【正文】 ，保證公司內(nèi)部辦公環(huán)境； 3． 2 事先預(yù)約有訪客的，應(yīng)提前通知公司秘書，以安排會(huì)議室，并提供訪客服務(wù)； 3． 3 任何員工在公司工作區(qū)域內(nèi)遇見訪客詢問或張望，均應(yīng)主動(dòng)帶領(lǐng)至相關(guān)人員處，確保訪客在公司內(nèi)一定有人作陪，避免訪客自行在公司內(nèi)四處查找； 3． 4 業(yè)務(wù)客戶和重要訪客離開公司時(shí)，應(yīng)由具體接待的員工為客戶開門并送至電梯口 或 大 門口 ； 3． 5 謝絕訪客翻動(dòng)、閱讀、使用公司與 員工 個(gè)人用品，注 意公司與客戶的商業(yè)機(jī)密； 3． 6 最后一個(gè)離開公司的員工有義務(wù)檢查公司各種設(shè)備是否關(guān)閉，并確保公司大門上鎖。 NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 10 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 辦公室管理規(guī)定 文件編號 SZ10006 版 次 頁 次 1/3 發(fā)行日期 2020/11/15 1． 總則：辦公室由公司秘書 統(tǒng)一管理，建立《辦公室管理手冊》（見附件），實(shí)行當(dāng)事人登記制度； 2． 傳真管理： 傳真機(jī)由公司秘書管理與維護(hù)，并負(fù)責(zé)開關(guān)機(jī)。 接收傳真： 全部傳真原則上由公司秘書負(fù)責(zé)接收，并逐頁統(tǒng)一編號。在《傳真管理表》登記后，第一時(shí)間傳送或通知至相關(guān)部門及個(gè)人，收件人須簽收，重要傳真要復(fù)印備份。 發(fā)送傳真： 公司傳真采用統(tǒng)一格式，經(jīng) 副總經(jīng)理 審閱同意簽發(fā)后，由公司秘書登記后統(tǒng)一發(fā)出； 3． 復(fù)印管理： 需要復(fù)印公文的員工需先向公司秘書聲明并在《復(fù)印管理表》上進(jìn)行登記后由公司秘書統(tǒng)一復(fù)印。 4． 信件 管理： 公司所有信函由公司秘書統(tǒng)一收發(fā)，并由收發(fā)件人在《信件管理表》上登記。 5． 文檔管理： 文本文檔： 各 業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì) 應(yīng)指定專人對文本文件進(jìn)行歸類管理，并在 市場 完成以后，檢查文件是否有缺失（如有缺失需說明原因），交公司統(tǒng)一存檔； 總經(jīng)理 的文本文檔由秘書統(tǒng)一整理歸檔，查閱與復(fù)印需經(jīng)本人同意。 電子文檔： 公司秘書每天上午、 下午兩次統(tǒng)一接收公司郵箱 的郵件； 員工在服務(wù)器中的電子文件夾的建立和管理應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)化格式，電子文檔應(yīng)進(jìn) 行歸類整理，并妥善保管個(gè)人密碼； NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 11 辦公室管理規(guī)定 文件編號 SZ10006 頁 次 2/3 網(wǎng)絡(luò)安全：員工在公共區(qū)的文檔應(yīng)注意保密；員工的電子文檔要注意定期備份，以防病毒損害。 6． 圖書、報(bào)刊管理： 圖書： 圖書一經(jīng)購買，由公司秘書統(tǒng)一蓋章登記入庫，方可借用； 圖書借閱必須填寫《書報(bào)管理表》后借出，原則借 閱時(shí)限為一個(gè)月，每次最多借閱三冊； 員工必須妥善保管公司圖書，若有損壞、遺失，限一月內(nèi)購還，否則照原價(jià)兩倍賠償。 報(bào)刊、雜志： 公司秘書每日將當(dāng)日報(bào)紙夾至報(bào)架上，并保留最近五天的報(bào)紙； 每周進(jìn)行剪報(bào)，剪剩的舊報(bào)紙保存兩個(gè)月； 期刊架上放置近兩期期刊，每半年裝訂成冊，并收藏，保存期 2 年。 