【正文】 第 3 頁 第三章 采購計劃 第八條 采購計劃制訂的依據(jù) 采購計劃應根據(jù)經(jīng)營計劃、由店管部匯總的各店日常經(jīng)營需求計劃、各部門的采購申請、年度預算、庫存情況、公司資金供應情況等確定，對經(jīng)營急需物品，應優(yōu)先考慮。 第九條 采購計劃種類 根據(jù)采購物品的不同應分別制訂年度采購計劃、月度采購計劃及日采購計劃。 （一） 年度采購計劃根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進行充分的分析和收集的基礎上，并依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預測制訂，該計劃也是制訂年度財務預算的主要依據(jù)之一。 （二） 月度采購計劃 是在對年度采購計劃進行分解基礎上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況、下月度需求預測、市場行情制訂當月的采購計劃，該計劃也是制訂月度資金計劃的主要依據(jù)之一。 （三） 日采購計劃是在對月度采購計劃進行分解基礎上，依據(jù)店管部對各單店每日經(jīng)營所需物品的匯總審核后制訂。 第十條 各店日常經(jīng)營需求計劃 各店根據(jù)每天的經(jīng)營情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報送每天的需求計劃，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。 第十一條 采購申請的提出及審批權限 采購申請應注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、技術要求、供應廠商（ 參考）、交貨期、送貨方式等。各種物品的采購申請應由以下各部門提出： (一 ) 工程項目所需公司采購的材料、設備等，由項目負責人根據(jù)合同及設計任務書所作的預算，結(jié)合工程進度編制材料、設備采購清單（又稱“材料表” ）作為采購申請；經(jīng) 部門負責人或授權人審核后，報開發(fā)副總審批； (二 ) 日常經(jīng)營所需的原材料、輔助材料、產(chǎn)成品（包括外協(xié)產(chǎn)品）、包 第 4 頁 裝材料、低值易耗品等，由店管部根據(jù)經(jīng)營需求及加工要求提出采購申請，經(jīng) 部門負責人或授權人審核后，報經(jīng)營副總審批； (三 ) 工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等由使用部門在月初提出采購申請；經(jīng) 部門負責人或 授權人審核后，由公司主管領導審批； (四 ) 經(jīng)營、辦公等需要的大件設備和工具（屬于固定資產(chǎn)投資類）由使用部門在年初編制固定資產(chǎn)采購申請；由公司總經(jīng)理審批； (五 ) 普通辦公用品、勞保用品等由綜合辦根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出年度或月度采購申請，經(jīng) 部門負責人或授權人審核后，由總經(jīng)理審批； (六 ) 庫房管理員可根據(jù)日常領料情況和庫存情況提出常備用料的采購申請，由 店管部經(jīng)理審批 ； (七 ) 研究開發(fā)所需要的原料、輔助材料、工具、器皿、設備等，由技術中心根據(jù)需求時間提出月度或日采購申請，經(jīng) 部門負責人或授權人審核后， 報營運副總審批。 (八 ) 以上各類物品如在年度 預算外或超過年度預算，應經(jīng)公司總經(jīng)理審批。 (九 ) 部門負責人 /授權人審核本部門的采購申請時應檢查請購單的內(nèi)容是否準確、完整，若不完整或有錯誤則應予以糾正。 (十 ) 經(jīng)審批后的采購申請表由采購部審核匯總。審核內(nèi)容包括采購申請各欄填寫是否清楚， 是否符合項目合同內(nèi)容、是否在預算范圍內(nèi)、是否有相關負責人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。 第十二條 采購計劃的管理 (一 ) 采購計劃由采購部根據(jù)經(jīng)審批后的采購申請制訂，日采購計劃由采購部經(jīng)理批準執(zhí)行，月度采購計劃報請營運副總批準執(zhí)行， 年度采購計劃需報請公司總經(jīng)理審批。 (二 ) 采購計劃應同時報送財務部審核，以利 于公司資金的安排。 (三 ) 采購部經(jīng)理應審查各部門的申請采購物品是否能由 現(xiàn)有庫存滿足或有無可替代的物品。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物品才能列入采購計劃 第 5 頁 中。 (四 ) 對于在采購計劃內(nèi)無法于需用日期辦妥的采購申請單，必須及時通知請購部門。 (五 ) 物品需求單位對于申請采購物品若需要變更或撤銷時，必須立即通知采購部，及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。 (六 ) 未列入采購計劃內(nèi)的物品不能進行采購。