【正文】 上《公司呈批單》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批），越級請示、報告的必須用書面形式。 第六條 上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對下一級的請示予以答復(fù)（一般使用《公司文件承辦單》予 以答復(fù)，總經(jīng)理審批答復(fù)文件使用《總經(jīng)理批文承辦結(jié)果反饋單》），如不屬職權(quán)范圍內(nèi)的，應(yīng)在接到請示后一天內(nèi)轉(zhuǎn)呈其上一級領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)，上一級領(lǐng)導(dǎo)接到下一級領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)呈來的請示，應(yīng)在三天內(nèi)予以明確答復(fù)。 上級領(lǐng)導(dǎo)對下級的請示或轉(zhuǎn)呈的請示答復(fù)有困難的，應(yīng)及時請示其上一級領(lǐng)導(dǎo)作出處理意見。 第七條 下級接到上級的批復(fù)后，應(yīng)在三天內(nèi)完成相應(yīng)工作，并報告結(jié)果（總經(jīng)理審批答復(fù)的文件使用《總經(jīng)理批文承辦結(jié)果反饋單》）。如有困難的 ,應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)再請示，以保證工作的順利完成。 第八條 如發(fā)現(xiàn)下級工作報告中存在 不足，應(yīng)及時指正，并責(zé)成下級迅速改正。 附：《公司呈批單》 《公司文件承辦單》 《總經(jīng)理批文承辦結(jié)果反饋單》 三、公文管理規(guī)定 為規(guī)范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作，特制定本規(guī)定。 第一條 職責(zé)： 總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有文件審批。 行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核，用印管理。 行政人事部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審閱。 行政人事部助理負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。 管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件復(fù)核。 管理處客服助理負(fù)責(zé)管理處文件的 打印及文號的管理工作。 第二條 程序要點 公文格式 公文種類： A) 按《國家行政公文處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求，常用行政文書包括：命令、令，決定，公告、通告，通知，通報，議案，請示，批復(fù)，意見，函，會議紀(jì)要； B) 根據(jù)物業(yè)管理特點，可引入以下文件類別： —— 上行文：請示，報告，總結(jié)； —— 下行文：批復(fù)，決定，通知，通告，通報； —— 平行文：函，會議紀(jì)要。 文件標(biāo)題： A) 行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則； B) 公司內(nèi)部文件統(tǒng)一使用帶公 司名稱的信箋紙打?。▽ν馕募猓?。 C) 標(biāo)題統(tǒng)一使用二號黑體字，放在公司名稱橫線以下，文號上方居中位置。 發(fā)文字號。簡稱文號，包括機(jī)關(guān)代字、年號和順序號三項內(nèi)容： A) 根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時間對文件編號； B) 物業(yè)管理公司文號作為以下統(tǒng)一規(guī)定： —— 發(fā)文文號： XX（字） XX發(fā) [XXXXXXXX] XXX號 文件序號（每年由 001開始編號） 發(fā)文日期，前四位為年份 公司代號 公司及管理處簡稱 如：仁和（字）物發(fā) [20202030]016 號，是指仁和物業(yè)管理有限公司 2020年 9月 30 日所發(fā)的公司第 16 個文件；國土（字）物管發(fā) [20200506]026 號，是指國土家園物業(yè)管理處 2020年 5月 6日所發(fā)的管理處第 26 號文件。 C) 文號統(tǒng)一使用小 4號楷體字，放在文件標(biāo)題下一行的居中位置； D) 公司文號由行政人事部助理統(tǒng)一管理，管理處文號由管理處服務(wù)助理統(tǒng)一管理； E) 發(fā)文部門 需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。 秘密等級和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： A) 普通文件不加注明； B) 秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣； C) 急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣； D) 為示區(qū)別，一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一使用 2號宋體字。 主送機(jī)關(guān)。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的機(jī)關(guān)： A) 應(yīng)放在文號下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號”； B) 主送機(jī)關(guān)不止一個時，要按其機(jī)關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列 ，中間用“頓號”隔開； C) 根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用 4號或小 4號楷體字。 