行政前臺(tái)工作流程(已改無(wú)錯(cuò)字)
2024-11-14 18 本頁(yè)面
【正文】 。如果是做廣告的或變相做廣告之類(lèi)的電話，應(yīng)用禮貌的借口掛掉電話，或轉(zhuǎn)接到相關(guān)部門(mén)；在打電話和接電話過(guò)程中都應(yīng)牢記讓客戶(hù)先收線。因?yàn)橐坏┫葤焐想娫?，?duì)方一定會(huì)聽(tīng)到“嗒嗒”的聲音，這會(huì)讓客戶(hù)感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時(shí)，應(yīng)禮貌的請(qǐng)客戶(hù)先收線，這時(shí)再掛電話；在與客戶(hù)進(jìn)行電話溝通過(guò)程中需要做必要的文字記錄，電話接聽(tīng)完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來(lái)電的要點(diǎn)，防止記錄錯(cuò)誤或者偏差而帶來(lái)的誤會(huì)，使整個(gè)工作的效率更高。例如，應(yīng)該會(huì)面對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系電話、區(qū)域號(hào)碼等各方面的信息進(jìn)行核查校隊(duì)，盡可能的避免錯(cuò)誤發(fā)生；對(duì)方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否希望留言或留下回電號(hào)碼并做記錄，切忌立即掛斷電話；沒(méi)有接聽(tīng)到的電話應(yīng)根據(jù)來(lái)電顯示及時(shí)回?fù)埽紫戎虑?，再?xún)問(wèn)剛才來(lái)電的目的；將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及來(lái)電人的基本信息及時(shí)記錄在《電話記錄》上；每月將《電話記錄》交由行政管理部檔案管理員歸檔。九、文件的收發(fā)（一）紙質(zhì)文件的收發(fā)前臺(tái)收/發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收、發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱(chēng)、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；前臺(tái)向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對(duì)象，并要求收發(fā)件人簽字；前臺(tái)復(fù)印2份，1份交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；前臺(tái)將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。發(fā)件時(shí)要及時(shí)通知對(duì)方，如需給對(duì)方送去，應(yīng)
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