【正文】 財(cái)務(wù)文件、公司財(cái)務(wù)文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管） 二級(jí)：收、發(fā)文，部門(mén)會(huì)議紀(jì)要、各部門(mén)業(yè)務(wù)合同、公司行政通知、工程使用圖紙、各類聯(lián)系單、公司各項(xiàng)規(guī)章制度、員工手冊(cè)。 三級(jí)：媒體文件（傳播媒體） 2. 檔案的期限： 檔案的期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種，本公司檔案均為永久保存，外部來(lái)文和部門(mén)檔案分短期和長(zhǎng)期兩種。 六、檔案及文件資料管理流程 1. 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。公司所有的歸檔文件、資料應(yīng)完整齊全，不得有缺損。 2. 各 部門(mén)產(chǎn)生的文件由經(jīng)辦人交部門(mén)資料管理員統(tǒng)一登記歸檔，并由部門(mén)資料管理員妥善保管。（各部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的部門(mén)檔案管理規(guī)則）；公司級(jí)文件交公司檔案管理員確認(rèn)歸檔。 3. 部門(mén)資料管理員填寫(xiě)歸檔登記表時(shí)，應(yīng)將歸檔文件進(jìn)行掃描處理，將掃描的影印件添加到歸檔登記表的附件欄目中，附件應(yīng)制作清晰、完整。如文件來(lái)源系電子文件類，可直接進(jìn)行附件添加。（所有歸檔文件都必須進(jìn)行影印處理） 4. 如歸檔登記表內(nèi)容與原件有誤差，須由相關(guān)部門(mén)檔案管理員提出書(shū)面申請(qǐng)， 5 經(jīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)后交公司檔案員統(tǒng)一進(jìn)行修改。 5. 檔案管理員調(diào)整崗位時(shí)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的 將檔案進(jìn)行移交（電子檔案及檔案庫(kù)的實(shí)物應(yīng)核對(duì)清楚）給繼任者。 6. 每年的 12 月所有部門(mén)的資料員將重新整理部門(mén)的資料，編制目錄，并將其上報(bào)到總經(jīng)理辦公室檔案管理員處備案，此項(xiàng)工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)牽頭完成。 七、檔案文件資料借閱規(guī)定 1. 本公司員工可根據(jù)公司文件的保密級(jí)別辦理相關(guān)的借閱手續(xù)借閱檔案。 2. 借閱期間，檔案不得有損壞或遺失。如發(fā)生損壞或遺失，須由借閱人辦理說(shuō)明，總經(jīng)理簽批處理意見(jiàn)后存檔留下原始記錄。 3. 重要（機(jī)密）檔案原件不允許外借，如確有需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可申請(qǐng)借用原件。 4. 借閱檔案應(yīng)注明歸還日期，檔案管理員 應(yīng)督促按期歸還。如工作需要，到期無(wú)法歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。文件歸還時(shí)應(yīng)辦理相關(guān)注銷手續(xù)。 5. 員工借閱檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的保密制度。 6. 檔案員必須熟悉所有檔案并能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地為借閱者提供檔案。 八、財(cái)務(wù)檔案保密規(guī)定 1. 財(cái)務(wù)形成的檔案由財(cái)務(wù)部獨(dú)立保管，同時(shí)須將檔案目錄報(bào)公司檔案管理員保存。相關(guān)批文、年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等原件須歸公司檔案室保存。 2. 財(cái)務(wù)憑證由財(cái)務(wù)部指定專人保管。年度報(bào)表、年度審計(jì)報(bào)告、工商稅務(wù)等重要批復(fù)文件的原件應(yīng)交公司檔案室統(tǒng)一保存。 3. 副董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)在任何時(shí)間均可向財(cái)務(wù)部查閱檔案，其 他人一律不得查閱。確因工作需要查閱相關(guān)資料的，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意后辦理由董事長(zhǎng)簽批的查閱手續(xù)。