【正文】 信息定義n 客戶基本信息定義n 總帳組織結(jié)構(gòu)設(shè)置n 成本明細參數(shù)設(shè)置XX公司憑借在機械制造企業(yè)ERP管理系統(tǒng)實施方面多年來積累的經(jīng)驗，總結(jié)出了許多如何幫助機械制造企業(yè)提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理水平的有效方法。成立業(yè)務(wù)流程整理工作小組, 制定業(yè)務(wù)流程整理的目標(biāo)與任務(wù), 制定業(yè)務(wù)流程整理計劃, 業(yè)務(wù)流程整理啟動會議, 啟動階段工作總結(jié)。主要按照價值鏈的原理對業(yè)務(wù)的過程進行評價。制定新業(yè)務(wù)流程整理計劃，根據(jù)新業(yè)務(wù)流程整理任務(wù)書和計劃調(diào)整項目組資源配置，對照XX機械標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，尋找優(yōu)化后的流程同XX機械標(biāo)準(zhǔn)流程的差距，如果無差距，則直接通過XX機械系統(tǒng)來實現(xiàn)，如果流程同XX的標(biāo)準(zhǔn)流程存在比較大的差距，則可以考慮二次開發(fā)，并制定相應(yīng)的解決方案。它體現(xiàn)了管理者對事務(wù)處理過程中，應(yīng)采用的管理和控制標(biāo)準(zhǔn)。實現(xiàn)企業(yè)基礎(chǔ)管理信息化后，內(nèi)部控制思想和標(biāo)準(zhǔn)，通過對軟件系統(tǒng)設(shè)置使之固化，并在具體業(yè)務(wù)處理時自動加以控制，實現(xiàn)了控制標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)處理控制的一體化。(b)定崗位的權(quán)限。就剛開始設(shè)置的權(quán)限來說，它不一定就是合理的，因為權(quán)限的控制問題需要綜合的考慮好幾個方面的問題，象工作的積極性問題、工作的效率問題、安全問題等等，所以所權(quán)限的設(shè)置是一個綜合平衡的結(jié)果。(4)人的行為規(guī)范管理規(guī)范管理不能只是一套形式上存在的規(guī)范。它也能夠為員工對規(guī)范化的管理方法的學(xué)習(xí)、理解和掌握打下一個良好的基礎(chǔ)。員工的管理意識的真正提高是提高企業(yè)的管理水平的基礎(chǔ)，通過培訓(xùn)是有效的提高企業(yè)的管理意識的有效途徑。第二，ERP原理的培訓(xùn)。XX的XX機械產(chǎn)品是蘊涵先進管理思想的大型的企業(yè)管理軟件，通過培訓(xùn)能夠讓大家對于XX的產(chǎn)品有一個高度上的認(rèn)識，對于產(chǎn)品的整體結(jié)構(gòu)和部門之間的業(yè)務(wù)流程有一個整體的把握。根據(jù)管理學(xué)上的因事設(shè)人的原則，人的行為規(guī)范在很大程度上是有該崗位的要求所決定的。系統(tǒng)的維護與操作有固定的流程和嚴(yán)格的權(quán)限管理制度，每個部門不同的人員他在系統(tǒng)里的操作界面和操作的規(guī)程都是不同的，象出納人員負責(zé)現(xiàn)金和銀行業(yè)務(wù)，倉庫管理人員負責(zé)倉庫的收發(fā)料、庫存盤店，他們的業(yè)務(wù)的差異是很大的，針對每一項業(yè)務(wù)要制定專門的屏幕操作規(guī)程來規(guī)范操作人員的行為。報表的編制需要到各種帳簿中查詢、分析，月末編制報表的時候，財務(wù)人員加班加點，可是報表的編制很少能及時完成。（1）憑證的生成、錄入及過帳管理財務(wù)部門總帳管理人員可以利用XX機械的憑證錄入功能在仿真的界面下對憑證進行維護、保存、修改，查詢、審核與過帳。由于與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成是實時的，解決了集中憑證處理的任務(wù)繁重問題。當(dāng)企業(yè)相關(guān)人員查詢帳簿或報表時，XX機械系統(tǒng)將會首先彈出條件設(shè)置窗口，各人可以根據(jù)各自的需要設(shè)置不同的條件或條件組合，只要帳簿上有的信息都可以作為條件設(shè)置的依據(jù)來使用，系統(tǒng)將會按照所設(shè)置的條件自動地將結(jié)果查詢和打印。