【正文】 般需有針對性地?cái)U(kuò)大抽樣檢查范圍)； b)驗(yàn)證結(jié)果的判斷及結(jié)論； c)如驗(yàn)證未達(dá)預(yù)期目標(biāo)，要求進(jìn)一步采取措施。 案例見本書第五章?！駜?nèi)部審核報(bào)告的策劃●內(nèi)審報(bào)告策劃應(yīng)考慮的方面——內(nèi)審報(bào)告是有別于不合格報(bào)告的另一類報(bào)告，其主要目的是提交管理層有關(guān)人員了解內(nèi)審總體情況，因此要考慮其具有概括性；——內(nèi)審報(bào)告還應(yīng)考慮對內(nèi)審中的重要的問題和特殊情況作出必要的說明； ——為便于總結(jié)和對內(nèi)審的結(jié)果作出判斷，應(yīng)考慮對內(nèi)審中的問題進(jìn)行歸納、分類、整理之需要?！駜?nèi)審報(bào)告的作用——提交管理者，便于管理者了解、掌握質(zhì)量管理體系狀況；——為管理者提供改進(jìn)、完善和提高質(zhì)量管理水平的決策依據(jù)；——為管理者的管理決策提供信息；——作為管理者判斷質(zhì)量管理體系有效性和適宜性的依據(jù)，內(nèi)部審核結(jié)果作為管理評審的輸入之一；——作為質(zhì)量體系運(yùn)行的證據(jù)?！駜?nèi)審報(bào)告的內(nèi)容 ——審核的目的；——審核的范圍；——審核的依據(jù)；——審核組成員及分工；——受審核方代表；——審核的時(shí)間；——審核情況綜述；——重要問題和特殊情況說明，有關(guān)建議事項(xiàng)；——不合格項(xiàng)目的分布情況；——審核結(jié)論(針對審核目的所做)，如： a)質(zhì)量體系是否符合規(guī)定的要求； b)質(zhì)量體系是否正確實(shí)施和維持； c)質(zhì)量體系是否有利于達(dá)到質(zhì)量方針和目標(biāo)等?！獙徍撕罄m(xù)活動(dòng)的要求；——報(bào)告的分發(fā)范圍； ——其他附件，如： a)審核計(jì)劃； b)首次會(huì)議記錄； c)末次會(huì)議記錄； d)不合格報(bào)告； e)內(nèi)審報(bào)告的分發(fā)記錄等?！渌o助內(nèi)容，如： a)報(bào)告編號； b)審核序號； c)擬制人、審批人、報(bào)告日期等。 案例見本書第五章。三、內(nèi)部質(zhì)量審核的準(zhǔn)備1．審核準(zhǔn)備的基本要求●質(zhì)量管理體系文件系統(tǒng)已建立——審核區(qū)域的質(zhì)量管理體系文件已簽發(fā)；——審核區(qū)域已按質(zhì)量管理體系文件要求開展各項(xiàng)過程的運(yùn)作；——可以提供足夠的記錄證實(shí)體系運(yùn)行狀況?！裼嘘P(guān)的內(nèi)審資源已落實(shí) ——組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)、權(quán)限明確；——內(nèi)審員已經(jīng)培訓(xùn)；——組織內(nèi)各部門主要工作負(fù)責(zé)人從思想意識上已有明確的認(rèn)識，能夠配合內(nèi)審工作；——內(nèi)審所需的各類文件、記錄表格已策劃完成。2．成立審核組織●審核組的組成—一根據(jù)組織規(guī)模的大小、產(chǎn)品和/或服務(wù)的復(fù)雜程度、組織所具備的內(nèi)審人員的情況，確定內(nèi)審組人員；——由管理者或其指定人員(如管理者代表)任命審核組長；——組長或管理者選擇內(nèi)審員(可以每次內(nèi)審前任命審核員，也可以一次任命在相當(dāng)一段時(shí)期內(nèi)有效)；——審核組一般說來是一個(gè)相對“臨時(shí)”的組織，有些組織由于具備資格的人員少，可能審核組人員相對較固定?！