【正文】 ........................................................ 39 . 組織機(jī)構(gòu)管理 ..................................................................................... 39 . 角色管理 ............................................................................................ 40 . 用戶管理 ............................................................................................ 41 3 . 系統(tǒng)維護(hù) ................................................................................................... 42 . 系統(tǒng)監(jiān)控 ................................................................................................... 42 . 日志管理 ................................................................................................... 43 4 1. 背景 按照國(guó)家檔案局八號(hào)令要求，結(jié)合《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事情業(yè)單位檔案工作規(guī)定規(guī)范》的要求，參照國(guó)家檔案局印發(fā)的中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》以及市檔案局相關(guān)檔案門類暫行規(guī)定，結(jié)合稅務(wù)業(yè)務(wù)檔案特點(diǎn)以及全省 系統(tǒng)數(shù)據(jù)特性 ,改善系統(tǒng)現(xiàn)有檔案保管條件和水平，按照“三個(gè)一流”標(biāo)準(zhǔn)不斷提升徐州地稅檔案綜合管理水平 ，更好地服務(wù)稅收中心工作，特提出一戶式電子檔案管理系統(tǒng)需求。 一戶式電子檔案管理系統(tǒng)貫徹省局稅源專業(yè)化管理改革的精神 ，對(duì)于進(jìn)一步加強(qiáng)稅源管理、提高納稅人遵從度具有十分重要的意義。 不但 減少紙質(zhì)形式流轉(zhuǎn)，提高辦事效率 ，遵循低碳環(huán)保的原則；還可以通過(guò)對(duì)電子檔案的科學(xué)管理，數(shù)據(jù)的有效使用，發(fā)現(xiàn)原來(lái)紙質(zhì)檔案中與 大集中涉稅數(shù)據(jù)中不一致的環(huán)節(jié)，為稅源風(fēng)險(xiǎn)控制提供線索。 2. 目標(biāo)定位 根據(jù)全市檔案管理目前實(shí)際情況，分為近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)分步實(shí)施。 . 近期目標(biāo) 通過(guò)“一戶式電子檔案管理平臺(tái)”的建設(shè)，實(shí)現(xiàn) 業(yè)務(wù)工作流、稅務(wù)紙質(zhì) 檔案實(shí)物流、稅務(wù)業(yè)務(wù)電子流在同一平臺(tái)上運(yùn)行，滿足系統(tǒng)各層面用戶在同一平臺(tái)分權(quán)限操作；實(shí)現(xiàn)省級(jí)大集中系統(tǒng)的稽查類、法制類數(shù)據(jù)的掃描歸檔，在“一戶式電子檔案管理平臺(tái)”的系統(tǒng)平臺(tái)上，通過(guò)方便快捷的業(yè)務(wù)流操作，將實(shí)物的紙質(zhì)流和系統(tǒng)內(nèi)的 5 電子流資料建立對(duì)應(yīng)的關(guān)系，方便用戶高效利用和管理檔案數(shù)據(jù)；并預(yù)留數(shù)據(jù)接口，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案數(shù)據(jù)的有效管理、有效利用；完成對(duì)檔案庫(kù)的合理規(guī)劃，以“一戶式電子檔案管理平臺(tái)”為信息化支撐工具，通過(guò)信息化手段對(duì)檔案核心庫(kù)及系統(tǒng)各分庫(kù)進(jìn)行管理，在紙質(zhì)檔案和電子檔案相互對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案掃描 、入庫(kù)、移交、定位、查詢等管理工作自動(dòng)化，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)檔案庫(kù)房的高效利用；完善檔案綜合管理功能，增強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)、查詢、調(diào)閱、利用功能。 