期末處理主要包括：匯率調(diào)整、結(jié)轉(zhuǎn)本期損益、自動轉(zhuǎn)帳和期末結(jié)帳四項處理。以下是帳務(wù)報表處理示意圖： 財務(wù)分析能夠為企業(yè)投資人的投資決策、為債權(quán)人的貸款決策提供依據(jù)，能夠為企業(yè)的經(jīng)營決策和提高管理水平、提高效益提供依據(jù)，在企業(yè)管理層希望從財務(wù)得到更多的有用的分析數(shù)據(jù)，但是，由于技術(shù)、手段等原因的限制，財務(wù)部門很難滿足企業(yè)管理者們的這些要求。財務(wù)分析功能圖見圖31所示。能夠為企業(yè)提供各種應(yīng)收款項的發(fā)生、收款、對帳、壞帳、欠款分析、預(yù)警控制等全面的管理。在獨立運行時，可以錄入手工發(fā)票。對應(yīng)收票據(jù)的處理包括：背書、轉(zhuǎn)出、貼現(xiàn)、收款、退票。在核銷時，可列示要核銷的應(yīng)收款、到款記錄。（3）壞帳管理XX機械應(yīng)收帳管理系統(tǒng)提供了壞帳管理。通過對報表篩選條件的組合可以得到各種需要的結(jié)果，滿足企業(yè)各方面人員和管理的需求。 企業(yè)應(yīng)付帳款管理很多企業(yè)都不重視應(yīng)付款的管理，只重視應(yīng)收款管理。XX機械應(yīng)付款管理系與采購管理系統(tǒng)是集成的，收貨入庫數(shù)據(jù)可自動傳入應(yīng)付款管理系統(tǒng)，取得采購收貨的數(shù)量、價格、日期、付款條件等信息。如果與采購合同號相關(guān)，則往來對帳單可按合同號統(tǒng)計。由于單據(jù)是及時錄入、及時處理的，可以及時反映與供應(yīng)商的往來情況，通過及時和供應(yīng)商的對帳，還可以避免付款體外循環(huán)等違紀(jì)現(xiàn)象。核銷類型支持：付款結(jié)算、預(yù)付沖應(yīng)付、應(yīng)收沖應(yīng)付、應(yīng)付款轉(zhuǎn)銷。（4）應(yīng)付帳期末處理在本期業(yè)務(wù)及相關(guān)處理操作完成后，所有單據(jù)進行了審核，核銷處理，相關(guān)單據(jù)已生成了憑證，同時與總帳等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料已核對完成，則可以結(jié)帳，為總帳期末處理做好準(zhǔn)備。工資系統(tǒng)采用多類別管理，可進行多工資庫的處理；可以處理工資核算、工資發(fā)放、工資費用分配、銀行代發(fā)等業(yè)務(wù)；工資管理系統(tǒng)能夠及時反映工資動態(tài)變化，實現(xiàn)完整而靈活的個人所得稅計算及申報功能；系統(tǒng)還提供了豐富、實用的各類管理報表。稅務(wù)處理：為了實現(xiàn)所得稅的自動處理，企業(yè)需要在XX機械系統(tǒng)中，先定義應(yīng)納稅所得項的構(gòu)成及增減屬性，適用的稅率情況；錄入各應(yīng)納稅所得項數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)自動計算所得稅；然后將計算出來的所得稅再引入工資數(shù)據(jù)錄入窗口，完成所得稅的自動計算處理。使工資計算時保持正確的部門和相關(guān)人員信息。固定資產(chǎn)管理的特點是固定資產(chǎn)種類和數(shù)量繁多，卡片信息不全，存放地點和使用人員經(jīng)常變動，但是，沒有及時跟蹤記錄和管理，導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理比較混亂；同時，使用部門的改變等原因?qū)е抡叟f科目的改變也很難及時管理；對于到期和超期的固定資產(chǎn)經(jīng)常管理不好，容易造成超期、過期的固定資產(chǎn)還會繼續(xù)提折舊或折舊提錯；固定資產(chǎn)及其折舊的報表查詢，也是企業(yè)固定資產(chǎn)管理的棘手問題。（2）固定資產(chǎn)變動處理固定資產(chǎn)變動處理：企業(yè)固定資產(chǎn)的增加，在XX機械固定資產(chǎn)系統(tǒng)中，新增各種類型固定資產(chǎn)卡片，包括：購買、接受捐贈、接受投資、融資租入、在建工程轉(zhuǎn)入、其他增加等。