采購及訂閱手續(xù)： 圖書采購及報(bào)紙、期刊、電子雜志等資料的訂閱采購程序參照“辦公用品管理制度 (SZ10007)”。 7． 辦公設(shè)備管理： 辦公設(shè)備包括傳真機(jī) 、復(fù)印機(jī)、投影儀、手提電腦、桌式電腦、數(shù)碼相機(jī)、錄音機(jī)等； 除桌式電腦分配給個(gè)人專用外，其余設(shè)備均由網(wǎng)絡(luò)管理員管理 , 個(gè)人借用投影儀、手提電腦、數(shù)碼相機(jī)、錄音機(jī)等，必須進(jìn)行登記，使用完畢立即歸還， 總經(jīng)理 特別批準(zhǔn)的除外 。 員工應(yīng)愛惜公司的辦公設(shè)備 , 注意保持機(jī)器清潔；使用時(shí)要嚴(yán)格操作規(guī)程，嚴(yán)禁私自拆卸、移動(dòng)機(jī)器設(shè)備； 電腦運(yùn)行環(huán)境由公司統(tǒng)一安裝設(shè)置，個(gè)人不得無故修改系統(tǒng)設(shè)置；修改、安裝軟件需得管理員許可 。 認(rèn)真做好網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，若有發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向管理員報(bào)告，盡量避免意外情況發(fā)生。 8． 車輛管理： 公司車輛由專職駕駛員駕駛，公司人員因業(yè)務(wù)需要派車的，應(yīng)提前提出申請， 辦公室 統(tǒng)一安排后方能出車，駕駛員應(yīng)填寫《出車登記表》；每月還必須填寫《車輛費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》； 不得公車私用。下班后，公司車輛原則上應(yīng)停放于指定車位，特殊情況應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)請示； 保養(yǎng)和維修由公司指定點(diǎn)進(jìn)行，駕駛員必須填寫《車輛維修保養(yǎng)登記表》； 駕駛員因違反交通規(guī)則而受到的罰款，原則上應(yīng)由駕駛員負(fù)擔(dān)。 12 辦公室管理規(guī)定 文件編號 SZ10006 頁 次 3/3 附表： 辦公 管理手冊 (SZ10006C1)，包括： 傳真收發(fā)管理登記表 復(fù)印管理登記表 郵件管理登記表 書報(bào)管理登記表 設(shè)備使用登記表 機(jī)票 、車票 登記表 出車登記表 (SZ10006C2) 車輛維修保養(yǎng)登記表 (SZ10006C3) 車輛費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表 (SZ10006C4) 13 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 辦公用品管理制度 文件編號 SZ10007 版 次 頁 次 1/1 發(fā)行日期 2020/11/15 1． 辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)： 額度：公司除 總經(jīng)理 外的全體人員領(lǐng)用固定額度的辦公用品以及報(bào)銷通訊費(fèi)、交通費(fèi)等， 在額度內(nèi)和規(guī)定的范圍內(nèi)有自主決定權(quán)。 辦公用品的范圍：可自由領(lǐng)用并計(jì)入個(gè)人額度的辦公用品包括：電話磁卡、復(fù)印紙、筆、筆擦、磁盤、文件夾、膠水、不干膠、小刀、訂書機(jī)及釘、筆記本及紙、封面紙及膠圈、回形針、大頭針、涂改液、電池、起釘器、打孔器等。未列明的 項(xiàng)目 經(jīng) 總經(jīng)理 或 副總經(jīng)理 確認(rèn)是否進(jìn)入額度范圍； 后勤人員在為業(yè)務(wù)人員服務(wù)或其他特殊情況下領(lǐng)用大量辦公用品的，經(jīng) 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后，可以免于計(jì)入個(gè)人額度。 