【正文】 郵件系統(tǒng)提示，郵件查詢等功能，方便員工對電子郵件進(jìn)行管理。可以稱之為個(gè)人的工作臺(tái)歷，用于安排個(gè)人的工作、活動(dòng)、計(jì)劃等事項(xiàng)，設(shè)置系統(tǒng)提醒，并可以由員工自己定義閱讀權(quán)限，使湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫 7 得單位能夠掌握員工的動(dòng)態(tài)。通過設(shè)定提醒功能，系統(tǒng)會(huì)把 您的日程安排內(nèi)容通過郵件的形式發(fā)送給個(gè)人。 圖 2. 6 電子郵件功能 系統(tǒng)可以根據(jù)員工的職務(wù)屬性定義該員工可以完成的工作事項(xiàng)，具備工作提醒的功能，并自動(dòng)與各個(gè)系統(tǒng)建立鏈接，使得該名員工能夠集中處理他的所有的日常待辦工作，如，對一般員工而言，他能夠接收所有需要他處理的各項(xiàng)工作，可以上傳工作計(jì)劃、階段報(bào)告、填寫 工作督辦表的回執(zhí)；對部門主管而言，在此之外還可以完成部門級的行政管理工作，公布湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫 8 部門工作計(jì)劃以及實(shí)施的進(jìn)程，公布部門的重要活動(dòng)安排，發(fā)送工作督辦表等。 個(gè)人信息 記錄了工作人員本人的一些信息，并能在網(wǎng)上修改自己的登陸口令。 工作流系統(tǒng) 單位的運(yùn)行可以看作是一些業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)流程是最能代表整個(gè)單位的實(shí)質(zhì)的。在業(yè)務(wù)流程中，盡管人的技巧和判斷是少不了的，但是，許多單位都在尋找改進(jìn)他們的業(yè)務(wù)流程的辦法，幫助他們的工作人員減少潛在的混亂和差錯(cuò)。這些單位目的是確保他 們的業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵的重復(fù)操作部分的可靠性，以及減少由人工操作失誤而引起的返工現(xiàn)象，從而提高工作效率， 業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行歸根結(jié)底依賴于群體或工作組的協(xié)同工作。 雖然以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)大大提高了群體的工作效率，但是只解決了群體之間的溝通、合作問題，群件系統(tǒng)在解決群體之間協(xié)同工作問題上卻十分薄弱 ， 在群體協(xié)同工作的環(huán)境下，需要依仗某種特定技術(shù)和方法對業(yè)務(wù)運(yùn)作再工程化，由此而提出了工作流程的概念，數(shù)據(jù)通信技術(shù)的發(fā)展為工作流技術(shù)提 供了硬件基礎(chǔ)，軟件工程研究的深入以及軟湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫 9 件技術(shù)的發(fā)展為工作流技術(shù)的產(chǎn)生提供了直接動(dòng)力。 在工作流建立階段，應(yīng)能準(zhǔn)確地把抽象出的業(yè)務(wù)流程模型以直觀明了的圖形化形式表達(dá)出來，使抽象出的業(yè)務(wù)流程模型成為計(jì)算機(jī)可以處理、監(jiān)控的計(jì)算模型，而且還能夠表達(dá)一些比較復(fù)雜、不太規(guī)范的非結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)流程，從而適應(yīng)更廣泛的應(yīng)用范圍；在工作流運(yùn)行階段，應(yīng)提供完整的工作流管理、監(jiān)控和維護(hù)，以了解工作流程支持下的作業(yè)如何執(zhí)行，從而管理那些引導(dǎo)作業(yè)環(huán)境如何運(yùn)作的規(guī)則與流程，通過 采用計(jì)算機(jī)化的工作流程解決方案可以幫助人們把作業(yè)環(huán)境規(guī)范化，減少失誤與重復(fù)勞動(dòng)，縮短辦理周期，提供流程優(yōu)化的依據(jù)，從而達(dá)到提高效率和科學(xué)管理的目的。在工作流系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中充分考慮到我國計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的現(xiàn)狀、領(lǐng)導(dǎo)日常辦公的習(xí)慣、領(lǐng)導(dǎo)批示的方便性、與手工辦文系統(tǒng)的一致性等方面的因素，所以各個(gè)主管領(lǐng)導(dǎo)只須點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)即可，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示處理過的辦文又會(huì)自動(dòng)從網(wǎng)絡(luò)上流轉(zhuǎn)到各執(zhí)行部門進(jìn) 行具體的落實(shí)、執(zhí)行。