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工貿(mào)有限公司管理制度-文庫吧

2025-08-05 16:06 本頁面


【正文】 ,保證公司內(nèi)部辦公環(huán)境; 3. 2 事先預(yù)約有訪客的,應(yīng)提前通知公司秘書,以安排會(huì)議室,并提供訪客服務(wù); 3. 3 任何員工在公司工作區(qū)域內(nèi)遇見訪客詢問或張望,均應(yīng)主動(dòng)帶領(lǐng)至相關(guān)人員處,確保訪客在公司內(nèi)一定有人作陪,避免訪客自行在公司內(nèi)四處查找; 3. 4 業(yè)務(wù)客戶和重要訪客離開公司時(shí),應(yīng)由具體接待的員工為客戶開門并送至電梯口 或 大 門口 ; 3. 5 謝絕訪客翻動(dòng)、閱讀、使用公司與 員工 個(gè)人用品,注 意公司與客戶的商業(yè)機(jī)密; 3. 6 最后一個(gè)離開公司的員工有義務(wù)檢查公司各種設(shè)備是否關(guān)閉,并確保公司大門上鎖。 NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 10 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 辦公室管理規(guī)定 文件編號 SZ10006 版 次 頁 次 1/3 發(fā)行日期 2020/11/15 1. 總則:辦公室由公司秘書 統(tǒng)一管理,建立《辦公室管理手冊》(見附件),實(shí)行當(dāng)事人登記制度; 2. 傳真管理: 傳真機(jī)由公司秘書管理與維護(hù),并負(fù)責(zé)開關(guān)機(jī)。 接收傳真: 全部傳真原則上由公司秘書負(fù)責(zé)接收,并逐頁統(tǒng)一編號。在《傳真管理表》登記后,第一時(shí)間傳送或通知至相關(guān)部門及個(gè)人,收件人須簽收,重要傳真要復(fù)印備份。 發(fā)送傳真: 公司傳真采用統(tǒng)一格式,經(jīng) 副總經(jīng)理 審閱同意簽發(fā)后,由公司秘書登記后統(tǒng)一發(fā)出; 3. 復(fù)印管理: 需要復(fù)印公文的員工需先向公司秘書聲明并在《復(fù)印管理表》上進(jìn)行登記后由公司秘書統(tǒng)一復(fù)印。 4. 信件 管理: 公司所有信函由公司秘書統(tǒng)一收發(fā),并由收發(fā)件人在《信件管理表》上登記。 5. 文檔管理: 文本文檔: 各 業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì) 應(yīng)指定專人對文本文件進(jìn)行歸類管理,并在 市場 完成以后,檢查文件是否有缺失(如有缺失需說明原因),交公司統(tǒng)一存檔; 總經(jīng)理 的文本文檔由秘書統(tǒng)一整理歸檔,查閱與復(fù)印需經(jīng)本人同意。 電子文檔: 公司秘書每天上午、 下午兩次統(tǒng)一接收公司郵箱 的郵件; 員工在服務(wù)器中的電子文件夾的建立和管理應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)化格式,電子文檔應(yīng)進(jìn) 行歸類整理,并妥善保管個(gè)人密碼; NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 11 辦公室管理規(guī)定 文件編號 SZ10006 頁 次 2/3 網(wǎng)絡(luò)安全:員工在公共區(qū)的文檔應(yīng)注意保密;員工的電子文檔要注意定期備份,以防病毒損害。 6. 圖書、報(bào)刊管理: 圖書: 圖書一經(jīng)購買,由公司秘書統(tǒng)一蓋章登記入庫,方可借用; 圖書借閱必須填寫《書報(bào)管理表》后借出,原則借 閱時(shí)限為一個(gè)月,每次最多借閱三冊; 員工必須妥善保管公司圖書,若有損壞、遺失,限一月內(nèi)購還,否則照原價(jià)兩倍賠償。 報(bào)刊、雜志: 公司秘書每日將當(dāng)日報(bào)紙夾至報(bào)架上,并保留最近五天的報(bào)紙; 每周進(jìn)行剪報(bào),剪剩的舊報(bào)紙保存兩個(gè)月; 期刊架上放置近兩期期刊,每半年裝訂成冊,并收藏,保存期 2 年。 