(zhuǎn) 控制等。 根據(jù)寶雞市電子政務(wù)的實(shí)際情況，提供工作流配置模塊，可以預(yù)先定義好一些的辦理模式： ? 收文管理 收文登記。系統(tǒng)支持將外部電子文件轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)支持的格式，并進(jìn)行自動(dòng)登記；可以對(duì)紙質(zhì)文件等非電子文件進(jìn)行手工登記；可以利用掃描儀和第三方軟件，如 OCR 軟件，將紙質(zhì)文件形成圖形和文字稿件，減少文件錄入人員的工作量。 擬辦。對(duì)文件擬定處理流程，可以自定義流程，也可以選用已有流程。 傳閱。將文件根據(jù)擬辦意見(jiàn)發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱，給出批示。 轉(zhuǎn)辦。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，將文件轉(zhuǎn)到相應(yīng)單位進(jìn)行辦理。 反饋。相應(yīng)單 位給出辦理結(jié)果，并將結(jié)果報(bào)送。有可能反饋文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)。 催辦。對(duì)超過(guò)辦理期限的單位和個(gè)人進(jìn)行催辦、提醒盡快結(jié)束辦理。 歸檔。文件辦理結(jié)束后，將文件歸檔，進(jìn)入檔案管理。 銷(xiāo)毀。建立文件銷(xiāo)毀檔案。系統(tǒng)可以在得到批準(zhǔn)的情況下，對(duì)文件強(qiáng)制銷(xiāo)毀，并建立銷(xiāo)湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 10 毀檔案，以備以后檢查。 回執(zhí)。對(duì)于發(fā)送的文件，要求閱讀后可以返回回執(zhí)。 流程控制。有權(quán)限的人員可以定義、修改、撤消文件的流程。為保證流程的順利進(jìn)行，可以強(qiáng)制對(duì)流程進(jìn)行處理。定義常用流程。 ? 發(fā)文管理 擬稿。實(shí)現(xiàn)文件的起草，支持目前流行的編輯軟件起草公文。 審稿。對(duì)起 草的公文提出修改意見(jiàn)，或直接進(jìn)行修改。 會(huì)簽。對(duì)審核、會(huì)簽通過(guò)的公文，由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。 支持修改痕跡保留。為了了解公文制發(fā)過(guò)程中文件修改的過(guò)程，系統(tǒng)需要支持對(duì)文件修改痕跡的保留。 主題詞自動(dòng)生成。通過(guò)文件標(biāo)題抽取主題詞，以提供主題詞方面的參考。 催辦。對(duì)超過(guò)辦理期限的單位和個(gè)人進(jìn)行催辦、提醒盡快結(jié)束辦理。 歸檔。文件辦理結(jié)束后，將文件歸檔，進(jìn)入檔案管理。 銷(xiāo)毀。建立文件銷(xiāo)毀檔案。系統(tǒng)可以在得到批準(zhǔn)的情況下，對(duì)文件強(qiáng)制銷(xiāo)毀，并建立銷(xiāo)毀檔案，以備以后檢查。 回執(zhí)。對(duì)于發(fā)送的文件，要求閱讀后可以返回回執(zhí)。 流程控 制。有權(quán)限的人員可以定義、修改、撤消文件的流程。為保證流程的順利進(jìn)行，可以強(qiáng)制對(duì)流程進(jìn)行處理。定義常用流程。 這樣，通過(guò)在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建公文管理和工作流系統(tǒng)不僅提高了辦公的速度、方便了領(lǐng)導(dǎo)辦公，而且真正實(shí)現(xiàn)了辦文及其他審批工作的電子化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。 系統(tǒng)功能特點(diǎn) ： 完全實(shí)現(xiàn)了在瀏覽器下進(jìn)行公文辦理。應(yīng)用更簡(jiǎn)易，更容易理解，這大大方便了工作人員的使用，減少了培訓(xùn)的難度和時(shí)間；減低了維護(hù)的費(fèi)用。 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 11 圖 2. 8 系統(tǒng)功能 可以任意定制公文的格式。由于不 同的公文，其格式肯定有所不同，根據(jù)不同應(yīng)用定制合適的公文格式，使每個(gè)處理環(huán)節(jié)的操作界面貼近寶雞市政務(wù)部門(mén)日常工作的實(shí)用習(xí)慣，例如可以把發(fā)文稿紙?jiān)O(shè)計(jì)成與實(shí)際使用的發(fā)文稿紙的格式一樣，這將促進(jìn)網(wǎng)上公文辦理更符合實(shí)際工作情況。 圖 2. 9 定制公文 對(duì)于發(fā)文管理的批辦單，可以按照寶雞市政務(wù)部門(mén)的批辦單格式在網(wǎng)上設(shè)計(jì)，例如： 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 12 對(duì)于收文管理的批辦單，可以按照寶雞市政務(wù)部門(mén)的批辦單格式在網(wǎng)上設(shè)計(jì)，例如： 圖 2. 10 收文 管理 對(duì)于其他工作（簽報(bào)管理等），它們的書(shū)面格式也可以非常方便的根據(jù)寶雞市政務(wù)部門(mén)的實(shí)際情況進(jìn)行定制。 可以靈活定義流轉(zhuǎn)步驟，并且根據(jù)需要可以隨時(shí)增加、減少或修改流程中的某些環(huán)節(jié)。 