駥徍私M人員的構(gòu)成——組長，負(fù)責(zé)整個(gè)內(nèi)部審核的管理工作，同時(shí)也可擔(dān)當(dāng)一部分審核工作；——如果審核分為若干小組，而每個(gè)小組在兩人以上，則應(yīng)指定一名小組長，負(fù)責(zé)本小組的審核工作；——組員，按照分工開展審核工作；——陪同人員，雖不是審核組的正式成員，但在審核過程中起引導(dǎo)、見證、聯(lián)絡(luò)作用。如果組織規(guī)模較小，內(nèi)審員對各部門較熟悉，也可不設(shè)陪同人員。陪同人員應(yīng)對受審核區(qū)域的人員、活動(dòng)較熟悉，同時(shí)應(yīng)具備客觀、公正的素質(zhì)，需要時(shí)可作為現(xiàn)場審核的見證人?！駥徍私M人員的分工——由組長分配審核組人員的工作任務(wù)；——分工時(shí)應(yīng)考慮審核員的個(gè)人素質(zhì)、專長和能力；——分工時(shí)注意“回避”原則?！駥徍私M人員的培訓(xùn)——對參與審核的審核組人員除事前的系統(tǒng)培訓(xùn)外，在內(nèi)審前進(jìn)行一些強(qiáng)化培訓(xùn)有時(shí)是必要的；——特別是較缺少審核經(jīng)驗(yàn)和對所要審核區(qū)域不熟悉的審核員更應(yīng)培訓(xùn)；——培訓(xùn)的方法可以多樣，視具體情況而定；——培訓(xùn)的內(nèi)容可以有； a)對審核區(qū)域特點(diǎn)的介紹； b)以往審核中的問題分析； c)報(bào)告、記錄的填寫要求等。●審核組準(zhǔn)備工作會(huì)議—一進(jìn)一步明確職責(zé)、任務(wù)、分工；——討論準(zhǔn)備工作中的問題，如：a)審核計(jì)劃的協(xié)調(diào)；b)審核方法、抽樣方法的確定；c)組長檢查各審核員的檢查表；d)就不清楚的問題與受審核方溝通等?！獪?zhǔn)備工作會(huì)議可根據(jù)情況決定，準(zhǔn)備充分也可不開；準(zhǔn)備工作不充分，也可能開多次。a)內(nèi)審工作計(jì)劃的變動(dòng)；b)內(nèi)審工作受阻；c)內(nèi)審組與管理者需要的溝通等。3．進(jìn)行文件審查●文件審查的目的—一了解質(zhì)量管理體系的結(jié)構(gòu)；—一了解審核區(qū)域的職能、運(yùn)作特點(diǎn)及工作流程；——便于內(nèi)審員了解、熟悉受審核區(qū)域，掌握審核重點(diǎn)；——便于了解受審核區(qū)域的情況，制定合理的時(shí)間排程和抽樣計(jì)劃?！裎募彶榈姆秶|(zhì)量體系文件，如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)程序等；——在文件審核時(shí)還應(yīng)收集外部相關(guān)文件，如有關(guān)法律法規(guī)要求、顧客要求、認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求等，便于在文件審查時(shí)參考。●文件審查的要求——一般內(nèi)審并不需要做全面文件審查，但當(dāng)某些文件進(jìn)行了修改時(shí)特別是一些重要修改，應(yīng)對修改的部分做審查；——運(yùn)行過程中提出對文件的問題時(shí)，應(yīng)做審查； ——文件運(yùn)行較長時(shí)間未做任何修改，可對文件做適宜性審查?！