正文是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚： A) 正文文字一律至左而右橫排； B) 要合理的劃分段落、正確使用標(biāo)點符號，每段開頭空兩個字； C) 正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致； D）頁面設(shè)置采取統(tǒng)一格式：頁面距一般統(tǒng)一控制為 2厘米，頁眉頁腳控制為 1厘米。 附件通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料： A) 如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落 款的左上側(cè)，專行空兩格注明“附件： XXX”字樣；如果附件較多，還須編上序號 3??末尾用分號，最后一個附件用句號結(jié)束；文件無附件的，無須注明； B) 要寫明附件的全稱； C) 附件字體與正文相同。 落款指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名（前面冠以職務(wù)身份）署名： A) 落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置； B) 如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行“（此頁無正文）”字樣； C) 落款字體與正 文相同。 日期： A) 一般應(yīng)寫發(fā)文日期； B) 會議通過的文件應(yīng)寫會議通過的日期； C) 重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期； D) 日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。 ，是文件合法生效的標(biāo)志，一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章（單位經(jīng)理署名除外）： A) 蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行，由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記； B) 印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。 。指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄送機(jī)關(guān)、印 刷機(jī)關(guān)、印刷時間和印刷份數(shù)等內(nèi)容： A) 公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用一直線分割以示區(qū)別； B) 公文文尾字體與正文相同，另行頂格； C) 抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對上級機(jī)關(guān)的抄送叫抄報。先寫抄報機(jī)關(guān)，再寫抄送機(jī)關(guān)； D) 打印時間指打印的時間，打印機(jī)關(guān)和打印時間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭搖相呼應(yīng)； E) 打印份數(shù)指的是打印的總份數(shù)，位于底線的偏右側(cè)位置。 發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作： 交擬或擬議：經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員； A) 擬稿人員接受任務(wù)后，對所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思： —— 深入領(lǐng)會意圖，掌握其精神實質(zhì)； —— 注意提煉觀點，選擇材料； —— 安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架； —— 如果對原交擬意圖不清或需要有重大修正時，須征得交擬人同意，不可擅自作主。 撰寫和審核（正規(guī)文件須打印，一般情況下，有管理部或服務(wù)助理負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對）： A) 擬稿人在擬議得基礎(chǔ)上，按照擬議得設(shè)計撰寫文稿，撰寫時應(yīng)注意： —— 不與國家法律、法規(guī)相違背； —— 把握各種文書的特點、規(guī)律和寫作方法； —— 堅持觀點與材料相統(tǒng)一。 B) 交擬人對擬稿人的文件進(jìn)行審核： —— 審查文稿內(nèi)容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法； —— 所提的任務(wù)、措施或方法是否切實可行； —— 所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng)； —— 主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng)； —— 文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。 C) 行政人事部主管和管理處經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容： —— 文稿體式和格式是否完備、規(guī)范； —— 所用文種和名義是否恰當(dāng)； —— 文 件的密級和緊急程度是否恰當(dāng)； —— 文件表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密，符合標(biāo)準(zhǔn)的，附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報總經(jīng)理審批；不符合的退回擬稿部門。 