【正文】 部門負(fù)責(zé)；企業(yè)客戶接待需填寫“業(yè)務(wù)接待申請(qǐng)單”2．接待費(fèi)的使用遵循勤儉節(jié)約，效能優(yōu)先的原則。3．接待人員在完成招待任務(wù)之后須及時(shí)（____小時(shí)之內(nèi)）憑“請(qǐng)款單”和接待費(fèi)用的正式發(fā)票到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。第3章 附則第8條 行政部對(duì)本制度擁有解釋權(quán)。第9條 本制度自公布之日起實(shí)施。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．1．2 參觀接待規(guī)范制度名稱參觀接待規(guī)范受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 目的為規(guī)范參觀接待工作，保證參觀接待工作有序進(jìn)行，特制定本規(guī)范。第2條 參觀接待種類參觀接待可以分定時(shí)接待和臨時(shí)接待兩類，詳情如下圖所示。 先以公文或電話預(yù)先約定參觀的時(shí)間與范圍定時(shí)接待 因業(yè)務(wù)關(guān)系需臨時(shí)決定來公司參觀臨時(shí)接待團(tuán)體參觀貴賓參觀普通參觀＋參觀接待種類第3條 參觀接待人員要求1．接待人員必須使用文明、規(guī)范的語言，以友好的態(tài)度對(duì)待來訪人員。2．接待人員必須了解企業(yè)文化，熟悉公司的發(fā)展?fàn)顩r。3．接待人員應(yīng)儀表整潔、著裝職業(yè)。第4條 參觀接待程序規(guī)定1．凡欲參觀公司者，需事先和本公司行政部取得聯(lián)系，并填寫“參觀申請(qǐng)表”。2．行政部對(duì)“參觀申請(qǐng)表”進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政部或承辦部門安排專人負(fù)責(zé)參觀接待工作。（1）貴賓參觀及團(tuán)體參觀接待：由公司核準(zhǔn)，并于參觀前 日將“參觀通知單”填送交各部門，作為辦理接待的憑證，如事出緊急可先以電話通知后補(bǔ)“通知單”。（2）普通參觀接待：由各部門經(jīng)理核準(zhǔn)，并于參觀前 日將“參觀通知單”送各部門，作為辦理接待的憑證。（3）臨時(shí)參觀接待：由各部門經(jīng)理核準(zhǔn)，并于參觀前 小時(shí)以電話通知各部門安排好接待事宜。 3．對(duì)于未經(jīng)核準(zhǔn)的參觀人員，一律謝絕參觀。第5條 本規(guī)范由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。第6條 本規(guī)范自 年 月 日起實(shí)施。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．1．3 前臺(tái)禮儀規(guī)范制度名稱前臺(tái)禮儀規(guī)范受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為規(guī)范前臺(tái)接待的職業(yè)形象，充分發(fā)揮前臺(tái)接待的窗口展示作用，維護(hù)良好的公司形象，特制定本規(guī)范。第2條 適用范圍本規(guī)范適用于前臺(tái)接待禮儀管理。第2章 儀容規(guī)范第3條 要求員工頭發(fā)梳理整齊，面部保持清潔；男員工不留長發(fā)，女員工不化濃妝；保持口氣清新，以適合近距離交談；手部干凈，指甲修剪整齊，男員工不留長指甲，女員工不涂抹鮮艷的指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。第4條 員工服飾禮儀要求參照公司《員工著裝管理規(guī)定》。第3章 電話接聽禮儀規(guī)范第5條 電話接聽，要勤說“請(qǐng)問”、“對(duì)不起”、“請(qǐng)稍等”之類的謙詞。、第三聲的時(shí)候接起電話。接起電話首先要說“您好，(公司名稱，如果公司名稱較長，應(yīng)用簡稱)”，如果因故遲接，要向來電者說“對(duì)不起，讓您久等了”。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)至具體人員的電話，可以禮貌地說“請(qǐng)稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。第6條 代接電話，對(duì)方如有留言，應(yīng)用紙筆記錄。，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點(diǎn)，防止因記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來的誤會(huì)。第7條 做好電話記錄前臺(tái)工作人員在接電話時(shí)，要隨時(shí)記錄電話內(nèi)容，這些記錄應(yīng)簡潔完整，最好具備以下六點(diǎn)內(nèi)容：何時(shí)、何人、何地、何事、為什么、如何進(jìn)行。第8條 禮貌掛斷電話通話完畢后，可以詢問對(duì)方：“還有什么事嗎？”或者“還有什么要吩咐嗎？”既表示尊重對(duì)方，也是提醒對(duì)方。談話結(jié)束時(shí)，要表示感謝，并讓對(duì)方先掛斷電話。第4章 來訪接待禮儀規(guī)范第9條 接待預(yù)約來訪人員時(shí)應(yīng)禮貌大方、熱情周到。第10條 客人到來進(jìn)行來訪登記后，要立即通知被訪者，如需前臺(tái)接待人員引導(dǎo)，則應(yīng)使用正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢(shì)。