2． 特殊辦公 用品的領(lǐng)用應(yīng)由 總經(jīng)理，副總經(jīng)理 批準(zhǔn)；實(shí)際執(zhí)行過程中，如果個(gè)人額度超出預(yù)算，必須經(jīng)公司 總經(jīng)理 特別批準(zhǔn)； 3． 領(lǐng)用辦公用品應(yīng)本著節(jié)約、環(huán)保的原則：文件夾應(yīng)盡量提高使用周轉(zhuǎn)效率，多余的部分可以退回行政部；紙張 的背面可以用于打印文件初稿或用于作草稿；簽字筆可以多用筆芯替換 等； 4． 辦公用品由專人保管，領(lǐng)用人填寫《辦公用品管理表》； 5． 辦公用品采用統(tǒng)一購買的辦法，根據(jù)需要，填寫《請購單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批預(yù)算后執(zhí)行；購買單件價(jià)值 低于 100 元的用品的，需經(jīng) 副總經(jīng)理 審批 ；購買單件價(jià)值超過 100 元的用品的，需經(jīng) 總經(jīng)理審批。 6． 流程圖： 附表： 請購單 (SZ10007A1) 辦公用品管理表 (SZ10007A2) 辦公用品入庫單 (SZ10007A3) NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 請購 預(yù)算 審批 采購 登記入庫 領(lǐng)用 14 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 招聘制度 文件編號 SZ10008 版 次 頁 次 1/1 發(fā)行日期 2020/11/15 1．原則： 采取公開招聘，擇優(yōu)錄用的原則，聘用后按勞取酬，享受公平待遇。 2．程序： 2． 1 公司需要增加新員工，由公司 總經(jīng)理 會(huì)同公司主要領(lǐng)導(dǎo)研究所需人員的數(shù)量、各項(xiàng)條件 (職位、學(xué)歷、姓別、年齡、婚姻狀況、工作經(jīng)驗(yàn)、戶籍、需要懂的知識 )、招聘的途徑（通過刊登啟示或機(jī)構(gòu)推薦）等后，交行政人員具體實(shí)施。 2． 2 行政人員按要求向外招聘，收集應(yīng)聘人員資料后，統(tǒng)一安排面試，并在面試前由應(yīng)聘人員填寫“職位申請表”。 2． 3 初步面試由 行政經(jīng)理 ，副總經(jīng)理 會(huì)同有關(guān)人員進(jìn)行，面試后在“招聘面試記錄表”簽署意見，并將初步篩選結(jié)果送 總經(jīng)理 ，由 總經(jīng)理進(jìn)行最后面試，并確定職位、工資、級別與上班日期；未 錄用者的表格、個(gè)人資料存檔。 3．流程圖： 附表： 招聘人員職位申請表 及面試記錄表 (SZ10008B1) NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 申請 /需求 初步面試 招聘 招聘條件 /途徑 最后面試 錄用 崗前培訓(xùn) 正式上崗 15 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 人事使用變更程序 文件編號 SZ10009 版 次 頁 次 1/2 發(fā)行日期 2020/11/15 1．報(bào)到手續(xù)： 聘用人員應(yīng)持一寸照片 2 張、體檢表及相關(guān)證件至行政部辦理報(bào)到手續(xù)，體檢不合格、關(guān)系不清者，不予錄用。 本公司不允許任何人員在外兼職。 2．試用期： 新錄用的新員工除 總經(jīng)理 特別批準(zhǔn)，一律實(shí)行試用期三個(gè)月。待遇按公司薪金制度的有關(guān)規(guī)定處理； 新員工報(bào)到后，公司將與新員工簽定勞動(dòng)合同及保密協(xié)議，發(fā)放辦公用品，公司指定 部門主管 以上級別的人員對其進(jìn)行督導(dǎo)，并進(jìn)行月度考核； 試用期滿后，由督導(dǎo)人員對新員工進(jìn)行綜合考核并將考核表送交 副 總經(jīng)理 并轉(zhuǎn) 總經(jīng)理 審核，經(jīng)批準(zhǔn)后新員工轉(zhuǎn)為正式 員工 。 