【正文】 企業(yè)在 不同時期存貨的種類不盡相同，每個會計年度又可以根據管理需求選擇合理的存貨成本計算方法。因此，為了使存貨子系統(tǒng)能夠滿足不同企業(yè)或同一企業(yè)對存貨核算和管理的需要，財會人員和相關部門人員首先要根據自己的需要建立系統(tǒng)應用環(huán)境，進行一系列個性化設置，其流程圖如圖 9 4 所示。 圖 9 4：基礎設置流程 說明： ① 定 義業(yè)務范圍。如企業(yè)存貨核算方式、暫估價回沖方式、資金占用規(guī)劃、是否允許零出庫、無成套件管理、存貨有無輔助計量單位、啟用會計月份等。 ② 設置存貨檔案。將企業(yè)所有存貨進行分類和編碼，并將相關信息保存在存貨檔案文件中。 ③ 設置存貨核算的相關要素檔案。如設置部門檔案、供應商檔案、倉庫目錄等。 ④ 設置存貨成本計算方法。將加權平均、移動加權平均、先進先出、后進先出、個別汁價法等存貨成本計算方法設置在計算方法文件中，并根據存貨的管理要求，對不同的存貨選擇一種或者幾種計算方法。 ⑤ 設 置費用統(tǒng)計標準分配原則。為了實現(xiàn)子系統(tǒng)間數據傳遞和共享，設置存貨科目、出庫和入庫分錄的對方科目、費用分配科目等，將結果保存在共享的文件中。 三、存貨日常核算流程（重點） 在輸入出庫單、入庫單過程中，需要獲取采購子系統(tǒng)采購訂單文件中的數據，如供應商代碼、結算方式、訂貨數量等數據；需要從存貨成本計算方法文件中獲得相應的計算方法（如先進先出、后進先出、移動加權平均等）；從存貨結存文件中獲取相應的結存單價，從而決定出庫存貨的成本和數量等，日常核算的流程見圖 9 5。 圖 9 5：存貨日常核算流程 說明： ① 出入庫單處理。通過錄入入庫單、錄入出庫單模塊將各種入庫單、出庫單輸入計算機，并保存在臨時出庫單、臨時入庫單文件中。在網絡環(huán)境下，當采購子系統(tǒng)或者物流管理子系統(tǒng)與存貨子系統(tǒng)集成，那么通過獲取入庫單模塊，直接從相關子系統(tǒng)中獲取入庫單，不需要一一錄入人庫單信息，此時可以修改。依此類推，當銷售子系統(tǒng)或者生產子系統(tǒng)與存貨子 系統(tǒng)集成，那么通過獲取出庫單模塊，直接從相關子系統(tǒng)中獲取出庫單信息，不需要一一錄入出庫單信息。 此外，還需要從存貨檔案文件中獲取存貨最高庫存、最低庫存信息進行實時控制： Ⅰ 處理入庫單：如果存貨結存數量大于最高庫存，則報警； Ⅱ 處理出庫單：如果存貨結存數量小于最低庫存，則報警。 從這些數據文件中自動獲取相應的數據能夠提高出入庫信息處理的效率，并對出入庫業(yè)務進行實時控制。 ② 審核。通過審核模塊對臨時入庫單、臨時出庫單文件中的單據進行審核，審核無誤后簽字。 ③ 記 賬和計算。通過記賬模塊用臨時入庫單、臨時出庫單文件更新存貨結存文件、入庫單文件、出庫單文件。記賬時可以根據存貨檔案文件中設置的每種存貨核算方式（計劃成本、實際成本）、每種存貨的成本計算方法（先進先出、后進先出、加權平均、移動加權平均、個別計價法），以及相應的會計處理原則更新存貨文件。 ④ 期末處理。月末按不同的計算方法計算：本月出庫存貨成本；進行結賬，生成下月結存文件，并將本月結存數據作為下月期初數轉移到下月結存文件等。 ⑤ 自動轉賬。自動轉賬分為兩部分：第 —，存貨子系統(tǒng)向總賬子系統(tǒng)傳遞數據 。第二，存貨子系統(tǒng)向成本等其他子系統(tǒng)傳遞數據，系統(tǒng)從存貨結存文件、入庫單文件、出庫單文件、費用統(tǒng)汁標準分配等文件中提取數據，進行匯總自動生成費用分配表等，通過標準接口傳入相應子系統(tǒng)。 四、存貨管理流程（重點） 根據管理的需要，各個部門（采購、生產、銷售、倉庫、財務）在其權限范圍內網絡獲取存貨管理信息，管理分析模塊自動從存貨檔案文件、存貨結存文件、入庫單文件、出庫單文件等文件提取數據，進行加工生成并輸出各種賬簿和管理分析表，如存貨總賬、明細賬、超儲短缺一覽表、 ABC 成本分析、庫存資金占用分析表。其流程如圖 9 6 所示。 圖 9 6：存貨管理流程 五、電算化環(huán)境與手工環(huán)境下存貨核算和管理流程的區(qū)別 電算化環(huán)境與手工環(huán)境下，存貨核算與管理流程發(fā)生了很多變化，其主要變化如下： 通過基礎設置建立存貨子系統(tǒng)應用環(huán)境并保證存貨子系統(tǒng)的安全運行。 