第11條 為來訪人員安排接待地點(diǎn)時(shí)，應(yīng)遵循以下原則。，一般安排在公司會(huì)議室內(nèi)接待。，根據(jù)接見對(duì)象級(jí)別安排接待地點(diǎn)。，在會(huì)議室允許的條件下，盡量安排在會(huì)議室內(nèi)接待。，由行政部協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行接待。第12條 預(yù)約人員到達(dá)后，若公司已預(yù)約人員由于種種原因不能馬上接見時(shí)，一定要說明理由與等待時(shí)間，若來訪人員愿意等待，則應(yīng)向其提供飲料和雜志，如果可能，還應(yīng)該不時(shí)為來訪人員更換飲料。第13條 如果預(yù)約來訪人員要找的負(fù)責(zé)人不在，要明確告知預(yù)約人員的去向及回公司的時(shí)間。請(qǐng)來訪人員留下電話、地址，并明確是來訪人員再次來公司，還是由本公司人員到來訪者單位。第14條 未進(jìn)行預(yù)約人員來訪時(shí)，應(yīng)首先明確對(duì)方姓名，婉轉(zhuǎn)詢問對(duì)方來意。前臺(tái)人員經(jīng)過初步判斷后，并不能直接回答“在”或“不在”，而應(yīng)使用“讓我看看他是否在”等言辭，及時(shí)與相關(guān)人員進(jìn)行溝通，最后決定是否安排被訪者進(jìn)行接待。第5章 附則第15條 本規(guī)范的最終解釋權(quán)歸行政部。第16條 本規(guī)范自年月日起實(shí)施。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．2 行政會(huì)議管理制度4．2．1 會(huì)議管理制度制度名稱會(huì)議管理制度受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。第2條 適用范圍公司召開的各種會(huì)議均應(yīng)參照本制度進(jìn)行管理。第2章 會(huì)議組織第3條 公司級(jí)會(huì)議，是指公司員工大會(huì)、全公司技術(shù)人員大會(huì)及各種代表大會(huì)，應(yīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，各相關(guān)部門組織召開，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。第4條 專業(yè)會(huì)議，是指公司的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)議，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織召開。第5條 各車間、部門召開的工作會(huì)議由各車間、部門領(lǐng)導(dǎo)決定并負(fù)責(zé)組織。第6條 班組(小組)會(huì)議由各班組長決定并主持召開。第7條 上級(jí)或外單位在公司召開的會(huì)議(如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等)或公司之間的業(yè)務(wù)會(huì)(如聯(lián)營洽談會(huì)、用戶座談會(huì)等)一律由公司組織安排，相關(guān)部門協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。第3章 會(huì)議安排第8條 為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司一律將正常性的會(huì)議納入例會(huì)制，原則上要按照例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容組織召開。第9條 凡涉及多部門負(fù)責(zé)人參加的會(huì)議，均需于會(huì)議召開前日經(jīng)部門或分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)辦公室匯總，并由公司辦公室統(tǒng)一安排方可召開。第10條 行政部每周六應(yīng)召開全公司例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議，統(tǒng)一編制會(huì)議計(jì)劃并裝訂，分發(fā)到公司相關(guān)部門。第11條 對(duì)于已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會(huì)議時(shí)，召集部門應(yīng)提前天報(bào)請(qǐng)公司行政部，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。第12條 對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的幾個(gè)會(huì)議，公司有權(quán)安排合并召開。 第13條 對(duì)于準(zhǔn)備不充分、重復(fù)性或無多大作用的會(huì)議，行政部有權(quán)拒絕安排。第14條 各部門會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門會(huì)議不應(yīng)安排在與公司例會(huì)同期召開(與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間沖突的除外)，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。