財務(wù)部門利用XX機械固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過固定資產(chǎn)卡片內(nèi)容和基礎(chǔ)資料的自定義來滿足企業(yè)的實際情況；通過嚴(yán)格的卡片管理、折舊要素變動處理來幫助企業(yè)建立一套完整的固定資產(chǎn)卡片；通過自動計提折舊、自動生成憑證來幫助企業(yè)管理固定資產(chǎn)的累計折舊，并將憑證傳遞到總帳系統(tǒng)，完成固定資產(chǎn)與總帳系統(tǒng)的無縫連接；通過豐富的固定資產(chǎn)報表來幫助企業(yè)查詢固定資產(chǎn)各個方面的信息。由于報表的生成都是系統(tǒng)自動完成的，因此，我們可以設(shè)置各種條件組合，進行各種查詢和分析，滿足了我們員工的需求和領(lǐng)導(dǎo)的需要。期末結(jié)帳處理：工資處理及費用分配完成后，通過結(jié)帳處理，進入下一會計期。企業(yè)在核算出各項工資項目數(shù)據(jù)后，通過XX機械系統(tǒng)錄入基本變動數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)重算后，處理所得稅，然后將計算出來的所得稅再引入變動數(shù)據(jù)錄入窗口，數(shù)據(jù)重算，所有的數(shù)據(jù)都全部計算完成。人力資源管理部門利用XX機械工資管理系統(tǒng)可以建立企業(yè)級的工資業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并且可以與人力資源管理系統(tǒng)集成應(yīng)用。（3）應(yīng)付帳表管理與分析應(yīng)付款帳表管理可以為企業(yè)財務(wù)部門提供各種分析功能，如帳齡分析、付款分析、付款預(yù)測等，管理報表如：應(yīng)付款明細表、應(yīng)付款匯總表、往來對帳、到期債務(wù)列表、應(yīng)付計息表、調(diào)匯差異表等，企業(yè)通過這些分析報表合理進行資金調(diào)配，提高資金的利用率。在核銷時，可列示要核銷的應(yīng)付款、付款記錄。對應(yīng)付票據(jù)的處理包括：付款、退票、審核。審核發(fā)票后，可以生成憑證傳到總帳系統(tǒng)。企業(yè)利用XX機械建立的應(yīng)付帳款管理系統(tǒng)通過采購發(fā)票、其他應(yīng)付單、付款單等單據(jù)的錄入，實現(xiàn)對企業(yè)的往來帳款的綜合管理；及時、準(zhǔn)確地提供各供應(yīng)商的往來款余額資料，提供各種分析報表，如帳齡分析表、應(yīng)付款明細表、應(yīng)付款匯總表、付款分析表、付款預(yù)測表等，通過報表的分析，幫助企業(yè)合理地進行資金的調(diào)配，提高資金的利用率；同時，系統(tǒng)還提供了各種預(yù)警、控制功能，如到期債務(wù)列表、應(yīng)付計息表等，幫助企業(yè)及時支付到期款項。企業(yè)設(shè)置啟用信用管理功能，在錄入各種票據(jù)和單據(jù)時，可以根據(jù)客戶的信用情況決定是否同客戶發(fā)生業(yè)務(wù)，對信用較差的客戶我們可以減少或者不同他們發(fā)生業(yè)務(wù)往來，避免壞帳的發(fā)生。自動產(chǎn)生壞帳備查薄、壞帳計提明細表。核銷類型支持：到款結(jié)算、預(yù)收沖應(yīng)收、應(yīng)收沖應(yīng)付、應(yīng)收款轉(zhuǎn)銷。由于單據(jù)是及時錄入、及時處理的，可以及時反映各客戶的往來情況，通過及時和客戶的對帳，還可以避免收款不上繳、發(fā)票不及時送給客戶等違紀(jì)、舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。錄入發(fā)票及相關(guān)票據(jù)時，可以對客戶的信用進行控制；還可以同合同管理進行聯(lián)合使用，隨時掌握合同的收款、完成情況，根據(jù)合同的完成情況決定是否同客戶再簽定新的合同。（1）企業(yè)銷售業(yè)務(wù)單據(jù)與票據(jù)的處理發(fā)票處理：銷售訂單發(fā)貨后，可以直接在XX機械應(yīng)收款管理系統(tǒng)中根據(jù)銷售訂單數(shù)據(jù)、發(fā)貨/退貨數(shù)據(jù)錄入和編輯發(fā)票。