【正文】 標(biāo)（ 3） 準(zhǔn)用語為： “您好，（ 4） 百勝斯公司 ”。 （ 5） 接聽電話要迅速、準(zhǔn)確，（ 6） 用語簡練、清晰、耐心。應(yīng)在鈴響 2－（ 7） 3 聲之間就拿起話筒。 （ 8） 接聽電話時(shí)要做好記錄準(zhǔn)備，（ 9） 主要是六大要素：何人、何地、何因、何事、何時(shí)、何果。 （ 10） 各部門必須有電話記錄本，（ 11） 并定期歸檔，（ 12） 作為信息傳遞的重要基礎(chǔ)資料。 二、傳真的接收 （ 1） 接收傳真時(shí)注意幾個(gè)要素：來電人姓名（ 2） 、單位、傳真頁數(shù)，（ 3） 重要程度，（ 4） 送交時(shí)間，（ 5） 送交部門，（ 6） 送交何人。 （ 7） 傳真不（ 8） 清晰時(shí)，（ 9） 必須及時(shí)要求重傳，（ 10） 直至清晰為止，（ 11） 對于重要數(shù)字要進(jìn)行核定。 （ 12） 收到傳真后要立即登記在《傳真記錄簿》，（ 13） 將相關(guān)要素記錄清楚，（ 14） 作好簽收工作。 三、電話與傳真的傳遞與處理 接聽電話、傳真后應(yīng)立即填寫《傳真、電話處理單》，將有 關(guān)信息及時(shí)反饋到相關(guān)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，具體要求是： （ 1） 公司、部門負(fù)責(zé)人的重要電話、傳真，（ 2） 必須在電話結(jié)束后 10 分鐘內(nèi)與有關(guān)人員取得聯(lián)系并及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)電話內(nèi)容。 （ 3） 當(dāng)無法與相關(guān)人員取得聯(lián)系時(shí)，（ 4） 必須根據(jù)事件急緩，（ 5） 在盡可能短的時(shí)間內(nèi)給來電者回復(fù)，（ 6） 并繼續(xù)與相關(guān)人員聯(lián)系。 （ 7） 重要傳真件必須復(fù)（ 8） 印后立冊歸檔。 （ 9） 任何有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的傳真與電話都必須記錄在登記簿上。 （ 10） 重要傳真、與電話必須按照傳遞、送審、處理、反饋的程序進(jìn)行。 四、電腦及網(wǎng)絡(luò)管理： （ 1） 電腦設(shè)備（ 2） 作為我們工作必不（ 3） 可少的重要工具，（ 4） 計(jì)算機(jī)網(wǎng)是指（ 5） 利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（ 6） 、通信介質(zhì)和適宜的組網(wǎng)技術(shù)與協(xié)議，（ 7） 以及各類系統(tǒng)管理軟件和應(yīng)用軟件，（ 8） 將公司計(jì)算機(jī)和各種終端設(shè)備（ 9） 有機(jī)地集成在一起，（ 10） 用于培訓(xùn)、公司管理、信息資源共享等方面工作的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。各部門、各地區(qū)分部必須按本規(guī)定落實(shí)電腦及網(wǎng)絡(luò)管理實(shí)施細(xì)則，（ 11） 并嚴(yán)格執(zhí)行。 （ 12） 公司所有計(jì)算機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)。未經(jīng)辦公室許可，（ 13） 任何人不（ 14） 得更換、損毀；不（ 15） 得改變其物 理的位置、性能；不（ 16） 得改變其連接關(guān)系、運(yùn)行狀態(tài)、系統(tǒng)配置。 （ 17） 辦公室負(fù)責(zé)電腦及外設(shè)、備（ 18） 件的計(jì)劃、采購，同（ 19） 一單位使用的電腦盡量購買同（ 20） 一個(gè)品牌，（ 21） 以便于維護(hù)和硬件資源共享。各部門如確需配置電腦，（ 22） 需向公司負(fù)責(zé)人提出申請。 （ 23） 各部門應(yīng)該及時(shí)在局域網(wǎng)提供本部門制定的規(guī)章制度、公司使用各類表格等（已經(jīng)各部門確認(rèn)的）必須設(shè)定共享。 （ 24） 辦公室要切（ 25） 實(shí)加強(qiáng)對員工上網(wǎng)的管理和引導(dǎo)。為避免網(wǎng)上不（ 26） 良信息對計(jì)算機(jī)侵襲和影響，（ 27） 使 用者必須一星期至少進(jìn)行 3 次電腦殺毒措施；為優(yōu)化電腦內(nèi)存，（ 28） 每月進(jìn)行一次內(nèi)存空間整理。 （ 29） 電腦如在操作過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，（ 30） 須立即報(bào)本部門負(fù)責(zé)人，（ 31） 仍不（ 32） 能解決，（ 33） 由辦公室作相應(yīng)處理。 （ 34） 公司網(wǎng)所有使用者應(yīng)在其上網(wǎng)過程中應(yīng)該遵守網(wǎng)絡(luò)禮儀和道德規(guī)范，（ 35） 不（ 36） 得從事危害公司利益、影響公司形象、竊取或泄露他人秘密以及其他不（ 37） 良行為。 （ 38） 違反本辦法及人為造成網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)異常使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，（ 39） 其責(zé)任由本人自負(fù)外，（ 40） 公司給予相應(yīng)處罰。 五、電腦操作管理 （ 1） 電腦操作本著一人負(fù)責(zé)的原則，（ 2） 每臺電腦必須確定一人負(fù)責(zé)。用戶對系統(tǒng)和辦公室所分配的電腦在在職期內(nèi)享有專用權(quán)，（ 3） 為了防止數(shù)據(jù)被盜、丟失、系統(tǒng)錯(cuò)亂等現(xiàn)象，（ 4） 須進(jìn)行必要的密碼設(shè)置。任何人未經(jīng)許可，（ 5） 不（ 6） 得使用。 （ 7） 電腦操作者必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，（ 8） 未經(jīng)培訓(xùn)者不（ 9） 得單獨(dú)上機(jī)。 （ 10） 操作電腦時(shí)不（ 11） 準(zhǔn)吸煙或進(jìn)行其他與操作電腦無關(guān)的事情。 （ 12） 復(fù)（ 13） 制或安裝軟件必須經(jīng)過電腦管理部門的同（ 14） 意方可進(jìn) 行。 （ 15） 電腦內(nèi)信息資料的復(fù)（ 16） 制必須經(jīng)過本部主管領(lǐng)導(dǎo)的同（ 17） 意方可進(jìn)行。 第五章 行文管理 本制度規(guī)定另外公文處理的基本原則和公文收、分、傳、辦以及行文的基本內(nèi)容、要求、程序。本制度適用于本公司及下屬各分公司。 一、文件種類： （ 1） 請示：請上級指（ 2） 示和批準(zhǔn)，（ 3） 用 “請示 ”。 （ 4） 報(bào)告：向上級匯報(bào)工作，（ 5） 反映情況，（ 6） 用 “報(bào)告 ”。 （ 7） 批復(fù)（ 8） ：答復(fù)（ 9） 請示事項(xiàng)，（ 10） 用 “批復(fù)（ 11） ”。 （ 12） 通知：傳達(dá)上級指（ 13） 示，（ 14） 要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，（ 15） 批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同（ 16） 級和不（ 17） 相隸屬單位的公文，（ 18） 用 “通知 ”。 （ 19） 通報(bào)：表揚(yáng)好人好事，（ 20） 批評錯(cuò)誤，（ 21） 傳達(dá)重要情況以及需要所屬單位知道的事項(xiàng)，（ 22） 用 “通報(bào) ”。 （ 23） 決定：對某些問題或者重大行動做出安排，（ 24） 用 “決定 ”。 （ 25） 函：平行或不（ 26） 相隸屬單位之間互相商洽工作，（ 27） 向有關(guān)主管部門詢問和答復(fù)（ 28） 問題，（ 29） 用 “函 ”。 （ 30） 會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神 ，（ 31） 要求有關(guān)單位共同（ 32） 遵守執(zhí)行的，（ 33） 用 “會議紀(jì)要 ”。 （ 34） 簡報(bào)：上下左右之間反映工作情況，（ 35） 交流工作經(jīng)驗(yàn)，（ 36） 主要限于內(nèi)部使用的，（ 37） 用 “簡報(bào) ”。 （ 38） 調(diào)查報(bào)告：為了解決實(shí)際問題，（ 39） 掌握客觀規(guī)律，（ 40） 進(jìn)行調(diào)查，（ 41） 獲得對事物本質(zhì)和規(guī)律性認(rèn)識，（ 42） 用 “調(diào)查報(bào)告 ”。 二、公司行政文件分為三類： （ 1） A 類文件：制度、規(guī)定、規(guī)范、補(bǔ)充規(guī)定、規(guī)章制度的解釋說明等； （ 2） B 類文件：公告、決定、通告、通函、通知、復(fù)（ 3） 函等； （ 4） C 類文件：公司簽呈、文件會簽單、收發(fā)文確認(rèn)單等表格單據(jù)類。 三、公司行政文件編號規(guī)則： （ 1） A 類文件編號規(guī)則： AAB－（ 2） CCCC－（ 3） DDD AA：編文單位及部門。 B：文件類別碼， A 類文件的類別碼即為 “A”。 CCCC：文件編制的年份。例如， 2021 DDD：順序號， 是在前三項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號。 例如：《公司通用標(biāo)準(zhǔn)》編號為 “中心辦公室 A－ 2021－ 002” （二） B、 C 類文件編號規(guī)則： AAB－ CCCC－ DD－ EE－ FF A：編文單位及 部門。 B：文件類別碼。 CCCC：文件編制的年份。 DD：文件編制的月份。 E：文件編制日。 FF：順序號， 是在前五項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號。 