時間管理培訓(xùn)講義(ppt87頁)(已改無錯字)
2023-01-28 17:22:39 本頁面
【正文】 精力，單項處理（一次只做一件事情 ） ? 訓(xùn)練準確估算時間 ? 不要凡事追求完美 ? 克服授權(quán)障礙，問問自己想證明什么 ? 看到別人沒做份內(nèi)的事，千萬要抑制自己 ? 學(xué)會說“不” 時間管理 ?自我組織 一次想做太多事情 學(xué)會說“不” ? 記住： 不能拒絕，就會受別人時間表的控制 ? 克服心理和情面障礙 ? 拒絕要求四部曲 時間管理 ?自我組織 傾聽 ? 婉言 回絕 ? 提出理由 ? 提供變通之計 承諾太多，沒能說“不” 拖延問題的解決措施 ? 分類，按事件等級立即處理（ Do It Now） ? 避免堆積有待解決的公文，今日事今日畢 ? 先做不喜歡的事（賈琪 華德定律） ? 把每份工作設(shè)定時限，并公開給人知道 ? 找出閑聊和做白日夢的時間，盡量減少 ? 一氣呵成 時間管理 ?自我組織 拖延耽擱 /中途放棄 瑞士奶酪法 把重大的工作分成 許多部分，抽時間 完成一些相對獨立 的部分，逐步積累 起來。就象在一塊 瑞士奶酪上依次戳 許多小洞那樣 時間管理 ?自我組織 拖延耽擱 /中途放棄 練習(xí)： （周計劃表和）日工作執(zhí)行清單 日期 今日主要目標：工作事項次序A B C所需時間何時處理處理情況注： ? 處理情況以符號說明： 進行中 ? 已完成 ? 已授權(quán) X 已取消 ? 留待明日完成 ? 菜單要簡單明了并定期檢查 時間管理 ?自我組織 欠缺明確目標 /計劃控制 應(yīng)付外界干擾 ? 確定約見的優(yōu)先次序和時間，成為“歧視主義者” ? 對于不斷騷擾你的人，直截了當告訴他你現(xiàn)在沒空 ? 預(yù)設(shè)時間限制 ? 用肢體語言或談話地點暗示你不愿長時間地接待他 ? 串通好的干擾 ? 迅速找出打擾者的企圖 ? 把訪客轉(zhuǎn)交給別人 時間管理 ?自我組織 不速之客 電話處理 ? 過濾來電 ? 暗示應(yīng)該結(jié)束 ? 預(yù)設(shè)時間限制 ? 直截了當掛斷 ? 發(fā)現(xiàn)需求，緊扣主題 時間管理 ?自我組織 ?集合在某一時間全部回掉 ? 分類，按輕重緩急分批處理 ? 以談?wù)碌牧鲎鏖_場白 ? 話不過“三” 電話 時間值多少錢？ 時間管理 ?自我組織 月薪 1 小時價格 1 分鐘價格￥ 4500 ￥ ￥ 4000 3500 3000 2500 2023 1500 * 每年 251 個工作日，每天工作 8 小時 會議 低效會議的原因 ? 會前 —— 目標不明 確、議事過多、時間地點不當、參加者不當、通知欠詳、 無備而來 ? 會中 —— 小會交流、外界干擾、未能概括、離題、不投入、壟斷會議、“馬 拉松”、復(fù)雜化 ? 會后 —— 記錄不全、欠總結(jié)、不跟蹤 時間管理 ?自我組織 會議 開有效率的會 宗旨： 短時間達到目的，與會者滿意 時間管理 ?自我組織 會議 ? 會前準備 5W1H ? 主持會議 掌控進程，緊扣主題，陳述和發(fā)問、引起互動，處理無序和干擾 … … ? 結(jié)束會議 會議紀要，評估總結(jié)，任務(wù)分工，檢察回顧 信息處理 ? 速讀，劃線，眉批和剪貼 ? 不要打開與你無關(guān)的信息 ? 固定時間收發(fā)電郵或信函 ? 如果某信息需采取應(yīng)對措施，就記錄并加入一覽表 ? 為了便于歸檔，每條信息立即用一個文件名來編號 ? 信息一旦被處理，就可歸檔或清除 ? 如果信息不充分，則確定需要的信息，按時提供 時間管理 ?自我組織 信息 信息 AVI（ 會議 /面談 /電視 /廣播 /電話 … ） EI（ 電郵 /網(wǎng)絡(luò) … ） PI（ 郵件 /傳真 /備忘 /報刊 /報告 … ） 丟棄 復(fù)印 /傳閱 歸檔 過濾 速讀 細讀 采取措施 重要程度 高 低 時間管理 ?自我組織 信息 5S 清理 整頓 清潔 規(guī)格化 訓(xùn)練與紀律 時間管理 ?自我組織 工作環(huán)境雜亂 缺乏政策 /程序或繁文縟節(jié) 時間管理 ?自我組織 ? 制訂政策、制度、工作流程（程序） ? 無空白無重疊原則 ? 運用 5W1H 簡化流程 剔除、簡化、調(diào)整、合并重組 缺乏政策 /繁文縟節(jié) ABC平衡法 時間管理 ?自我組織 時間 精力曲線 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 A C B 下午精神不振 其它浪費時間的克服方法 ? 猶豫決定 /錯誤決策 ? 缺乏自律 ? 混淆責(zé)任 /權(quán)力 ? 溝通欠佳 /爭論 ? 瑣碎事務(wù) /文山書海 ?人手不足 /能人不夠 ? 缺乏危機處理方法 時間管理 ?自我組織 將風(fēng)險視為無可避免而加以接受 /收集資 料，給自己抉擇期限 /運用決策技術(shù) 建立目標和標準 /追蹤 /一次處理完 明確責(zé)任分工表 /責(zé)權(quán)相當 選擇合適渠道 /傾聽 /雙向溝通 /反饋 /同理心 /達成共識 及時處理 /一次處理一件 /只處理一次 /原件批復(fù) /減少副本 /規(guī)范存檔 /控制留存期 進行成本效益分析 /培訓(xùn) 預(yù)見問題 /制訂“防火”措施 游戲 有一些水和一堆大石 頭、小石子、黃沙， 要裝在一個容器內(nèi)， 如何裝才能把容器裝 得最滿？ 時間管理 ?自我組織 二點啟示 ? 先做大的、重要的事情 ? 別忽視瑣碎的時間 垃圾和等待的時候做什么？ 切記打發(fā)時間 時間管理 ?自我組織 時間管理基本技巧 ? 設(shè)定 SMART目標 ? 計劃
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