【正文】 年召開一次。 （一） 會議內(nèi)容 總結(jié)工作，表彰先進(jìn)； 提出并部署集團(tuán)公司下一年工作目標(biāo)任務(wù)，統(tǒng)一思想，鼓舞干勁； 其他必要事項的通報。 （二）出席范圍 集團(tuán)公司全體員工。 （三）會議程序 由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)會議的安排和通知 ； 集團(tuán)公司主要 領(lǐng)導(dǎo)作工作報告； 七、部門會議由各部門根據(jù)實(shí)際情況自行決定會議的有關(guān)事項。會議由分管副總經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人主持。 本制度自發(fā)文之日起執(zhí)行。 3. 公文管理辦法 第一條 為規(guī)范公文管理，提高辦公效率，促進(jìn)公文制作、接收、發(fā)放及存檔等工作的制度化、程序化、規(guī)范化，確保集團(tuán)公司方針、政策及工作指示等及時上傳下達(dá)和跟進(jìn)落實(shí)，制定本辦法。 第二條 辦公室是集團(tuán)公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)接收和處理外來文件，負(fù)責(zé)處理以集團(tuán)公司名義上報、下發(fā)的公文。負(fù)責(zé)制訂集團(tuán)公司公文的統(tǒng)一格式，對下屬子公司的公文處理進(jìn) 行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。 第三條 公文種類 （一）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下屬子公司不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。 （二）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下屬子公司辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 （三）通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 （四）報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問。 （五）請示：適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。 （六）批復(fù)：適用于答復(fù)下屬子公司的請示事 項。 （七）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法?？捎糜谏闲形?、下行文和平行文。 （八）函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 （九）會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。 第四條 公文收發(fā)管理。 （一）公文要有針對性，應(yīng)一事一文，要觀點(diǎn)明確、文字精煉、條理清楚、 層次分明、用詞準(zhǔn)確、行文規(guī)范。公文實(shí)施日期應(yīng)盡量明確。 （二）集團(tuán)公司對外發(fā)文，均以集團(tuán)公司或集團(tuán)公司辦公室名義。 （三）發(fā)文程序 為：擬稿、核稿、審核、會簽、簽發(fā)、編發(fā)文字號等相關(guān)事 項、打印、校對 、繕印、蓋章、分發(fā)。其中，擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、校對由主辦部門負(fù)責(zé)辦理，其余事項由辦公室負(fù)責(zé)。如需修改已簽發(fā)的公文時，必須按發(fā)文處理程序重新辦理。 （四）公文分發(fā)時須填寫《公文分發(fā)登記表》，由收件人或代收人簽收，但涉密文件必須由本人親自簽收。 （五）公文一般由密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。集團(tuán)公司具體公文格式見附件樣張。 （六）集團(tuán)公司發(fā)文字號為 “嘉港控 +〔年份〕 +序號 ”，會議紀(jì)要由會議組織單位自行編號。 （七）外來文件統(tǒng)一由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦，其它部門不得辦理外來文件。 第五條 公文歸檔管理。 立卷、歸檔范圍包括政府及有關(guān)部門下發(fā)的各類文件資料、集團(tuán)公司收發(fā)的公文、重要會議及活動的記錄、照片、音像資料等、重要的信訪、調(diào)查材料和其它有價值的重要文電、資料等。 第六條 公文銷毀管理 （一）銷毀公文的范圍為已過保存期的文件和無保存價值的一般文件。 （二）公文銷毀統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)。公文銷毀前要列出清單，辦理審批手續(xù)，建立臺帳，銷毀涉密公文， 按保密法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 。 第七條 納入集團(tuán)公司統(tǒng)一管理 子公司公文管理參照本辦法執(zhí)行。 本辦法由集團(tuán)公司辦公室解釋。 37mm177。 1mm天頭 文件 〔 2020〕號 （空二行） 標(biāo)題（二號方正小標(biāo)宋簡體） （空一行） （三號仿宋字體）： 。 28mm177。 1mm 訂口 年月日 主題詞（三號黑體字體）： （三號方正小標(biāo)宋簡體） 抄送： 辦公室 年月日印發(fā) 2 1 156mm 210mm 25mm177。 