采購及訂閱手續(xù): 圖書采購及報(bào)紙、期刊、電子雜志等資料的訂閱采購程序參照“辦公用品管理制度 (SZ10007)”。 7. 辦公設(shè)備管理: 辦公設(shè)備包括傳真機(jī) 、復(fù)印機(jī)、投影儀、手提電腦、桌式電腦、數(shù)碼相機(jī)、錄音機(jī)等; 除桌式電腦分配給個(gè)人專用外,其余設(shè)備均由網(wǎng)絡(luò)管理員管理 , 個(gè)人借用投影儀、手提電腦、數(shù)碼相機(jī)、錄音機(jī)等,必須進(jìn)行登記,使用完畢立即歸還, 總經(jīng)理 特別批準(zhǔn)的除外 。 員工應(yīng)愛惜公司的辦公設(shè)備 , 注意保持機(jī)器清潔;使用時(shí)要嚴(yán)格操作規(guī)程,嚴(yán)禁私自拆卸、移動(dòng)機(jī)器設(shè)備; 電腦運(yùn)行環(huán)境由公司統(tǒng)一安裝設(shè)置,個(gè)人不得無故修改系統(tǒng)設(shè)置;修改、安裝軟件需得管理員許可 。 認(rèn)真做好網(wǎng)絡(luò)安全防范措施,若有發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向管理員報(bào)告,盡量避免意外情況發(fā)生。 8. 車輛管理: 公司車輛由專職駕駛員駕駛,公司人員因業(yè)務(wù)需要派車的,應(yīng)提前提出申請, 辦公室 統(tǒng)一安排后方能出車,駕駛員應(yīng)填寫《出車登記表》;每月還必須填寫《車輛費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》; 不得公車私用。下班后,公司車輛原則上應(yīng)停放于指定車位,特殊情況應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)請示; 保養(yǎng)和維修由公司指定點(diǎn)進(jìn)行,駕駛員必須填寫《車輛維修保養(yǎng)登記表》; 駕駛員因違反交通規(guī)則而受到的罰款,原則上應(yīng)由駕駛員負(fù)擔(dān)。 12 辦公室管理規(guī)定 文件編號 SZ10006 頁 次 3/3 附表: 辦公 管理手冊 (SZ10006C1),包括: 傳真收發(fā)管理登記表 復(fù)印管理登記表 郵件管理登記表 書報(bào)管理登記表 設(shè)備使用登記表 機(jī)票 、車票 登記表 出車登記表 (SZ10006C2) 車輛維修保養(yǎng)登記表 (SZ10006C3) 車輛費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表 (SZ10006C4) 13 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 辦公用品管理制度 文件編號 SZ10007 版 次 頁 次 1/1 發(fā)行日期 2020/11/15 1. 辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn): 額度:公司除 總經(jīng)理 外的全體人員領(lǐng)用固定額度的辦公用品以及報(bào)銷通訊費(fèi)、交通費(fèi)等, 在額度內(nèi)和規(guī)定的范圍內(nèi)有自主決定權(quán)。 辦公用品的范圍:可自由領(lǐng)用并計(jì)入個(gè)人額度的辦公用品包括:電話磁卡、復(fù)印紙、筆、筆擦、磁盤、文件夾、膠水、不干膠、小刀、訂書機(jī)及釘、筆記本及紙、封面紙及膠圈、回形針、大頭針、涂改液、電池、起釘器、打孔器等。未列明的 項(xiàng)目 經(jīng) 總經(jīng)理 或 副總經(jīng)理 確認(rèn)是否進(jìn)入額度范圍; 后勤人員在為業(yè)務(wù)人員服務(wù)或其他特殊情況下領(lǐng)用大量辦公用品的,經(jīng) 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后,可以免于計(jì)入個(gè)人額度。 2. 