適用于多人辦理時(shí)的情況：例如，公文流轉(zhuǎn)到下一步時(shí)需要多位領(lǐng)導(dǎo)審批，一方面，可以實(shí)現(xiàn)每位領(lǐng)導(dǎo)都辦理完畢后，才向下流轉(zhuǎn)的情況；又可實(shí)現(xiàn)只要其中一位領(lǐng)導(dǎo)辦理后，就向下流轉(zhuǎn)的情況，增強(qiáng)了公文辦理的靈活性和易用性。而且可以設(shè)置代辦人，在辦理人外出的情況下，可以由代辦人根據(jù)情況酌情辦理。 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 13 圖 2. 11 多人辦公 這在公文的處理過(guò)程中，對(duì)于一些當(dāng)前不是您要處理的公文，您可以授權(quán)給秘書(shū)，對(duì)于被授權(quán)的秘書(shū)，可以看到授權(quán)人的處理中公文，以此提示被授權(quán)人優(yōu)先處理哪些公文。 支持“回退”功能。 在一些情況下，某人對(duì)公文辦理完畢后，傳送給下一人辦理，但這時(shí)發(fā)現(xiàn)有重要意見(jiàn)沒(méi)加上，或認(rèn)為以前的處理方法有不妥之處，需要返回重新辦理，在這種情況下，可通知管理員，管理員通過(guò)“撤消”功能，使公文又回到上一步。而且在相關(guān)人員不在的情況下，通過(guò)這種方式，把公文撤回到上一步，重新發(fā)給另一個(gè)人辦理，避免了由于相關(guān)人員不 在而造成公文滯留的情況。 具有“統(tǒng)計(jì)”功能。能方便統(tǒng)計(jì)每一類(lèi)公文辦理的數(shù)量。并且能數(shù)量以棒圖的 方式顯示。 圖 2. 12 流程回退功能 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 14 具有通知功能。一旦工作人員收到了需要他辦理的公文，系統(tǒng)通過(guò)郵件的方式進(jìn)行將會(huì)以郵件的方式對(duì)它進(jìn)行通知。 圖 2. 13 通知功能 公文的辦理人隨時(shí)都能了解目前公文的辦理情況，例如公文已經(jīng)辦理了哪幾步，每一步的辦理時(shí)間，現(xiàn)在正處于哪一步，如果公文在某一步一直未被辦理，監(jiān)控人可以 向此步驟的辦理人發(fā)送“催辦”通知，促進(jìn)公文及時(shí)辦理。 具體功能如下： 監(jiān)控人員可隨時(shí)看見(jiàn)每個(gè)公文辦理的過(guò)程：哪些人已經(jīng)辦理結(jié)束，何時(shí)辦理的？已經(jīng)辦理了哪些步驟？誰(shuí)還沒(méi)有辦理？現(xiàn)在正在哪個(gè)步驟等待處理？ 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 15 標(biāo)志燈顯示。 綠燈表示在某一步驟中，已經(jīng)辦理結(jié)束。 紅燈表示公文正停在某一步等待辦理，但目前還沒(méi)有辦理。 黃燈代表公文發(fā)給某一辦理人后，此辦理人員打開(kāi)看過(guò)后，但沒(méi)有辦理。 這樣可以實(shí)現(xiàn)公文確認(rèn)的功能：發(fā)件人在發(fā)送公文時(shí)可以進(jìn)行設(shè)置，使監(jiān)控人讀取了公文后通知發(fā)件人，確認(rèn)發(fā)件人的信息已被收到和閱讀。 圖 2. 14 公文確認(rèn) ? 在公文辦理系統(tǒng)中，每個(gè)公文辦理人員可以檢查自己辦理過(guò)的公文，其他人員對(duì)此公文的辦理情況。 ? 監(jiān)控公文分類(lèi)。所監(jiān)控的公文可按辦理時(shí)間和應(yīng)用類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，以利于監(jiān)控人員查詢(xún)和管理。 ? 根據(jù)工作流應(yīng)用的不同和工作人員的工作范圍的不同，對(duì)不同的工作流應(yīng)用，可以設(shè)置不同的監(jiān)控人，那么某個(gè)監(jiān)控人只能監(jiān)控某個(gè)范圍的公文的流轉(zhuǎn)情況，不能看到其他監(jiān)控人員監(jiān)控的公文。 高安全性： ? 能夠嚴(yán)格控制公文管理系統(tǒng)的使用人員的 范圍。只有列入此范圍的工作人員才有進(jìn)入公文管理系統(tǒng)的權(quán)限，有力保證了公文系統(tǒng)的安全。 ? 能夠嚴(yán)格控制每個(gè)公文辦理人員的權(quán)限。在公文管理系統(tǒng)中只能看見(jiàn)需要自己辦理的公文，根本不能看見(jiàn)有關(guān)別人辦理的公文，這樣使公文管理有良好的安全性和保密性。 ? 強(qiáng)有力的監(jiān)控功能。能隨時(shí)跟蹤各類(lèi)公文的辦理情況，并且能查看各類(lèi)公文的辦理過(guò)程。 ? 內(nèi)容的安全性。公文辦理人只能在相應(yīng)的位置簽署意見(jiàn)，無(wú)法修改上一個(gè)辦理人的意見(jiàn)，避免發(fā)生篡改別人意見(jiàn)的情況，保證了公文審批內(nèi)容的安全。 除了收發(fā)文管理之外，工作流還可以用在日常工作的 許多方面，比如工作的各個(gè)業(yè)務(wù)流湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專(zhuān)業(yè)教學(xué)資源庫(kù) 16 程。 信息處理 信息接收。主要完成接收下級(jí)單位的上報(bào)信息、上級(jí)發(fā)送的信息、其它渠道取得的信息。 信息篩選。