1mm 約75mm 297mm 225mm 7mm 公文發(fā)放登記表 日 期 文 件 名 稱 發(fā)文字號 簽收單位 簽收人 備 注 4. 印信管理辦法 第一條 為規(guī)范印章、介紹信使用管理，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，制定本辦法 。 第二條 印章的刻制：集團(tuán)公司印章刻制均須報批，由辦公室憑介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理手續(xù)。 第三條 印章的種類：集團(tuán)公司印章、部門印章、子公司印章、法定代表人和其他負(fù)責(zé)人印章、合同專用章、財務(wù)專用章 等。 第四條 印章的啟用： 新印章要做好戳記，留樣保存?zhèn)洳椤? 印章啟用應(yīng)發(fā)啟用通知，注明啟用日期。 第五條 印章的使用 （一）使用范圍。 1．以集團(tuán)公司名義發(fā)文、開具介紹信、報送報表等加蓋集團(tuán)司公印章； 2. 以集團(tuán)公司辦公室名義行文加蓋集團(tuán)公司辦公室公章； 3．凡屬集團(tuán)部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章；凡屬集團(tuán)子公司經(jīng)營范圍內(nèi)應(yīng)加蓋子公司印章；凡屬合同類的用合同專用章；凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章。 （二）用印審批權(quán)限。使用集團(tuán)公司印章，由集團(tuán)公司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，使用部門印章，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 （三）用印登記。用印需注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。 使用印章時 ,保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。 第六條 印章的保管、交接和停用 （一）集團(tuán)公司各類印章由專人保管。 1．集團(tuán)公司的公章、合同專用章指定由辦公室保管；財務(wù)專用章、董事長和總經(jīng)理職章由財務(wù)審計部保管；部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管； 下屬子公司部門印章由集團(tuán)公司相應(yīng)部門負(fù)責(zé)管理； 2．對確有需要外帶公章者，須事先填寫《公章外帶審批 表》，經(jīng)分管副總經(jīng)理審批同意后方可外帶； 3．印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、圖樣等信息。 4．印章保管，須加鎖保存。特制印章要存放在保險柜內(nèi)； 5．印章保管有異常現(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場，及時匯報，配合公安部門查處； （二）印章移交須辦理移交手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間。 （三）有下列情況，印章須停用： 1．機(jī)構(gòu)變動和機(jī)構(gòu)名稱改變； 2．上級部門通知改變印章圖樣； 3．印章使用損壞； 4．印章遺失或被竊，聲 明作廢。 印章停用要辦理審批，建立相應(yīng)的登記。 第七條 介紹信管理 介紹信由集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)管理。 介紹信開具要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁開出空白介紹信。 本辦法由集團(tuán)公司辦公室解釋。 嘉興港口控股集團(tuán)有限公司 用印申請表 時間 用印部門 經(jīng)辦人 用印事由 用印數(shù)量 印信名稱 領(lǐng)導(dǎo)審批 嘉興港口控股集團(tuán)有限公 司 公章外帶審批表 時間 部門 姓名 事由 印章名稱 外帶時間 歸還時間 領(lǐng)導(dǎo)審批 5. 保密管理辦法 第一條 為維護(hù)集團(tuán)公司的安全和利益，保障集團(tuán)公司各項工作順利開展，根據(jù)相關(guān)保密法律法規(guī)，結(jié)合我司實(shí)際，制定本辦法。 第二條確定為秘密事項的范圍包括： （一）法律規(guī)定的保密事項； （二）公司發(fā)展決策中的有關(guān)事項； （三）人事決策中的 有關(guān)事項； （四）會計檔案及其他經(jīng)濟(jì)資料； （五）工程招投標(biāo)、預(yù)決算資料； （六）人事檔案； （七）根據(jù)工作實(shí)際需要確定為秘密的事項。 第三條 秘密載體管理 （一）涉秘載體應(yīng)登記造冊，專柜、專人保管； （二）嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)上信息發(fā)布審批程序。網(wǎng)上信息發(fā)布的審批原則是“涉密信息不上網(wǎng)，上網(wǎng)信息不涉密”，各科室或個人不得提供工作秘密信息在網(wǎng)站發(fā)表，不得通過公共網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)存貯、處理、傳遞涉密信息。 第四條 屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管。 第五條 公司秘密應(yīng)根據(jù) 需要，限于一定范圍的人員接觸。