【正文】 要業(yè)務(wù)流程及其在企業(yè)ERP管理系統(tǒng)中的操作規(guī)程（3）專項管理咨詢專項管理咨詢根據(jù)企業(yè)的特定需求，比如集團企業(yè)管理問題、結(jié)算中心管理問題、企業(yè)EIS系統(tǒng)需求與設(shè)計等，XX公司將根據(jù)專業(yè)領(lǐng)域問題的特點，派出該領(lǐng)域有專長的咨詢專家，為企業(yè)提供咨詢服務(wù)，為企業(yè)提供專業(yè)領(lǐng)域管理問題的解決方案。（4）系統(tǒng)評價及優(yōu)化方案咨詢企業(yè)ERP管理系統(tǒng)、EIS系統(tǒng)等，需要不斷地評價、改進方案設(shè)計、運行、再評價等類似于PDCA循環(huán)，才能使系統(tǒng)得到優(yōu)化，改進運行效果。但是由于企業(yè)系統(tǒng)涉及的面寬、管理層次也較多、人員也較多，并且運行狀況和數(shù)據(jù)庫信息的相互關(guān)系異常復(fù)雜，企業(yè)內(nèi)部缺乏相應(yīng)的專業(yè)人員為企業(yè)自身的信息系統(tǒng)等應(yīng)用狀況提供評價，影響了企業(yè)ERP管理系統(tǒng)應(yīng)當發(fā)揮的效益及作用。XX專業(yè)咨詢顧問憑借多年的企業(yè)系統(tǒng)運行及行業(yè)管理經(jīng)驗，運用專業(yè)評估模型和評價參數(shù)可為企業(yè)提供：u 對企業(yè)系統(tǒng)（Business System）的運行情況進行評估u 應(yīng)用系統(tǒng)（Application Module）專項改進方案及實施u 企業(yè)系統(tǒng)擴展計劃 （企業(yè)）基礎(chǔ)管理解決方案機械制造行業(yè)由于其生產(chǎn)經(jīng)營所涉及的物料眾多、生產(chǎn)周期短、工序復(fù)雜、計劃變動大等特點，其管理上相對于其它行業(yè)，有比較大的難度。特別是在我們國家，很多的企業(yè)以前都是走的粗放經(jīng)營的路子，現(xiàn)在的這種經(jīng)營的模式是越來越不適應(yīng)競爭日益激烈的社會，企業(yè)普遍存在著管理轉(zhuǎn)型的要求，即實施精細化管理。加強企業(yè)的基礎(chǔ)管理，有效的提高企業(yè)對市場的反映速度、提高產(chǎn)品的質(zhì)量，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本，提高企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，綜合的提高企業(yè)競爭力，成為很多企業(yè)急需解決的企業(yè)管理問題。XX公司所倡導(dǎo)的企業(yè)信息化整體解決方案，特別強調(diào)了提升我國企業(yè)的基礎(chǔ)管理水平，就是從企業(yè)管理實際情況出發(fā)，對癥下藥，有效的提升企業(yè)的管理水平。一般來說，企業(yè)管理可分為三個層層次：高層管理——實施戰(zhàn)略管理，即對企業(yè)業(yè)務(wù)和資源在整體上的一種把握和控制，包括組織架構(gòu)、資源配置和企業(yè)戰(zhàn)略等。中層管理實施業(yè)務(wù)管理中的具體設(shè)計、組織和協(xié)調(diào)，決定了企業(yè)各種業(yè)務(wù)是否能有效地開展?；鶎庸芾韺嵤I(yè)務(wù)處理的過程管理。我們通常將分布在基層管理中但又跨越三層管理能夠影響企業(yè)全局的管理活動和事務(wù)稱為基礎(chǔ)管理，基礎(chǔ)管理是企業(yè)持續(xù)的管理實踐?；A(chǔ)管理的好壞決定了企業(yè)的戰(zhàn)略目標能否實現(xiàn)，也決定了企業(yè)持續(xù)發(fā)展是否有堅實的繁殖基因內(nèi)核。在企業(yè)管理中高層常憂慮這樣三個問題：基層上報的數(shù)據(jù)是否準確及時？基層運作的效率如何？基層是否存在漏洞？這種憂慮不無道理：例如，某企業(yè)總經(jīng)理為了某一項戰(zhàn)略決策需要了解企業(yè)目前的經(jīng)營狀況，即最新的應(yīng)收、應(yīng)付資料，于是，財務(wù)部長、銷售部長、供應(yīng)部長為此組織人員忙了一周，數(shù)據(jù)出來了，然而財務(wù)部與銷售部報出的應(yīng)收帳款資料、財務(wù)部與供應(yīng)部報出的應(yīng)付帳款資料大相徑庭?？