【正文】 d the request for approval. 各部門領(lǐng)導(dǎo)（如：銷售總監(jiān)，酒店經(jīng)理等）對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行簽字確認(rèn)，提交審批。 Complimentary room requests shall be approved by the Hotel Manager and the GENERAL MANAGER. 免費(fèi)房的申請(qǐng)需要經(jīng)過酒店經(jīng)理及總經(jīng)理的批準(zhǔn)。 Temporary Houseuse room requests shall be approved by the Hotel Manager. 酒店臨時(shí)自用房的申請(qǐng)需要經(jīng)過酒店經(jīng)理的審批。 Subsequent to the approval, the said request forms shall be forwarded to: 通過審批之后，申請(qǐng)表需要提交以下幾個(gè)部門：o Reservation Department who will input the request into the PMS accordingly,o Front Office who will keep the form attached with the guest registration card,o Ine Audit, who will verify this against Complimentary/Houseuse Rooms Report,o Famp。B Department if there is meal arrangement, ando File copy that is kept the Requesting Department.o 預(yù)定部門將申請(qǐng)輸入PMS系統(tǒng)o 前臺(tái)保留該申請(qǐng)表格并附好客人登記卡o 內(nèi)審將該申請(qǐng)表與免費(fèi)房/ 酒店自用房報(bào)告進(jìn)行核實(shí)o 餐飲部確定已經(jīng)做好定餐登記o 各申請(qǐng)門保留該申請(qǐng)表的副件 Daily Complimentary/HouseUse Room Reports shall be reviewed by the Duty Manager and investigate if there is any discrepancy. 當(dāng)值經(jīng)理要對(duì)每天的免費(fèi)房/ 酒店自用房報(bào)告進(jìn)行檢查，如情況有出入，應(yīng)立即查明。 Request for Permanent House Use Room shall be submitted to Owner Office for approval. 長(zhǎng)期酒店自用房的申請(qǐng)表需要業(yè)主辦公室的批準(zhǔn)。 Daily Complimentary amp。HouseUse Room Reports that generated from the PMS, shall be distributed to Executive Assistant Manager for his review. 每天的免費(fèi)房及酒店自用房的酒店管理系統(tǒng)的報(bào)告需要提交酒店經(jīng)理審查。 Front Office is requested to prepare a weekly Complimentary amp。 HouseUse Room Report and this shall be distributed to the Hotel Manager and the Managing Director on every Monday. 前廳部必須每周準(zhǔn)備免費(fèi)房及酒店自用房的報(bào)告，并在每周一遞交給酒店經(jīng)理及總經(jīng)理。 Complimentary rooms will be given for享受免費(fèi)房的條件：a. Tour group bookings旅游團(tuán)隊(duì)預(yù)定Recognized travel agents that book groups with the Hotel will be eligible to half twin room plimentary per 15 paying guests, with a maximum of 2 rooms per group, regardless of occupancy. Additional plimentary rooms require the approval from Director of Marketing or General Manager.與酒店建立合作的旅游機(jī)構(gòu)在預(yù)定團(tuán)體房時(shí)可享受每15個(gè)付費(fèi)客人雙人房半價(jià)的優(yōu)惠，每個(gè)團(tuán)隊(duì)最多兩間房，此種優(yōu)惠不受入住率的限制。額外的免費(fèi)房申請(qǐng)必須經(jīng)市場(chǎng)銷售總監(jiān)或總經(jīng)理的批準(zhǔn)。b. Hotel inspection and familiarization visits來酒店視察訪問者和?？