【正文】 參加培訓(xùn) 參加考試、考核 總結(jié) 流程起始 培訓(xùn)要求 培訓(xùn)需求分析 制定培訓(xùn)計劃 培訓(xùn)效果評估 記錄培訓(xùn)檔案 流程結(jié)束 培訓(xùn)測試 實施培訓(xùn)計劃 培訓(xùn)效果評價 監(jiān)督意見制定培訓(xùn)評估 審批 12 流程 9： 調(diào)動工作流程 集團人力資源部 公司辦 用人部門 本人 開具調(diào)令 通知 執(zhí)行 流程起始 報到 辦結(jié)、開具介紹信、派遣單 審核、回執(zhí) 報到 辦理交接 獲知 流程結(jié)束 13 流程 10：辭職工作流程 總經(jīng)理 分管副 總經(jīng)理 主管處室 員工 總經(jīng)辦 財務(wù)處 關(guān)鍵技術(shù)崗位 審批 審批 處長簽字 退回上崗證、工作服 逐級簽署意見 書面申請 流程起始 領(lǐng)辭職流程申請表 查詢移交情況 交辭職申請表 審批 EAS 系統(tǒng)辦理辭職 流程結(jié)束 查詢欠款情況 辦理退房手續(xù) 14 流程 11： 宿舍入住流程 員工 文員 辦公室主任 報到 錄用 EAS 系統(tǒng) 辦理入職手續(xù) 流程起始 流程結(jié)束 辦理入住登記、發(fā)放鑰匙 填寫入住申請 審批 15 流程 12： 接待工作 流程 來訪客人 相關(guān)部門接待人員 各部辦領(lǐng)導(dǎo) 辦公室主任 總經(jīng)理 財務(wù)處 一般客人 客人到訪 流程起始 請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 具體落實 匯報、擬賬 了解情況 制定接待方案 制定接待方案 落實 匯報、報賬 了解落實情況 費用 審批 了解落實情況 費用審批 流程結(jié)束 費用報銷 明確客人身份、來訪事由 審批 16 第三部分 辦公室管理制度 第一篇 辦公室工作計劃 2020 年是我公司經(jīng)營壓力空前，市場競爭激烈的一年，面對這一形勢，辦公室要明確工作的指導(dǎo)思想：強化辦公室的樞紐、服務(wù)作用，發(fā)揮參謀協(xié)助、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查和服務(wù)后勤工作，進一步改良工作作風(fēng)、改進工作方法、提高服務(wù)質(zhì)量，為整體工作的順利進行，提供良好的職能作用。 為了保證辦公室工作的順利進 行，我們制定了如下的工作思路： 一、 發(fā)揮參謀 功能 。 辦公室作為公司上傳下達、溝通各 部門 的橋梁和紐帶，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解 中長期的 總體工作，又要了解近期的重點工作 ； 既要了解 集團 的工作意見和要求，還要了解本 公司 的實際情況和員工的意見 、 建議。善于增強整體合力，樹立團隊協(xié)作精神和服務(wù)理念，善于對上加強聯(lián)系，對內(nèi)加強管理，對外搞好協(xié)調(diào)，對下做好服務(wù)。要立足發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，增強工作的主動性、預(yù)見性 、創(chuàng)造性，以較高的理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、查漏補缺，在充分調(diào)查摸底的基礎(chǔ)上，提出可行 性的 建議和工作預(yù)案，發(fā)揮參謀 協(xié)助 作用，不斷提高參與決策能力。 二、 發(fā)揮協(xié)調(diào)功能。 辦公室工作綜合全局，協(xié)調(diào)各方， 內(nèi)承外聯(lián) ，有自身的工作 職能和工作流程 。既要全面了解 各部門 工作情況，為公司各項工作的順利開展創(chuàng)造條件，又要協(xié)調(diào)各方，處理好上下的關(guān)系，確保 上級領(lǐng)導(dǎo)的指令實施 暢通。對于職責(zé)內(nèi)的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項項有落實。對職責(zé)以外但沒有部門抓的或職責(zé)不明的工作，辦公室就是要義不容辭承擔(dān)起來 ，做到不留空檔，保證各項工作的全面推進。 三、 發(fā)揮辦事功能。辦公室工作無小事。這就要求辦公室工作一 定 要細心、細致 。 要從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認真認真再認真，細致細致再細致，做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在我手中延誤 ，不讓需要辦理的文電在我手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志 在我這 里受到冷落，不讓分公司機關(guān)和辦公室的形象在我這里受到影響。 四、 發(fā)揮管理功能 。 工作涉及到的方方面面，有的關(guān)系到員工的切身利益。 堅持原則性問題是檢驗作風(fēng)是否過硬 的重要標(biāo)志。辦公室工作必須講原則，嚴肅辦事紀(jì)律。一是按政策辦事。決不允許在政策問題上講人情， “走后門 ”。 二是依法辦事。