接觸公司秘密的人員，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。非接觸公司秘密的人員，不準(zhǔn)打聽、刺探公司秘密。 第六條 發(fā)生泄密事件要及時上報，迅速查明原因并正確處理。對避重就輕、弄虛作假、不及時報告及隱情不報者，要追究責(zé)任。 第七條 非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。廢棄資料應(yīng)及時銷毀。 第八條 各部門要注意計算機(jī)保密安全工作。信息資料必須安全存放、保管，防止丟失或失效。嚴(yán)謹(jǐn)非公司人員上機(jī)操作。 第九條 本辦法由集團(tuán)公司授權(quán)辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第十條 本辦法自印發(fā)之日起試行。 6. 檔案管理暫行規(guī)定 第一章 總 則 第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等，結(jié)合“兩辦一局“有關(guān)管理檔案的要求與集團(tuán)公司實(shí)際，制定本規(guī)定。 第二章 檔案管理 第二條 集團(tuán)公司檔案統(tǒng)一歸口于 辦公室管理，檔案工作人員 應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，并具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力 。 財務(wù)檔案，按《會計檔案管理辦法》，由財務(wù)審計部負(fù)責(zé)管理。 第三條 檔案管理人員履行下列職責(zé)： （一）做好檔案的收集、整理、保管 、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作； （二）對歸檔案卷進(jìn)行審查、清點(diǎn)，符合質(zhì)量要求，方可入庫保管，因歷史原因造成材料不齊，由歸案部門簽字確認(rèn)后入庫。 （三）檔案部門應(yīng)定期對檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并要作記錄。發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，確保檔案的齊全完整。 （四）檔案人員應(yīng)熟悉公司所藏檔案的情況，積極主動地做好提供利用工作。編制檔案著錄片或?qū)ｎ}文件目錄（卡片）等。 第四條 檔案室應(yīng)配備防盜、防塵、防高溫、防火、防潮、防光、防鼠、防蟲等設(shè)施。 第五條 各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，按各種檔案歸檔時 間定期分類整理，立成 案卷交檔案室集中管理。對應(yīng)歸檔的文件材料不能據(jù)為個人所有。 第六條 集團(tuán)公司應(yīng)以一個全宗為單位，案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不得任意改動，目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。 第三章 檔案的歸檔 第七條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、投資、經(jīng)營、建設(shè)、管理等所形成的具有保存價值的文件材料。 （一）辦公室：文書、綜合行政后勤等檔案資料。（詳見附表） （二）人力資源部：勞動人事、黨群團(tuán)組織等檔案資料。 （三）財務(wù)審計部：按國家財務(wù)有關(guān)規(guī)定，由財務(wù)審計部自行歸檔。每年檔案目錄報送檔案室備案。 （四）工程建設(shè)部：項目建議書、可研報告、立項等文件；建設(shè)用地、土地權(quán)屬、拆遷文件、建設(shè)規(guī)劃用地許可等相關(guān)審批文件；勘察、測繪、設(shè)計；招投標(biāo)；預(yù)、估、概、結(jié)等檔案資料。開工審批文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等檔案資料。（詳見附表） （五）投資管理部：經(jīng)營投資、項目建議書、可研報告等檔案資料。（詳見附表） （六）安全質(zhì)量部： （七）獨(dú)立經(jīng)營的承資或控股子公司自行負(fù)責(zé)檔案管理。每年檔案目錄報送辦公室（檔案室）備錄。 （八）其它的文件材料或按照特殊的形式組合入檔。即聲像、實(shí)物等檔案。（詳見附表） 第 八條 歸檔的時間 : （一）辦公室、人力資源部、投資管理部管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。 （二）工程建設(shè)部，根據(jù)項目進(jìn)度及工程完工情況及時歸檔。 （三）聲像、實(shí)物文件與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 第九條 下列文件材料應(yīng)隨時歸檔： （一）變更、修改、補(bǔ)充的文件材料； （二）公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料； （三）企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料； （四）其他臨時活動中形成的文件材料。 第十條 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。每份文件的 正件與附件，印件與定稿、與原件應(yīng)統(tǒng)一立卷，不得分開。與文電相關(guān)聯(lián)的照片、錄音（