3．提職提薪與降職降薪： 3． 1 提職：員工在合同期內(nèi)，如工作表現(xiàn)優(yōu)異，將在職位空缺的情況下給予提升，先由 副總經(jīng)理 做員工工作考核，“工作考核表”送 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后生效； 3． 2 提薪：員工在合同期內(nèi)，如工作表現(xiàn)優(yōu) 異，在無職位空缺的情況下給予提薪，先由 副總經(jīng)理 做員工工作考核，“工作考核表”送 總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效； 3． 3 降職或降薪：員工在合同期內(nèi)，如不能勝任工作或嚴(yán)重違紀(jì)，將給予降職或降薪，先由 副總經(jīng)理 做員工工作考核，“工作考核表”送 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后生效；生效后的“工作考核表”送財(cái)務(wù)部更改薪資。 4．解除合同： 4． 1 員工辭職須于一個(gè)月前向 副總經(jīng)理 提出書面申請，填寫“離職表”報(bào)送 總經(jīng)理 最后批準(zhǔn)，方可生效；未提前申請須賠償 一 個(gè)月工資； 4． 2 試用期間雙方解除合同須提前三個(gè)工作日； 4． 3 由公司 提出提前解除合同，按勞動(dòng)合同法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 4． 4 公司實(shí)行末位淘汰制。凡是每年年度考核排在最后一位的員工，公司原則上將解除勞動(dòng)合同。 NO. 修訂日期 修訂內(nèi)容 修訂單位 核準(zhǔn) 審查 制定 16 人事使用變更程序 文件編號 SZ10009 頁 次 2/2 5．離職手續(xù)： 辭職申請獲批準(zhǔn)或被公司要求解除合同后，該員工應(yīng)于最后工作日，按公司規(guī)定，根據(jù)“離職表”中工作交接 的 要求，至相關(guān)部門 辦理清楚各項(xiàng)工作的交接，交接完畢后將“離職表”返回財(cái)務(wù)部計(jì)算工資并存檔；工作未交接完畢，有關(guān)部門不得給予辦理關(guān)系調(diào)動(dòng)手續(xù)。具體各部門交接 項(xiàng)目 如下： 工作部門：對內(nèi)、對外工作的交接，確認(rèn)辦公物品完好無損； 行政部：確認(rèn)歸還公司書籍與行政部發(fā)放之工作牌、辦公用品；確認(rèn)電腦有無損壞，設(shè)備完整； 財(cái)務(wù)部：確認(rèn)結(jié)清所有經(jīng)手之款項(xiàng)，歸還預(yù)支款； 對外：起草致客戶函，確定 市場 承接人員。 6．法律責(zé)任：若離職員工未按公司規(guī)定將所有工作交接清楚，致使公司蒙受經(jīng)濟(jì)損失，公司將有權(quán)追究其法律責(zé)任。 若其在公司尚享有利益的，公司有權(quán)予以扣留。 附表： 試用期 員工 月度考核表 (SZ10009B1) 員工半年工作考核表 (SZ10009A1) 離職表 (SZ10009A2) 17 XX 工貿(mào)有限公司 ZHANGZHOU XX GONGMAO CO., LTD. 考勤制度 文件編號 SZ10010 版 次 頁 次 1/1 發(fā)行日期 2020/11/15 1．工作時(shí)間： 正 常工作時(shí)間為每周一至周五的上午 8:30 時(shí) — 12 時(shí)， 下午 14 時(shí) — 18時(shí) （可根據(jù)時(shí)令具體調(diào)節(jié)） ，周六、周日休息；公司員工每天工作時(shí)間僅 小時(shí)，每周工作時(shí)間僅 小時(shí)。 周末調(diào)休制度：因業(yè)務(wù)需要，各部門在周末均需安排各崗位人員輪流值班，不得出現(xiàn)某一環(huán)節(jié)缺人的現(xiàn)象。