偨?jīng)理不知他的決策應(yīng)建立在哪份資料基礎(chǔ)上？此時若再花一周，核對清楚半月以前的資料，這個決策還有實際意義嗎？！可見，基礎(chǔ)管理的薄弱，將直接影響企業(yè)的決策速度和決策質(zhì)量。（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)決定了企業(yè)管理信息交換的規(guī)范和基礎(chǔ)，同時也構(gòu)成企業(yè)信息流的主體部分。XX機械系統(tǒng)提供了實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范的規(guī)范方法?；A(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量的高低將直接影響企業(yè)的管理決策?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要內(nèi)容之一,是反映企業(yè)經(jīng)營管理活動狀態(tài)的第一手資料,是業(yè)務(wù)管理決策時所利用信息的根基。規(guī)范和科學(xué)管理好基礎(chǔ)數(shù)據(jù),并使之成為管理者和決策者有用的信息,是企業(yè)管理的客觀需要。在傳統(tǒng)的手工管理模式和企業(yè)的信息孤島普遍存在的情況下，企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)經(jīng)常是孤立的、不唯一的和不完善的，非常的不利于企業(yè)的控制與管理。XX公司所定義的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括以下幾方面的數(shù)據(jù)：（a）系統(tǒng)編碼XX機械系統(tǒng)制造部分主要包括物料編碼、倉庫編碼、倉位編碼、部門編碼、工作中心編碼、工藝路線編碼、計量單位編碼、計劃員編碼、采購員編碼、客戶編碼、供應(yīng)商編碼、銷售訂單編碼、采購訂單編碼、生產(chǎn)訂單編碼。財務(wù)部分主要包括科目編碼、核算項目編碼等。（b）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理規(guī)范在主要信息編碼的基礎(chǔ)上，對企業(yè)必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)表的形式提出整理的規(guī)范，主要有：n 物料基本信息定義n 物料存放地點定義n 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及工藝路線定義n 供應(yīng)商基本信息定義n 客戶基本信息定義n 總帳組織結(jié)構(gòu)設(shè)置n 成本明細參數(shù)設(shè)置XX公司憑借在機械制造企業(yè)ERP管理系統(tǒng)實施方面多年來積累的經(jīng)驗，總結(jié)出了許多如何幫助機械制造企業(yè)提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理水平的有效方法。（2）業(yè)務(wù)流程整理與優(yōu)化設(shè)計根據(jù)價值鏈理論，企業(yè)的各項業(yè)務(wù)都應(yīng)該是一個以客戶為導(dǎo)向的增加企業(yè)價值的過程。XX業(yè)務(wù)流程整理的目的就是消除業(yè)務(wù)鏈中不必要的非增值的部分，縮短業(yè)務(wù)鏈，增加業(yè)務(wù)鏈的市場的反映速度。通常的機械制造企業(yè)具有如下主要管理業(yè)務(wù)：庫存日常作業(yè)，合同登入和維護，銷售預(yù)測，主生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)訂單處理，采購訂單處理，采購入庫與檢驗，車間領(lǐng)料，生產(chǎn)完工報交與檢驗，成品發(fā)運，成本核算，財務(wù)預(yù)算，憑證登入與維護，采購發(fā)票處理，銷售發(fā)票處理，收款與付款處理，銀行對帳等等，業(yè)務(wù)流程的整理與設(shè)計包括下面幾個方面的工作：（a）業(yè)務(wù)流程整理啟動。