第4章 會(huì)場(chǎng)紀(jì)律第15條 開會(huì)前分鐘與會(huì)人員必須到達(dá)會(huì)場(chǎng)，同時(shí)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)狀態(tài)或關(guān)閉。第16條 會(huì)場(chǎng)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得在會(huì)議期間進(jìn)行私自討論。第17條 與會(huì)人員因?yàn)樘厥庠虿荒馨磿r(shí)出席會(huì)議的，須在會(huì)前向會(huì)議組織部門請(qǐng)假，并以書面形式說明不能按時(shí)出席會(huì)議的原因(特殊情況可以采取口頭形式請(qǐng)假)，得到組織部門批準(zhǔn)后才能請(qǐng)假。第18條 會(huì)議中途與會(huì)人員如有急事需離開，要向會(huì)議主持人提出申請(qǐng)，得到批準(zhǔn)后方可離開。第5章 會(huì)議室管理第19條 會(huì)議室由行政部指定專人負(fù)責(zé)管理，各部門如因會(huì)議需要使用會(huì)議室，須事先向行政部提出申請(qǐng)，由行政部統(tǒng)籌安排。第20條 會(huì)議室的衛(wèi)生由行政部安排人員維護(hù)，在每次會(huì)議召開前后均要進(jìn)行打掃，并做好日常保潔工作。第21條 會(huì)議室電子設(shè)備的管理、使用和維護(hù)由專人負(fù)責(zé)，其他人不得隨意操作，否則如造成設(shè)備損壞應(yīng)按價(jià)賠償。第6章 附則第22條 行政部負(fù)責(zé)本制度的起草工作。第23條 總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的核準(zhǔn)工作。第24條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)行。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．2．2 會(huì)議室使用制度制度名稱會(huì)議室使用制度受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條為加強(qiáng)會(huì)議室的規(guī)范化管理，確保會(huì)議室合理有效使用，特制定本制度。第2條公司會(huì)議室的使用與管理均應(yīng)參照本制度執(zhí)行。第3條會(huì)議室使用應(yīng)遵循先全局后部門、先緊急后一般的原則。如遇會(huì)議室被占用，行政部將負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。第4條會(huì)議室由行政部派專人管理。各部門若需使用，需提前向行政部提交申請(qǐng)，由行政部統(tǒng)一安排。第5條一般情況下，會(huì)議室按照申請(qǐng)的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。第6條如部門或個(gè)人臨時(shí)取消會(huì)議室的使用申請(qǐng)，再使用時(shí)需重新申請(qǐng)。第7條部門及個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，如超過分鐘未達(dá)到會(huì)議室，行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用另作安排。第8條參會(huì)人員應(yīng)自覺保持會(huì)議室的清潔、衛(wèi)生，禁止隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。第9條參會(huì)人員要愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施，損壞公物由使用單位按價(jià)賠償。第10條會(huì)議室的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會(huì)議室。第11條會(huì)議結(jié)束后，使用會(huì)議室的人員應(yīng)及時(shí)與會(huì)議室管理員聯(lián)系，關(guān)好門窗、空調(diào)、投影儀和音響設(shè)備。第12條本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋。第13條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．2．3 會(huì)議設(shè)備管理制度制度名稱會(huì)議設(shè)備管理制度受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 為加強(qiáng)對(duì)會(huì)議設(shè)備的管理，確保會(huì)議設(shè)備的正常使用，特制定本制度。第2條 公司各項(xiàng)會(huì)議設(shè)備管理均應(yīng)參照本制度執(zhí)行。第3條 會(huì)議設(shè)備的使用與管理1．公司會(huì)議設(shè)備由行政部統(tǒng)一管理，其他任何部門或人員未經(jīng)行政部主管人員同意，不得接觸和使用會(huì)議設(shè)備。2．相關(guān)部門和人員在會(huì)議室召開會(huì)議時(shí)，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備，不得隨意挪動(dòng)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備；如確需挪動(dòng)位置，應(yīng)在會(huì)議設(shè)備保管人員的技術(shù)指導(dǎo)下進(jìn)行，否則造成的后果由當(dāng)事人承擔(dān)。