【正文】 、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、布置會場等文員做好會議紀要,。 文件管理規(guī)定 總則:：為使文件管理制度化，增進文件處理之品質(zhì)及效率，暢通信息溝通渠道，特制訂本規(guī)定。 范圍：本規(guī)則所稱文書管理,指公司各部門、中心之間及公司內(nèi)部與外界來往的文書(包括信函、傳真、電報、簽呈等),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。 工作職責：a) 總經(jīng)理負責對外發(fā)文及對全公司發(fā)文的審批。b) 行政辦公室為公司層文書管理的歸口部門,負責對往來文件進行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。c) 中心主任負責本中心對公司層、本中心內(nèi)部發(fā)文及對客戶/業(yè)主發(fā)文的審批。d) 中心文員為管理中心層文書管理的歸口部門,負責對往來文件進行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。e) 發(fā)文部門負責起草文件。f) 收文部門負責文件政策的落實。 工作程序： 行文格式 公司行文主要分為以下幾種格式:a) 公告/通知:主管業(yè)務向公眾或特定對象宣布時使用。b) 內(nèi)部請示:下級對上級有所請示時使用。c) 合同會簽表:上級對簽訂合同審批時使用。d) 公文處理單:公司外部來文處理時使用。e) 公文傳閱單:公司文件傳閱時使用。f) 公事通知單：公司內(nèi)部同級部門之間發(fā)文時使用。g) 表格式公文:政府機關規(guī)定的表格式公文及公司人事令、工程驗收等,可依實際需要印為固定格式使用。 行文字體a) 對外發(fā)文及內(nèi)部《通知》：字體：仿宋體，標題為加黑三號字，文號為五號字，正文為四號字，行距：單倍行距，間距：標準。b) 公司《制度/規(guī)定》：字體：標題為黑體小二號字，二級標題為四號加黑宋體字，正文為小四號宋體字，行距：，間距：標準。一律按照質(zhì)量管理體系文件格式編寫。c) 字跡清楚，易于辨認。 文件的審批及收發(fā)a) 中心部門向本中心部門或中心主任發(fā)文：發(fā)文部門起草文件 中心文員登記 中心主任審批 中心文員簽發(fā)、存檔接收部門簽收、執(zhí)行。b) 管理中心向客戶/業(yè)主發(fā)文：發(fā)文部門起草文件 中心主任審批 中心文員登記、存檔并反饋發(fā)文部門 發(fā)文部門分發(fā)c) 管理中心向公司或其它管理中心及公司外部（不含客戶/業(yè)主）發(fā)文：發(fā)文部門起草文件 中心文員登記 中心主任審核 交中心文員送行政辦公室登記 公司相關部門審核 總經(jīng)理審批 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄d) 公司向外發(fā)文：公司發(fā)文部門起草文件 總經(jīng)理審核 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄。e) 公司向管理中心發(fā)文：公司發(fā)文部門起草文件 總經(jīng)理審核 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄 中心文員簽收、記錄、存檔并分發(fā)相關部門/人員 附則:。 