在手工環(huán)境下，初始設置的工作比較少，如設置存貨科目、開設賬戶 、編制存貨編碼、確定存貨核算方式等，為存貨核算提供一個基本平臺。在電算化環(huán)境下，同樣需要設置存貨科目、定義存貨編碼等。不同的是，在電算化環(huán)境初始設置的內容大大增加了，其作用不僅體現(xiàn)在為存貨核算和管理提供了應用環(huán)境，而且為高效、準確地進行存貨核算和管理提供了依據，如根據存貨類別、存貨編碼、存貨成本計算方法系統(tǒng)能夠自動進行單據匯總、記賬、計算存貨成本、賬表輸出等；根據是否允許零出庫設置系統(tǒng)能夠自動控制存貨出庫業(yè)務：根據存貨科目、對方科目、費用分配標準等，系統(tǒng)能夠自動生成存貨轉賬憑證；根據定義的資金占用規(guī)劃、存貨 分類等，系統(tǒng)能夠自動進行庫存資金占用規(guī)劃分析、 ABC 成本分析、超儲缺貨分析等。 可以根據需要選擇各種存貨成本計算方法。 在手工環(huán)境下，由于先進先出、后進先出等先進的方法比較復雜、工作量大，很少有企業(yè)真正采用，大部分企業(yè)都使用最簡單的加權平均法進行存貨成本計算。在存貨子系統(tǒng)中，財會人員可以根據存貨核算和管理的需要選擇最適合的存貨成本計算方法，計算機能夠自動準確地完成核算工作。 高效、準確地完成核算工作。 在存貨子系統(tǒng)中，一旦選擇了成本計算方法，輸入了出入庫等單據，計 算機便能夠自動、準確地處理出入庫業(yè)務、計算出發(fā)出存貨成本、自動計算成本差異、自動計算期末結存單價、數量、金額等。這樣大大減輕了財會人員的勞動強度，提高了核算的準確性。 及時準確地提供存貨賬簿并保證賬賬相符。 在手工環(huán)境下，由于人工處理的局限性，同一數據由不同人員按照不同的需求轉抄在不同的賬簿上，差錯率比較高，經常是存貨實物、存貨一級賬、二級賬、三級賬之間賬賬不符、賬物不符，需要花費很多人力和物力核對和更改。在存貨子系統(tǒng)中，各種存貨總賬、明細賬都來自同一數據源（存貨結存文件、入庫單文件、 出庫單文件），因此，計算機根據同一數據源自動生成并輸出賬簿，保證了賬賬相符。另外，由于計算機能夠存儲存貨核算和管理的各種數據，生成和輸出數量賬、數量金額賬、金額賬，只是提取的數據不同而已，因此，各級財會人員和業(yè)務人員可以根據需要及時、準確地查詢任意存貨的總賬、明細賬。 各業(yè)務部門之間實現(xiàn)數據共享。 在手工環(huán)境下，銷售部門、采購部門都需要從存貨子系統(tǒng)及時獲得發(fā)出存貨成本、存貨結存數據等信息，但由于部門之間數據傳遞方式的限制，不能及時準確地得到所需的數據；同一入庫單和采購發(fā)票在采購部門需要 處理（登記、結算）一次，在倉庫或財務部門又要處理一次 （登記、結算）。在電算化環(huán)境下，存貨子系統(tǒng)一般作為一個相對獨立的子系統(tǒng)使用，同時它又和采購、應付子系統(tǒng)等保持密切的聯(lián)系，實現(xiàn)了一個完整的支出循環(huán)。隨著企業(yè)網絡信息系統(tǒng)的不斷建立，通過標準接口存貨子系統(tǒng)不僅可與會計信息系統(tǒng)中的其他子系統(tǒng)，如總賬子系統(tǒng)、采購子系統(tǒng)、應付子系統(tǒng)、成本子系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)相互傳遞信息實現(xiàn)數據共享，而且還與其他系統(tǒng)（ MRP， JIT， EDI 等系統(tǒng)）緊密結合，實現(xiàn)數據的自動傳遞和共享，形成高度集成的管理信息系統(tǒng)。在任何一個子系統(tǒng)都可及 時準確地獲取和共享其他子系統(tǒng)的信息；任何一種單據只有一個入口，一次錄入，多處使用（如入庫單、采購發(fā)票如果在采購子系統(tǒng)錄入，那么就可以在存貨子系統(tǒng)、應付子系統(tǒng)、總賬子系統(tǒng)等多處使用），充分保證了數據的一致性、傳遞的及時性。 及時準確地提供存貨管理和分析數據。 