裎募彶榈膬?nèi)容——文件的形式是否便于使用、修改(如是否活頁裝訂)；——文件的標(biāo)識是否能識別其性質(zhì)、修改狀況，批準(zhǔn)手續(xù)是否齊全，發(fā)放的控制是否便于追溯到各使用場所；——文件的內(nèi)容是否適當(dāng)，例如： a)文件中是否規(guī)定清楚執(zhí)行文件者的責(zé)任； b)文件內(nèi)容是否符合法律、法規(guī)、顧客要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求； c)工作接口是否清楚； d)有無相互矛盾的規(guī)定； e)有無組織目前資源和配置不足尚不能執(zhí)行的部分； f)有無規(guī)定不嚴(yán)謹(jǐn)，使用模糊語言之處(如“視情況而定”等類似描述)； g)有無邏輯順序顛倒之處； h)有無不完整之處等。●文件審查的方法——如時(shí)間較充分，可由審核組共同審查，這樣審查較系統(tǒng)；——也可由組長或其指定人員進(jìn)行審查，這樣一個(gè)人的思路較清楚，但可能需花費(fèi)較長時(shí)間；——可由組長分配給組內(nèi)人員共同審查，較節(jié)約時(shí)間，但有可能各人站的角度不同，看到的內(nèi)容不同，一些矛盾、接口問題不易暴露。●文件審查問題的處理——屬于一般問題，可通過及時(shí)修改文件來解決；——屬于影響運(yùn)作的問題，可作為現(xiàn)場審核的重點(diǎn)，在審核中去進(jìn)一步核實(shí)，在獲得有說服力的證據(jù)時(shí)再進(jìn)行修改；——發(fā)現(xiàn)重大問題可及時(shí)上報(bào)，以獲得管理者的支持，以便解決問題。4．審核實(shí)施計(jì)劃的準(zhǔn)備●審核實(shí)施計(jì)劃制定時(shí)的考慮——組織的職能部門情況；——質(zhì)量管理體系文件審查情況；——外部要求(法規(guī)、顧客要求、認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求等)；——上次審核(內(nèi)、外部均應(yīng)考慮)的情況；——管理者的要求；——本次審核組成員情況；——近期質(zhì)量管理體系是否有重大的修改及重大產(chǎn)品和／或服務(wù)質(zhì)量問題；——近期市場、顧客的情況是否有變化等?！駥徍瞬呗缘目紤]——在制定審核計(jì)劃時(shí)，還需考慮采用的審核方法和策略；——順向?qū)徍?，從過程的開始查到過程的末端，如： 查采購控制可從供應(yīng)商評價(jià)、采購樣品驗(yàn)證、下達(dá)采購訂單、進(jìn)貨檢驗(yàn)、入庫、使用過程跟蹤、定期供應(yīng)商評價(jià)等按工作開展的順序查下去；——按部門審核，針對部門的職能涉及的過程檢查，如采購部門一般檢查采購要素(過程)的實(shí)施；——按要素(過程)審核，針對要素(過程)開展檢查工作，如檢驗(yàn)和試驗(yàn)控制要素(過程)的檢查可能會(huì)涉及到質(zhì)量檢驗(yàn)部門、生產(chǎn)部門及供應(yīng)商等；——在審核中機(jī)械地采用一種單純的策略是不合適的，應(yīng)有靈活多變的方法，如采用部門和要素(過程)結(jié)合的策略，更便于審核的管理，但要注意突出部門的主要職能，不能分散精力。●審核實(shí)施計(jì)劃的制定方法——可由組長或其指定人員，擬制審核實(shí)施計(jì)劃；——制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮上述各類因素，適當(dāng)安排審核時(shí)間，如變化大、問題多的部門和區(qū)域，可適當(dāng)多安排些時(shí)間；——組長組織審核組人員．對審核實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行討論、修改、補(bǔ)充，經(jīng)組長審核并上報(bào)管理者；——管理者或管理者代表進(jìn)行最終審批；——在正式審核之前發(fā)到各相關(guān)部門?！駥徍藢?shí)施計(jì)劃的審查內(nèi)容——目的是否明確，與管理者要求是否一致；——范圍是否包括了應(yīng)有的部門和要素(過程)，有無缺漏；——在按部門審核時(shí)，是否突出了該部門的主要職能；——時(shí)間安排是否合理；——是否有交叉、重疊的工作安排等?！