【正文】 、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場(chǎng)、布置會(huì)場(chǎng)等文員做好會(huì)議紀(jì)要,。 文件管理規(guī)定 總則:：為使文件管理制度化，增進(jìn)文件處理之品質(zhì)及效率，暢通信息溝通渠道，特制訂本規(guī)定。 范圍：本規(guī)則所稱文書管理,指公司各部門、中心之間及公司內(nèi)部與外界來往的文書(包括信函、傳真、電報(bào)、簽呈等),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。 工作職責(zé)：a) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)外發(fā)文及對(duì)全公司發(fā)文的審批。b) 行政辦公室為公司層文書管理的歸口部門,負(fù)責(zé)對(duì)往來文件進(jìn)行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。c) 中心主任負(fù)責(zé)本中心對(duì)公司層、本中心內(nèi)部發(fā)文及對(duì)客戶/業(yè)主發(fā)文的審批。d) 中心文員為管理中心層文書管理的歸口部門,負(fù)責(zé)對(duì)往來文件進(jìn)行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。e) 發(fā)文部門負(fù)責(zé)起草文件。f) 收文部門負(fù)責(zé)文件政策的落實(shí)。 工作程序： 行文格式 公司行文主要分為以下幾種格式:a) 公告/通知:主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。b) 內(nèi)部請(qǐng)示:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示時(shí)使用。c) 合同會(huì)簽表:上級(jí)對(duì)簽訂合同審批時(shí)使用。d) 公文處理單:公司外部來文處理時(shí)使用。e) 公文傳閱單:公司文件傳閱時(shí)使用。f) 公事通知單：公司內(nèi)部同級(jí)部門之間發(fā)文時(shí)使用。g) 表格式公文:政府機(jī)關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令、工程驗(yàn)收等,可依實(shí)際需要印為固定格式使用。 行文字體a) 對(duì)外發(fā)文及內(nèi)部《通知》：字體：仿宋體，標(biāo)題為加黑三號(hào)字，文號(hào)為五號(hào)字，正文為四號(hào)字，行距：單倍行距，間距：標(biāo)準(zhǔn)。b) 公司《制度/規(guī)定》：字體：標(biāo)題為黑體小二號(hào)字，二級(jí)標(biāo)題為四號(hào)加黑宋體字，正文為小四號(hào)宋體字，行距：，間距：標(biāo)準(zhǔn)。一律按照質(zhì)量管理體系文件格式編寫。c) 字跡清楚，易于辨認(rèn)。 文件的審批及收發(fā)a) 中心部門向本中心部門或中心主任發(fā)文：發(fā)文部門起草文件 中心文員登記 中心主任審批 中心文員簽發(fā)、存檔接收部門簽收、執(zhí)行。b) 管理中心向客戶/業(yè)主發(fā)文：發(fā)文部門起草文件 中心主任審批 中心文員登記、存檔并反饋發(fā)文部門 發(fā)文部門分發(fā)c) 管理中心向公司或其它管理中心及公司外部（不含客戶/業(yè)主）發(fā)文：發(fā)文部門起草文件 中心文員登記 中心主任審核 交中心文員送行政辦公室登記 公司相關(guān)部門審核 總經(jīng)理審批 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄d) 公司向外發(fā)文：公司發(fā)文部門起草文件 總經(jīng)理審核 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄。e) 公司向管理中心發(fā)文：公司發(fā)文部門起草文件 總經(jīng)理審核 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄 中心文員簽收、記錄、存檔并分發(fā)相關(guān)部門/人員 附則:。 管理中心對(duì)客戶/業(yè)主發(fā)文的落款一律為“光大物業(yè)管理有限公司 管理中心” 、圖書、檔案管理規(guī)定 總則 為加強(qiáng)本公司文書存檔立卷工作,特指定本規(guī)定 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類有保存價(jià)值的文件材料及圖書、證件,都必須按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。 歸檔范圍大致分為：行政檔案、人事檔案、業(yè)主檔案、工程檔案、圖書、證件。 存檔要求對(duì)存檔文件進(jìn)行編號(hào),在記錄表上詳細(xì)記錄其名稱、存檔日期、份數(shù)、頁數(shù)、主要內(nèi)容、存檔人。對(duì)存檔文件按照時(shí)間或者性質(zhì)等進(jìn)行歸類,以便隨時(shí)便捷的翻閱。存檔文件需放置在防潮、防腐、防曬處,電子文件更應(yīng)注意防磁。 證件年審公司各種證件需按時(shí)到相關(guān)部門辦理年審手續(xù)或更新手續(xù),以確保其時(shí)效。 證件、圖書、檔案借閱規(guī)定因工作需要借出檔案、證件、圖書,需經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后到檔案管理人員填寫《資料借閱單》,寫明借閱人、借閱時(shí)間,歸還時(shí)間方可借出。必須按時(shí)歸還,如因故離職需歸還借出資料。管理員做好歸還記錄。 印章管理規(guī)定 總則為規(guī)范公司用章,特指制訂本規(guī)定。 印章的使用 各中心、部門篆刻印章需在公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后方可刻制。 刻制印章后及時(shí)到行政辦公室備案。 使用部門需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字后到行政辦公室蓋章,印章管理人員需對(duì)蓋章做好記錄,并對(duì)蓋章文件進(jìn)行備案。 因工作需要將印章借出,需經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)許可,到行政辦公室辦理借用手續(xù),使用完畢及時(shí)歸還。 機(jī)動(dòng)車輛管理規(guī)定 總則為嚴(yán)格公司車輛的使用管理，特制定本規(guī)定。 車輛管理權(quán)限 機(jī)動(dòng)車輛屬于公司的固定資產(chǎn)，統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室管理。 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一調(diào)配車輛，對(duì)車輛維修保養(yǎng)狀況、行駛里程及燃油核算進(jìn)行管理。 機(jī)動(dòng)車輛使用范圍； 各部門公務(wù)用車； 外出辦理限時(shí)完成的公務(wù)用車； 與本公司有工作聯(lián)系外部人員需要接送用車； 員工因重病、急病需要送醫(yī)院或回家用車； 其他特殊情況用車。 使用車輛的手續(xù) 公司領(lǐng)導(dǎo)用車可直接通知辦公室安排； 各部門用車須事先填寫《派車單》，由辦公室根據(jù)公務(wù)緩急統(tǒng)一安排。 車輛管理 安排車輛首先保證領(lǐng)導(dǎo)和各部門公務(wù)用車，遇有車輛周轉(zhuǎn)不開情況時(shí)，辦公室根據(jù)輕重緩急、路程遠(yuǎn)近與實(shí)際情況妥善安排； 車輛由當(dāng)職司機(jī)駕駛并保管、維護(hù)，除司機(jī)因事、因病不能出車外，任何人不得將車開回家中； 逢周末或法定節(jié)假日，司機(jī)必須在放假前將車輛放回公司，鑰匙交值班人員保存。