【正文】 財務(wù)文件、公司財務(wù)文件由財務(wù)部負責(zé)保管） 二級：收、發(fā)文，部門會議紀要、各部門業(yè)務(wù)合同、公司行政通知、工程使用圖紙、各類聯(lián)系單、公司各項規(guī)章制度、員工手冊。 三級：媒體文件（傳播媒體） 2. 檔案的期限： 檔案的期限分為永久、長期、短期三種，本公司檔案均為永久保存，外部來文和部門檔案分短期和長期兩種。 六、檔案及文件資料管理流程 1. 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡(luò)化管理。公司所有的歸檔文件、資料應(yīng)完整齊全，不得有缺損。 2. 各 部門產(chǎn)生的文件由經(jīng)辦人交部門資料管理員統(tǒng)一登記歸檔，并由部門資料管理員妥善保管。（各部門應(yīng)制定詳細的部門檔案管理規(guī)則）；公司級文件交公司檔案管理員確認歸檔。 3. 部門資料管理員填寫歸檔登記表時，應(yīng)將歸檔文件進行掃描處理，將掃描的影印件添加到歸檔登記表的附件欄目中，附件應(yīng)制作清晰、完整。如文件來源系電子文件類，可直接進行附件添加。（所有歸檔文件都必須進行影印處理） 4. 如歸檔登記表內(nèi)容與原件有誤差，須由相關(guān)部門檔案管理員提出書面申請， 5 經(jīng)由總經(jīng)理批準后交公司檔案員統(tǒng)一進行修改。 5. 檔案管理員調(diào)整崗位時應(yīng)及時、準確、完整的 將檔案進行移交（電子檔案及檔案庫的實物應(yīng)核對清楚）給繼任者。 6. 每年的 12 月所有部門的資料員將重新整理部門的資料，編制目錄，并將其上報到總經(jīng)理辦公室檔案管理員處備案，此項工作由總經(jīng)理辦公室負責(zé)牽頭完成。 七、檔案文件資料借閱規(guī)定 1. 本公司員工可根據(jù)公司文件的保密級別辦理相關(guān)的借閱手續(xù)借閱檔案。 2. 借閱期間，檔案不得有損壞或遺失。如發(fā)生損壞或遺失，須由借閱人辦理說明，總經(jīng)理簽批處理意見后存檔留下原始記錄。 3. 重要（機密）檔案原件不允許外借，如確有需要，經(jīng)總經(jīng)理批準，可申請借用原件。 4. 借閱檔案應(yīng)注明歸還日期，檔案管理員 應(yīng)督促按期歸還。如工作需要，到期無法歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。文件歸還時應(yīng)辦理相關(guān)注銷手續(xù)。 5. 員工借閱檔案必須嚴格執(zhí)行公司的保密制度。 6. 檔案員必須熟悉所有檔案并能及時、準確、完整地為借閱者提供檔案。 八、財務(wù)檔案保密規(guī)定 1. 財務(wù)形成的檔案由財務(wù)部獨立保管，同時須將檔案目錄報公司檔案管理員保存。相關(guān)批文、年度報表、審計報告等原件須歸公司檔案室保存。 2. 財務(wù)憑證由財務(wù)部指定專人保管。年度報表、年度審計報告、工商稅務(wù)等重要批復(fù)文件的原件應(yīng)交公司檔案室統(tǒng)一保存。 3. 副董事長、總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)在任何時間均可向財務(wù)部查閱檔案，其 他人一律不得查閱。確因工作需要查閱相關(guān)資料的，須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意后辦理由董事長簽批的查閱手續(xù)。未辦理審批手續(xù)，財務(wù)文件不得出借或復(fù)印。 4. 與工作相關(guān)的政府、監(jiān)督部門（稅務(wù)、審計等）例行檢查，需辦理正常的檔案查閱審批程序。 5. 財務(wù)工作人員須嚴格自律，不得泄漏公司財務(wù)機密，違規(guī)者將受到相應(yīng)懲處。所有財務(wù)工作必須在公司完成，任何時候，不得以任何理由將財務(wù)工作帶離公司。 九、檔案及文件材料銷毀規(guī)定 1. 總經(jīng)理辦公室和各部門資料員在每年的 12 月份初 整理本部門的資料和檔案， 6 由行政部負責(zé)牽頭。并在整理年度資料目錄的同時將年度臨時 性保存的文件目錄交部門領(lǐng)導(dǎo)考慮是否銷毀。 2. 總經(jīng)理辦公室檔案員及各部門資料員應(yīng)定期對自己保管檔案、資料進行鑒定，將需及時銷毀的資料目錄交部門領(lǐng)導(dǎo)、主管副總、總經(jīng)理鑒別批準。待批準后按規(guī)定程序進行銷毀?？偨?jīng)理辦公室檔案室和各部門資料管理員建立檔案銷毀記錄備案。 3. 銷毀的程序： 各部門資料員根據(jù)實際情況列出需銷毀的檔案和資料清單。 請示部門經(jīng)理簽字、主管副總簽字、總經(jīng)理簽字批準銷毀。 至少必須有兩人在指定的地點監(jiān)銷并在銷毀冊上簽字。 十、處理條例 任何個人都不得將屬于公司所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔，對于有下列行 為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，責(zé)令賠償損失： 1. 損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)保存的檔案。 