【正文】 1 辦公室工作流程 與 管理工具大全 2 第一部分 辦公室管理職能和崗位職能 基本管理職能 主任崗 位職責(zé) 文員 職責(zé) 涉及工 作流程 涉及相關(guān)制度 及標(biāo)準(zhǔn) 涉及相 關(guān)表單 項(xiàng)目 簡(jiǎn)要說(shuō)明 1 員工招聘入職管理 員工入職必須經(jīng)過(guò)報(bào)名、面試、實(shí)習(xí)、考核、入職培訓(xùn)等環(huán)節(jié)，要求招收能力強(qiáng)、品德優(yōu)秀的員工。 ① 審查員工履歷表 ② 報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理考核 ③ 面試 ④ 根據(jù)總經(jīng)理意 見(jiàn)審核批準(zhǔn)入職 協(xié)助安排新員工報(bào)名、培訓(xùn)、考試、食宿等 員工入職流程 員工入職管理 制度 《履歷表》 《應(yīng)聘人員登記表》 2 員工調(diào) 動(dòng)管理 根據(jù)公司安排，對(duì)跨分公司人員變動(dòng)采取調(diào)令的方式；分公司內(nèi)部的變動(dòng)報(bào)送人員異動(dòng)表。 ① 審核調(diào)動(dòng)手續(xù) ② 監(jiān)督檢查 變更通訊錄 員工調(diào)動(dòng)流程 調(diào)動(dòng)管理制度 《介紹信》 《人事調(diào)令》 《 員工異動(dòng)交接清單 》 3 勞動(dòng)合 同管理 員工實(shí)習(xí)兩個(gè)月，可以書(shū)面申請(qǐng)與公司簽訂勞動(dòng)合同。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 審核 ① 初擬合同 ② 簽訂合同文本 ③ 存檔 簽訂勞動(dòng)合同流程 合同書(shū)標(biāo)準(zhǔn)文本 《勞動(dòng)合同書(shū)》 《 A類(lèi)員工信息表》 《 B類(lèi)員工登記表》 《保密協(xié)議》 4 員工辭職管理 員工辭職必須提出書(shū)面申請(qǐng)，并逐級(jí)審批，辦理交接手續(xù)。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 審核 ① 辦理辭職手續(xù) ② 接 收 辭 職 申請(qǐng)、 歸檔 ③ 收集交接表 員工辭職流程 員工辭職管理制度 《員工離職 交接 清單》 5 培訓(xùn)管理 公司對(duì)新入職員工、業(yè)務(wù)骨干、全體員工開(kāi)展定期和不定期培訓(xùn)，培訓(xùn)采取內(nèi)訓(xùn)和外訓(xùn)想結(jié)合方式進(jìn)行。 ① 擬定方案 ② 組織實(shí)施 ③ 考核驗(yàn)收 ④ 效果分析 ① 培訓(xùn)通知 ② 培訓(xùn)場(chǎng)地會(huì)務(wù)服務(wù) 培訓(xùn)流程 員工培訓(xùn)管理制度 《培訓(xùn)計(jì) 劃表》 6 考核管理 公司對(duì)各部門(mén)、各分公司業(yè)務(wù)人員定期進(jìn)行考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。 ① 擬定考核計(jì)劃 ② 考核數(shù)據(jù)分析、整理 ③ 統(tǒng)計(jì)考核表 ① 發(fā)放通知 ② 協(xié)助 固定資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表 ① 部門(mén)月度考核流程 ② 業(yè)務(wù)員年度考核流程 ① 控制清單 ② 各處室員工績(jī)效考 核表 7 財(cái)產(chǎn)管理 公司對(duì)所屬部門(mén)、各分公司財(cái)務(wù)進(jìn)行登記，明確責(zé)任人。 ① 車(chē)輛財(cái)產(chǎn)管理 ② 辦公樓財(cái)產(chǎn)管理 ① 財(cái)產(chǎn)登記 ② 資產(chǎn)登記表收集、歸檔 ③ 檢查核實(shí) 財(cái)產(chǎn)管理登記流程 《固定資產(chǎn)登記表》 8 費(fèi)用審核管理 公司對(duì)手機(jī)費(fèi)用、車(chē)輛費(fèi)用以及部分區(qū)域固定費(fèi)用進(jìn)行審核。 ① 車(chē)輛燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)審核 ② 車(chē)輛維修費(fèi)用審核 ③ 后勤類(lèi)管理費(fèi)用審核 ① 手機(jī)費(fèi)登記 ② 車(chē)輛費(fèi)用登記 ③ 固 定 資 產(chǎn) 購(gòu)入、銷(xiāo)毀登記 ④ 房租費(fèi)用登記 費(fèi)用審核登記流程 ① 車(chē)輛費(fèi)用登記表 ② 車(chē)輛一覽表 ③ 手機(jī)費(fèi)用登記表 ④ 房租費(fèi)用登記表 ⑤ 定額 費(fèi)用審核表 車(chē)輛管理制度 3 9 接待管理 公司按規(guī)定接待接待集團(tuán)、政府部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，各相關(guān)公司負(fù)責(zé)人， 各地方客戶(hù)。