行政前臺工作流程(參考版)
2024-11-14 18:22本頁面
【正文】 十、辦公室臨時安排的其他工作。（二）電子文件的收發(fā)前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”、“發(fā)”的文件夾，然后在“收”、“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中記錄，收、發(fā)方式在備注中注明；及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對方收到；當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認(rèn)文件的齊全及達(dá)到；將《收文明細(xì)》/《發(fā)文明細(xì)》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。九、文件的收發(fā)（一）紙質(zhì)文件的收發(fā)前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時在《收文明細(xì)》、《發(fā)文明細(xì)》中登記文件收、發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；前臺復(fù)印2份，1份交項目負(fù)責(zé)人，1份交總經(jīng)理；前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認(rèn)。因此，在電話即將結(jié)束時，應(yīng)禮貌的請客戶先收線，這時再掛電話；在與客戶進(jìn)行電話溝通過程中需要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點(diǎn)，防止
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