辦公室同志必須學(xué)法、懂法、守法，嚴格按照法律法規(guī)來開展工作。三是按組織原則辦事。堅持民主集中制原則，堅持一級對一級負責(zé) 。 五、 發(fā)揮服務(wù)功能 。 辦公室工作的程序性要求很強，特別是在大量復(fù)雜的事務(wù)性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅持逐級匯報的原則 ,以明確責(zé)任。要通過建立一套科學(xué)規(guī)范的工作制度、工作程序、工作規(guī)則，使每項工作都有章可循 。 六、 發(fā)揮督辦功能。要據(jù)實情、講實話、干實事、創(chuàng)實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務(wù)實的精神，包括聽取基層意見，向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，力求全面、真實。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。 17 第二篇 辦公室 工作日常管理 制度 一、收文、發(fā)文管理制 度 收文 （ 1） 登記。收文后， 根據(jù)來文單位（上級來文、平級來文、下級來文）及時錄入來文登記簿； （ 2）辦理。來文登記后，視緩、急情況，及時填寫文件處理標(biāo)簽報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批； （ 3）歸檔。文件辦理完畢，及時歸檔，定期或按集團規(guī)定將已歸 檔文件再次分類整理，交由集團檔案室集中管理。 發(fā)文 （ 1）提出申請。各部門根據(jù)需要提出發(fā)文申請，由部門負責(zé)人草擬文件內(nèi)容（草擬內(nèi)容需用水筆書寫，以便長期保存）； （ 2）文件審核。各部門草擬文件必須交總經(jīng)辦統(tǒng)一審核； （ 3）領(lǐng)導(dǎo)審批。所有公司發(fā)文必須由公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可印制； （ 4）文件發(fā)布。公司文件領(lǐng)導(dǎo)審批后，由總經(jīng)辦校對，用印，然后正式發(fā)布； （ 5）文稿歸檔。所有公司發(fā)文文稿統(tǒng)一由總經(jīng)辦整理歸檔。 二、會議籌備制度 會議組織 （ 1）每年召開一次總結(jié)表彰大會； （ 2）每半年至少召開一次支部大會和副科 級以上干部會議； （ 3）每季度召開一次辦公會； （ 4）每月召開一次產(chǎn)品溝通會議； （ 5）每周各部門召開一次周例會。 會前準(zhǔn)備：（根據(jù)會議的規(guī)模大小、重要程度安排） （ 1）安排會議議題； （ 2）確定會議籌備方案； （ 3）辦理會議報批手續(xù)； （ 4）印發(fā)會議通知； （ 5）準(zhǔn)備會議文件材料； （ 6）會場的衛(wèi)生、照明、通風(fēng)、音響、安保、桌椅排列； （ 7）安排座次編組和邀請嘉賓； （ 8）重要會議的新聞發(fā)布。 會中、會后安排： （ 1）會議簽到； （ 2）導(dǎo)入會場； （ 3）安排發(fā)言； （ 4）會議記錄（錄音）； （ 5） 會場秩序和后勤服務(wù)； （ 6）參會人員離會； （ 7）清理會場； （ 8）會議文件的整理； （ 9）會議新聞的報道； 18 （ 10）會議紀(jì)要的印發(fā)； （ 11）會議精神的貫徹； （ 12）會議決定事項的督辦。 精簡會議： 辦公室應(yīng)當(dāng)從實際出發(fā)嚴格控制會議的規(guī)模、會期，力戒形式主義，開會不得攀規(guī)格、講排場，要嚴格控制會議成本，努力提高會議質(zhì)量。 三、小車管理制度 保證公司經(jīng)理用車； 各部門用車需事先向總經(jīng)辦申請，由總經(jīng)辦填寫《用車通知單》方可用車； 駕駛員應(yīng)加強車輛的日常保養(yǎng)、維護，保持車輛良好的運行狀態(tài)； 駕駛員應(yīng)保持車內(nèi)的清潔、衛(wèi)生。 四、辦公用品管理制度 采購、印制 （ 1）提前三天書面申請。部門負責(zé)人審核，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，交由辦公室統(tǒng)一采購或印制。（特殊情況可委托辦理） （ 2）各部門在申報時，需認真填寫計劃單，計算好月使用量，一般采購或印制數(shù)量以半年使用數(shù)為上限。 （ 3）申請印制，應(yīng)設(shè)計好規(guī)格、件數(shù)，并提出初步印制價格。 （ 4）各部門驗收時，要先查明物品規(guī)格、件數(shù)、價格是否相符，確認后在交貨單上簽字。 （ 5）辦公室在審核發(fā)票時，認真查對交貨單，確認無誤后簽字，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后付款。 （ 6）低值易 耗辦公用品，各部門應(yīng)本著不鋪張不浪費的原則，從嚴從細控制使用。 （ 7）高值辦公耗材（如電腦、傳真機）在使用中，應(yīng)注意日常的維護與保養(yǎng)；確需維修時，報請總經(jīng)理同意后，辦公室通知具辦。 文印、傳真 （ 1）文印、傳真用紙一律由辦公室統(tǒng)一采購，各部門登記領(lǐng)用。 （ 2）除有特殊要求外，各種文字材料用紙統(tǒng)一使用 A4 紙，標(biāo)題用華文中宋體，小二號字，正文用仿宋體，小三號字，紙張盡量雙面使用。 （ 3）要求能夠手工書寫的材料盡量手工書寫。 （ 4）工作之外，需要打、復(fù)印的，一律收費（總經(jīng)辦代收）；不允許私自打、復(fù)印或發(fā)傳真，一經(jīng)查實，將給予當(dāng)事人 10 元 —— 50 元 /次罰款。 收費標(biāo)準(zhǔn)：打印： A4 紙 元 /張 B5 紙 復(fù)?。?A4 紙 元 /張 B5 紙 元 /張 A3 紙 元 /張 傳真： 元 /次（發(fā)） 元 /次（收） 五、印章管理制度 印章刊刻與啟用 （ 1）公司行政章、合同專用章、財務(wù)專用章、鋼印、法定代表人簽名章、財務(wù)使用的法定代表章，在刊刻前應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人到公司辦公室開具專門介紹信。 （ 2）公司直屬機構(gòu)印章和出納印章刊刻前應(yīng)由經(jīng)辦人到公司辦公室開具介紹信。 （ 3）機構(gòu)注銷、裁 撤、法定代表人變更及出納變更時，相關(guān)印章必須由辦公室及時收回、集中保管。 19 （ 4）印章啟用與變更按公安機關(guān)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 2.、印章保管 （ 1）各類印章應(yīng)確定專人保管，保管人員應(yīng)當(dāng)同公司簽訂《責(zé)任狀》。 （ 2）各類印章保管人變動，必須先辦理印章交接手續(xù)。 印章使用 （ 1）用印審批：經(jīng)濟合同、正式文件用印前必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)文字批準(zhǔn)，日常事務(wù)由辦公室主任或分管副職批準(zhǔn)。 （ 2）蓋章登記：印章保管人蓋章時，應(yīng)逐筆在《用印登記表》上登記，口頭批準(zhǔn)用印的領(lǐng)導(dǎo)必須在登記表上簽字。 （ 3）空白介紹信：未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)部門文字批準(zhǔn) ，嚴禁發(fā)出空白介紹信，空白介紹信必須留存根，領(lǐng)導(dǎo)人必須在村跟上簽字，空白介紹信上必須注明有效期，未使用的空白介紹信應(yīng)及時退回。 （ 4）空白信箋：未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴禁發(fā)出空白信箋。經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)出的空白信箋印章上必須注明用途。 （ 5）攜章外出：辦公室主任及經(jīng)理層人員確因工作需要須攜章外出的，應(yīng)當(dāng)?shù)怯?，攜章人應(yīng)當(dāng)簽字并保證妥善保管、及時退還。 六、合同管理制度 訂立合同必須使用安徽省工商局制定的統(tǒng)一文本或經(jīng)省工商局批準(zhǔn)、監(jiān)制，企業(yè)設(shè)計的格式合同文本和數(shù)據(jù)電文合同，如：電子郵件、電報、傳真等，要求先簽訂合同。若特殊 情況用電話、口頭、便條訂貨，必須嚴格執(zhí)行事后補訂合同。 對外訂立合同時，必須掌握供方的一些基本情況，必要時對供方進行現(xiàn)場考察。 訂立合同必須遵循平等、自愿、公平誠實信用和守法原則，不得徇私舞弊，違反國家法律法規(guī)，損害國家和企業(yè)利益。 所定合同必須主體合格，標(biāo)的合法，手續(xù)完備，條款齊全，意思表達真實，約定明確，文字清晰，語言規(guī)范，無矛盾條款，無空白條款。 嚴肅合同報批制度，訂立合同時，必須使用統(tǒng)一的合同審批標(biāo)簽，經(jīng)部門負責(zé)人審核、簽字，報請公司或集團主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，加蓋合同專用章方為生效。 合同管理人員建立合同檔案分類臺賬，合同執(zhí)行完畢叫集團合同管理員存檔。 委托代理人在簽訂合同時，不得超越委托書的權(quán)限范圍，不得簽訂無效合同，違反合同。 合同文本由專人保管登記使用。 凡與合同相關(guān)人員，必須嚴格遵守公司制度，嚴守合同秘密。 七、檔案管理制度 歸檔范圍公司文件材料的歸檔范圍，包括上級機關(guān)印發(fā)的有關(guān)文件，批件及各部門產(chǎn)生的各種文件材料，主要在以下幾個方面： ① 基礎(chǔ)管理； ② 黨群工作； ③ 經(jīng)營管 理； ④ 產(chǎn)品研發(fā)； ⑤ 科學(xué)技術(shù)； ⑥ 基本建設(shè)； ⑦ 會計核算。 歸檔要求： （ 1）辦公室為公司臨時檔案室，集中統(tǒng)一管理公司形成的全部檔案； （ 2）歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)備、系統(tǒng)； （ 3）文件書寫和載體材料應(yīng)耐久保存，文件不能以鉛筆，圓珠筆書寫，傳真件、復(fù)印件不得長期存檔； （ 4）文件材料整理符合規(guī)范； （ 5）歸檔的電子文件