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 監(jiān)督檢查 ③ 溝通協(xié)商 ④ 個(gè)案處理 ① 基本接待 ② 協(xié)調(diào)溝通 ③ 后勤支持 接待訪(fǎng)客流程 ① 公司客 餐招待申請(qǐng)表 ② 電話(huà) 記錄簿 公務(wù)接待用餐制度 10 收文管理 收文要求及時(shí)傳閱 簽注 ① 登記 ② 督辦 收文流程 收文登記簿 收文程序 11 發(fā)文管理 發(fā)文要求使用公文文種，遵守行文規(guī)范，符合規(guī)定格式，由文員或各部門(mén)擬稿，辦公室主任審核，總經(jīng)理簽發(fā)，規(guī)定發(fā)文字號(hào) 、印刷份數(shù)和時(shí)限。 ① 審核 ② 注發(fā) ③ 用印 ① 擬稿 ② 校對(duì) ③ 印刷 ④ 分發(fā) ⑤ 歸檔 發(fā)文流程 發(fā)文登記簿 發(fā)文程序 12 印章管理 各類(lèi)印章必須由辦公室負(fù)責(zé)申報(bào)和刻制，各部門(mén)啟用印章時(shí)到辦公室登記備案，停用印章交辦公室封存。 ① 審 批日 常 文件，合同和其他公文用印 ② 公司印章以及支部、工會(huì)印章的保管 ① 用印登記 ② 辦公室印章保管 印章使用流程 印章使用登記表 印章管理制度 13 檔案管理 涉及公司有關(guān)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)文件、合同的保管與定期 清理。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 監(jiān)督核實(shí) ③ 銷(xiāo)毀批準(zhǔn) ④ 審核借閱請(qǐng)求 ① 復(fù)印、打印 ② 借閱登記 ③ 檔案分類(lèi)、整理 ④ 編制檔案明細(xì)表 ⑤ 合同臺(tái)賬登記 ① 文檔管理流程 ② 文 檔 借 閱（復(fù)?。┝鞒? ① 檔案明細(xì)表 ② 合同登記表 檔案管理制度 14 會(huì)議管理 集團(tuán)、公司召開(kāi)的各種會(huì)議的安排 ① 統(tǒng)籌安排 ② 會(huì)務(wù)協(xié)調(diào) ① 編寫(xiě)會(huì)議計(jì)劃表、通知 ② 會(huì)議準(zhǔn)備 ③ 會(huì)場(chǎng)安排 ④ 后勤工作 會(huì)議流程 ① 會(huì)議簽到表簿 ② 會(huì)議記錄簿 ③ 公司月度、會(huì)議分項(xiàng)報(bào)告明細(xì)表 會(huì)議管理制度 15 就餐管理 凡在公司食堂用餐的人員必須遵守就餐管理，按時(shí)就餐、保持衛(wèi)生、杜絕浪費(fèi)。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 監(jiān)督檢查 值班 食堂用餐花名冊(cè) 食堂管理制度 食堂衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn) 16 衛(wèi)生管理 保證公司辦公區(qū)、公共區(qū)、生活區(qū)公共衛(wèi)生干凈整潔。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 監(jiān)督檢查 參與檢查 ① 辦公區(qū)衛(wèi)生檢查評(píng)分表 ② 宿舍檢查評(píng)分表 宿舍管理制度 寢室衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn) 17 就寢管理 在公司住宿的人員必須按時(shí)就寢，夏季晚上不得超過(guò)11： 30，冬季不得超過(guò) 11：00。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 監(jiān)督檢查 參與檢查 住宿員工花名冊(cè) 宿舍管理制度 寢室衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn) 4 9 考勤管理 對(duì)公司員工實(shí)行指紋考勤，嚴(yán)肅公司紀(jì)律。 ① 全面負(fù) 責(zé) ② 監(jiān)督檢查 ③ 指紋錄入 ⑤ 設(shè)備維護(hù) ① 人員異動(dòng)通報(bào) ② 協(xié)助管理 ③ 定期考勤 19 網(wǎng)絡(luò)管理 對(duì)公司電腦、網(wǎng)絡(luò)、廣播、指紋考勤機(jī)等進(jìn)行管理維護(hù)。