管理中心對客戶/業(yè)主發(fā)文的落款一律為“光大物業(yè)管理有限公司 管理中心” 、圖書、檔案管理規(guī)定 總則 為加強本公司文書存檔立卷工作,特指定本規(guī)定 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本公司內(nèi)部機構在工作中形成的各類有保存價值的文件材料及圖書、證件,都必須按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時交專(兼)文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。 歸檔范圍大致分為：行政檔案、人事檔案、業(yè)主檔案、工程檔案、圖書、證件。 存檔要求對存檔文件進行編號,在記錄表上詳細記錄其名稱、存檔日期、份數(shù)、頁數(shù)、主要內(nèi)容、存檔人。對存檔文件按照時間或者性質(zhì)等進行歸類,以便隨時便捷的翻閱。存檔文件需放置在防潮、防腐、防曬處,電子文件更應注意防磁。 證件年審公司各種證件需按時到相關部門辦理年審手續(xù)或更新手續(xù),以確保其時效。 證件、圖書、檔案借閱規(guī)定因工作需要借出檔案、證件、圖書,需經(jīng)上級批準后到檔案管理人員填寫《資料借閱單》,寫明借閱人、借閱時間,歸還時間方可借出。必須按時歸還,如因故離職需歸還借出資料。管理員做好歸還記錄。 印章管理規(guī)定 總則為規(guī)范公司用章,特指制訂本規(guī)定。 印章的使用 各中心、部門篆刻印章需在公司領導的批準后方可刻制。 刻制印章后及時到行政辦公室備案。 使用部門需經(jīng)公司領導的審批簽字后到行政辦公室蓋章,印章管理人員需對蓋章做好記錄,并對蓋章文件進行備案。 因工作需要將印章借出,需經(jīng)上級領導許可,到行政辦公室辦理借用手續(xù),使用完畢及時歸還。 機動車輛管理規(guī)定 總則為嚴格公司車輛的使用管理，特制定本規(guī)定。 車輛管理權限 機動車輛屬于公司的固定資產(chǎn)，統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室管理。 總經(jīng)理辦公室負責統(tǒng)一調(diào)配車輛，對車輛維修保養(yǎng)狀況、行駛里程及燃油核算進行管理。 機動車輛使用范圍； 各部門公務用車； 外出辦理限時完成的公務用車； 與本公司有工作聯(lián)系外部人員需要接送用車； 員工因重病、急病需要送醫(yī)院或回家用車； 其他特殊情況用車。 使用車輛的手續(xù) 公司領導用車可直接通知辦公室安排； 各部門用車須事先填寫《派車單》，由辦公室根據(jù)公務緩急統(tǒng)一安排。 車輛管理 安排車輛首先保證領導和各部門公務用車，遇有車輛周轉(zhuǎn)不開情況時，辦公室根據(jù)輕重緩急、路程遠近與實際情況妥善安排； 車輛由當職司機駕駛并保管、維護，除司機因事、因病不能出車外，任何人不得將車開回家中； 逢周末或法定節(jié)假日，司機必須在放假前將車輛放回公司，鑰匙交值班人員保存。節(jié)假日期間確有公務需要使用車輛的，需向辦公室說明情況； 外單位人員借用公司車輛，須公司主管領導簽字批準； 除日常公務用車外，車輛使用超過2小時時，需由用車人簽字確認； 機動車油票視同現(xiàn)金管理，須經(jīng)辦公室主任簽字后方可支用。 機動車駕駛員崗位要求 駕駛員要嚴格遵守交通規(guī)則和操作規(guī)程，嚴禁酒后開車，嚴禁疲勞駕駛； 駕駛員不得直接接受個用車要求，不得私自出車。私自出車產(chǎn)生后果由本人負責； 駕駛同要認真保養(yǎng)車輛，定期檢查車輛狀況，做好日常保養(yǎng)維護，定期更換機油及易損件，并做好車輛維修、保養(yǎng)記錄，保證車輛干凈整潔運行正常； 駕駛員根據(jù)辦公室安排完成出車任務。 事故處理凡公司車輛外出，因駕駛員違章造成交通事故并致使車輛損壞，經(jīng)交管部門認定是我方駕駛員責任的，駕駛員（責任人）須承擔事故處理費用的20%。 