3．會(huì)議服務(wù)人員發(fā)現(xiàn)會(huì)議設(shè)備因使用者操作不當(dāng)及人為造成損壞的，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，分析原因，明確責(zé)任，并要求責(zé)任人作出賠償。第4條 會(huì)議設(shè)備的保管與維護(hù)1．行政部指定專人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的保管工作，當(dāng)會(huì)議設(shè)備保管人員因離職、調(diào)動(dòng)等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)指派其他人員接管。2．會(huì)議設(shè)備保管人員應(yīng)定期開展檢測(cè)工作，一般每 周檢查一次，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，以確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。3．會(huì)議設(shè)備保管人員發(fā)現(xiàn)會(huì)議設(shè)備出現(xiàn)問題時(shí)應(yīng)及時(shí)上報(bào)，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)私自修理、拆卸。4．會(huì)議設(shè)備因老化、損耗及其他原因報(bào)廢時(shí)，由行政部提出申請(qǐng)，經(jīng)專業(yè)人員檢測(cè)后，報(bào)單位主管負(fù)責(zé)人審批，審批通過后方能辦理報(bào)廢手續(xù)。第5條 本制度由行政部負(fù)責(zé)制定。第6條 本制度自公布之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．3 文件收發(fā)管理規(guī)范4．3．1 收文操作規(guī)范制度名稱收文操作規(guī)范受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條為進(jìn)一步規(guī)范收文管理工作，提高公文處理的效率，特制定本規(guī)范。第2條收文范圍、檢查、監(jiān)督、業(yè)務(wù)銜接等事務(wù)的所有往來公函。第3條收文承辦、催辦。急件應(yīng)馬上處理，小時(shí)內(nèi)予以答復(fù)；一般要辦理的文件，天應(yīng)辦理完畢，最遲不能超過天；承辦人員在規(guī)定期限內(nèi)辦不完的，應(yīng)說明理由，并告知行政部。，由承辦單位在“收文閱辦單”上注明處理結(jié)果，并在簽署姓名、日期后及時(shí)交回行政部。，對(duì)送交有關(guān)職能部門辦理的重要文件，要定期進(jìn)行跟蹤檢查。、傳閱，最多不能超過一周，閱文者應(yīng)在當(dāng)日返還行政部。第4條收文整理歸檔文書人員對(duì)來文每月進(jìn)行一次正常性清理，每季度進(jìn)行一次系統(tǒng)性清理，并按檔案管理的規(guī)范化要求保存、立卷、歸檔。第5條收文保密工作，嚴(yán)防文件散失、泄密和失密。、被盜、泄密、失密事件者，要嚴(yán)肅處理，并追究部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。第6條本規(guī)范由行政部負(fù)責(zé)解釋。第7條本規(guī)范自頒布之日起實(shí)行。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字4．3．2 發(fā)文操作規(guī)范制度名稱發(fā)文操作規(guī)范受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條為規(guī)范公司發(fā)文管理，提高發(fā)文效率，確保發(fā)文質(zhì)量、文書安全、傳遞及時(shí)，特制定本規(guī)范。第2條行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司文件的審核、發(fā)布工作。第3條文稿起草、觀點(diǎn)鮮明、主題突出、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，符合發(fā)文格式和行文規(guī)定。，需仔細(xì)審核，并打印，填寫“發(fā)文簽批單”，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字后送行政部審閱。第4條會(huì)簽對(duì)于內(nèi)容涉及多個(gè)部門的文件，發(fā)文前由擬稿人組織相關(guān)部門會(huì)簽。行政部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)簽情況進(jìn)行審核。第5條簽發(fā)文稿核校無誤后，送分管副總和總經(jīng)理簽發(fā)。對(duì)于一般性業(yè)務(wù)文件，可由發(fā)文部門分管副總簽發(fā)；涉及公司重要事項(xiàng)的發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā)。第6條裝封、分發(fā)和遞送，分別裝入信封，寫好收文單位，并按需要加蓋密級(jí)、急件、掛號(hào)等印章?！鞍l(fā)文登記表”。第7條文件存檔對(duì)已印發(fā)的文件，發(fā)文部門應(yīng)將發(fā)文底