成立業(yè)務(wù)流程整理工作小組, 制定業(yè)務(wù)流程整理的目標與任務(wù), 制定業(yè)務(wù)流程整理計劃, 業(yè)務(wù)流程整理啟動會議, 啟動階段工作總結(jié)。（b）現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程調(diào)研。制定現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程調(diào)研計劃，執(zhí)行計劃，如收集與業(yè)務(wù)流程相關(guān)的單據(jù)、報表等資料，現(xiàn)行業(yè)務(wù)調(diào)研工作總結(jié)。（c）現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程評估。主要按照價值鏈的原理對業(yè)務(wù)的過程進行評價。分析現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程存在的主要問題，確定關(guān)鍵流程，制定新業(yè)務(wù)流程整理的目標與要求，現(xiàn)行業(yè)務(wù)評估工作總結(jié)。在該步驟中，咨詢顧問和企業(yè)管理人員一起，應(yīng)當清晰地辨識業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)和非增值的不必要環(huán)節(jié)。（d）新業(yè)務(wù)流程整理與優(yōu)化。制定新業(yè)務(wù)流程整理計劃，根據(jù)新業(yè)務(wù)流程整理任務(wù)書和計劃調(diào)整項目組資源配置，對照XX機械標準的業(yè)務(wù)流程，尋找優(yōu)化后的流程同XX機械標準流程的差距，如果無差距，則直接通過XX機械系統(tǒng)來實現(xiàn)，如果流程同XX的標準流程存在比較大的差距，則可以考慮二次開發(fā)，并制定相應(yīng)的解決方案。最后，對新業(yè)務(wù)流程要進行確認及階段工作總結(jié)。 （3）企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計企業(yè)的管理方式是由企業(yè)的性質(zhì)、管理者的個性、企業(yè)文化等多方面的因數(shù)所決定的，一般情況下，企業(yè)提倡適度的放權(quán)，這對于提高員工的積極性，提高工作的效率是有一定的幫助的，但在放權(quán)的同時也要注意加強控制，以免出現(xiàn)企業(yè)失控的情況，特別是在目前我國的信用體系不完善的情況下，加強企業(yè)的控制就顯得尤為重要了。所謂企業(yè)基礎(chǔ)管理的內(nèi)部控制設(shè)計，是企業(yè)管理者對業(yè)務(wù)處理過程中，需要遵循的策略、制度、政策、法規(guī)的具體設(shè)計。它體現(xiàn)了管理者對事務(wù)處理過程中，應(yīng)采用的管理和控制標準。實施過程控制是指在業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)所具有的權(quán)限和約束。例如：基于職能分割的互相牽制控制（如錢、物、帳分離）；對不同客戶的賒銷限額控制、對超限客戶的發(fā)貨限制，不同客戶或不同銷售方式下產(chǎn)品的價格體系，不同用途不同金額費用的財務(wù)審批權(quán)限控制，不同性質(zhì)固定資產(chǎn)的折舊年限和折舊方法，用于成本核算時物料的計價方法等等。XX為企業(yè)提供了內(nèi)部控制和實施過程控制的解決方案。實現(xiàn)企業(yè)基礎(chǔ)管理信息化后，內(nèi)部控制思想和標準，通過對軟件系統(tǒng)設(shè)置使之固化，并在具體業(yè)務(wù)處理時自動加以控制，實現(xiàn)了控制標準與業(yè)務(wù)處理控制的一體化。這種“一體化”的實現(xiàn)，使企業(yè)的基礎(chǔ)管理納入了法制化的軌道，起到了規(guī)范業(yè)務(wù)處理、堵住管理漏洞、規(guī)避經(jīng)營風險的作用。(a)根據(jù)優(yōu)化過的業(yè)務(wù)流程確定崗位。一個企業(yè)是由一項項的業(yè)務(wù)流程構(gòu)成的，一個業(yè)務(wù)流程又是由一個個工作崗位的程序確定的，因此，工作崗位就構(gòu)成了企業(yè)的基本的單元，如果企業(yè)的這一個個崗位運作的很好，那么就為企業(yè)的整體的管理水平的提高打下了一個好的基礎(chǔ)。