【正文】 日期 1. 適用范圍：本流程適用于公司年度協(xié)議范圍內物資采辦過程所涉及的各項工作 2. 控制目的：本流程旨在規(guī)范對公司年度協(xié)議范圍內物資采辦過程的管理，特別是明確各部門在該過程中的職責 3. 執(zhí)行部門：物資需求部門、綜合服務事業(yè)部、審批部門、分公司 4. 關鍵控制點： 及時性：綜合服務事業(yè)部物供中心在執(zhí)行年度協(xié)議范圍內物資采辦職能的時候，應對物資需求部門的需求做出及時反應，并積極組織實施訂貨行為，以保障作業(yè)、生產的正常進行 必要性：各物資需求部門在提出采辦申請之前，首先應從必要性角度出發(fā)，確認無法從公司一級、二級庫中領用物資 5. 本流程的管理者為公司物資裝備部 年度協(xié)議物資采辦流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 主要步驟 責任者 具體操作 1 物資需求部門：物資裝備管理崗位 物資需求部門提出物資需求申請單（ MR）， 并平庫 2 綜合服務事業(yè)部：采辦管理崗位 綜合事業(yè)部采辦人員接到物資需求單位經平庫的 MR單后，在年度協(xié)議分供方的供貨清單中查找相應的物資，在訂貨清單中填寫供貨分供方及供貨項目 在訂貨前，綜合服務事業(yè)部應根據(jù)供貨總價按綜合服務事業(yè)部制定的經物資裝備部批準的權限逐級審批 3 綜合服務事業(yè)部：采辦管理崗位 綜合服務事業(yè)部向分供方發(fā)出訂貨單 4 綜合服務事業(yè)部：采辦管理崗位 綜合服務事業(yè)部組織分供方 、 采辦人員和倉庫保管員 、 物資使用單位人員進行采辦物資的驗收和交接 ， 并在驗收交接單上簽字 5 綜合服務事業(yè)部：采辦管理崗位 綜合服務事業(yè)部采辦人員和倉庫保管員依據(jù)訂貨清單及驗收交接單辦理入庫手續(xù) 6 綜合服務事業(yè)部：采辦管理崗位 年度協(xié)議采辦的付款采用每月一次或分幾次結帳付款的方式 。 綜合服務事業(yè)部準備付款文件 （ 附所有供貨確認單據(jù) ） ， 然后交公司或屬地分公司按權限簽付 7 公司財務部： 機關財務管理崗位 分公司計財部： 會計報告和統(tǒng)計分析管理崗位 公司財務部 /屬地分公司計財部根據(jù)付款文件 ， 并與月度用款計劃核對 ，再依據(jù)會計法規(guī)和有關制度進行審核 。 如無特殊原因 ， 應在規(guī)定的付款期的最后兩個工作日內付款 ， 不得提前付款 物資需求部門 綜合服務事業(yè)部 公司 /屬地分公司 物資需求申請單 平庫 是 否 年度協(xié)議分供方的供貨清單中查找相應的物資 訂貨清單 審批部門 逐級審批 訂貨 訂貨單 入庫檢驗 入庫檢驗 簽署驗收交接單 簽署驗收交接單 辦理入庫手續(xù) 辦理付款文件 按照權限付款 訂貨單及資料存檔 領用流程 年度協(xié)議物資采辦流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 應急采辦流程 應急采辦流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 項目 生效日期 修改版本 編制人： 物資裝備管理流程 —— 應急采辦流程 失效序號 序號 日期 1. 適用范圍：本流程適用于公司應急采辦過程所涉及的各項工作 2. 控制目的：本流程旨在規(guī)范對公司應急采辦過程的管理，特別是明確各部門在該過程中的職責 3. 執(zhí)行部門：生產作業(yè)單位、事業(yè)部本部、采辦部門 /本部門采辦、審批部門、公司財務部 /分公司計財部 4. 關鍵控制點： 緊迫性和及時性：涉及應急采辦過程的各部門應認識到應急采辦的緊迫性，并及時根據(jù)應急采辦要求，在第一時間做出反應，使應急采辦流程能夠順利、高效地運轉，以保障作業(yè)、生產的正常進行 必要性：各物資需求部門在提出應急采辦需求申請之前，首先應從必要性角度出發(fā)，確認物資是屬對生產有直接影響，目前已造成停產（主要生產設備無法運行）或即將導致停產，而又沒有庫存和無別的解決途徑的物資 5. 