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 監(jiān)督檢查 ③ 設(shè)備維護(hù) ④ 電信部門(mén)聯(lián)絡(luò) ⑤ 電話(huà)維護(hù) ⑥ 網(wǎng)絡(luò)維護(hù) 協(xié)助管理 20 車(chē)輛管理 公司小車(chē)服從統(tǒng)一調(diào)配，保證工作用車(chē)。禁止公車(chē)私用，車(chē)輛不適用時(shí)需賣(mài)出。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 監(jiān)督檢查 協(xié)助管理 車(chē)輛使用流程 小車(chē)出差通知單 車(chē)輛管理制度 21 旅游合同管理 旅游合同由總經(jīng)辦同意采購(gòu)， 領(lǐng)用 時(shí) 要登記 并 注明所屬部門(mén)及使用份數(shù)，使用后要回收建檔。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 監(jiān)督 檢查 具體執(zhí)行 旅 游 合 同 采購(gòu)、領(lǐng)用、回收流程 旅游合同領(lǐng)用表 旅游合同管理制度 22 航空保險(xiǎn)管理 航空保險(xiǎn)領(lǐng)用前要登記，注明使用日期及份數(shù)。 ① 全面負(fù)責(zé) ② 監(jiān)督檢查 具體執(zhí)行 航 空 保 險(xiǎn) 采購(gòu)、領(lǐng)用、回收流程 航空保險(xiǎn)領(lǐng)用表 航空保險(xiǎn)管理制度 5 第二部分 辦公室工作流程 流程 ：收文流程 收文流程 文員 辦公室主任 公司領(lǐng)導(dǎo) 分管領(lǐng)導(dǎo)及處理 重要文件 一般文件 流程 ： 發(fā)文流程 發(fā) 文流程 文員 辦公室主任 公司領(lǐng)導(dǎo) 分管領(lǐng)導(dǎo)及處理 重要文件 一般文件 流程結(jié)束 流程結(jié)束 收文 落實(shí) 簽收、登記 流程起始 流程結(jié)束 審閱 承辦、督辦 閱讀、擬辦 承辦、落實(shí) 編號(hào)、發(fā)文 初核 流程起始 審閱 打印、核對(duì) 簽發(fā) 簽收 擬稿 存檔 流程結(jié)束 6 流程 2：車(chē)輛管理流程 用車(chē)人 處室領(lǐng)導(dǎo) 辦公室主任 公司領(lǐng)導(dǎo) 駕駛員 同意 同意 流程 3：辦公用品、固定資產(chǎn)采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用流程 處室 公司辦 總經(jīng)理 大宗物品 物資采購(gòu) 驗(yàn)收入庫(kù)、登記并建立臺(tái)賬 申請(qǐng) 流程起始 批準(zhǔn) 安排車(chē)輛 出車(chē) 審批 完成反饋任務(wù) 記錄、存檔 流程結(jié)束 根據(jù)需求提出計(jì)劃劃提出 流程起始 領(lǐng)用 流程 結(jié)束 審核 審批 7 流程 4：旅游合同采購(gòu)、領(lǐng)用、回收流程 處室 公司辦 總經(jīng)理 旅游合同 根據(jù)需求提出計(jì)劃劃提出 流程起始 領(lǐng)用 回收建檔、 流程結(jié)束 審核 審批 購(gòu)買(mǎi)合同文本 登記并建立臺(tái)賬 8 流程 5：航空保險(xiǎn)采購(gòu)、領(lǐng)用、回收流程 處室 公司辦 總經(jīng)理 航空保險(xiǎn) 根據(jù)需求提出計(jì)劃劃提出 流程起始 領(lǐng)用 回收建檔、 流程結(jié)束 審核 審批 購(gòu)買(mǎi) 航空保險(xiǎn) 登記并建立臺(tái)賬 9 流程 6：招聘工作流程 用人部門(mén) 總經(jīng)辦 分管領(lǐng)導(dǎo) 總經(jīng)理 特殊崗位人員 簡(jiǎn)歷存檔 筆試、面試資格審定 復(fù)試 人員空缺 有無(wú)編制 流程起始 增補(bǔ)申請(qǐng) 確定招聘方式 發(fā)布招聘信息 確定試用 待遇面談 辦理入職 流程結(jié)束 核準(zhǔn) 批準(zhǔn) 復(fù)試 10 流程 7：入職工作流程 員工 總經(jīng)辦 用人部門(mén) 通過(guò) 本人申請(qǐng) 回執(zhí) 流程起始 填寫(xiě)履歷表 、 招工登 記表 開(kāi)具派遣單到用人部門(mén)試用 實(shí)習(xí) 評(píng)估 正式辦理錄用 簽訂合同 錄用EAS 調(diào)劑或婉拒 正式開(kāi)具派遣單 辦理上崗證、工資、安排住宿等 流程結(jié)束 接收 上崗及培訓(xùn) 11 流程 8：培訓(xùn)工作流程 員工 部門(mén) 總經(jīng)辦 公司領(lǐng)導(dǎo)