【正文】 ；——組長(zhǎng)提出需各部門配合的要求；——確定末次會(huì)議時(shí)間、參加人員；——管理者和／或管理者代表對(duì)審核提出要求，表明管理者對(duì)審核的態(tài)度；——其他人員根據(jù)安排也可作簡(jiǎn)短發(fā)言；——宣布會(huì)議結(jié)束?！袷状螘?huì)議易遇到的問(wèn)題和對(duì)策——首次會(huì)議有時(shí)會(huì)遇到各類問(wèn)題，此處給出一些常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策供參考；——需把握的原則是：準(zhǔn)備充分、考慮周到、隨機(jī)應(yīng)變、禮貌尊重。2．現(xiàn)場(chǎng)審核客觀證據(jù)的收集●客觀證據(jù)收集的目的——收集客觀證據(jù)以證實(shí)質(zhì)量管理體系符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、顧客或內(nèi)部管理的要求；——客觀證據(jù)是存在的客觀事實(shí)，即可以證明體系運(yùn)作的符合性，也可證明體系運(yùn)作的不符合性(即不合格)；——單純認(rèn)為審核就是找問(wèn)題是錯(cuò)誤的概念?！窨陀^證據(jù)的存在形式——觀察到的現(xiàn)場(chǎng)存在的事實(shí)。如，庫(kù)房規(guī)定產(chǎn)品堆放高度為三層，實(shí)際堆放四層。某工位操作規(guī)定要戴防靜電手鐲，而實(shí)際操作者未戴等類似事件；——被詢問(wèn)的當(dāng)事人口述的事實(shí)。如：詢問(wèn)庫(kù)房管理員庫(kù)房的溫度、濕度是否有要求，該單位的文件中是有規(guī)定的，而庫(kù)房管理員回答沒(méi)有此類規(guī)定。某公司的文件規(guī)定采購(gòu)產(chǎn)品經(jīng)檢驗(yàn)科檢驗(yàn)合格后，出具“合格報(bào)告”，庫(kù)房憑“合格報(bào)告”辦理入庫(kù)手續(xù)。而檢驗(yàn)員回答則是，檢驗(yàn)合格后電話通知庫(kù)房管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)等情況；——被驗(yàn)證的活動(dòng)和結(jié)果。如：現(xiàn)場(chǎng)觀察到某檢驗(yàn)員使用的檢測(cè)工具貼有合格標(biāo)志，經(jīng)與其他同類檢測(cè)工具檢測(cè)結(jié)果對(duì)比，證實(shí)該檢測(cè)工具已失準(zhǔn)；——現(xiàn)存的文件、記錄。如：某公司文件規(guī)定，對(duì)公共場(chǎng)所必須每天打掃兩次，節(jié)假日應(yīng)增加，每天三次，查某周日的清掃記錄，只有上、下午各打掃了一次等類似情況?！窨陀^證據(jù)收集的方法——通過(guò)與當(dāng)事人的交談、詢問(wèn)獲得客觀證據(jù)，詢問(wèn)交談的方式常用于審核員了解實(shí)際工作人員對(duì)自己的工作文件內(nèi)容是否正確理解和掌握，也常用來(lái)了解文件中可能規(guī)定不十分清楚之處。應(yīng)注意：a)詢問(wèn)、交談的對(duì)象必須是所要收集證據(jù)某項(xiàng)工作的當(dāng)事人；b)其他人員的談話可能有參考價(jià)值，但在未被證實(shí)之前不能作為客觀證據(jù)；c)無(wú)關(guān)人員的談話往往會(huì)干擾審核員的正常思路?！殚單募陀涗浺垣@得客觀證據(jù)，此方法常用在對(duì)已經(jīng)過(guò)去的事實(shí)的證實(shí)，因記錄都是已發(fā)出的事件，有助于審核員對(duì)以往事實(shí)的調(diào)查和了解。應(yīng)注意：a)查閱記錄最重要的是對(duì)記錄的真實(shí)性和可信度，對(duì)明顯不真實(shí)的記錄如：明顯涂改、明顯編造、事后補(bǔ)作的記錄，應(yīng)不予作為客觀證據(jù)；b)在查閱記錄中可結(jié)合其他方式驗(yàn)證記錄的有效性，如現(xiàn)場(chǎng)觀察、詢問(wèn)或直接驗(yàn)證； c)查閱記錄應(yīng)注意連續(xù)性線索，對(duì)相關(guān)記錄作連續(xù)性檢查，這樣容易發(fā)現(xiàn)接口問(wèn)題。