工作流系統(tǒng)完全能實(shí)現(xiàn)發(fā)文辦理和收文辦理的過程，此外還可用于實(shí)現(xiàn)其他各種審批流程，并且支持手工和掃描兩種錄入方式。 工作流系統(tǒng)所包括的基本功能模塊有：用戶權(quán)限管理、發(fā)文過程、收文過程、辦文監(jiān)控、流轉(zhuǎn) 控制等。系統(tǒng)支持將外部電子文件轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)支持的格式，并進(jìn)行自動(dòng)登記；可以對紙質(zhì)文件等非電子文件進(jìn)行手工登記；可以利用掃描儀和第三方軟件，如 OCR 軟件，將紙質(zhì)文件形成圖形和文字稿件，減少文件錄入人員的工作量。對文件擬定處理流程，可以自定義流程，也可以選用已有流程。將文件根據(jù)擬辦意見發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱，給出批示。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，將文件轉(zhuǎn)到相應(yīng)單位進(jìn)行辦理。相應(yīng)單 位給出辦理結(jié)果，并將結(jié)果報(bào)送。 催辦。 歸檔。 銷毀。系統(tǒng)可以在得到批準(zhǔn)的情況下，對文件強(qiáng)制銷毀，并建立銷湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫 10 毀檔案，以備以后檢查。對于發(fā)送的文件，要求閱讀后可以返回回執(zhí)。有權(quán)限的人員可以定義、修改、撤消文件的流程。定義常用流程。實(shí)現(xiàn)文件的起草，支持目前流行的編輯軟件起草公文。對起 草的公文提出修改意見，或直接進(jìn)行修改。對審核、會(huì)簽通過的公文，由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。為了了解公文制發(fā)過程中文件修改的過程，系統(tǒng)需要支持對文件修改痕跡的保留。通過文件標(biāo)題抽取主題詞，以提供主題詞方面的參考。對超過辦理期限的單位和個(gè)人進(jìn)行催辦、提醒盡快結(jié)束辦理。文件辦理結(jié)束后，將文件歸檔，進(jìn)入檔案管理。建立文件銷毀檔案。 回執(zhí)。 流程控 制。為保證流程的順利進(jìn)行，可以強(qiáng)制對流程進(jìn)行處理。 這樣，通過在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建公文管理和工作流系統(tǒng)不僅提高了辦公的速度、方便了領(lǐng)導(dǎo)辦公，而且真正實(shí)現(xiàn)了辦文及其他審批工作的電子化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。應(yīng)用更簡易，更容易理解，這大大方便了工作人員的使用，減少了培訓(xùn)的難度和時(shí)間；減低了維護(hù)的費(fèi)用。由于不 同的公文，其格式肯定有所不同，根據(jù)不同應(yīng)用定制合適的公文格式，使每個(gè)處理環(huán)節(jié)的操作界面貼近寶雞市政務(wù)部門日常工作的實(shí)用習(xí)慣，例如可以把發(fā)文稿紙?jiān)O(shè)計(jì)成與實(shí)際使用的發(fā)文稿紙的格式一樣，這將促進(jìn)網(wǎng)上公文辦理更符合實(shí)際工作情況。 可以靈活定義流轉(zhuǎn)步驟，并且根據(jù)需要可以隨時(shí)增加、減少或修改流程中的某些環(huán)節(jié)。而且可以設(shè)置代辦人，在辦理人外出的情況下，可以由代辦人根據(jù)情況酌情辦理。 支持“回退”功能。而且在相關(guān)人員不在的情況下，通過這種方式，把公文撤回到上一步，重新發(fā)給另一個(gè)人辦理，避免了由于相關(guān)人員不 在而造成公文滯留的情況。能方便統(tǒng)計(jì)每一類公文辦理的數(shù)量。 圖 2. 12 流程回退功能 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫 14 具有通知功能。 圖 2. 13 通知功能 公文的辦理人隨時(shí)都能了解目前公文的辦理情況，例如公文已經(jīng)辦理了哪幾步，每一步的辦理時(shí)間，現(xiàn)在正處于哪一步，如果公文在某一步一直未被辦理，監(jiān)控人可以 向此步驟的辦理人發(fā)送“催辦”通知，促進(jìn)公文及時(shí)辦理。 綠燈表示在某一步驟中，已經(jīng)辦理結(jié)束。 黃燈代表公文發(fā)給某一辦理人后，此辦理人員打開看過后，但沒有辦理。 圖 2. 14 公文確認(rèn) ? 在公文辦理系統(tǒng)中，每個(gè)公文辦理人員可以檢查自己辦理過的公文，其他人員對此公文的辦理情況。所監(jiān)控的公文可按辦理時(shí)間和應(yīng)用類別進(jìn)行分類，以利于監(jiān)控人員查詢和管理。 高安全性： ? 