駥徍斯ぷ髁?人天數(shù))的安排——對于外部審核，特別是第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)對現(xiàn)場審核的工作量(人天數(shù))均有要求；——由于內(nèi)部審核與外部審核的目的不同，內(nèi)審的工作量(人天數(shù))一般要比外審大；——審核工作量(人天數(shù))一般根據(jù)組織的規(guī)模來定，但由于現(xiàn)代產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的變化，組織規(guī)模已不能單純以組織的人數(shù)來計(jì)，而應(yīng)綜合考慮組織產(chǎn)品和／或服務(wù)特點(diǎn)、組織運(yùn)作特點(diǎn)等多方面；——如屬多分支機(jī)構(gòu)組織，在正常審核工作量(人天數(shù))的基礎(chǔ)上可能會(huì)增加30％～50％?！駲z查表的準(zhǔn)備●檢查表準(zhǔn)備的考慮——本次審核的目的及范圍；——審核計(jì)劃的安排；——內(nèi)部及外部的要求；——文件審核的情況；——上次審核的情況；——審核員的情況等?！駲z查表準(zhǔn)備的原則——可利用已有的檢查表，在此基礎(chǔ)上根據(jù)本次審核的具體情況修改、補(bǔ)充、刪減；——如無編制過檢查表，可考慮編制一套較為完整的檢查表，依據(jù)現(xiàn)有體系文件編制，這樣在體系變化不大時(shí)，可有一套較完整和固定的檢查表，為今后開展內(nèi)審工作提供方便；——如現(xiàn)有檢查表已不適用也應(yīng)考慮重新編制?！駲z查表準(zhǔn)備的方法——根據(jù)組長分配的工作任務(wù)，各審核員準(zhǔn)備自己審核所用的檢查表；—一檢查表準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)考慮到是否充分、適用，是否有助于現(xiàn)場使用的方便，將審核的策略一并考慮；——注意將抽樣計(jì)劃、方法列入，也可將預(yù)計(jì)審核時(shí)間列入；——可與組內(nèi)成員及時(shí)交流溝通；——由組長統(tǒng)一檢查確定?！駥徍顺闃佑?jì)劃的確定—一抽樣應(yīng)具代表性，保證審核結(jié)果具有代表性。在選擇抽樣對象時(shí)，應(yīng)選典型代表(如：常規(guī)產(chǎn)量較大的產(chǎn)品、提供較普遍的服務(wù)等)；——抽樣應(yīng)考慮覆蓋面，保證審核結(jié)果具有普遍意義。在選擇抽樣對象時(shí)，應(yīng)選擇各個(gè)層面的(如：重要顧客、普通顧客、老顧客、新頤客各類顧客的合同執(zhí)行情況)；——一般來說對新建立的體系或體系的改動(dòng)部分，抽樣的量不僅多而且面要廣，重點(diǎn)檢查有否執(zhí)行體系文件；——對運(yùn)行較成熟的體系，抽樣的量較多且深，要有所側(cè)重于薄弱環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查執(zhí)行體系文件的效果；——對于較少發(fā)生的活動(dòng)、原始證據(jù)較少的工作，或比較重要的活動(dòng)，抽樣量要加大，甚至可全檢(如：設(shè)計(jì)開發(fā)項(xiàng)目較少時(shí)，可全檢)；——日?；顒?dòng)較頻繁、記錄較多，適當(dāng)抽樣；——總之抽樣的多少應(yīng)保證使審核員有足夠的信心對質(zhì)量體系的效果作出評價(jià)?！