簽發(fā)：總經(jīng)理對簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實事求是的擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理；不同意的寫出具體意見返還行政人事部或管理處重新撰寫。 蓋章和發(fā)放： A) 蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加?。? —— 總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章； —— 蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要 求蓋章； —— 須將蓋章文件至少保留一份存檔（對特殊約定的按約定處理）； —— 對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。 B) 發(fā)放。發(fā)放（裝封和發(fā)送）工作要迅速、準(zhǔn)確、安全： —— 發(fā)文登記：由文件管理人員將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)放范圍（包括：主送單位、抄報部門、抄送部門）填寫《發(fā)放記錄》； —— 采用快捷方式發(fā)放文件，并落實收到情況； —— 將發(fā)放情況記錄在《發(fā)放記錄》中； —— 次年 2月底將當(dāng)年的《發(fā)放記錄》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管； —— 重要文件接收方需簽收。 收文辦理。一般包括：收 拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。 收拆指文書的收進(jìn)和拆封： A) 公司行政人事部或管理處客戶服務(wù)部為收拆工作的主要部門； B) 凡封套上寫明給本機(jī)關(guān)或管理部收訖的文件由管理部拆封；寫明由管理處或客戶服務(wù)部收訖的由客戶服務(wù)部拆封；寫明為具體部門或具體人收訖的信，由收信部門 /人拆封，拆封時應(yīng)注意： —— 檢查信封內(nèi)文件是否齊全，發(fā)現(xiàn)問題，要做出必要的記載和及時處理； —— 取凈封內(nèi)文件及附件，注意保持信封和文件的完好； —— 急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門主管拆信。 登記： A) 凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價值、使用期限長的公文，都要登記； B) 以下文件無須進(jìn)行登記： —— 各種無機(jī)密性的出版物 —— 一般性的簡報、資料； —— 告之性的廣告； —— 事務(wù)性的便函等。 C) 文書管理人員將文件登記在《收文記錄》內(nèi)。 第三條 相關(guān)文件與記錄 《發(fā)放記錄》 《收文記錄》 《發(fā)文審批表》 四、印章管理規(guī)定 為了加強(qiáng)印章管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，明確印章的使用范圍、使用權(quán)限及有關(guān)責(zé)任，特制定本規(guī)定。 （一 ）印章管理范圍 第一條 本文所指印章包括公司的公章、合同專用章、管理處專用章、財務(wù)專用章、銀行留用負(fù)責(zé)人印鑒等。 （二）印章的保管 第二條 公司公章、合同專用章由行政人事部主管或指定專人負(fù)責(zé)保管； 部門專用章、管理處專用章由各部門負(fù)責(zé)人、管理處主任保管；銀行留用負(fù)責(zé)人印章由出納保管。 第三條 各種公章印鑒由保管人員簽收，保管人必須妥善保管，如有遺失，應(yīng)立即報告有關(guān)部門，并登報聲明作廢。若因此而導(dǎo)致?lián)p失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)人員責(zé)任。 （三）印章的使用 第 四條 印章使用應(yīng)實行登記制度，以便查存，防止出錯。 第五條 一般性公文往來及一般性證明材料，由行政人事部負(fù)責(zé)人簽名，方可蓋章。 第六條 涉及經(jīng)濟(jì)事務(wù)及法律責(zé)任的有關(guān)公文及證明材料，須由公司法人代表簽名才能蓋章。 第七條 凡屬人事任免、調(diào)配、獎罰等以公司名義簽發(fā)的文件、報告或請示，須經(jīng)公司經(jīng)理（法人代表）簽名，方可蓋章。 第八條 各部門印章的使用，由各部門負(fù)責(zé)。各管理處印章只允許對內(nèi)和業(yè)主使用（不含有營業(yè)執(zhí)照的管理處）。 第九條 財務(wù)專用章只作本公司 辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)、收取外單位或個人款項時使用，不作他用。財務(wù)部門印章的使用必須按有關(guān)財務(wù)制度嚴(yán)格執(zhí)行。 第十條 任何人不準(zhǔn)私自動用公章，不準(zhǔn)用公章開空白條、空白證明和空白介紹信。 第十一條 公司印章原則上不能帶出，如確因工作需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，二人同行方可帶出。 第十二條 各種印章印鑒，必須嚴(yán)格按照使用范圍及各級分管權(quán)限正確使用，如有違反規(guī)定而造成法律糾紛或經(jīng)濟(jì)損失者，將根據(jù)情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任。 五、文印管理規(guī)定 為加強(qiáng)公司電腦設(shè)備、復(fù)印機(jī)等的使用管理，規(guī)范文 印行為，保證公司文印正常工作，特制定如下規(guī)定。 （一）使用管理 1．電腦設(shè)備、復(fù)印機(jī)由公司指定的行政助理專人使用、保養(yǎng)，使用人應(yīng)合理操作。有關(guān)設(shè)備及一切用品（含紙、色帶等）由專人保管，其它人員不得擅自使用。 2．凡已上網(wǎng)的電腦，由公司指定專人使用，上網(wǎng)密碼亦只由經(jīng)理指定之人員知道，任何人不得向外泄露密碼。同時，上網(wǎng)費用標(biāo)準(zhǔn)為 200元 /月，直接補(bǔ)貼在該部門的電話費中。