如確屬急需物品，應填寫緊急采購申請表，由部門負責人審批后，由公司營運副總核準后才能列入采購范圍。 第四章 采購執(zhí)行 第十三條 采購作業(yè)的執(zhí)行 采購作業(yè)由采購部根據(jù)經(jīng)批準 的采購計劃組織實施。采購應按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則 并嚴格按照采購計劃按質(zhì)、按量、按時進行采購。 第十四條 采購方式的選擇 采購人員應按照采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的不同，分別采取以下幾種方式進行采購：定點供應商長期議價采購、比價采購和招標采購。 屬于定點供應商供貨范圍內(nèi)的物品，不管價值多少，可以直接從定點供應商處采購。不在定點供應商供貨范圍內(nèi)的物品，需采用招標采購或比價采購。 (一 ) 定點供應商長期供貨的物品范疇： 為有效降低采購成本，達到規(guī)模采購，并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標準，以下消耗較大且常用物品應盡量采用定點供應商長 期議價供貨的方式： ? 生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等； ? 干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等； ? 糧油、各種調(diào)料等； ? 飲料類； ? 經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品； ? 熟食、涼菜類委托對外加工產(chǎn)品。 第 6 頁 (二 ) 招標采購的物品范疇： 1. 一次采購金額超過以下金額的大宗材料與設備： ? 進口材料和設備 ≥ 5 萬元； ? 國產(chǎn)檢測儀表 ≥ 3萬元； ? 計算機、顯示器以及附件≥ 5萬元； ? 電子類產(chǎn)品 ≥ 1 萬元； ? 常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 ≥ 1萬元。 2. 工程裝修項目中需公司采購的材料、關鍵設備等； 3. 一年內(nèi)可在 同一供應商處累計采購金額超過 5 萬元的某類物品。 (三 ) 比價采購的物品范疇： 除定點供應商供貨范圍內(nèi)以及符合招標采購條件的物品外的采購，以三家 (包括三家 )以上供應商的報價加以比較，最后選擇性價比最優(yōu)者予以訂購。 第十五條 采購詢價的發(fā)出 采購人員按照采購計劃所列材料清單，參考采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、公司相關人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價格資料等各種渠道的價格信息，對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應商進行充分的詢價、議價。 (一 ) 采購人員在詢價、議價過程中必須向供應商提供足夠的信息以使供應商能順利報價，這些信息包括采購物品 或外協(xié)產(chǎn)品的品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、服務、交貨期、交貨方式、地點、付款辦法等因素。 (二 ) 詢價方式應采用書面詢價，要求供應商提供簽字或蓋章的報價單，如只能采用電話詢價方式，應獲得采購部經(jīng)理批準。 (三 ) 采購人員應要求供應商在接到詢價資料后至少７天內(nèi)以書信、電子郵件或傳真形式反饋其報價意向（若供應商拒絕報價，則應將詢價資料退還給公司），若詢價資料寄出后供應商沒有任何答復，采購人員應打電話或電子郵件與供應商聯(lián)系，問清情況 (如收到詢價資料與否？ )。 (四 ) 在詢價過程中供應商如要求對采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術要求、規(guī)范等作進一步澄清 ，采購員應該協(xié)調(diào)相關人員盡快作出答復，以使供應商 第 7 頁 有條件作出適當報價。 (五 ) 同類、同規(guī)格產(chǎn)品的詢價應有三家以上供應商的價格資料，同時應建立采購詢價比價臺帳。臺帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號、規(guī)格、主要技術參數(shù)、分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運雜費用，并有綜合分析說明和比價依據(jù)。 第十六條 詢價資料的整理 (一 ) 采購員接到供應商的報價后，要評審報價的完整性和準確性，并了解報價的詳細構成，需要時應通過會議或電話溝通以弄清供應商的報價。同時應整理收到的詢價資料備查。 (二 ) 若供應商報價的物品與請購物品略有不同或?qū)俅闷氛撸?采購人員應在請購單上詳細注明相關信息，并報經(jīng)采購部經(jīng)理、使用部門或請購部門同意并備案。 (三 ) 采購員應確定一個初始目標價，以利于在隨后進行的多輪談判（ 3–4輪）及每輪談判后目標價格的重新確定。多輪談判的過程中如果需要，可要求供應商用以成本細分的方式再次報價。 