如：查到一批產(chǎn)品不合格的檢驗(yàn)報(bào)告，接著查該批不合格品的評(píng)審報(bào)告，返工或返修的處置記錄，查該批產(chǎn)品復(fù)檢記錄、入庫(kù)發(fā)貨記錄及顧客有無(wú)投訴記錄等。——通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀察獲得客觀證據(jù)，此方法最適用檢查有關(guān)人員是否按文件規(guī)定進(jìn)行操作。應(yīng)注意： a)首先要清楚文件的要求，然后再觀察操作者操作； b)可通過(guò)同一崗位不同操作者的操作觀察來(lái)評(píng)價(jià)文件的充分性與培訓(xùn)的有效性；c)觀察時(shí)應(yīng)不易為人察覺(jué)較好，否則易引起觀察對(duì)象的緊張?jiān)斐烧`操作或引起觀察對(duì)象的警覺(jué)而發(fā)現(xiàn)不了問(wèn)題?！ㄟ^(guò)對(duì)活動(dòng)及結(jié)果的驗(yàn)證獲得客觀證據(jù)，常用來(lái)證實(shí)有疑問(wèn)的活動(dòng)及結(jié)果，也可作為一種正常的驗(yàn)證手段。應(yīng)注意： a)對(duì)被驗(yàn)證的活動(dòng)及結(jié)果應(yīng)有一定的了解，對(duì)驗(yàn)證的方法有所了解；b)采用驗(yàn)證方法時(shí)，被驗(yàn)證活動(dòng)的責(zé)任人往往會(huì)有不被信任的感覺(jué)，應(yīng)使對(duì)方確信審核員只是想看看工作是如何做的； c)即使對(duì)某項(xiàng)活動(dòng)及結(jié)果沒(méi)有疑問(wèn)之處，按抽樣計(jì)劃和檢查表規(guī)定，也應(yīng)做抽查驗(yàn)證。3．靈活運(yùn)用現(xiàn)場(chǎng)審核的方法●靈活使用檢查表 ——檢查表是作為現(xiàn)場(chǎng)審核的提綱，應(yīng)靈活運(yùn)用； ——切忌按順序讀出檢查內(nèi)容，應(yīng)將檢查內(nèi)容以交談的方式說(shuō)出； ——注意超出檢查表范圍而又是比較重要的事實(shí)，應(yīng)及時(shí)與組長(zhǎng)溝通并記錄下來(lái)； ——利用檢查表防止遺漏要檢查的內(nèi)容，確保所有問(wèn)題都已查到?！耢`活運(yùn)用檢查方法——檢查方法應(yīng)靈活多變，一味地用同一種方法易引起沉悶乏味；——交談、詢問(wèn)與檢查記錄、驗(yàn)證、觀察交叉進(jìn)行；——要注意不同場(chǎng)合采用不同的檢查方法?！耢`活運(yùn)用審核策略——順向?qū)徍丝捎糜陬A(yù)計(jì)已有結(jié)果的活動(dòng)，如：某批讓步接收的材料已經(jīng)批準(zhǔn)使用，可用順向?qū)徍藱z查其接收、批準(zhǔn)、使用、標(biāo)識(shí)的全部過(guò)程；—一逆向?qū)徍顺Ｓ糜谝阎Y(jié)果對(duì)過(guò)程的追溯，如：從現(xiàn)場(chǎng)使用的某件檢測(cè)設(shè)備，追溯其校準(zhǔn)狀態(tài)、校準(zhǔn)過(guò)程、領(lǐng)用過(guò)程、管理臺(tái)帳、采購(gòu)過(guò)程等；——有時(shí)可采用從中間向兩邊的審核策略，如：現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品，向前追溯不合格產(chǎn)生的原因、材料、操作、設(shè)備狀況、材料的來(lái)源、設(shè)備的維護(hù)、操作方法，向后追溯不合格的評(píng)審、處置、復(fù)檢、標(biāo)識(shí)等；——現(xiàn)場(chǎng)審核中應(yīng)靈活運(yùn)用審核策略，達(dá)到審核目的。4．現(xiàn)場(chǎng)審核記錄●審核記錄的作用——是對(duì)審核過(guò)程所收集的客觀證據(jù)的記載；——用于檢查、核實(shí)客觀證據(jù)；——用于進(jìn)一步追溯連續(xù)性線索；——用于審核員之間交流信息；——用于判斷不合格事項(xiàng)?！駥徍擞涗浀囊蟆宄?