通過(guò)對(duì)“一戶式電子檔案管理平臺(tái)”各項(xiàng)功能的進(jìn)一步完善，將其它在用和在建的應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)行數(shù)據(jù)互換和功能整合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)資料與業(yè)務(wù)檔案管理在同一平臺(tái)的適時(shí)轉(zhuǎn)換與運(yùn)轉(zhuǎn)；完善檔案的電子化管理，建立“一戶式”電子戶檔，實(shí)現(xiàn)“分類式”紙質(zhì)檔案和“一戶式”電子檔案文件的相互對(duì)應(yīng)。 . 遠(yuǎn)期目標(biāo) 實(shí)現(xiàn)徐州地稅的文書(shū)、業(yè)務(wù)、等檔案的統(tǒng)一管理。提供電子檔案全文檢索。 6 3. 總體結(jié)構(gòu)示意圖 . 系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)說(shuō)明 系統(tǒng)通過(guò)對(duì)日常工作中產(chǎn)生的電子流、文書(shū)流、工作流檔案進(jìn)行收集整理歸檔，根據(jù)一戶式的方式建立電子檔案庫(kù)，并和實(shí)物檔案、庫(kù)房、裝具建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。 在解決今后日常檔案管理工作同時(shí)，還需解決歷史未入庫(kù)檔案的問(wèn)題，主要包括歷史純紙質(zhì)案卷 、歷史電子涉稅材料。 在以上基礎(chǔ)上建立檔案庫(kù)之后，要求充分合理的利用好檔案，發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的重要輔助辦稅等作用主要方式有： 1. 借閱管理 ： 通過(guò)對(duì)檔案的編研整理，對(duì)實(shí)物檔案的借閱通過(guò)流程管理。 2. 銷毀管理 ： 對(duì)于到達(dá)保管期限和須移交的檔案進(jìn)行銷毀管理。 3. 查詢管理 ： 從不同的業(yè)務(wù)角度對(duì)電子檔案進(jìn)行 查詢調(diào)閱，如按納稅人、按事項(xiàng)、按辦理時(shí)間、按機(jī)關(guān)等等。 4. 統(tǒng)計(jì)管理 ： 對(duì)檔案的建立情況、使用情況等進(jìn)行多維度的統(tǒng)計(jì) 。 5. 全文檢索 ： 為了更好全面自動(dòng)化的利用好檔案，檔案使用全文檢索技術(shù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行識(shí)別入庫(kù)，是檔案的利用傻瓜化。 7 8 . 系統(tǒng)軟件技術(shù)架構(gòu)說(shuō)明 9 4. 總體設(shè)計(jì)原則及要求 遵循“依法建檔、統(tǒng)籌兼顧；統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理；結(jié)合實(shí)際、便于利用”等總體設(shè)計(jì)原則，具體要求如下： . 符合電子流和紙質(zhì)流統(tǒng)一管理基本要求 系統(tǒng)應(yīng)能提供紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)電子檔案的途徑。如：各個(gè)部門提交的各類紙質(zhì)檔案，通過(guò)掃描條形碼，掃描紙質(zhì)文檔，將 紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案上傳到“一戶式電子檔案管理平臺(tái)”的系統(tǒng)平臺(tái)。 ? 系統(tǒng)應(yīng)能提供通過(guò)電子檔案反查紙質(zhì)檔案的功能。如：通過(guò)系統(tǒng)對(duì)電子檔案的檢索，提供紙質(zhì)檔案的定位的基本信息，方便對(duì)紙質(zhì)檔案的管理和有效利用。 ? 系統(tǒng)應(yīng)能提供在系統(tǒng)平臺(tái)上查看檔案的功能。查看檔案是用戶的經(jīng)常性操作，在系統(tǒng)平臺(tái)上方便快捷的查看檔案功能會(huì)更好的提高用戶的工作效率。 ? 系統(tǒng)應(yīng)能提供電子流，紙質(zhì)流和業(yè)務(wù)流的統(tǒng)一管理。如：用戶辦理業(yè)務(wù)，要形成電子流、業(yè)務(wù)流和紙質(zhì)流，系統(tǒng)要保證三種流的統(tǒng)一。如果只有紙質(zhì)流要經(jīng)過(guò)掃描上傳形成電子流，只有電子流要經(jīng)過(guò) 導(dǎo)出，打印形成紙質(zhì)流歸檔入庫(kù)。三種流的一致也加強(qiáng)了地稅工作的方便快捷，加強(qiáng)了數(shù)據(jù)安全性。 ? 系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案和紙質(zhì)檔案相互對(duì)應(yīng)的功能，方便檔案的維護(hù)管理和利用。通過(guò)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流操作，使紙質(zhì)流和電子流建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。如：可以通過(guò)系統(tǒng)掃描紙質(zhì)檔案的條形碼，在系統(tǒng)中建立相應(yīng)的電子流文檔。并且要維護(hù)電子流和紙質(zhì)流的一致。 10 ? 