乘坐出租車管理規(guī)定，應乘坐公交車，遇特殊情況，經(jīng)中心主任確認，可以乘坐出租車； 公司部門經(jīng)理級以上人員乘坐出租車須事先報公司主管領導同意； 特殊情況經(jīng)批準乘出租車的，一般只報單程費用； 出租車費的報銷費：報銷應注明承辦具體事宜，單據(jù)經(jīng)所在單位（中心、公司部門）負責人確認后報辦公室主任審核，并報公司主管領導審批。 員工就餐管理規(guī)定 員工每天按照公司規(guī)定時間就餐,就餐時間為11:50至13:00。 行政辦公室負責餐廳的具體管理,正常工作日由行政部、管理中心文員統(tǒng)一訂餐。 員工集中在餐廳用餐,不得在辦公室用餐。 應珍惜糧食,不得多取飯菜。,講究秩序,不要隨便亂扔亂倒飯菜,用餐完畢將餐盒放入指定的垃圾桶內(nèi),保持餐廳的衛(wèi)生。 就餐時要愛護餐廳的桌椅,不要隨便移動,不得損壞公物。 就餐時不要大聲喧嘩、打鬧。 工服管理規(guī)定 工服的領用及退換 員工在辦理錄用手續(xù)后，到行政部辦理工服領取手續(xù)，同時繳納相應的押金，押金條由個人保管。 工服配置、價格、使用年限、收取押金辦法人員類別工服配置使用年限價 格收取押金管理人員西服兩套，長短袖襯衣各兩件24個月300元工程人員工程制服兩套，長短袖襯衣各兩件24個月100元保安人員保安制服兩套，長短袖襯衣各兩件24個月100元保潔人員保潔制服兩套，短袖襯衣各兩件24個月100元在本公司工作已滿一年的員工免交押金 員工工作滿一年后憑押金條到行政部、財務部辦理退還押金手續(xù)。管理人員工服歸個人所有；保安人員、保潔人員、工程人員離職時一律退還工服。 管理人員自領工服之日起至離職時不足使用年限的，需按下列公式退還公司的工服制作費用。應扣工服費=工服價格套數(shù)（應使用年限－已使用月數(shù)）應使用年限（按月計算） 因工作原因造成工服破損的，應及時自行修補，破損嚴重的告知行政部，并根據(jù)工服情況進行退換。因個人原因造成工服破損或丟失的，應照價賠償。 工服使用年限由行政部進行核定，員工工服使用期滿后報行政部，由行政部根據(jù)工服使用情況統(tǒng)一進行調(diào)配。 工服的使用： 公司所有員上班時間必須穿工服。 工服要定時清洗，保證上班時工服干凈整齊。 工服的檢查權：行政人事部和各部門主管、經(jīng)理及以上領導有權對工服進行檢查及對著裝不整的糾正。 日常報銷管理規(guī)定 總則 為規(guī)范日常報銷程序,特制訂本規(guī)定。 日常報銷主要包括通訊費報銷、交通費報銷、物資采購結(jié)帳、工程結(jié)帳、辦公費報銷。 通訊費報銷 通訊費主要指手機費報銷。除領導特批(如采購員、外聯(lián)文員)之外，主管級以上員工享受手機費報銷待遇。主管級員工每月50元。中心主任級員工每月150元。高管級員工每月按照實際費用報銷,最低每月300元。 每月20日將本月手機費發(fā)票交到中心文員,附上手機費報銷明細表,經(jīng)中心主任審核并填寫《支出憑單》直報公司財務部進行報銷手續(xù)。由中心文員領取現(xiàn)金按實際金額發(fā)放。 交通費報銷 (乘坐出租車管理規(guī)定) 每月20日將本月出租車費發(fā)票交到中心文員,附上出租車報銷明細表,經(jīng)中心主任審核并填寫《支出憑單》直報公司財務部進行報銷手續(xù)。由中心文員領取現(xiàn)金按實際金額發(fā)放。 物資采購報銷詳見GDWYQEB13 (物資采購及管理控制程序) 工程報銷 工程報銷主要包括小型工程維修費用報銷、中型工程費用報銷、大型工程費用報銷。 小型工程維修費用報銷填寫《支出憑單》或者《支票申領單》,附上工程維修《內(nèi)部請示》,經(jīng)部門經(jīng)理、中心主任審核直報公司財務部進行領款手續(xù)。 