，對(duì)所要描述的客觀事實(shí)應(yīng)敘述清楚、表達(dá)準(zhǔn)確；——易懂，易為審核組其他成員及受審核區(qū)域的人員所讀懂；——可重現(xiàn)，當(dāng)需要復(fù)核時(shí)，可以找到原提供的證據(jù)，因此審核記錄應(yīng)將客觀證據(jù)的特征記錄下來(lái)，如：場(chǎng)所、崗位、職位(可不記人名)、工號(hào)、文件、記錄、設(shè)備的編號(hào)、產(chǎn)品、材料的批號(hào)等；——簡(jiǎn)明，現(xiàn)場(chǎng)審核的時(shí)間是有限的，記錄太繁瑣會(huì)影響進(jìn)度，力求做到簡(jiǎn)單扼要。 ●審核記錄的使用——當(dāng)組織規(guī)定審核記錄的格式時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一使用表格；——現(xiàn)大多數(shù)組織將檢查表與審核記錄合二為一，這種格式對(duì)應(yīng)性較好，在檢查表的一側(cè)記錄審核情況，如已查過(guò)無(wú)不符合項(xiàng)，則用符號(hào)“√” 或“OK”等表示，發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)，則寫上不符合事實(shí)的客觀證據(jù)；——如組織未規(guī)定審核記錄格式，可自用白紙或本子記錄，隨后整理；——審核記錄的格式并不重要，關(guān)鍵其內(nèi)容對(duì)審核結(jié)果的判斷是至關(guān)重要的。 5．現(xiàn)場(chǎng)審核不符合(不合格)的報(bào)告●不符合的確定——根據(jù)客觀證據(jù)判斷質(zhì)量活動(dòng)及結(jié)果是否符合規(guī)定的要求；——規(guī)定的要求可以是： a)有關(guān)法律、法規(guī)的要求； b)顧客的要求， c)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求； d)組織的管理要求； e)質(zhì)量體系文件的要求等?！环弦?guī)定的要求即為不合格，——現(xiàn)場(chǎng)審核中是以收集到的客觀證據(jù)，經(jīng)分析、評(píng)審確定不符合項(xiàng)的?！癫环系脑颉|(zhì)量管理體系文件的規(guī)定與質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、顧客要求不符，為文件不符合，通常在文件審查中可發(fā)現(xiàn)，也有可能到現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)才能發(fā)現(xiàn)；——實(shí)際運(yùn)作未執(zhí)行質(zhì)量管理體系文件規(guī)定，在現(xiàn)場(chǎng)審核中最常發(fā)現(xiàn)的為此類問(wèn)題；——雖然執(zhí)行質(zhì)量管理體系文件，但缺乏有效性，其原因可能是策劃不佳或資源配備不夠，還有可能是執(zhí)行文件只注重形式而不追實(shí)效，運(yùn)行過(guò)程中走過(guò)場(chǎng)的行為較多，另外有關(guān)人員的責(zé)任心不強(qiáng)均可導(dǎo)致此結(jié)果?！癫环系膱?bào)告——應(yīng)以正式的書面形式向受審核區(qū)域報(bào)告不符合情況；——由于審核時(shí)間一般安排較緊且內(nèi)審員的熟練程度有限，一般可在現(xiàn)場(chǎng)口頭表達(dá)不符合情況，待每天審核結(jié)束或在現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束之前，由審核員整理出書面報(bào)告；——書面報(bào)告經(jīng)審核組長(zhǎng)確認(rèn)后，正式遞交給受審核方及相關(guān)人員(如管理者)，但審核組應(yīng)有副件或做好記錄以便跟蹤；——不符合報(bào)告應(yīng)經(jīng)受審核方的負(fù)責(zé)人確認(rèn)，此處確認(rèn)是為了使受審核方了解不符合的情況，以便糾正；——如有爭(zhēng)議或疑問(wèn)，可重新復(fù)核或由組長(zhǎng)掌握判斷原則。