立卷歸檔工作方案正文一-文庫吧
2025-04-21 18:57 本頁面
【正文】 行）》、《關(guān)于收集寧波大學有關(guān)單位重要活動檔案的意見》的要求，提供照片及電子載體材料 （照片尺寸為 6 寸）。 特別說明： 自 2021 年 1 月起， 應(yīng)當 每月歸檔一次，且附以相應(yīng)的文字說明：包括內(nèi) 容（或事由）、時間、地點、人物和制作者（或拍攝者）。 6． 歸檔的各類紙質(zhì)文件均需采用 A4 紙，文件大標題用 20 號宋體字并加粗；小標題用 3 號黑體字；正文用 3 號仿宋體。頁面邊距：上 3 厘米、下 厘米、左 3 厘米、右 厘米。所有的材料須提供電子稿，以方便案卷查閱。 7． 歸檔文件中凡是有書寫材料的文件， 只能用碳素墨水書寫且格式規(guī)范、字跡清楚 。 3 的《檔案移交清單》，同時提供電子稿。 、實體日后 利用 保存在處 /中心檔案室的 檔案，特制訂《各實體部門 檔案號 一覽表》（ 詳見 附件 4），具體形式如下： 檔案歸檔年份 +部門 3 名稱漢語拼音簡寫 +檔案卷號 +文件排序號，各單元之間用“ ”符 相隔 。 如 ： 飲食服務(wù)中心 2021 年第一卷第一件檔案文件，其檔案號格式為 2021CY001001，依次類推。 、部門及直屬單位立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)給 ，相關(guān)經(jīng)費渠道從各實體、部門及直屬單位的辦公經(jīng)費中列支 。 11. 依據(jù) DA/T18— 1999《檔案著錄規(guī)則》，各實體、部門及直屬單位應(yīng)對每個案卷進行 填寫案卷級和文件級著錄標引卡片，作為手工檢索和計算機采集卡使用，在交 接檔案時一并提交 。 （四） 立卷 歸檔流程： ： （ 1） 堅持文書部門立卷的原則，各部門形成的文件材料由本部門專（兼）職檔案員立卷歸檔。 （ 2）將辦理完畢的文件材料，對照各類檔案歸檔范圍和保管期限表檢查文件材料是否齊全、完整、準確、系統(tǒng)。 （ 3）剔出不歸檔的文件材料。 （ 4） 立卷分類 ①分年度：將文件按其形成年或針對的年度分開 ,一般文件歸入文件形成年；跨年度的請示與批復(fù)歸入批復(fù)年度（沒有批復(fù)的請示歸入請示年）；跨年度的計劃、規(guī)劃歸入內(nèi)容針對的第一年度；跨年度的總結(jié)、報告歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度 ；跨年度的會議文件歸入會議開幕年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準年度；按學年處理的文件歸入教學年度；基建、儀器設(shè)備項目分別歸入鑒定、竣工、引進年度 。 ②分問題：將文件按其所反映的問題分開 。 ③分保管期限 ： 將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開 。 （ 5） 組卷 以問題為主兼顧其他特征，使之聯(lián)系緊密。會議文件，按會議屆次組卷。根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷，一會數(shù)卷或數(shù)會一卷；工作計劃、總結(jié)等文件，一般按文件名稱或責任者組卷；統(tǒng)計、報表、名冊等文件，一般按名稱組卷；報刊文摘一般按名稱組卷；人民來信，一般按信件來源、作者或信件 所反映的問題組卷；簡報按名稱組卷；其它文件一般按問題組卷。
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