特殊辦公 用品的領(lǐng)用應(yīng)由 總經(jīng)理,副總經(jīng)理 批準(zhǔn);實(shí)際執(zhí)行過程中,如果個(gè)人額度超出預(yù)算,必須經(jīng)公司 總經(jīng)理 特別批準(zhǔn); 3. 領(lǐng)用辦公用品應(yīng)本著節(jié)約、環(huán)保的原則:文件夾應(yīng)盡量提高使用周轉(zhuǎn)效率,多余的部分可以退回行政部;紙張 的背面可以用于打印文件初稿或用于作草稿;簽字筆可以多用筆芯替換 等; 4. 辦公用品由專人保管,領(lǐng)用人填寫《辦公用品管理表》; 5. 辦公用品采用統(tǒng)一購買的辦法,根據(jù)需要,填寫《請購單》,經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批預(yù)算后執(zhí)行;購買單件價(jià)值 低于 100 元的用品的,需經(jīng) 副總經(jīng)理 審批 ;購買單件價(jià)值超過 100 元的用品的,需經(jīng) 總經(jīng)理審批。 6. 流程圖: 附表: 請購單 (SZ10007A1) 辦公用品管理表 (SZ10007A2) 辦公用品入庫單 (SZ10007A3) NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 請購 預(yù)算 審批 采購 登記入庫 領(lǐng)用 14 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 招聘制度 文件編號 SZ10008 版 次 頁 次 1/1 發(fā)行日期 2020/11/15 1.原則: 采取公開招聘,擇優(yōu)錄用的原則,聘用后按勞取酬,享受公平待遇。 2.程序: 2. 1 公司需要增加新員工,由公司 總經(jīng)理 會(huì)同公司主要領(lǐng)導(dǎo)研究所需人員的數(shù)量、各項(xiàng)條件 (職位、學(xué)歷、姓別、年齡、婚姻狀況、工作經(jīng)驗(yàn)、戶籍、需要懂的知識 )、招聘的途徑(通過刊登啟示或機(jī)構(gòu)推薦)等后,交行政人員具體實(shí)施。 2. 2 行政人員按要求向外招聘,收集應(yīng)聘人員資料后,統(tǒng)一安排面試,并在面試前由應(yīng)聘人員填寫“職位申請表”。 2. 3 初步面試由 行政經(jīng)理 ,副總經(jīng)理 會(huì)同有關(guān)人員進(jìn)行,面試后在“招聘面試記錄表”簽署意見,并將初步篩選結(jié)果送 總經(jīng)理 ,由 總經(jīng)理進(jìn)行最后面試,并確定職位、工資、級別與上班日期;未 錄用者的表格、個(gè)人資料存檔。 3.流程圖: 附表: 招聘人員職位申請表 及面試記錄表 (SZ10008B1) NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 申請 /需求 初步面試 招聘 招聘條件 /途徑 最后面試 錄用 崗前培訓(xùn) 正式上崗 15 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 人事使用變更程序 文件編號 SZ10009 版 次 頁 次 1/2 發(fā)行日期 2020/11/15 1.報(bào)到手續(xù): 聘用人員應(yīng)持一寸照片 2 張、體檢表及相關(guān)證件至行政部辦理報(bào)到手續(xù),體檢不合格、關(guān)系不清者,不予錄用。 本公司不允許任何人員在外兼職。 2.試用期: 新錄用的新員工除 總經(jīng)理 特別批準(zhǔn),一律實(shí)行試用期三個(gè)月。待遇按公司薪金制度的有關(guān)規(guī)定處理; 新員工報(bào)到后,公司將與新員工簽定勞動(dòng)合同及保密協(xié)議,發(fā)放辦公用品,公司指定 部門主管 以上級別的人員對其進(jìn)行督導(dǎo),并進(jìn)行月度考核; 試用期滿后,由督導(dǎo)人員對新員工進(jìn)行綜合考核并將考核表送交 副 總經(jīng)理 并轉(zhuǎn) 總經(jīng)理 審核,經(jīng)批準(zhǔn)后新員工轉(zhuǎn)為正式 員工 。 3.