2. 將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當歸檔的文件、資料據(jù)為已有，拒絕向檔案管理人員轉(zhuǎn)交。 3. 擅自提供、抄錄、公布屬于公司檔案以及應(yīng)當保密的檔案。 4. 涂改、偽造檔案或資料。 5. 玩忽職守，造成檔案損失。 6. 檔案管理者未及時上報歸檔或管理不善。 7. 未辦手續(xù)即借閱、外帶或越級查閱檔案（檔案管理者同罰）。 十一、其他 1. 凡公司各職能部門、職權(quán)范圍內(nèi)產(chǎn)生的、使用的或引用的文件、資料及工作文案，不論以何種載體存在，均屬本檔案管 理規(guī)定的有效范圍。 2. 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為行政部，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。 第二章 圖書及報刊雜志管理規(guī)定 根據(jù)工作的需要和有利于員工發(fā)展的原則，公司出資為部門和個人購進一批 7 圖書和雜志，為方便大家的查閱和互相的借閱和學(xué)習(xí)，規(guī)定如下： 一、圖書和報刊雜志的采購 1. 圖書的購買：根據(jù)需求，個人或部門向上級報批需買的圖書的名稱和價格，單次購買總金額在 500 元以下，經(jīng)部門經(jīng)理批準后，由總經(jīng)理辦公室圖書管理員直接購買；單次購買總金額在 5002021 元，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準；單 次購買金額在 2021 元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準，由總經(jīng)理辦公室圖書管理員采購。 2. 報刊雜志的訂閱：各部門可根據(jù)工作和業(yè)務(wù)需要，在每年年底（ 10 月 —11月 ）申請訂閱相關(guān)報刊，申請時須列出明細。總經(jīng)理辦公室匯總所有需訂報刊明細報總經(jīng)理簽批后，統(tǒng)一辦理訂閱手續(xù)。 二、圖書的管理 1. 經(jīng)公司同意購進的圖書，必需經(jīng)總經(jīng)理辦公室登記、蓋章，并經(jīng)整理編制目錄后，由所需部門辦理申領(lǐng)或借閱手續(xù)，由部門經(jīng)理指定專人（資料員）保管。 2. 總經(jīng)理辦公室將公司的所有的已存圖書編制成目錄，在辦公自動化的網(wǎng)上進行公布，以便供大家共享、互相借閱?？偨?jīng)理 辦公室負責(zé)將網(wǎng)上的圖書目錄進行及時的更新，錄入新買的圖書。 3. 公共類的用書由總經(jīng)理辦公室保存，各部門的人員借閱必須到檔案員處辦理相關(guān)手續(xù)并按時歸還。 4. 專業(yè)性的圖書由各部門的資料員自行保存，如有本部門的人員或其他部門的人員借閱，也須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)并定期歸還；專業(yè)用書嚴禁以個人名義長期保存，須存部門以上的資料庫（專業(yè)所必需的工具書除外）。 三、報刊雜志的管理 1. 報刊雜志由各部門在每年的年底申請訂閱， 總經(jīng)理辦公室 匯總所有需訂報刊明細，報總經(jīng)理簽批后，統(tǒng)一辦理訂閱手續(xù)。 2. 經(jīng)總經(jīng)理簽批后的各部門所訂報刊，由 總經(jīng)理辦公 室 行政文員與各部門經(jīng)理確認，再整理成公司各部門全年訂閱分發(fā)報刊明細交由前臺發(fā)放。 3. 總經(jīng)理辦公室 負責(zé)匯總所有部門的報刊雜志的目錄，公布到公司內(nèi)部網(wǎng)上，以便大家共享和互相借閱。 4. 各部門自定的相關(guān)專業(yè)報刊須交總經(jīng)理辦公室行政文員，納入公司報刊總分發(fā)明細表。 5. 各部門須有專人對所訂報刊進行接受、保存及有關(guān)信息征集工作。 8 6. 各部門負責(zé)保管報刊的員工，要做好報刊的保管及定期整理工作，注意留存相關(guān)信息或有意義報導(dǎo)，提高報刊特別是專業(yè)刊物的使用價值。 7. 總經(jīng)理辦公室須將此項工作納入對部門負責(zé)保管工作員工的考核內(nèi)容。 8. 每年年底，要 組織各部門負責(zé)此項工作的員工進行一次交流，對有關(guān)公司發(fā)展的報刊資料，匯總?cè)霗n。 9. 由于工作性質(zhì)的不同，各部門報刊品種不一，臨時需要閱讀本部門沒有的報刊，可到相關(guān)部門借閱，并辦理借閱手續(xù)。 10. 對于專業(yè)性的報刊及雜志，有較高的保存價值，須到年底統(tǒng)一匯總收集，存檔總經(jīng)理辦公室。 第三章 會議紀要管理規(guī)定 一、 各部門召開的業(yè)務(wù)會議、工作會議（如工程例會、銷售工作例會等）須指定專人寫好會議紀要，會議紀要應(yīng)在會議后兩天內(nèi)報送總經(jīng)理辦公室和主管副總。（注：工程例會紀要送至總經(jīng)理辦公室的為電子版本，文本形式的由工程部資料員保 存） 二、 由總經(jīng)理主持召開的業(yè)務(wù)會議、工作會議（部