(b)定崗位的權(quán)限。崗位及責任確定以后，就要賦予該崗位的權(quán)利和義務(wù)，在該過程中應(yīng)該堅持權(quán)責對等的原則，既要賦予該崗位一定的權(quán)利，能夠調(diào)動人員的積極性，同時又要對于該崗位能夠監(jiān)督，對于超過該崗位權(quán)限的請求，該崗位沒有權(quán)利辦理。例如，對于一般的采購人員，他對某種材料的采購權(quán)限是五萬元，并且采購單價不能夠超過1000元/噸，那么該采購人員就只能夠辦理金額不超過五萬元且價格不超過1000元/噸的采購任務(wù)，如果有這樣的采購任務(wù)，則由采購經(jīng)理或是其他的具有采購權(quán)限的崗位來辦理。(c)整體上判斷權(quán)限設(shè)置的合理性。就剛開始設(shè)置的權(quán)限來說，它不一定就是合理的，因為權(quán)限的控制問題需要綜合的考慮好幾個方面的問題，象工作的積極性問題、工作的效率問題、安全問題等等，所以所權(quán)限的設(shè)置是一個綜合平衡的結(jié)果。(d)定崗位的規(guī)章制度。一旦崗位的職責、權(quán)利與義務(wù)確定下來，就要以書面的形式確定下來，作為在以后的工作中指導(dǎo)和約束員工的規(guī)章制度。如果各個崗位都按照規(guī)范的行為準則來行事，那么企業(yè)的效率就會顯著的增加，同時出現(xiàn)異常情況的機會就會少的多。(4)人的行為規(guī)范管理規(guī)范管理不能只是一套形式上存在的規(guī)范。它應(yīng)當存在于人們的日常業(yè)務(wù)處理過程中，變成一種不可或缺的做事方式。員工如果不能理解和掌握在管理形式之下的內(nèi)涵，那么再好的管理制度，也只會流于形式。不斷強化和優(yōu)化日?；A(chǔ)管理，可以幫助管理者運用規(guī)范化管理的方法，提高業(yè)務(wù)處理效率，提高工作效果。它也能夠為員工對規(guī)范化的管理方法的學(xué)習(xí)、理解和掌握打下一個良好的基礎(chǔ)。規(guī)范管理的一個目的是約束我們一些“自然”的、但是卻不符合企業(yè)發(fā)展的行為。從簡單的管理入手，更容易培養(yǎng)員工科學(xué)的職業(yè)化的工作習(xí)慣。XX的在員工的行為規(guī)范方面的解決方案主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（a）員工培訓(xùn)。員工的管理意識的真正提高是提高企業(yè)的管理水平的基礎(chǔ)，通過培訓(xùn)是有效的提高企業(yè)的管理意識的有效途徑。XX在員工培訓(xùn)主要包括這幾方面的培訓(xùn)：第一，供應(yīng)鏈管理及價值鏈理論的培訓(xùn)。企業(yè)的業(yè)務(wù)活動應(yīng)該是企業(yè)的價值不斷增值的過程。通過這個培訓(xùn)讓大家明確自己在企業(yè)的價值鏈中的位置，增強大家作為企業(yè)的一員的歸屬感，有利于積極的企業(yè)的文化形成。第二，ERP原理的培訓(xùn)。選擇了ERP系統(tǒng)就是意味著企業(yè)的管理的持續(xù)改進，在這樣的情況下，對于廣大員工，特別是企業(yè)的管理人員的培訓(xùn)就顯得特別的重要。只有對于ERP的原理有了深刻的理解，才能夠更好的按照系統(tǒng)的要求辦事，有效的提高管理水平。第三，XX產(chǎn)品的構(gòu)架培訓(xùn)。XX的XX機械產(chǎn)品是蘊涵先進管理思想的大型的企業(yè)管理軟件，通過培訓(xùn)能夠讓大家對于XX的產(chǎn)品有一個高度上的認識，對于產(chǎn)品的整體結(jié)構(gòu)和部門之間的業(yè)務(wù)流程有一個整體的把握。第四，產(chǎn)品的操作培訓(xùn)。這是最基礎(chǔ)的培訓(xùn)，主要是針對使用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)員，讓他們明白原來的業(yè)務(wù)如何在系統(tǒng)里面實現(xiàn)。（b）人員規(guī)范制度建設(shè)。根據(jù)管理學(xué)上的因事設(shè)人的原則，人的行為規(guī)范在很大程度上是有該崗位的要求所決定的。首先是崗位職責。