能夠嚴(yán)格控制公文管理系統(tǒng)的使用人員的 范圍。 ? 能夠嚴(yán)格控制每個(gè)公文辦理人員的權(quán)限。 ? 強(qiáng)有力的監(jiān)控功能。 ? 內(nèi)容的安全性。 除了收發(fā)文管理之外，工作流還可以用在日常工作的 許多方面，比如工作的各個(gè)業(yè)務(wù)流湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫 16 程。主要完成接收下級單位的上報(bào)信息、上級發(fā)送的信息、其它渠道取得的信息。對有用的信息加以編輯和篩選。對篩選后的信息進(jìn)行組刊，形成初步的信息刊物供審閱。將編排的信息送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。將出版后的刊物發(fā)送各聯(lián)網(wǎng)單位或上級。領(lǐng)導(dǎo)對出版后的信息進(jìn)行評閱。根據(jù)要求對各單位保送的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，給出相應(yīng)的排名。對于領(lǐng)導(dǎo)的批示或領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情進(jìn)行登記。對督辦件擬定處理流程。 轉(zhuǎn)辦。 反饋。有可能反饋文件繼續(xù)流轉(zhuǎn)。對超過辦理期限的單位和個(gè)人進(jìn)行催辦、提醒盡快結(jié)束辦理。文件辦理結(jié)束后，將文件歸檔，進(jìn)入檔案管理。對于發(fā)送的文件，要求閱讀后可以返回回執(zhí)。有權(quán)限的人員可以定義、修改、撤消文件的流程。定義常用流程。 會(huì)件管理。 平件管理。 議案提案辦理。 反饋。 信訪管理 來信。系統(tǒng)可對處理流程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。對社會(huì)各界的來訪進(jìn)行登記、分類、辦理、反饋；對集體來訪、重復(fù)來訪、越級來訪等作出統(tǒng)計(jì)；對相應(yīng)部門進(jìn)行考 核等。 領(lǐng)導(dǎo)講話管理 草擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿。將領(lǐng)導(dǎo)講話稿送交相關(guān)人員審批。對領(lǐng)導(dǎo)講話進(jìn)行登記，編制領(lǐng)導(dǎo)講話的主題詞。對領(lǐng)導(dǎo)講話按照不同的方式進(jìn)行查詢；便于秘書領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，撰寫稿湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫 17 件。系統(tǒng)記錄引用過的領(lǐng)導(dǎo)講話，為將來引用領(lǐng)導(dǎo)講話提供信息。利用組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫能方便地構(gòu)建各個(gè)部門，在整個(gè)網(wǎng)絡(luò)上建立起單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)。 另外，通過這種方式在網(wǎng)上發(fā)布各部門對外公開的信息；也可由各部門領(lǐng)導(dǎo)或其他部門定期將信息放在自己部門的主頁上，并隨時(shí)更新。 電子刊物系統(tǒng)用于各種電子刊物的編輯、出版、發(fā)行。在電子刊物系統(tǒng)中，可以是用戶輸入的各種信息、或者是從其他電子新聞中收集來的信息，最后形成一期刊物，在網(wǎng)絡(luò)上公開發(fā)行。 公告牌是一個(gè)應(yīng)用比較廣泛的功能，其目的用于在單位內(nèi)部發(fā)布各種通知、通告等，其提供的基本功能包括：可以按分類樹的方式瀏覽公告牌；公告牌還支持按標(biāo)題、日期、作者等進(jìn)行全文檢索，使查詢、瀏覽信息非常方便。 宣傳部門可以利用此功能在網(wǎng)上發(fā)布簡報(bào)、表彰、通訊、處分等信息，以便其它各部門能及時(shí)了解，對于溝通各部門工作很有幫助。電子論壇可以用來在內(nèi)部收集各種意見，如意見箱、民意調(diào)查等，或用來做問題咨詢等。 另外，每個(gè)部門都可能遇 到這種情況：經(jīng)常有別的部門或外單位的工作人員來辦公室詢問、電話詢問各種問題，而這些問題有大部分是重復(fù)詢問的，大大增加了工作人員日常工作量。還可以建立“技術(shù)交流”系統(tǒng)，大家把工作上遇到的技術(shù)問題放在此系統(tǒng)中，發(fā)揮集體的優(yōu)勢，達(dá)到共同提高的目的。這需要相關(guān)人員定期把領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的信息發(fā)布到領(lǐng)導(dǎo)查詢庫中，例如領(lǐng)導(dǎo)所需的報(bào)告、報(bào)表、材料等。 6. 