立卷歸檔工作方案正文一-文庫吧
2025-04-21 18:57 本頁面
【正文】 行）》、《關(guān)于收集寧波大學(xué)有關(guān)單位重要活動(dòng)檔案的意見》的要求，提供照片及電子載體材料 （照片尺寸為 6 寸）。 特別說明： 自 2021 年 1 月起， 應(yīng)當(dāng) 每月歸檔一次，且附以相應(yīng)的文字說明：包括內(nèi) 容（或事由）、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作者（或拍攝者）。 6． 歸檔的各類紙質(zhì)文件均需采用 A4 紙，文件大標(biāo)題用 20 號(hào)宋體字并加粗；小標(biāo)題用 3 號(hào)黑體字；正文用 3 號(hào)仿宋體。頁面邊距：上 3 厘米、下 厘米、左 3 厘米、右 厘米。所有的材料須提供電子稿，以方便案卷查閱。 7． 歸檔文件中凡是有書寫材料的文件， 只能用碳素墨水書寫且格式規(guī)范、字跡清楚 。 3 的《檔案移交清單》，同時(shí)提供電子稿。 、實(shí)體日后 利用 保存在處 /中心檔案室的 檔案，特制訂《各實(shí)體部門 檔案號(hào) 一覽表》（ 詳見 附件 4），具體形式如下： 檔案歸檔年份 +部門 3 名稱漢語拼音簡寫 +檔案卷號(hào) +文件排序號(hào)，各單元之間用“ ”符 相隔 。 如 ： 飲食服務(wù)中心 2021 年第一卷第一件檔案文件，其檔案號(hào)格式為 2021CY001001，依次類推。 、部門及直屬單位立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)給 ，相關(guān)經(jīng)費(fèi)渠道從各實(shí)體、部門及直屬單位的辦公經(jīng)費(fèi)中列支 。 11. 依據(jù) DA/T18— 1999《檔案著錄規(guī)則》，各實(shí)體、部門及直屬單位應(yīng)對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行 填寫案卷級(jí)和文件級(jí)著錄標(biāo)引卡片，作為手工檢索和計(jì)算機(jī)采集卡使用，在交 接檔案時(shí)一并提交 。 （四） 立卷 歸檔流程： ： （ 1） 堅(jiān)持文書部門立卷的原則，各部門形成的文件材料由本部門專（兼）職檔案員立卷歸檔。 （ 2）將辦理完畢的文件材料，對(duì)照各類檔案歸檔范圍和保管期限表檢查文件材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 （ 3）剔出不歸檔的文件材料。 （ 4） 立卷分類 ①分年度：將文件按其形成年或針對(duì)的年度分開 ,一般文件歸入文件形成年；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)歸入批復(fù)年度（沒有批復(fù)的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年）；跨年度的計(jì)劃、規(guī)劃歸入內(nèi)容針對(duì)的第一年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度 ；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕年度；法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度；按學(xué)年處理的文件歸入教學(xué)年度；基建、儀器設(shè)備項(xiàng)目分別歸入鑒定、竣工、引進(jìn)年度 。 ②分問題：將文件按其所反映的問題分開 。 ③分保管期限 ： 將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開 。 （ 5） 組卷 以問題為主兼顧其他特征，使之聯(lián)系緊密。會(huì)議文件，按會(huì)議屆次組卷。根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會(huì)一卷，一會(huì)數(shù)卷或數(shù)會(huì)一卷；工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般按文件名稱或責(zé)任者組卷；統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，一般按名稱組卷；報(bào)刊文摘一般按名稱組卷；人民來信，一般按信件來源、作者或信件 所反映的問題組卷；簡報(bào)按名稱組卷；其它文件一般按問題組卷。
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