虸ndividuals or groups representing panies of great potential may be accepted if hotel occupancy is below 85%. The participants must be the decisionmakers or involve in direct sales. These visits are normally carried out in cooperation with airlines and / or tourist board with the approval from the General Manager. 大型公司的高管和直管銷售人員通過與酒店有合作協(xié)議的航空公司和旅游機(jī)構(gòu)訂房，并在總經(jīng)理批準(zhǔn)后到訪，如逢當(dāng)日入住率低于85%，不論散客還是團(tuán)隊(duì)都可以免費(fèi)房接待入住。c. Decision makers of the trade, media or industry貿(mào)易商、媒體和廠商的重要決策者Complimentary rooms will be offered to selected representatives of the trade, media or industry who are potential and influential in terms of direct business, marketing or public relations. Prior approval is required from the General Manager入住的團(tuán)體、媒體和廠商的決策者如果直管銷售、市場(chǎng)、公共關(guān)系或?qū)Υ擞兄苯佑绊?，可在總?jīng)理批準(zhǔn)后，以免費(fèi)房接待入住。d. Special cases for individuals who are of importance to the Hotel酒店的重要客人Park Wise Hotel TianJinSales and marketing– Policies amp。 Procedures Manual市場(chǎng)營(yíng)銷和流程指南Subject: 主題：會(huì)展/獎(jiǎng)勵(lì)銷售計(jì)劃Ref: 參考號(hào)：Samp。M012Prepared by: Director of Sales and Marketing起草：市場(chǎng)銷售總監(jiān)Date: August 28，2007日期：2007 8 – 28Approved by: General Manager批準(zhǔn)：總經(jīng)理Date: August 28，2007日期：2007 8 – 28OBJECTIVE 目的開發(fā)會(huì)議、展覽和獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃的銷售，能有效挖掘市場(chǎng)深度，達(dá)到市場(chǎng)目標(biāo)。PROCEDURES 流程 會(huì)議的主權(quán)方常常是貿(mào)易機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、政府機(jī)構(gòu)、聯(lián)合會(huì)、宗教組織及一些特殊原因的團(tuán)體，會(huì)址的選擇也許取決該地是否適合此種會(huì)議舉行有無娛樂設(shè)施，或是否可以旅游觀光，旅游是否在附近，會(huì)址本身也許就是會(huì)議中心或是有會(huì)議設(shè)施的酒店。 在發(fā)展之初會(huì)議生意的來源是困難的，除非酒店與當(dāng)?shù)貢?huì)議中心或是組織機(jī)構(gòu)有著深厚的關(guān)系或酒店本身就是一個(gè)很好會(huì)議場(chǎng)所，與各部協(xié)調(diào)和團(tuán)體建立廣泛的關(guān)系。 當(dāng)會(huì)議組織者指定某個(gè)機(jī)構(gòu)為其代理時(shí)，酒店應(yīng)聯(lián)絡(luò)該機(jī)構(gòu)并提供報(bào)價(jià)或優(yōu)惠，例如，提供去展覽中心的交通工具的花費(fèi)可以包括在放假里。挖掘獎(jiǎng)勵(lì)旅游生意 獎(jiǎng)勵(lì)旅游是公司給予員工或客戶的一種獎(jiǎng)賞，是他們良好工作表現(xiàn)或合作。獎(jiǎng)勵(lì)旅游目的地的選擇取決與游覽、娛樂或該獎(jiǎng)勵(lì)團(tuán)關(guān)于進(jìn)一步專業(yè)事項(xiàng)。為獎(jiǎng)勵(lì)團(tuán)體做預(yù)定的通常是組織該項(xiàng)活動(dòng)的公司或是專門負(fù)責(zé)此種團(tuán)體的一些旅行社。所以與該活動(dòng)的組織者或委托旅行社的聯(lián)系是至關(guān)重要的。 發(fā)掘展覽中心附近的酒店經(jīng)常會(huì)接觸到展覽參加者的個(gè)人預(yù)定或是通過委托旅行社。和展覽公司做的預(yù)定，為了贏得這批客源，酒店需與展覽中心，當(dāng)?shù)氐恼褂[組織者和參展的公司保持聯(lián)絡(luò)，可到展覽中心處獲得近期將舉行的展覽資料給那些以前參展的個(gè)人發(fā)展覽資料，這些人有可能再次出現(xiàn)在參展名單上，預(yù)定渠道與以上的會(huì)議客源相似。1）預(yù)定詢問 會(huì)議及旅游團(tuán)組織者以直接與銷售部聯(lián)系，或通過某個(gè)旅行社聯(lián)系的方式詢問酒店的客房及會(huì)議場(chǎng)地出租能力，銷售代表有必要把細(xì)節(jié)要求填入預(yù)定單內(nèi)，以便進(jìn)一步考慮。