機械制造行業(yè)（企業(yè)）管理層和財務(wù)、銷售部門希望通過對欠款情況的分析，加強對客戶信用額度的控制，減少壞帳的發(fā)生；通過對合同的管理能改善企業(yè)同客戶的關(guān)系，根據(jù)合同完成的情況決定是否與客戶簽定新的合約。財務(wù)分析方法：結(jié)構(gòu)分析、對比分析、趨勢分析、環(huán)比分析、定基分析。新建一張報表，定義他們的格式、取數(shù)公式、頁眉頁腳、顏色等基本信息，將報表保存，這樣一張新的報表就定義好了。（3）期末處理會計期期末處理：為了總結(jié)某一會計期的經(jīng)營活動情況，必須定期進行結(jié)帳。憑證審核以后，在XX機械系統(tǒng)憑證管理中，只需單擊憑證過帳按鈕，系統(tǒng)將把憑證做上以已登帳標(biāo)志。日常憑證業(yè)務(wù)處理：對于日常發(fā)生的借款、報銷等普通業(yè)務(wù)，通過XX機械系統(tǒng)憑證錄入界面直接錄入。XX機械財務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，能夠幫助企業(yè)方便、高效、快速地完成憑證錄入、審核、登帳工作；利用憑證、帳簿、報表內(nèi)在的、嚴(yán)格的邏輯關(guān)系，幫助企業(yè)自動完成總帳、明細帳、多欄帳、科目匯總表、科目余額表等帳簿及資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、利潤分配表等各種常規(guī)報表和其他任何自定義報表的生成工作。 XX機械機械制造行業(yè)（企業(yè)）財務(wù)管理解決方案 機械制造企業(yè)財務(wù)總帳管理機械制造行業(yè)（企業(yè)）憑證制作的來源很多，如日常的借款、報銷等事務(wù)，還有工資、固定資產(chǎn)、物料的出入庫、成本等業(yè)務(wù)大量的事務(wù)也需要制作憑證。根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程的整理所設(shè)置的崗位，我們對該崗位制定了相應(yīng)的規(guī)則制度、管理權(quán)限等，這就是對該崗位人員的行為準(zhǔn)則要求。這是最基礎(chǔ)的培訓(xùn)，主要是針對使用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)員，讓他們明白原來的業(yè)務(wù)如何在系統(tǒng)里面實現(xiàn)。只有對于ERP的原理有了深刻的理解，才能夠更好的按照系統(tǒng)的要求辦事，有效的提高管理水平。企業(yè)的業(yè)務(wù)活動應(yīng)該是企業(yè)的價值不斷增值的過程。從簡單的管理入手，更容易培養(yǎng)員工科學(xué)的職業(yè)化的工作習(xí)慣。員工如果不能理解和掌握在管理形式之下的內(nèi)涵，那么再好的管理制度，也只會流于形式。一旦崗位的職責(zé)、權(quán)利與義務(wù)確定下來，就要以書面的形式確定下來，作為在以后的工作中指導(dǎo)和約束員工的規(guī)章制度。例如，對于一般的采購人員，他對某種材料的采購權(quán)限是五萬元，并且采購單價不能夠超過1000元/噸，那么該采購人員就只能夠辦理金額不超過五萬元且價格不超過1000元/噸的采購任務(wù)，如果有這樣的采購任務(wù)，則由采購經(jīng)理或是其他的具有采購權(quán)限的崗位來辦理。(a)根據(jù)優(yōu)化過的業(yè)務(wù)流程確定崗位。例如：基于職能分割的互相牽制控制（如錢、物、帳分離）；對不同客戶的賒銷限額控制、對超限客戶的發(fā)貨限制，不同客戶或不同銷售方式下產(chǎn)品的價格體系，不同用途不同金額費用的財務(wù)審批權(quán)限控制，不同性質(zhì)固定資產(chǎn)的折舊年限和折舊方法，用于成本核算時物料的計價方法等等。 （3）企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計企業(yè)的管理方式是由企業(yè)的性質(zhì)、管理者的個性、企業(yè)文化等多方面的因數(shù)所決定的，一般情況下，企業(yè)提倡適度的放權(quán)，這對于提高員工的積極性，提高工作的效率是有一定的幫助的，但在放權(quán)的同時也要注意加強控制，以免出現(xiàn)企業(yè)失控的情況，特別是在目前我國的信用體系不完善的情況下，加強企業(yè)的控制就顯得尤為重要了。