未辦理審批手續(xù)，財(cái)務(wù)文件不得出借或復(fù)印。 4. 與工作相關(guān)的政府、監(jiān)督部門(mén)（稅務(wù)、審計(jì)等）例行檢查，需辦理正常的檔案查閱審批程序。 5. 財(cái)務(wù)工作人員須嚴(yán)格自律，不得泄漏公司財(cái)務(wù)機(jī)密，違規(guī)者將受到相應(yīng)懲處。所有財(cái)務(wù)工作必須在公司完成，任何時(shí)候，不得以任何理由將財(cái)務(wù)工作帶離公司。 九、檔案及文件材料銷毀規(guī)定 1. 總經(jīng)理辦公室和各部門(mén)資料員在每年的 12 月份初 整理本部門(mén)的資料和檔案， 6 由行政部負(fù)責(zé)牽頭。并在整理年度資料目錄的同時(shí)將年度臨時(shí) 性保存的文件目錄交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)考慮是否銷毀。 2. 總經(jīng)理辦公室檔案員及各部門(mén)資料員應(yīng)定期對(duì)自己保管檔案、資料進(jìn)行鑒定，將需及時(shí)銷毀的資料目錄交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、主管副總、總經(jīng)理鑒別批準(zhǔn)。待批準(zhǔn)后按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀?？偨?jīng)理辦公室檔案室和各部門(mén)資料管理員建立檔案銷毀記錄備案。 3. 銷毀的程序： 各部門(mén)資料員根據(jù)實(shí)際情況列出需銷毀的檔案和資料清單。 請(qǐng)示部門(mén)經(jīng)理簽字、主管副總簽字、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)銷毀。 至少必須有兩人在指定的地點(diǎn)監(jiān)銷并在銷毀冊(cè)上簽字。 十、處理?xiàng)l例 任何個(gè)人都不得將屬于公司所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔，對(duì)于有下列行 為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，責(zé)令賠償損失： 1. 損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)保存的檔案。 2. 將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，拒絕向檔案管理人員轉(zhuǎn)交。 3. 擅自提供、抄錄、公布屬于公司檔案以及應(yīng)當(dāng)保密的檔案。 4. 涂改、偽造檔案或資料。 5. 玩忽職守，造成檔案損失。 6. 檔案管理者未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善。 7. 未辦手續(xù)即借閱、外帶或越級(jí)查閱檔案（檔案管理者同罰）。 十一、其他 1. 凡公司各職能部門(mén)、職權(quán)范圍內(nèi)產(chǎn)生的、使用的或引用的文件、資料及工作文案，不論以何種載體存在，均屬本檔案管 理規(guī)定的有效范圍。 2. 本制度監(jiān)督責(zé)任部門(mén)為行政部，第一責(zé)任人為各部門(mén)指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理。 第二章 圖書(shū)及報(bào)刊雜志管理規(guī)定 根據(jù)工作的需要和有利于員工發(fā)展的原則，公司出資為部門(mén)和個(gè)人購(gòu)進(jìn)一批 7 圖書(shū)和雜志，為方便大家的查閱和互相的借閱和學(xué)習(xí)，規(guī)定如下： 一、圖書(shū)和報(bào)刊雜志的采購(gòu) 1. 圖書(shū)的購(gòu)買(mǎi)：根據(jù)需求，個(gè)人或部門(mén)向上級(jí)報(bào)批需買(mǎi)的圖書(shū)的名稱和價(jià)格，單次購(gòu)買(mǎi)總金額在 500 元以下，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后，由總經(jīng)理辦公室圖書(shū)管理員直接購(gòu)買(mǎi)；單次購(gòu)買(mǎi)總金額在 5002021 元，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；單 次購(gòu)買(mǎi)金額在 2021 元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)理辦公室圖書(shū)管理員采購(gòu)。 2. 