在手工環(huán)境下，存貨數據不能及時報送和匯總，因此，不能及時準確地提供各種分析數據。在電算化環(huán)境下，實現(xiàn)了數據的及時登記、及時傳遞以及數據共享，因此，可以及時準確地得到各種分析表，并進行存貨管理和存貨分析，如 ABC 分析等。 第三節(jié) 存貨子系統(tǒng)的總體結構設計 一、存貨子系統(tǒng)數據編碼設計 存貨子系統(tǒng)數據結構復雜，數據量大。因此，在滿足基本輸入、處理和輸出的前提下，使各個文件盡可能不包含冗余數據項，這不僅可以節(jié)約大量存儲空間，而且可以提高系統(tǒng)穩(wěn)定性、消除數據不一致隱患，方便對數據的統(tǒng)一管理。存貨子系統(tǒng)涉及的數據編碼比較多，如存貨編碼、存貨類別編碼、倉庫代碼等，因此，數據編碼設計也是非常重要的內容。 存貨類別編碼 存貨在生產經營過程中的用途不同，所起的作用也不盡相同。為了滿足按存貨的類別進行統(tǒng)計、匯總等核算和管理需 要，可以對存貨進行分類，進行存貨類別編碼設計，即定義類別編碼、名稱。根據核算和管理需要存貨類別可以設置得 “粗 ”一些，即只按大類設置，如 01材料、 02產成品等，這樣系統(tǒng)只能對所有存貨按大類進行統(tǒng)計和匯總。存貨類別也可以設置得 “細 ”一些，即按大、中、小或一、二、三級進行分類。例如，某企業(yè)將存貨分類定義為 “1－ 2－ 3”，這表明將存貨類別分為三級，一級編碼為一位，二級編碼為二位，三級編碼為 3級。存貨類別編碼、類別名稱舉例如下： 級次 類別編碼 類別名稱 1 1 材料 2 101 碳素鋼 2 102 合金鋼 3 102020 低合金鋼 3 102020 高合金鋼 1 2 產成品 2 201 防盜門 2 202 保險柜 這樣系統(tǒng)就可以按照各級、各類等多種方式對所有存貨進行統(tǒng)計和匯總，滿足不同核算和管理的需要。 存貨編碼設計 存貨子系統(tǒng)的數據處理工作都是圍繞著存貨這個中心展開的，為了使計算機更好地對存貨進行核算和管理，必須為每種存貨統(tǒng)一編碼。然而，在一個企業(yè)中，往往因為存貨的類別、品種和規(guī)格繁多，使得存貨編碼的設計非常困難。如果沒有標準的存貨編碼方案可依，企業(yè)一般自行編制，但要求每個存貨編碼必須唯一。 例如：某企業(yè)設存貨編碼為 3位．那么 102020： “材料 ——合金鋼 ——低合金鋼 ”類別下存貨編碼為： 類別編碼 存貨編碼 存貨名稱 102020 001 A3鋼 102020 002 20號鋼 102020 003 25號鋼 102020 004 35號鋼 有些企業(yè)多采用群碼的代碼方式，即存貨編碼中包含存貨類別編碼和存貨編碼。 例如：某企業(yè)將存貨編碼長度設計為 10位，其代碼方式則為： 那么按上述代碼方式設計存貨編碼舉例如下： 級次 存貨編碼 存貨名稱 1 1 材料 2 101 碳素鋼 2 102 合金鋼 3 102020 低合金鋼 4 102020001 A3鋼 4 102020002 20號鋼 4 102020003 25號鋼 4 102020004 35號鋼 二、存貨子系統(tǒng)數據文件設計 存貨子系統(tǒng)涉及的數據文件也很多，如存貨檔案文件、倉庫文件、部門文件、供應商文件、人庫單文件、出庫單文件、費用統(tǒng)計分配文件、存貨結存文件等。這些文件中，有些是供各個處理模塊查詢參照用的 “字典文件 ”（如存貨檔案文件），有些是在處理過程中要頻繁使用的主數據文件（如存貨結存文件），有些則是用過后立即刪除其數據的暫存文件（如臨時入庫單文件）。 存貨子系統(tǒng)主要數據文件如下： 存貨檔案文件 存貨檔案文件用來存放存貨基本信息，如存貨編碼、存貨名稱、計量 單位、規(guī)格型號等；存貨成本信息，如計劃價／售價、參考成本、最新成本、最低售價等；存貨控制信息，如提前期、經濟批量、 ABC 分類、安全庫存、最高庫存、最低庫存、呆滯積壓標準等；存貨其他信息，如單位重量、單位體積、啟用日期、停用日期等。 該文件便于掌握企業(yè)有什么存貨，多少種存貨，每一種存貨的規(guī)格型號、成本、控制等信息。該文件的關鍵字為存貨編號，為每種存貨建立一條獨立的記錄，按存貨編碼建立索引文件。 存貨結存