本流程的管理者為公司物資裝備部 應急采辦流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 主要步驟 責任者 具體操作 1 應急物資需求單位：物資裝備管理崗位 由各生產單位領導根據(jù)實際情況以最快捷的方式（電傳、 EMAIL、 電話、電報）向本事業(yè)部提出應急采辦物資申請 2 相關事業(yè)部：采辦管理崗位 ? 相關事業(yè)部在授權范圍內批準應急采辦物資申請，報主管領導批準后送采辦部門或本單位采辦主管應急采辦 ? 應急采辦申請交采辦部門或本單位采辦主管執(zhí)行后，申請單位領導應安排有關人員補辦正式的物資計劃和有關審批手續(xù) 3 采辦部門或本單位采辦主管：采辦管理崗位 采辦部門或本單位采辦主管接到應急采辦指令后 ， 其主管領導應立即安排采辦人員進行采辦工作 。 按正常采辦程序需由領導審批后才能進行下一步驟的環(huán)節(jié) ， 由采辦人員電話請示后 ， 繼續(xù)進行下一步采辦步驟 4 負責采辦部門采辦管理崗位 采辦人員根據(jù)分供方檔案及平時經驗選擇三家或以上最有能力 ， 信譽好 ，最有可能找到現(xiàn)貨的分供方用電話的方式進行分供方選擇審批 ， 然后詢價 在所選定的分供方未明確能否找到合格現(xiàn)貨前 ， 采辦人員應繼續(xù)向其它地區(qū)的分供方尋找合格現(xiàn)貨途徑 5 負責采辦部門采辦管理崗位 當收到分供方報價時 ， 采辦人員立即將報價與最近一次訂貨的價格相比較 ， 如果價格不超過 10%， 則采辦人員可直接下定單 ， 然后補辦有關手續(xù) 。 如超過 10%， 則按審批權限口頭逐級審批 。 如同意 ， 訂貨后補辦手續(xù) 。 如不同意 ， 則等待并繼續(xù)尋找報價 應急采辦流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 主要步驟 責任者 具體操作 6 負責采辦部門采辦管理崗位 當批準訂貨后 ， 采辦人員立即下定單 ， 并安排最節(jié)約時間的全程運輸事宜 若無合格現(xiàn)貨 ， 只有代用品 、 修復品等 ， 采辦人員應及時將情況反饋給申請單位和報有關領導同意訂購后再成交 經最大努力仍只有期貨 ， 應及時反饋給申請單位和報有關領導 。 若需訂購期貨 ， 則改按正常采辦程序執(zhí)行 7 負責采辦部門采辦管理崗位 應急采辦物資成交后，采辦人員應補齊有關文件和手續(xù)。并按正常采辦規(guī)定送有關領導補簽應急采辦文件 采辦人員應急采辦物資的采購文件編審與正常采辦的采購文件編審相同 8 負責采辦部門采辦管理崗位 采辦人員要全程跟蹤應急采購物資的交貨、運輸、提貨、報關等情況 9 公司財務部： 機關財務管理崗位 分公司計財部： 會計報告和統(tǒng)計分析管理崗位 公司財務部 /分公司計財部根據(jù)付款文件，并與月度用款計劃核對，再依據(jù)會計法規(guī)和有關制度進行審核。如無特殊原因，應在規(guī)定的付款期的最后兩個工作日內付款，不得提前付款 事業(yè)部本部 審批部門 財務部 /分公司計財部 采辦部門 /本部門采辦主管 生產作業(yè)單位 應急采辦物資申請單 權限內審批 應急采辦指令 進入應急采辦流程 按照授權電話請示 是否在權限內 是 否 選擇分供方 審批 按照授權電話請示 審批 詢價 詢價單 與最近一次采辦價格比價，是否超過 10% 補辦正式的物資計劃和有關審批手續(xù) 訂單 否 審批 是 是 否 補辦有關手續(xù) 審批 辦理付款文件 付款 訂貨單及資料存檔 全程跟蹤交貨、運輸、提貨、報關等情況 終止 應急采辦流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 分供方管理流程 分供方管理流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 項目 生效日期 修改版本 編制人： 物資裝備管理流程 —— 分供方管理流程 失效序號 序號 日期 1. 適用范圍：本流程適用于公司分供方管理過程所涉及的各項工作 2. 控制目的：本流程旨在規(guī)范公司分供方管理過程，特別是明確各部門在該過程中的職責 3. 執(zhí)行部門：事業(yè)部或采辦人員、分公司、物資裝備部 4. 關鍵控制點： 全面性：分供方評審的范圍應覆蓋公司所有物資、裝備、維修服務等的提供方，以保證采辦人員及時了解分供方 及時性：有關分供方的信息和數(shù)據(jù)應及時更新，以保證采辦人員及時了解分供方的情況 客觀性：對分供方的評審要公正客觀，杜絕一切徇私舞弊的行為的發(fā)生 5. 