節(jié)假日期間確有公務(wù)需要使用車輛的，需向辦公室說明情況； 外單位人員借用公司車輛，須公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)； 除日常公務(wù)用車外，車輛使用超過2小時(shí)時(shí)，需由用車人簽字確認(rèn)； 機(jī)動(dòng)車油票視同現(xiàn)金管理，須經(jīng)辦公室主任簽字后方可支用。 機(jī)動(dòng)車駕駛員崗位要求 駕駛員要嚴(yán)格遵守交通規(guī)則和操作規(guī)程，嚴(yán)禁酒后開車，嚴(yán)禁疲勞駕駛； 駕駛員不得直接接受個(gè)用車要求，不得私自出車。私自出車產(chǎn)生后果由本人負(fù)責(zé)； 駕駛同要認(rèn)真保養(yǎng)車輛，定期檢查車輛狀況，做好日常保養(yǎng)維護(hù)，定期更換機(jī)油及易損件，并做好車輛維修、保養(yǎng)記錄，保證車輛干凈整潔運(yùn)行正常； 駕駛員根據(jù)辦公室安排完成出車任務(wù)。 事故處理凡公司車輛外出，因駕駛員違章造成交通事故并致使車輛損壞，經(jīng)交管部門認(rèn)定是我方駕駛員責(zé)任的，駕駛員（責(zé)任人）須承擔(dān)事故處理費(fèi)用的20%。 乘坐出租車管理規(guī)定，應(yīng)乘坐公交車，遇特殊情況，經(jīng)中心主任確認(rèn)，可以乘坐出租車； 公司部門經(jīng)理級(jí)以上人員乘坐出租車須事先報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意； 特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)乘出租車的，一般只報(bào)單程費(fèi)用； 出租車費(fèi)的報(bào)銷費(fèi)：報(bào)銷應(yīng)注明承辦具體事宜，單據(jù)經(jīng)所在單位（中心、公司部門）負(fù)責(zé)人確認(rèn)后報(bào)辦公室主任審核，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 員工就餐管理規(guī)定 員工每天按照公司規(guī)定時(shí)間就餐,就餐時(shí)間為11:50至13:00。 行政辦公室負(fù)責(zé)餐廳的具體管理,正常工作日由行政部、管理中心文員統(tǒng)一訂餐。 員工集中在餐廳用餐,不得在辦公室用餐。 應(yīng)珍惜糧食,不得多取飯菜。,講究秩序,不要隨便亂扔亂倒飯菜,用餐完畢將餐盒放入指定的垃圾桶內(nèi),保持餐廳的衛(wèi)生。 就餐時(shí)要愛護(hù)餐廳的桌椅,不要隨便移動(dòng),不得損壞公物。 就餐時(shí)不要大聲喧嘩、打鬧。 工服管理規(guī)定 工服的領(lǐng)用及退換 員工在辦理錄用手續(xù)后，到行政部辦理工服領(lǐng)取手續(xù)，同時(shí)繳納相應(yīng)的押金，押金條由個(gè)人保管。 工服配置、價(jià)格、使用年限、收取押金辦法人員類別工服配置使用年限價(jià) 格收取押金管理人員西服兩套，長短袖襯衣各兩件24個(gè)月300元工程人員工程制服兩套，長短袖襯衣各兩件24個(gè)月100元保安人員保安制服兩套，長短袖襯衣各兩件24個(gè)月100元保潔人員保潔制服兩套，短袖襯衣各兩件24個(gè)月100元在本公司工作已滿一年的員工免交押金 員工工作滿一年后憑押金條到行政部、財(cái)務(wù)部辦理退還押金手續(xù)。管理人員工服歸個(gè)人所有；保安人員、保潔人員、工程人員離職時(shí)一律退還工服。 管理人員自領(lǐng)工服之日起至離職時(shí)不足使用年限的，需按下列公式退還公司的工服制作費(fèi)用。應(yīng)扣工服費(fèi)=工服價(jià)格套數(shù)（應(yīng)使用年限－已使用月數(shù)）應(yīng)使用年限（按月計(jì)算） 因工作原因造成工服破損的，應(yīng)及時(shí)自行修補(bǔ)，破損嚴(yán)重的告知行政部，并根據(jù)工服情況進(jìn)行退換。因個(gè)人原因造成工服破損或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。 