第十七條 采購價格平臺的建立 采購部信息管理員應依照以往的采購資料和平時收集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理出一套完整的價格平臺（采購價格平臺），并根據(jù)情況隨時更新，充實，以備相關人員選用。 價格平臺應包含以下內(nèi)容： （一） 材料（設備）名稱； （二） 規(guī)格型號； （三） 主要技術指標； （四） 價格區(qū)間； （五） 廠家（或供應商）； （六） 索引。 第十八條 采購價格核準： 第 8 頁 (一 ) 招標采購物品的價格由評標小組決定。在質(zhì)量、服務標準、付款方式、送貨方式等相同的情況下，價格最低者中標。如分歧較大，由公司主管領導或公司總經(jīng)理決定。 (二 ) 供應商長期報價采購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價格范圍內(nèi)，由采購部經(jīng)理核準；超出議定價格范圍外的，根據(jù)超出價格的多少，分別報公司主管領導或公司總經(jīng)理審批。 (三 ) 比價采購物品，一次采購金額小于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領導或總經(jīng)理批準。 第十九條 訂購 (一 ) 供應商及采購價格 確定后，由采購部統(tǒng)一向供應商訂購，發(fā)出訂購單或簽訂采購合同。 (二 ) 訂購過程中實行執(zhí)行的采購價格與經(jīng)核準的采購價格有差異時，采購人員應按采購價格核準的審批程序進行重新審批，緊急情況下可直接報請營業(yè)副總審批。 (三 ) 屬于下列特殊情況的，可實行委托采購。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進行采購時，經(jīng)公司主管領導審批后，可委托業(yè)務部門進行采購，但應嚴格執(zhí)行本辦法的相關規(guī)定。 2. 屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計在 300 元以內(nèi)的，可委托單店自行采購，店管部負責監(jiān)督單店的采購是否嚴格執(zhí)行本辦法的相關規(guī)定。 (四 ) 需預付定金、長 期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活動應與供應商簽訂采購合同。 1. 由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經(jīng)理的授權； 2. 采購員負責根據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本，報采購部經(jīng)理審批并簽署意見，必要時，監(jiān)察部應參與合同文本的起草； 3. 監(jiān)察部負責對合同的法律條款進行審查，并簽署意見； 4. 在完成以上審查修改后，采購合同應報營運副總審核并簽署意見后呈公司 第 9 頁 總經(jīng)理批準加蓋公司合同專用章。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應分送財務部、驗收單位、監(jiān)察辦等存檔備查。 第二十條 交貨及驗收 （一） 訂購后采購員應及時將 訂購單交由信息員保管，信息員據(jù)此編制采購日報表（，訂購單應同時送交收貨單位。 （二） 采購人員應按訂購單或采購合同對供應商的交貨進行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應及時通知請購部門并列入重點催辦項目。 （三） 交貨時一般物品由庫管員 (或收貨人 )根據(jù)訂購單負責數(shù)量的驗收，質(zhì)檢員負責品質(zhì)驗收；特殊物品由質(zhì)檢員負責組織使用單位、技術中心等業(yè)務部門或?qū)＜疫M行品質(zhì)驗收，庫管員 (或收貨人 )僅負責數(shù)量驗收。品質(zhì)如有不符，應立即予以退回。數(shù)量不符，應在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續(xù) 。 （四） 對于采購商品已到貨，同時采購部已收到供貨方開具的采購發(fā)票，由庫管員（或收貨人）根據(jù)相關檢驗單據(jù)及實際收到貨物情況，按照實收數(shù)量填寫入庫單并簽字確認。入庫單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫房（收貨人）（第二聯(lián)于月底財務稽核時送交財務處），第三聯(lián) 采購部核算員留存，第四聯(lián) 報銷時 送交財務部會計進行財務處理。 （五） 對于月末采購商品已到貨并已經(jīng)由相關部門驗收，采購部未收到供貨方開具的采購發(fā)票的，庫管員（或收貨人）應辦理暫估入庫（入庫單上注明暫估字樣），待收到貨物發(fā)票及運雜費單據(jù)時， 采購部 拿以上單據(jù)到財務處確認金額，財務人員據(jù)此 對應暫估入庫單補辦正式入庫手續(xù)并辦理調(diào)價（調(diào)價金額 = 發(fā)票金額 + 運雜費 暫估金額）， 進行帳務