駲z查表的審查內(nèi)容——是否將受審核區(qū)域的主要活動(dòng)列入檢查范圍；——部門的主要職能是否列入檢查表；——是否體現(xiàn)審核的策略；——檢查的方法是否恰當(dāng)，尋找的客觀證據(jù)是否明確；——有無交叉、重疊的檢查內(nèi)容，有無遺漏的內(nèi)容，如缺少某要素或子要素；——抽樣計(jì)劃是否合理；——抽樣是否有代表性，覆蓋面如何；——時(shí)間安排是否合理等。 6．其他準(zhǔn)備工作●審核通知——可以內(nèi)審?fù)ㄖ男问交蛑苯訉⒔?jīng)批準(zhǔn)的審核計(jì)劃預(yù)先發(fā)放到各受審核部門；——各部門應(yīng)做好準(zhǔn)備；——如遇時(shí)間安排問題，應(yīng)及時(shí)與審核組聯(lián)系?！駮?huì)議議程準(zhǔn)備——審核組長應(yīng)將首次會(huì)議及末次會(huì)議組織的議程起草好；——保證會(huì)議準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行，按時(shí)完成，達(dá)到預(yù)期目的；——首次會(huì)議議程包括： a)宣布會(huì)議開始； b)聲明審核目的和范圍； c)介紹審核組成員(需要時(shí))； d)宣布審核計(jì)劃(如有臨時(shí)變動(dòng)可在會(huì)議上確定)；e)強(qiáng)調(diào)審核原則；f)說明需各方面的配合；g)確定末次會(huì)議的安排；h)請有關(guān)人員(如管理者、管理者代表等)講話，但注意時(shí)間控制；i)會(huì)議結(jié)束?！┐螘?huì)議議程包括：a)宣布會(huì)議開始； b)致謝受審核方的配合；c)重申審核目的和范圍(因考慮部分人員可能未參加首次會(huì)議)；d)強(qiáng)調(diào)審核的局限性；e)宣布不合格項(xiàng)(如較多時(shí)，可選擇具代表性和普遍性的部分)；f)提出糾正措施要求；g)宣布審核結(jié)論；h)說明不合格報(bào)告的方式及審核報(bào)告方式，后續(xù)跟蹤、驗(yàn)證方式等；i)請有關(guān)人員提問并作出解答；j)管理者、管理者代表及有關(guān)人員講話；k)會(huì)議結(jié)束?！衿渌ぷ魑募⒂涗洷砀駵?zhǔn)備——整理審核中所需的文件，每組最好有審核區(qū)域的主要文件；——檢查表，不合格報(bào)告等應(yīng)按審核的要求準(zhǔn)備好，發(fā)至各審核員手中；——可使用準(zhǔn)備工作清單來檢查所有準(zhǔn)備工作是否就緒。四、現(xiàn)場審核的實(shí)施1．首次會(huì)議(開始會(huì)議)●首次會(huì)議的目的——使受審方了解審核的目的及范圍；——介紹審核計(jì)劃，澄清其中不明確之處；——爭取受審核方的全面配合及協(xié)助；——介紹審核采用的方法和程序；——介紹審核組成員及受審核方陪同人員；——落實(shí)審核資源；——確定審核期間會(huì)議及末次會(huì)議的時(shí)間安排等?！袷状螘?huì)議的要求——由審核組長主持會(huì)議(事先應(yīng)安排好議程)；——會(huì)議簡單、明了、抓住主題、一般以半小時(shí)為宜；——遵守時(shí)間、提高效率，組長應(yīng)控制整個(gè)過程；——建立良好的審核風(fēng)格。●首次會(huì)議的參加人員——審核組全體成員；——管理者和／或管理者代表；——受審核部門負(fù)責(zé)人；——陪同人員等?！袷状螘?huì)議的程序和內(nèi)容——與會(huì)者在簽到表上簽到(事先準(zhǔn)備好簽到表)；——會(huì)議開始，由組長主持，宣布會(huì)議開始；——組長指定會(huì)議記錄人，會(huì)后整理會(huì)議記要；——組長聲明審核目的和范圍；——組長介紹審核組成員(部門、職務(wù)、審核經(jīng)歷等)；——組長介紹審核計(jì)劃；——與會(huì)人員可就計(jì)劃中不明確之處提問，審核組長給予解答；——組長強(qiáng)調(diào)審核的原則