工服使用年限由行政部進(jìn)行核定，員工工服使用期滿后報(bào)行政部，由行政部根據(jù)工服使用情況統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)配。 工服的使用： 公司所有員上班時(shí)間必須穿工服。 工服要定時(shí)清洗，保證上班時(shí)工服干凈整齊。 工服的檢查權(quán)：行政人事部和各部門主管、經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)對(duì)工服進(jìn)行檢查及對(duì)著裝不整的糾正。 日常報(bào)銷管理規(guī)定 總則 為規(guī)范日常報(bào)銷程序,特制訂本規(guī)定。 日常報(bào)銷主要包括通訊費(fèi)報(bào)銷、交通費(fèi)報(bào)銷、物資采購結(jié)帳、工程結(jié)帳、辦公費(fèi)報(bào)銷。 通訊費(fèi)報(bào)銷 通訊費(fèi)主要指手機(jī)費(fèi)報(bào)銷。除領(lǐng)導(dǎo)特批(如采購員、外聯(lián)文員)之外，主管級(jí)以上員工享受手機(jī)費(fèi)報(bào)銷待遇。主管級(jí)員工每月50元。中心主任級(jí)員工每月150元。高管級(jí)員工每月按照實(shí)際費(fèi)用報(bào)銷,最低每月300元。 每月20日將本月手機(jī)費(fèi)發(fā)票交到中心文員,附上手機(jī)費(fèi)報(bào)銷明細(xì)表,經(jīng)中心主任審核并填寫《支出憑單》直報(bào)公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷手續(xù)。由中心文員領(lǐng)取現(xiàn)金按實(shí)際金額發(fā)放。 交通費(fèi)報(bào)銷 (乘坐出租車管理規(guī)定) 每月20日將本月出租車費(fèi)發(fā)票交到中心文員,附上出租車報(bào)銷明細(xì)表,經(jīng)中心主任審核并填寫《支出憑單》直報(bào)公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷手續(xù)。由中心文員領(lǐng)取現(xiàn)金按實(shí)際金額發(fā)放。 物資采購報(bào)銷詳見GDWYQEB13 (物資采購及管理控制程序) 工程報(bào)銷 工程報(bào)銷主要包括小型工程維修費(fèi)用報(bào)銷、中型工程費(fèi)用報(bào)銷、大型工程費(fèi)用報(bào)銷。 小型工程維修費(fèi)用報(bào)銷填寫《支出憑單》或者《支票申領(lǐng)單》,附上工程維修《內(nèi)部請(qǐng)示》,經(jīng)部門經(jīng)理、中心主任審核直報(bào)公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行領(lǐng)款手續(xù)。 中、大型工程費(fèi)用報(bào)銷填寫《支票申領(lǐng)單》,附上工程維修《內(nèi)部請(qǐng)示》及《工程驗(yàn)收單》,經(jīng)部門經(jīng)理、中心主任、公司工程部經(jīng)理審核按照工程合同付款方式直報(bào)公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行領(lǐng)款手續(xù)。 其它報(bào)銷均應(yīng)遵循財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。 資源節(jié)約管理規(guī)定 總則 為防止資源浪費(fèi),加強(qiáng)成本控制,特制訂本規(guī)定。 適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及租戶。 節(jié)約用電、用水a(chǎn)) 最后離開辦公室或者離開房間人員應(yīng)檢查所有電源開關(guān)、水閘并隨手關(guān)閉房內(nèi)所有閑置電源及未關(guān)或未關(guān)緊的水閘；b) 電腦在未使用情況下應(yīng)關(guān)閉顯示屏或者關(guān)閉主機(jī)；c) 如廁或洗手、洗澡后隨手關(guān)閉水閘,節(jié)約水資源；d) 房間照明燈能正常照明即可；下班后關(guān)閉地下辦公室通道照明燈。 