例如： 2021 年 7 月 22 日發(fā)布的《人事通函》，編號為 “人力資源中心 B－ 2021－ 07－ 22－ 01” 四、公司行政類表格單據(jù)類碼：表格－部門名稱－表格名 例如：財(cái)務(wù)管理中心的《借款單》，編碼為： “表格－財(cái)務(wù)部－借款單 ” 五、只有公司職能中心有權(quán)簽發(fā) A、 B 類文件，簽發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或職能中心負(fù)責(zé)人，核發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或總經(jīng)辦主任。 涉及多個(gè)部門配合執(zhí)行的文件通過知曉人簽字的方式完成會簽后，方可正式行文。附于正式文件之后，存于發(fā)文部門。 六、文件格式： （ 1） 公司內(nèi)部及對外的文件均需打印，（ 2） 無論行文或表格，（ 3） 均應(yīng)采用標(biāo)（ 4） 準(zhǔn)的頁眉及頁腳格式。除固定的表格外，（ 5） 整篇文章的上下頁邊距不（ 6） 少于 2 厘米，（ 7） 左右頁邊距不（ 8） 少于 厘米，（ 9） 連續(xù)數(shù)頁的文章，（ 10） 應(yīng)于頁腳正中連續(xù)編號（例如共 5 頁的第 2 頁標(biāo)（ 11） 為 “5－（ 12） 2”，（ 13） 字體一律用簡體宋體，（ 14） 主標(biāo)（ 15） 題二號字 體，（ 16） 副標(biāo)（ 17） 題三號字體，（ 18） 正文小四號字體，（ 19） 正文行間距為固定值 24 磅；文件標(biāo)（ 20） 題之下均需注明文件編號；文件結(jié)尾須有簽發(fā)部門、簽發(fā)人、核發(fā)人、抄報(bào)、送、抄發(fā)行等。 （ 21） 文件格式一般包括：標(biāo)（ 22） 題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送（抄報(bào)）單位、公文字號等。 （ 23） 文件紙一般用 A4 紙，（ 24） 中文直寫文件以右方裝訂為原則，（ 25） 中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 （ 26） 文件如有皺折、破損、參差不（ 27） 齊等情形，（ 28） 應(yīng)先整 補(bǔ)，（ 29） 裁切（ 30） 折疊，（ 31） 使其整齊劃一。 （ 32） 內(nèi)部行文可以用分公司或職能中心名（ 33） 義行文，（ 34） 分公司或職能中心不（ 35） 得聯(lián)合行文，（ 36） 各職能中心之間不（ 37） 要用發(fā)文形式解決一般性問題。 （ 38） 各行文單位一般不（ 39） 得越級行文，（ 40） 特殊情況必須越級行文的，（ 41） 應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。 （ 42） 向上級請示的公文應(yīng)一文一事，（ 43） 主送一個(gè)單位，（ 44） 不（ 45） 要同（ 46） 時(shí)抄送下級單位，（ 47） 不（ 48） 要直接送領(lǐng)導(dǎo)人（除直接交辦 外）；向下級單位的重要行文，（ 49） 可以抄報(bào)直接上級單位。 （ 50） 基本格式如下所示：（下頁） 文件主標(biāo)題 副標(biāo)題 （ AABCCCCDDEEFF） 正文：。 簽發(fā)部門：上海百勝斯生物科技有限公司 ***中心 簽發(fā)人： 核發(fā)人： 抄報(bào)：上級部門 抄送：同級部門 抄發(fā)：下級部門 （ 51） 對外行文的字號： 公司： X1X2（ X3）總字第 0000 號。 X1X2 為公司簡稱； X3 為地區(qū)類別， 不 需分地區(qū)者省略； 0000 為公司收（發(fā)）文流水號。 對于企業(yè)對外行文編號由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一制定管理。 七、管理內(nèi)容和要求 （ 1） 保證及時(shí)、準(zhǔn)確地處理公文，（ 2） 反對積壓和紊亂，（ 3） 注意文件的安全，（ 4） 防止失密泄密，（ 5） 是公文處理的基本原則。及時(shí)，（ 6） 就是要時(shí)刻注意文件的時(shí)間性，（ 7） 保證及時(shí)、迅速地處理公文，（ 8） 解決問題，（ 9） 不（ 10） 積壓，（ 11） 不（ 12） 拖拉，（ 13） 不（ 14） 誤時(shí)，（ 15） 不（ 16） 誤事。一般公文的處理以不（ 17） 超過一周為限，（ 18） 緊急公文隨到隨辦。準(zhǔn)確，（ 19） 就是要時(shí)刻注意文件辦理的準(zhǔn)確性，（ 20） 行文 文字要簡明、確切，（ 21） 條理要清楚。文件收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)要準(zhǔn)確無誤，（ 22） 不（ 23） 出差錯(cuò)。 （ 24） 收文 有外單位送本公司的公文， 統(tǒng)一由總經(jīng)辦簽收、拆封、登記。做到當(dāng)日來文， 當(dāng)日拆封。如發(fā)現(xiàn)漏頁、漏附或誤送， 應(yīng)立即聯(lián)系發(fā)文單位。因故未能將當(dāng)日來文拆封處理時(shí)， 應(yīng)將收到的文件全部看一遍， 急件急辦， 以防誤壓。 “親收 ”、 “親啟 ”的文件， 一定要有收件人或指 定人員親自收啟?？梢暻闆r進(jìn)行登記。 1 “絕密 ”文件， 1 一定要由