本流程的管理者為公司物資裝備部 分供方管理流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 主要步驟 責任者 具體操作 1 事業(yè)部：采辦管理崗位 向屬地分公司上報上一年度所有分供方的評審資料及清單，如有新分供方申請，也可與年度評價一起進行評審 2 分公司：采辦管理崗位 匯總分供方的評審資料及清單，并在完成評審工作后，將評審結果上報物資裝備部 3 物資裝備部：采辦管理崗位 對分公司上報的分供方評審資料進行審批 ， 并匯總 ， 在公司指定網頁上公布 4 分公司：采辦管理崗位 根據(jù)物資裝備部審批的分供方評審資料 ， 編制合格分供方名錄和新分供方檔案 5 事業(yè)部：采辦管理崗位 根據(jù)分公司編制的合格分供方名錄和新分供方檔案 ， 對分供方的情況做動態(tài)的跟蹤 ， 并及時向分公司提供分供方資料變更信息和不合格采購品報告 6 分公司：采辦管理崗位 根據(jù)事業(yè)部提供的分供方資料變更信息和不合格采購品報告 ， 以及本部門采辦人員提供的分供方資料變更信息和不合格采購品報告 ， 對分供方進行跟蹤和動態(tài)管理 根據(jù)對分供方的動態(tài)管理信息 ， 編制合格分供方資料變更審批表和取消合格分供方資格審批表 ， 經由內部審批之后 ， 報公司物資裝備部 分供方管理流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 主要步驟 責任者 具體操作 7 物資裝備部：采辦管理崗位 對分公司上報的合格分供方資料變更審批表和取消合格分供方資格審批表進行審批 、 匯總 ， 并在公司制定網頁公布 8 分公司：采辦管理崗位 根據(jù)物資裝備部審批的合格分供方資料變更審批表和取消合格分供方資格審批表 ， 修改 、 刪除合格分供方資料 ， 并進行文檔管理和資料變更管理工作 9 物資裝備部：采辦管理崗位 分公司：采辦管理崗位 同時建立分供方、承包商檔案 10 物資裝備部：采辦管理崗位 有必要時，物資裝備部將組織或委托有關人員對主要的分供方、承包商進行考察 分公司 物資裝備部 事業(yè)部 /采辦人員 分供方的評審資料及清單 匯總 評審 新分供方的評審資料及清單 評審報告 審批 合格分供方名錄 新分供方檔案 新分供方評審推薦表 合格分供方的動態(tài)管理 修改、刪除合格分供方資料 分供方、承包商檔案 文檔管理和資料變更管理 分供方資料變更信息 合格分供方資料變更審批表 內部審批 審批 公司制定網頁上公布 取消合格分供方資格審批表 不合格采購品報告 分供方、承包商檔案 根據(jù)需要，對分供方、承包商進行考察 分供方管理流程 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 分供方資料變更信息 不合格采購品報告 工程維修改造項目實施流程 —— 事業(yè)部權限下 工程維修改造項目實施管理流程 —— 事業(yè)部權限下 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 項目 生效日期 修改版本 編制人： 物資裝備管理流程 工程維修改造項目實施管理流程 ——事業(yè)部權限下 失效序號 序號 日期 1. 適用范圍：本流程適用于公司事業(yè)部權限內工程維修改造項目實施過程所涉及的各項工作 2. 控制目的：本流程旨在規(guī)范公司事業(yè)部權限內工程維修改造項目實施過程，特別是明確各部門在該過程中的職責 3. 執(zhí)行部門：事業(yè)部、物資裝備部、計劃資金部、分公司、主管領導 4. 關鍵控制點： 謹慎性和安全性：工程維修改造項目的計劃和實施應遵循謹慎、保證作業(yè)安全的原則，項目實施應嚴把質量關，并嚴格按照質量標準進行項目完成后的聯(lián)合驗收工作 及時性：在項目實施過程中，應對項目的進度和預算執(zhí)行情況進行嚴格監(jiān)控，以保證項目的順利實施 5. 本流程的管理者為公司物資裝備部 工程維修改造項目實施管理流程 —— 事業(yè)部權限下 （物資裝備管理流程） 流程編號 版本號 主要步驟 責任者 具體操作 1 事業(yè)部：采辦管理崗位 向物資裝備部申報項目計劃并提交申報文件