中、大型工程費用報銷填寫《支票申領單》,附上工程維修《內(nèi)部請示》及《工程驗收單》,經(jīng)部門經(jīng)理、中心主任、公司工程部經(jīng)理審核按照工程合同付款方式直報公司財務部進行領款手續(xù)。 其它報銷均應遵循財務制度進行報銷。 資源節(jié)約管理規(guī)定 總則 為防止資源浪費,加強成本控制,特制訂本規(guī)定。 適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及租戶。 節(jié)約用電、用水a(chǎn)) 最后離開辦公室或者離開房間人員應檢查所有電源開關、水閘并隨手關閉房內(nèi)所有閑置電源及未關或未關緊的水閘；b) 電腦在未使用情況下應關閉顯示屏或者關閉主機；c) 如廁或洗手、洗澡后隨手關閉水閘,節(jié)約水資源；d) 房間照明燈能正常照明即可；下班后關閉地下辦公室通道照明燈。 節(jié)約使用辦公用品a) 節(jié)約使用紙張。非對外正式文本均可使用廢紙,將另一面作廢內(nèi)容劃斜線以示作廢,盡量使用雙面打??；b) 節(jié)約使用筆、文件夾等一切低值易耗辦公用品； 節(jié)約使用電話使用電話應長話短說,簡潔明了,不可使用電話聊天。 作廢報紙、雜志書刊、墨盒、硒鼓等廢舊物品應收集以廢品賣出。 制訂各類計劃/總結(jié)的管理規(guī)定 總則 為使各項工作有計劃的順利開展并加強管理控制力度,特制定本規(guī)定。、工作總結(jié)、支出計劃。 工作計劃應包含計劃完成經(jīng)營指標、工作重點及工作的開始時間和計劃完成時間。 工作總結(jié)應包含已完成經(jīng)營指標情況、已完成的主要任務及取得的結(jié)果、總結(jié)工作取得的心得、經(jīng)驗教訓,以后工作中需要改善的方面。 采購計劃及月資金計劃 支出計劃分為資金計劃和物資采購計劃。a) 資金計劃按月申報，包括：本月的資金支出、月物資領用計劃。b) 物資采購計劃根據(jù)物資類別分別按月度、季度、半年、全年申報。 部門根據(jù)全年資金預算、物資需求量和物資保質(zhì)期分別制定月采購 計劃、季度采購計劃、半年采購計劃、全年采購計劃。各類采購計劃的物資不得重復申報（詳見附錄）。如申報的物料已提前出現(xiàn)缺少，則在半年、季度或月度采購計劃中補充，并作出說明；如申報的物料比原計劃有所節(jié)余則在下期采購計劃中相應減少，各中心/部門對庫存做好統(tǒng)計工作。 全年/半年采購計劃、季度采購計劃、月度采購計劃、月度資金計劃在申報前一個月的15日制訂，20日報中心文員分別匯總，25日報公司審批。公司在當月5日前審批結(jié)束。（逢節(jié)假日提前進行） 月度資金計劃應包含本月有關物耗、領用、人員及辦公等可能發(fā)生的所有費用，有關工程改造項目在千元以上的應附帶改造方案。 中心文員負責匯總本中心各部門采購計劃及資金計劃，制作“中心月（季度/半年/全年）采購計劃匯總表”及“中心月資金計劃匯總表”，行政部文員負責匯總?cè)静少徲媱澕百Y金計劃，制作“公司月（季度/半年/全年）采購計劃匯總表”及“公司月資金計劃表”。 各中心/部門月資金計劃中的人員支出預算由各中心主管會計提供。 新建項目籌建期的物資采購計劃及月資金計劃均按項目籌建期開辦費預算執(zhí)行。 關于統(tǒng)一采購物資的說明物資類別采購計劃類型申報時間辦公用品半年采購計劃1月、7月清潔用品半年采購計劃1月、7月清潔藥劑季度/月度采購計劃1月、4月、7月、10月工程工具全年采購計劃1月工程材料（常備材料）季度采購計劃1月、4月、7月、10月工程材料（非常備材料）月度采購計劃商品季度采購計劃1月、4月、7月、10月食品、飲料月度采購計劃低值易耗半年采購計劃1月、7月服裝兩年一次采購消防器材半年采購計劃1月固定資產(chǎn)全年采購計劃1月飲用水季度采購計劃1月、4月、7月、10月注：以上用品未列詳盡，請各部門視實際情況作好采購計劃，