綜合信息庫模塊 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫 19 為達(dá)到信息共享、提高工作效率的目的，本系統(tǒng)提供了多種綜合信息查詢的功能，如：國土資源、政策法規(guī)、地方志、電子書庫、名片管理、時(shí)刻表查詢。例如：可在電子書庫放入各種相關(guān)書籍、資料、培訓(xùn)教材，建立網(wǎng)上圖書館； 在地方志中可以建立有關(guān)人文、歷史等信息； 政策法規(guī)數(shù)據(jù)庫提供對國家各種政策法規(guī)的查詢功能，可以將我們國家的法律、法規(guī)，以及單位各種的規(guī)章制度存入其中，使用者可以按分類樹的方式來管理和查詢。 1．資源管理 對于一個(gè)單位來說，它的資產(chǎn)如果管理不善，會(huì)造成資產(chǎn)的流失和去向不明。 為此，本功能模塊提供企事業(yè)單位內(nèi)部各種共享資源（如日常辦公耗材、會(huì)議室、汽車、工具等）的預(yù)定、審批、使用和統(tǒng)計(jì)。并且便于領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)了解單位各種資產(chǎn)的配置情況和使用情況，為領(lǐng)導(dǎo)的某些決策提供支持。 采用會(huì)議管理，可以避免以往手工安排會(huì)議造成的通知不及時(shí)、疏漏 人員、會(huì)議安排不合理等弊病，對日常會(huì)議安排具有重要意義。 會(huì)議文件的起草和審批：通過系統(tǒng)可以輔助起草會(huì)議需要報(bào)審批的相關(guān)文件，并進(jìn)入公文管理系統(tǒng)進(jìn)行審評流轉(zhuǎn)，批復(fù)后返回本系統(tǒng)。 會(huì)議通知的擬定、下發(fā)和通知答復(fù)管理：當(dāng)會(huì)議計(jì)劃批復(fù)后，進(jìn)入會(huì)議通知的擬定、下發(fā)階段，必要時(shí)進(jìn)入公文管理 系統(tǒng)（需要以發(fā)文形式通知參會(huì)人員）；當(dāng)被通知對象通知后回復(fù)時(shí)（或以行文方式），統(tǒng)計(jì)參會(huì)的實(shí)際人員情況，并根據(jù)前往與離開情況安排必要的接送事宜，送達(dá)至?xí)?wù)組。會(huì)務(wù)管理包括接送安排、簽到、食宿安排、資料發(fā)放、場所安排、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等工作。 場所安排：會(huì)議安排人員可根據(jù)部門的資源設(shè)置對所要召開會(huì)議的場所進(jìn)行安排。會(huì)議安排人員可添加或刪除會(huì)議資源，監(jiān)控會(huì)議情況向有關(guān)人員發(fā)送通知等。系統(tǒng)可對會(huì)議形成的各種文件包括會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議等進(jìn)行管理，并使用全文索引機(jī)制對會(huì)議文件進(jìn)行索引，以便以后對會(huì)議文件進(jìn)行查閱。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中包含“人事卡片”功能模塊，它以表格來用以記錄員工的基本情況，包括姓名、年齡、政治面貌、所學(xué)專業(yè)、職稱、文化程度、專業(yè)職務(wù)、本人簡歷、備注等。 除此之外，所有員工都通過下面幾種方式分類： 按部門查看 按姓名查看 按學(xué)歷查看 這樣非常有利于領(lǐng)導(dǎo)在網(wǎng)上隨時(shí)快速地查詢員工的情況，以便能根據(jù)內(nèi)部崗位的需要，合理地調(diào)整和安排人員工作崗位，充分發(fā)揮員工特長，真正作到“人盡其才，物盡其用”。 下班時(shí)，則需再次進(jìn)入此模塊，再次輸入用戶名和密碼，然后按 “簽離 ”鍵，就完成了下班考勤。人員條件中，可按個(gè)人查詢；時(shí)段條件中，可按 日歷定義時(shí)間段統(tǒng)計(jì) 。 軟件配置 服務(wù)器：支持 Windows NT 或持 Windows NT 2020 Server 系統(tǒng)平臺(tái)；基于 Lotus 湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫 22 Notes 進(jìn)行開發(fā)。 檔案管理系統(tǒng) 檔案管理可以對辦公過程中產(chǎn)生的表單及公文進(jìn)行歸檔、組卷，并對這些案卷實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)的應(yīng)用。 文檔管理的工作模式 SEAS2020 支持 Client/Server 和 Browser/Web Server/RDBMS 體系結(jié)構(gòu)，支持多服務(wù)器工作模式和大型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。 系統(tǒng)管理端有最高的權(quán)限，大部分系統(tǒng)管理工作由系統(tǒng)管理員完成，其工作是管理如下的系統(tǒng)功能模塊： 鑰匙文件管理 用戶管理 權(quán)限