報(bào)刊雜志的訂閱：各部門(mén)可根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要，在每年年底（ 10 月 —11月 ）申請(qǐng)訂閱相關(guān)報(bào)刊，申請(qǐng)時(shí)須列出明細(xì)。總經(jīng)理辦公室匯總所有需訂報(bào)刊明細(xì)報(bào)總經(jīng)理簽批后，統(tǒng)一辦理訂閱手續(xù)。 二、圖書(shū)的管理 1. 經(jīng)公司同意購(gòu)進(jìn)的圖書(shū)，必需經(jīng)總經(jīng)理辦公室登記、蓋章，并經(jīng)整理編制目錄后，由所需部門(mén)辦理申領(lǐng)或借閱手續(xù)，由部門(mén)經(jīng)理指定專人（資料員）保管。 2. 總經(jīng)理辦公室將公司的所有的已存圖書(shū)編制成目錄，在辦公自動(dòng)化的網(wǎng)上進(jìn)行公布，以便供大家共享、互相借閱?？偨?jīng)理 辦公室負(fù)責(zé)將網(wǎng)上的圖書(shū)目錄進(jìn)行及時(shí)的更新，錄入新買(mǎi)的圖書(shū)。 3. 公共類的用書(shū)由總經(jīng)理辦公室保存，各部門(mén)的人員借閱必須到檔案員處辦理相關(guān)手續(xù)并按時(shí)歸還。 4. 專業(yè)性的圖書(shū)由各部門(mén)的資料員自行保存，如有本部門(mén)的人員或其他部門(mén)的人員借閱，也須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)并定期歸還；專業(yè)用書(shū)嚴(yán)禁以個(gè)人名義長(zhǎng)期保存，須存部門(mén)以上的資料庫(kù)（專業(yè)所必需的工具書(shū)除外）。 三、報(bào)刊雜志的管理 1. 報(bào)刊雜志由各部門(mén)在每年的年底申請(qǐng)訂閱， 總經(jīng)理辦公室 匯總所有需訂報(bào)刊明細(xì)，報(bào)總經(jīng)理簽批后，統(tǒng)一辦理訂閱手續(xù)。 2. 經(jīng)總經(jīng)理簽批后的各部門(mén)所訂報(bào)刊，由 總經(jīng)理辦公 室 行政文員與各部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)，再整理成公司各部門(mén)全年訂閱分發(fā)報(bào)刊明細(xì)交由前臺(tái)發(fā)放。 3. 總經(jīng)理辦公室 負(fù)責(zé)匯總所有部門(mén)的報(bào)刊雜志的目錄，公布到公司內(nèi)部網(wǎng)上，以便大家共享和互相借閱。 4. 各部門(mén)自定的相關(guān)專業(yè)報(bào)刊須交總經(jīng)理辦公室行政文員，納入公司報(bào)刊總分發(fā)明細(xì)表。 5. 各部門(mén)須有專人對(duì)所訂報(bào)刊進(jìn)行接受、保存及有關(guān)信息征集工作。 8 6. 各部門(mén)負(fù)責(zé)保管報(bào)刊的員工，要做好報(bào)刊的保管及定期整理工作，注意留存相關(guān)信息或有意義報(bào)導(dǎo)，提高報(bào)刊特別是專業(yè)刊物的使用價(jià)值。 7. 總經(jīng)理辦公室須將此項(xiàng)工作納入對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)保管工作員工的考核內(nèi)容。 8. 每年年底，要 組織各部門(mén)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的員工進(jìn)行一次交流，對(duì)有關(guān)公司發(fā)展的報(bào)刊資料，匯總?cè)霗n。 9. 由于工作性質(zhì)的不同，各部門(mén)報(bào)刊品種不一，臨時(shí)需要閱讀本部門(mén)沒(méi)有的報(bào)刊，可到相關(guān)部門(mén)借閱，并辦理借閱手續(xù)。 10. 對(duì)于專業(yè)性的報(bào)刊及雜志，有較高的保存價(jià)值，須到年底統(tǒng)一匯總收集，存檔總經(jīng)理辦公室。 第三章 會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定 一、 各部門(mén)召開(kāi)的業(yè)務(wù)會(huì)議、工作會(huì)議（如工程例會(huì)、銷售工作例會(huì)等）須指定專人寫(xiě)好會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議后兩天內(nèi)報(bào)送總經(jīng)理辦公室和主管副總。（注：工程例會(huì)紀(jì)要送至總經(jīng)理辦公室的為電子版本，文本形式的由工程部資料員保 存） 二、 由總經(jīng)理主持召開(kāi)的業(yè)務(wù)會(huì)議、工作會(huì)議（部