【正文】 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整 (公文上的各種附件一律不準抽存 )。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 二．文件材料的收集管理 ㈠．凡公司繕印發(fā)出的公文 (含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件 )一律由綜合管理辦公室統(tǒng)一收集管理。與直管部門業(yè)務相關的文書、資料由各部門自行保管，如財務、物業(yè)、人力資源、工程等。 ㈡．公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機 關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向辦公室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。 ㈢．公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像資料等向綜合管理辦公室室辦理歸檔手續(xù)，辦公室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。 9 三．歸檔范圍 ㈠． 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。 ㈡．上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。 ㈢．公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往 的文書。 ㈣． 部門的請示與上級部門的批復。 ㈤． 反映公司主要職能活動的報告、總結。 ㈥．公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 ㈦．公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 ㈧．公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。 ㈨．公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 ㈩．公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 四．平時歸卷 ㈠． 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，應指派專人集中統(tǒng)一保管。 ㈡．各部門 應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件 10 材料歸卷使用的 案卷類目 。 案卷類目 的條款必須簡明確切，并編上條款號。 ㈢．公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門歸卷。 ㈣．各部門應及時將已歸卷的文件材料，按照 案卷類目 條款，放入平時保存文件卷夾內 對號入座 ，并在收發(fā)文登記薄上注明。 五．立卷（案卷質量要求） ㈠ ．案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 ㈡．歸檔的文件材料種數、份數以 及每份文件的頁數均應齊全完整。 ㈢．在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷； ㈣．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。 ㈤．卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復 在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件 11 之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 ㈥．卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。 ㈦．永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。 ㈧．案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 ㈨．案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式： 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應 按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。 六．保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： ㈠． 永久保存： ； ； ；； ； ； 產所有權狀及其他債權憑證； ； 存的文書。 ㈡． 10 年保存： 、決算書類； ； ； 10 年的文書。 ㈢． 5 年保存： ； 5 年的文書。 ㈣． 1 年保存：結案后無長期保存必要者。 12 ㈤．規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 七．檔卷清理 ㈠ 管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，并于目次表之附注欄內注明銷毀日期。 ㈡ 保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日 期。 八．檔案調用 ㈠． 調卷程序 1．各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具 調卷單 經其部門主管核準后持單調閱。 2．檔案管理人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期，將檔案交與調卷人員?！罢{卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。 3．檔案歸還時，經辦公室核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾?！罢{卷單”由管理人員留存?zhèn)洳椤? 13 ㈡調卷管理 1．“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重 新辦理。 2．調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請檔案管理人員處理。 3．調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。 4．調閱案卷限與經辦業(yè)務有關者，如調閱與經辦業(yè)務無關之案件，應經辦公室主管同意。 14 辦公室物資管理制度 第一章 總則 為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。 第二章 物資分類 公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、 實物資產。 1． 低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等 ； 2． 管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等 ； 3． 實物資產：物資價格達 300 元以上，如：空調、計算機、攝像機、照相機等。 第三章 物資采購 1. 公司物資的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經辦公室同意，可由申購部門自行購買。申購物品應填寫物品申購單， 300元以內物品申購交部門經理同意，辦公室批準； 300 元以上（含 300元）部門經理同意，辦公室批準，總經理批準。 2. 物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式： 1） 定 點：公司定大型超市進行物品采購。 2） 定時：每月月初進行物品采購。 3） 定量：動態(tài)調整，保證常備物資的庫存合理性。 15 4） 特殊物品：選擇多方廠家的產品進行比較，擇優(yōu)選用。 第四章 物資領用管理 公司根據物資分類，進行不同的領用方式： 1． 低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用 ； 2． 管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用 ； 3． 實物資產：由辦公室設立實物資產管理臺帳，以準確記錄固定資產的現(xiàn)狀 。 第五章 公司物資借用 1. 凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門經理簽字認可 2. 借用 物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還 3. 借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償 第六章 附則 1. 新進人員到職時有管理部門通知，向辦公室領用辦公物品；人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經辦公室認可的，管理部不得為其辦理離職手續(xù)。 2. 辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。 16 印章管理辦法 第一章 總則 第一條 印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關系到公司正常的經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展，為防止不必要事件的發(fā) 生，維護公司的利益，制定本辦法。 第二條 公司董事長授權由辦公室專人負責公司的印章管理工作，發(fā)放、回收印章，監(jiān)督印章地保管和使用。 第二章 印章地領取和保管 第三條 公司各類印章由各級和各崗位專人依職權領取并保管。 第四條 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。 第五條 公司建立印章管理卡，專人領取和歸還印章情況在卡上予以記錄。 第六條 印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章地，須辦理歸還印章手續(xù)后方可