在該步驟中，咨詢顧問和企業(yè)管理人員一起，應(yīng)當(dāng)清晰地辨識業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵環(huán)節(jié)和非增值的不必要環(huán)節(jié)。制定現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程調(diào)研計劃，執(zhí)行計劃，如收集與業(yè)務(wù)流程相關(guān)的單據(jù)、報表等資料，現(xiàn)行業(yè)務(wù)調(diào)研工作總結(jié)。XX業(yè)務(wù)流程整理的目的就是消除業(yè)務(wù)鏈中不必要的非增值的部分，縮短業(yè)務(wù)鏈，增加業(yè)務(wù)鏈的市場的反映速度。XX公司所定義的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括以下幾方面的數(shù)據(jù)：（a）系統(tǒng)編碼XX機械系統(tǒng)制造部分主要包括物料編碼、倉庫編碼、倉位編碼、部門編碼、工作中心編碼、工藝路線編碼、計量單位編碼、計劃員編碼、采購員編碼、客戶編碼、供應(yīng)商編碼、銷售訂單編碼、采購訂單編碼、生產(chǎn)訂單編碼。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量的高低將直接影響企業(yè)的管理決策。在企業(yè)管理中高層常憂慮這樣三個問題：基層上報的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確及時？基層運作的效率如何？基層是否存在漏洞？這種憂慮不無道理：例如，某企業(yè)總經(jīng)理為了某一項戰(zhàn)略決策需要了解企業(yè)目前的經(jīng)營狀況，即最新的應(yīng)收、應(yīng)付資料，于是，財務(wù)部長、銷售部長、供應(yīng)部長為此組織人員忙了一周，數(shù)據(jù)出來了，然而財務(wù)部與銷售部報出的應(yīng)收帳款資料、財務(wù)部與供應(yīng)部報出的應(yīng)付帳款資料大相徑庭。中層管理實施業(yè)務(wù)管理中的具體設(shè)計、組織和協(xié)調(diào)，決定了企業(yè)各種業(yè)務(wù)是否能有效地開展。特別是在我們國家，很多的企業(yè)以前都是走的粗放經(jīng)營的路子，現(xiàn)在的這種經(jīng)營的模式是越來越不適應(yīng)競爭日益激烈的社會，企業(yè)普遍存在著管理轉(zhuǎn)型的要求，即實施精細化管理。通過以上幾個方面的咨詢活動，解決系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)處理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)：u 企業(yè)的基本業(yè)務(wù)運作薄弱環(huán)節(jié)的改進u 企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)產(chǎn)、供、銷、財務(wù)、成本管理等，主要業(yè)務(wù)流程及其在企業(yè)ERP管理系統(tǒng)中的操作規(guī)程（3）專項管理咨詢專項管理咨詢根據(jù)企業(yè)的特定需求，比如集團企業(yè)管理問題、結(jié)算中心管理問題、企業(yè)EIS系統(tǒng)需求與設(shè)計等，XX公司將根據(jù)專業(yè)領(lǐng)域問題的特點，派出該領(lǐng)域有專長的咨詢專家，為企業(yè)提供咨詢服務(wù)，為企業(yè)提供專業(yè)領(lǐng)域管理問題的解決方案。在咨詢過程中，將應(yīng)用CSF方法等系統(tǒng)分析方法，幫助企業(yè)認(rèn)清行業(yè)可能出現(xiàn)的挑戰(zhàn)，明確自身管理上存在的問題，找出關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域問題，從而幫助企業(yè)確定遠近期的發(fā)展與經(jīng)營戰(zhàn)略。盡快通過信息化的成功實施，帶動企業(yè)經(jīng)營增長與發(fā)展，建立競爭優(yōu)勢。如何有效的解決企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的難題，有效的提高企業(yè)的市場