系統(tǒng)應(yīng)支持 OCR 識(shí)別技術(shù)， OCR 技術(shù)是光學(xué)字符識(shí)別的縮寫(xiě) (Optical Character Recognition)，是通過(guò)掃描等光學(xué)輸入方式將各種票據(jù)、報(bào)刊、書(shū)籍、文稿及其它印刷品的文字轉(zhuǎn)化為圖 像信息，再利用文字識(shí)別技術(shù)將圖像信息轉(zhuǎn)化為可以使用的計(jì)算機(jī)輸入技術(shù)。利用 OCR 技術(shù)可以對(duì)納稅人只提供紙質(zhì)資料而無(wú)法提供文字?jǐn)?shù)據(jù)電子信息的紙質(zhì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行直接轉(zhuǎn)換，極大提高稅務(wù)機(jī)構(gòu)人員的工作效率；可以將 OCR 識(shí)別出的資料推送到風(fēng)險(xiǎn)管理平臺(tái)。 ? 系統(tǒng)采用分布式文件系統(tǒng)存儲(chǔ)電子檔案文件，將電子檔案根據(jù)所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)，分布存儲(chǔ)在相應(yīng)地市的文件系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)中，降低了稅務(wù)專網(wǎng)中網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膲毫?，增加了存?chǔ)安全性 , 提高了文件查詢和調(diào)閱效率。 . 符合檔案管理基本要求 ? 系統(tǒng)應(yīng)能根據(jù)我局的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，建立各類檔案庫(kù)來(lái)組織和管理自己的檔案數(shù)據(jù)，如：業(yè)務(wù)檔案庫(kù)、電子文件檔案庫(kù)等。各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)、字段屬性、功能操作、以及存儲(chǔ)介質(zhì)等都可以任意定制。 ? 系統(tǒng)應(yīng)該擁有檔案管理必需的功能，如：著錄、修改、刪除、復(fù)制、剪切、粘貼、組卷、拆卷、鑒定、銷毀、編目、歸檔、導(dǎo)入、導(dǎo)出、借閱、電子文件的掃描、上載、下載、瀏覽、打印等。其中，特別要求條目信息可連同電子文件一起進(jìn)行導(dǎo)入導(dǎo)出。 ? 系統(tǒng)應(yīng)能按照年度、歸檔單位、保管期限、類別、密級(jí)等多種枚舉值分類方式組織管理檔案。 ? 系統(tǒng)應(yīng)提供版本管理功能，應(yīng)能根據(jù)用戶需要自動(dòng)進(jìn)行版本生成，保留歷史 11 版本及修改記錄，跟蹤版本的 變化，確保當(dāng)前版本的有效性，且應(yīng)支持不同版本圖紙間差異的自動(dòng)對(duì)比，以便追溯。 ? 系統(tǒng)應(yīng)提供信息自動(dòng)維護(hù)功能，如：根據(jù)卷內(nèi)目錄的信息自動(dòng)維護(hù)案卷總頁(yè)數(shù)、總件數(shù)、文件起止日期等信息，上載電子文件時(shí)自動(dòng)提取文件名、文件大小、文件類型等。 . 符合檔案實(shí)際利用要求 ? 系統(tǒng)應(yīng)在導(dǎo)入過(guò)程中提供“提示確認(rèn)”功能，即選定需導(dǎo)入相應(yīng)字段后，系統(tǒng)篩選符合條件記錄并顯示，提醒用戶核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后正式提交導(dǎo)入。 ? 系統(tǒng)應(yīng)該能夠通過(guò)任何屬性字段信息對(duì)檔案進(jìn)行查詢，能按關(guān)鍵字查詢，支持組合查詢和快速模糊查詢。被查詢信息提供單頁(yè)或多頁(yè)顯示。 ? 系統(tǒng) 應(yīng)能按分類條目進(jìn)行多維度導(dǎo)航查詢，原則上在 10 秒內(nèi)顯示查詢結(jié)果。 ? 系統(tǒng)應(yīng)支持預(yù)立卷者在系統(tǒng)兩級(jí)庫(kù)無(wú)障礙地調(diào)閱自己立卷歸檔案卷。 ? 系統(tǒng)應(yīng)提供頻道專題檢索功能，這樣只要系統(tǒng)中錄入了用戶感興趣的信息，就可以實(shí)時(shí)的反映在用戶定義的頻道專題中，不必再做查詢等操作 (專項(xiàng)工作使用 ) 。 ? 系統(tǒng)應(yīng)提供字段篩選查詢功能，類似 EXCEL 表格的數(shù)據(jù)篩選功能，能夠方便準(zhǔn)確的定位到所需的目錄。 ? 系統(tǒng)應(yīng)提供文件關(guān)聯(lián)檢索功能，這樣在查看某個(gè)文件時(shí)可以方便快捷的跳轉(zhuǎn)到其他相關(guān)文件。 ? 系統(tǒng)應(yīng)提供排序功能，滿足用戶按各個(gè)字段排列檔案的需求， 并可在自動(dòng)排序基礎(chǔ)上手工調(diào)整檔案順序。 12 ? 對(duì)系統(tǒng)中的檔案應(yīng)能夠進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，要求系統(tǒng)能夠生成各種不同類型的報(bào)表，輸出打印。統(tǒng)計(jì)要求： ? 可統(tǒng)計(jì)所有的文檔，也