節(jié)約使用辦公用品a) 節(jié)約使用紙張。非對(duì)外正式文本均可使用廢紙,將另一面作廢內(nèi)容劃斜線以示作廢,盡量使用雙面打?。籦) 節(jié)約使用筆、文件夾等一切低值易耗辦公用品； 節(jié)約使用電話使用電話應(yīng)長話短說,簡潔明了,不可使用電話聊天。 作廢報(bào)紙、雜志書刊、墨盒、硒鼓等廢舊物品應(yīng)收集以廢品賣出。 制訂各類計(jì)劃/總結(jié)的管理規(guī)定 總則 為使各項(xiàng)工作有計(jì)劃的順利開展并加強(qiáng)管理控制力度,特制定本規(guī)定。、工作總結(jié)、支出計(jì)劃。 工作計(jì)劃應(yīng)包含計(jì)劃完成經(jīng)營指標(biāo)、工作重點(diǎn)及工作的開始時(shí)間和計(jì)劃完成時(shí)間。 工作總結(jié)應(yīng)包含已完成經(jīng)營指標(biāo)情況、已完成的主要任務(wù)及取得的結(jié)果、總結(jié)工作取得的心得、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),以后工作中需要改善的方面。 采購計(jì)劃及月資金計(jì)劃 支出計(jì)劃分為資金計(jì)劃和物資采購計(jì)劃。a) 資金計(jì)劃按月申報(bào)，包括：本月的資金支出、月物資領(lǐng)用計(jì)劃。b) 物資采購計(jì)劃根據(jù)物資類別分別按月度、季度、半年、全年申報(bào)。 部門根據(jù)全年資金預(yù)算、物資需求量和物資保質(zhì)期分別制定月采購 計(jì)劃、季度采購計(jì)劃、半年采購計(jì)劃、全年采購計(jì)劃。各類采購計(jì)劃的物資不得重復(fù)申報(bào)（詳見附錄）。如申報(bào)的物料已提前出現(xiàn)缺少，則在半年、季度或月度采購計(jì)劃中補(bǔ)充，并作出說明；如申報(bào)的物料比原計(jì)劃有所節(jié)余則在下期采購計(jì)劃中相應(yīng)減少，各中心/部門對(duì)庫存做好統(tǒng)計(jì)工作。 全年/半年采購計(jì)劃、季度采購計(jì)劃、月度采購計(jì)劃、月度資金計(jì)劃在申報(bào)前一個(gè)月的15日制訂，20日?qǐng)?bào)中心文員分別匯總，25日?qǐng)?bào)公司審批。公司在當(dāng)月5日前審批結(jié)束。（逢節(jié)假日提前進(jìn)行） 月度資金計(jì)劃應(yīng)包含本月有關(guān)物耗、領(lǐng)用、人員及辦公等可能發(fā)生的所有費(fèi)用，有關(guān)工程改造項(xiàng)目在千元以上的應(yīng)附帶改造方案。 中心文員負(fù)責(zé)匯總本中心各部門采購計(jì)劃及資金計(jì)劃，制作“中心月（季度/半年/全年）采購計(jì)劃匯總表”及“中心月資金計(jì)劃匯總表”，行政部文員負(fù)責(zé)匯總?cè)静少徲?jì)劃及資金計(jì)劃，制作“公司月（季度/半年/全年）采購計(jì)劃匯總表”及“公司月資金計(jì)劃表”。 各中心/部門月資金計(jì)劃中的人員支出預(yù)算由各中心主管會(huì)計(jì)提供。 新建項(xiàng)目籌建期的物資采購計(jì)劃及月資金計(jì)劃均按項(xiàng)目籌建期開辦費(fèi)預(yù)算執(zhí)行。 關(guān)于統(tǒng)一采購物資的說明物資類別采購計(jì)劃類型申報(bào)時(shí)間辦公用品半年采購計(jì)劃1月、7月清潔用品半年采購計(jì)劃1月、7月清潔藥劑季度/月度采購計(jì)劃1月、4月、7月、10月工程工具全年采購計(jì)劃1月工程材料（常備材料）季度采購計(jì)劃1月、4月、7月、10月工程材料（非常備材料）月度采購計(jì)劃商品季度采購計(jì)劃1月、4月、7月、10月食品、飲料月度采購計(jì)劃低值易耗半年采購計(jì)劃1月、7月服裝兩年一次采購消防器材半年采購計(jì)劃1月固定資產(chǎn)全年采購計(jì)劃1月飲用水季度采購計(jì)劃1月、4月、7月、10月注：以上用品未列詳盡，請(qǐng)各部門視實(shí)際情況作好采購計(jì)劃，