2）在接受預(yù)定前應(yīng)考慮以下幾點(diǎn)： 根據(jù)客戶占住率所做的圖表 再比較該時(shí)間內(nèi)前幾年生意的基礎(chǔ)上制度相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)報(bào)價(jià)書 有關(guān)人員和市場(chǎng)銷售總監(jiān)開會(huì)，確定具體細(xì)節(jié)（如：房?jī)r(jià)、特殊要求等）3） 考察酒店 當(dāng)酒店決定接受此類業(yè)務(wù)時(shí)，銷售人員經(jīng)理應(yīng)邀請(qǐng)組織者來酒店對(duì)客房、會(huì) 議場(chǎng)地及其它設(shè)施進(jìn)行參觀介紹，組織者將填寫客戶意見反饋表記及相關(guān)的 報(bào)告。4） 談判 再考察酒店之后，該活動(dòng)的組織者和銷售人員在制定計(jì)劃之前將具體要求于 和必要細(xì)節(jié)進(jìn)行進(jìn)一步的談判和補(bǔ)充。5） 制定計(jì)劃 銷售代表要寫出包括房?jī)r(jià)、餐飲安排、日期、延住政策、免費(fèi)房政策、高級(jí) 房間的提供等，具體細(xì)節(jié)在內(nèi)，計(jì)劃將送往活動(dòng)組織者處，以便在最后期限 前批準(zhǔn)。6） 加以確認(rèn) 確認(rèn)信只是重申雙方認(rèn)可計(jì)劃的細(xì)節(jié)，銷售代表因?qū)⒋_認(rèn)信副本交到前廳經(jīng) 理處。7） 團(tuán)隊(duì)的進(jìn)展 銷售代表將在該活動(dòng)進(jìn)展的一定時(shí)期，如：30天、15天進(jìn)行相應(yīng)的工作， 包括要預(yù)定客人的人員名單，預(yù)定款或一晚房?jī)r(jià)的抵押金和最終人員名單。8） 付費(fèi)方式 至于會(huì)議，一般由活動(dòng)的組織者來支付會(huì)議方面的費(fèi)用，房費(fèi)及雜費(fèi)由客人 自付。至于，公司將通過旅行社支付所有成員的一切費(fèi)用，在這種情況下， 飯店將要求一晚房費(fèi)并擔(dān)保在一定的時(shí)間段內(nèi)給予飯店一定數(shù)量的生意。此 擔(dān)?？梢圆扇√岢鋈藛T名單表，公司信函或預(yù)付款的形式，其所有的帳在離 店前結(jié)清或可以由飯店向旅行代理商發(fā)帳單收取，參觀者費(fèi)用自付。9） 與各部門經(jīng)理的預(yù)備會(huì)議 如果一個(gè)活動(dòng)涉及大量的住房和餐飲消費(fèi)，有關(guān)的各部門經(jīng)理將召開會(huì)議， 分清各部門的職責(zé)活動(dòng)計(jì)劃，由會(huì)議經(jīng)理撰寫負(fù)責(zé)列出具體細(xì)節(jié)。10）事后工作銷售代表應(yīng)寫一份有關(guān)實(shí)施該項(xiàng)目情況，且組織者及客人意見的事后報(bào)告，將送往銷售總監(jiān)處。Park Wise Hotel TianJinSalesamp。Marketing– Policies amp。 Procedures Manual市場(chǎng)銷售 制度和流程指南Subject: Banquet Cancellation Policy主題： 取消宴會(huì)預(yù)定Ref: 參考號(hào)：Samp。M013Prepared by: Director of Sales and Marketing起草：市場(chǎng)銷售總監(jiān)Date: August 28，2007日期：2007 8 – 28Approved by: General Manager批準(zhǔn)：總經(jīng)理Date: August 28，2007日期：2007 8 – 28 Guidelines 規(guī)范程序：100% of deposit collected will be refund if cancellation is received 2 months (60 days) prior to function dated.如果在宴會(huì)舉行前兩個(gè)月內(nèi)取消宴會(huì)，全額退還押金。The following charges will apply if function is cancelled within:如果宴會(huì)在下列情況下取消將收取如下費(fèi)用：50% of deposit collected will be forfeited if cancellation is received 1 month(30 days) prior to function date.如果在宴會(huì)舉行前一個(gè)月內(nèi)取消宴會(huì)，收取50%押金。80% of deposit collected will be forfeited if cancellation is received 15 days prior to function date.如果在宴會(huì)舉行前15天內(nèi)取消宴會(huì)，收取80%押金Less than 7 days,100% of deposit collected will be forfeited.七天之內(nèi)取消宴會(huì)，沒收全額押金。Park Wise Hotel TianJinSales and marketing– Policies amp。 Procedures Manual市場(chǎng)營(yíng)銷和流程指南Subject: 主題：協(xié)議客戶預(yù)定的修改和取消Ref: 參考號(hào)：Samp。M014Prepared by: Director of Sales and Marketing起草：市場(chǎng)銷售總