根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的整理所設(shè)置的崗位，我們對該崗位制定了相應(yīng)的規(guī)則制度、管理權(quán)限等，這就是對該崗位人員的行為準則要求。其次是針對XX機械系統(tǒng)的屏幕操作的職責。系統(tǒng)的維護與操作有固定的流程和嚴格的權(quán)限管理制度，每個部門不同的人員他在系統(tǒng)里的操作界面和操作的規(guī)程都是不同的，象出納人員負責現(xiàn)金和銀行業(yè)務(wù)，倉庫管理人員負責倉庫的收發(fā)料、庫存盤店，他們的業(yè)務(wù)的差異是很大的，針對每一項業(yè)務(wù)要制定專門的屏幕操作規(guī)程來規(guī)范操作人員的行為。正是因為制造行業(yè)企業(yè)經(jīng)營的復(fù)雜性和多變性，我們在經(jīng)營管理中才更要加強基礎(chǔ)管理的工作，只有這些基礎(chǔ)管理的工作扎扎實實的落到實處，我們才能夠保證信息的唯一性、準確性、及時性，才能夠為決策提供有用的信息，才能夠保證我們的管理的協(xié)調(diào)和高效。 XX機械機械制造行業(yè)（企業(yè)）財務(wù)管理解決方案 機械制造企業(yè)財務(wù)總帳管理機械制造行業(yè)（企業(yè)）憑證制作的來源很多，如日常的借款、報銷等事務(wù)，還有工資、固定資產(chǎn)、物料的出入庫、成本等業(yè)務(wù)大量的事務(wù)也需要制作憑證。因此，憑證處理的速度和質(zhì)量經(jīng)常影響財務(wù)期末結(jié)帳；在明細帳、科目匯總表、總帳、科目余額表等帳簿報表的查詢時，常需要各種各樣條件的組合。報表的編制需要到各種帳簿中查詢、分析，月末編制報表的時候，財務(wù)人員加班加點，可是報表的編制很少能及時完成。XX機械總帳系統(tǒng)和XX機械報表系統(tǒng)是為解決企業(yè)日常最基本的帳務(wù)操作、報表操作，嚴格按照新會計制度和企業(yè)一般操作流程而設(shè)計的。XX機械財務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，能夠幫助企業(yè)方便、高效、快速地完成憑證錄入、審核、登帳工作；利用憑證、帳簿、報表內(nèi)在的、嚴格的邏輯關(guān)系，幫助企業(yè)自動完成總帳、明細帳、多欄帳、科目匯總表、科目余額表等帳簿及資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、利潤分配表等各種常規(guī)報表和其他任何自定義報表的生成工作。各類數(shù)據(jù)資料和帳簿可顯示有關(guān)本位幣、外幣，以及綜合本位幣的發(fā)生額和余額數(shù)據(jù)。（1）憑證的生成、錄入及過帳管理財務(wù)部門總帳管理人員可以利用XX機械的憑證錄入功能在仿真的界面下對憑證進行維護、保存、修改，查詢、審核與過帳。系統(tǒng)提供了模式憑證，建立例行的憑證樣式，加快了憑證編輯處理。日常憑證業(yè)務(wù)處理：對于日常發(fā)生的借款、報銷等普通業(yè)務(wù)，通過XX機械系統(tǒng)憑證錄入界面直接錄入。對于工資、固定資產(chǎn)、生產(chǎn)制造、銷售與分銷、成本核算、物料管理等事務(wù)，可以通過其他各相關(guān)子系統(tǒng)利用其原始單據(jù)和設(shè)置的事務(wù)類型，直接生成憑證，自動傳入總帳系統(tǒng)。由于與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成是實時的，解決了集中憑證處理的任務(wù)繁重問題。憑證查詢與審核及過帳處理：憑證審核人員對錄入或傳入的憑證可以進行查詢、審核。憑證審核以后，在XX機械系統(tǒng)憑證管理中，只需單擊憑證過帳按鈕，系統(tǒng)將把憑證做上以已登帳標志。（2）帳簿的管理與查詢帳薄的查詢與編制：系統(tǒng)可以編制總分類帳、明細分類帳、數(shù)量金額總帳與數(shù)量明細帳、多欄帳、核算項目分類總帳與明細帳等帳簿報表查詢時，由系統(tǒng)自動完成編制工作。當企業(yè)相關(guān)人員查詢帳簿或報表時，XX機械系統(tǒng)將會首先彈出條件設(shè)置窗口，各人可以根據(jù)各自的需要設(shè)置不同的條件或條件組合，只要帳簿上有的信息都可以作為條件設(shè)置的依據(jù)來使用，系統(tǒng)將會按照所設(shè)置的條件自動地將結(jié)果查詢和打印。系統(tǒng)還提供了表、帳