提職提薪與降職降薪: 3. 1 提職:員工在合同期內(nèi),如工作表現(xiàn)優(yōu)異,將在職位空缺的情況下給予提升,先由 副總經(jīng)理 做員工工作考核,“工作考核表”送 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后生效; 3. 2 提薪:員工在合同期內(nèi),如工作表現(xiàn)優(yōu) 異,在無職位空缺的情況下給予提薪,先由 副總經(jīng)理 做員工工作考核,“工作考核表”送 總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效; 3. 3 降職或降薪:員工在合同期內(nèi),如不能勝任工作或嚴(yán)重違紀(jì),將給予降職或降薪,先由 副總經(jīng)理 做員工工作考核,“工作考核表”送 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后生效;生效后的“工作考核表”送財(cái)務(wù)部更改薪資。 4.解除合同: 4. 1 員工辭職須于一個(gè)月前向 副總經(jīng)理 提出書面申請,填寫“離職表”報(bào)送 總經(jīng)理 最后批準(zhǔn),方可生效;未提前申請須賠償 一 個(gè)月工資; 4. 2 試用期間雙方解除合同須提前三個(gè)工作日; 4. 3 由公司 提出提前解除合同,按勞動(dòng)合同法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 4. 4 公司實(shí)行末位淘汰制。凡是每年年度考核排在最后一位的員工,公司原則上將解除勞動(dòng)合同。 NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 16 人事使用變更程序 文件編號 SZ10009 頁 次 2/2 5.離職手續(xù): 辭職申請獲批準(zhǔn)或被公司要求解除合同后,該員工應(yīng)于最后工作日,按公司規(guī)定,根據(jù)“離職表”中工作交接 的 要求,至相關(guān)部門 辦理清楚各項(xiàng)工作的交接,交接完畢后將“離職表”返回財(cái)務(wù)部計(jì)算工資并存檔;工作未交接完畢,有關(guān)部門不得給予辦理關(guān)系調(diào)動(dòng)手續(xù)。具體各部門交接 項(xiàng)目 如下: 工作部門:對內(nèi)、對外工作的交接,確認(rèn)辦公物品完好無損; 行政部:確認(rèn)歸還公司書籍與行政部發(fā)放之工作牌、辦公用品;確認(rèn)電腦有無損壞,設(shè)備完整; 財(cái)務(wù)部:確認(rèn)結(jié)清所有經(jīng)手之款項(xiàng),歸還預(yù)支款; 對外:起草致客戶函,確定 市場 承接人員。 6.法律責(zé)任:若離職員工未按公司規(guī)定將所有工作交接清楚,致使公司蒙受經(jīng)濟(jì)損失,公司將有權(quán)追究其法律責(zé)任。 若其在公司尚享有利益的,公司有權(quán)予以扣留。 附表: 試用期 員工 月度考核表 (SZ10009B1) 員工半年工作考核表 (SZ10009A1) 離職表 (SZ10009A2) 17 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 考勤制度 文件編號 SZ10010 版 次 頁 次 1/1 發(fā)行日期 2020/11/15 1.工作時(shí)間: 正 常工作時(shí)間為每周一至周五的上午 8:30 時(shí) — 12 時(shí), 下午 14 時(shí) — 18時(shí) (可根據(jù)時(shí)令具體調(diào)節(jié)) ,周六、周日休息;公司員工每天工作時(shí)間僅 小時(shí),每周工作時(shí)間僅 小時(shí)。 周末調(diào)休制度:因業(yè)務(wù)需要,各部門在周末均需安排各崗位人員輪流值班,不得出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)缺人的現(xiàn)象。
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