●不符合報(bào)告編寫應(yīng)注意的問(wèn)題——語(yǔ)言簡(jiǎn)單、明了，不要做詳細(xì)的情景描述；——引用的客觀證據(jù)要清楚、可追溯(取決于審核記錄是否清楚)；——結(jié)論要明確，說(shuō)明不符合的依據(jù)(質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)及條款號(hào))；——組織內(nèi)部有要求時(shí)，還應(yīng)對(duì)不符合的性質(zhì)(嚴(yán)重／一般)作出判斷?！癫环闲再|(zhì)的判斷——一般內(nèi)審并不要求對(duì)不符合做性質(zhì)判斷，但有些組織為了引起有關(guān)人員的重視或由于管理的需要，要求對(duì)不符合性質(zhì)加以區(qū)別；——通常將不符合分為兩類：a)一般不符合，所發(fā)生的不符合為孤立的、偶發(fā)性的人為錯(cuò)誤，后果一般不嚴(yán)重，對(duì)系統(tǒng)無(wú)重大影響；b)嚴(yán)重不符合，所發(fā)生的不符合為系統(tǒng)性的(如某一要素或某區(qū)域內(nèi)存在多項(xiàng)不符合)、經(jīng)常或大量發(fā)生的錯(cuò)誤，可導(dǎo)致嚴(yán)重后果，對(duì)系統(tǒng)的影響很難消除或需花費(fèi)較多時(shí)間和精力才能消除?！袛鄧?yán)重不符合時(shí)要慎重，以客觀證據(jù)為依據(jù)經(jīng)審核組討論后確定?！裼^察項(xiàng)——現(xiàn)場(chǎng)審核有時(shí)發(fā)現(xiàn)的客觀證據(jù)不足，但認(rèn)為事件有可能會(huì)發(fā)展成為不符合，為提醒受審核方注意，可采用觀察項(xiàng)報(bào)告作為對(duì)不符合的補(bǔ)充；——觀察項(xiàng)為受審核方的預(yù)防、改進(jìn)和完善提供應(yīng)注意的方向，常為一些組織所使用。6．審核組會(huì)議●審核組會(huì)議的目的——及時(shí)總結(jié)工作，防止工作計(jì)劃延誤；——及時(shí)交流信息，利于審核的進(jìn)行；——互相幫助、學(xué)習(xí)，提高全體人員的水平；——便于組長(zhǎng)監(jiān)控審核的過(guò)程；——達(dá)成一致意見(jiàn)?！駥徍私M會(huì)議的分類——審核組會(huì)議一般指由審核組全體人員在審核過(guò)程中召開(kāi)的內(nèi)部會(huì)議， 在內(nèi)部審核中，視情況可請(qǐng)非審核組的有關(guān)人員參與；——審核組會(huì)議可分為： a)每天現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后的審核組小結(jié)會(huì)； b)全部審核完成后末次會(huì)議前的總結(jié)會(huì)。●審核組會(huì)議的內(nèi)容——每天小結(jié)會(huì)的主要內(nèi)容有 a)交流一天審核情況； b)組長(zhǎng)檢查審核計(jì)劃的完成情況； c)布置第二天的工作任務(wù)， d)組員間交換可能需追溯的信息； e)開(kāi)出一天的不合格報(bào)告?！偨Y(jié)會(huì)的主要內(nèi)容有； a)復(fù)審、確定所有不符合項(xiàng)，寫出不符合報(bào)告； b)對(duì)審核結(jié)論進(jìn)行討論，給出小組意見(jiàn)； c)各組總結(jié)本組的審核情況； d)組長(zhǎng)總結(jié)審核過(guò)程； e)如無(wú)法完成書面的審核報(bào)告，則應(yīng)有一份口頭報(bào)告的草案，以便在末次會(huì)議上宣讀； f)審核后的跟蹤驗(yàn)證活動(dòng)的分工。7．末次會(huì)議(結(jié)束會(huì)議)●末次會(huì)議的目的——使受審核方了解審核的總體情況和審核的結(jié)果；——介紹審核的過(guò)程及特別重要的情況；—一針對(duì)審核目的提出審核的結(jié)論；——對(duì)后續(xù)工作提出要求；——結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核?！衲┐螘?huì)議的要求——由審核組長(zhǎng)主持會(huì)議；——會(huì)議突出主題，一般以一小時(shí)為宜，如有需要可適當(dāng)延長(zhǎng)；——使受審核方了解審核結(jié)論； ——保持良好的審核風(fēng)格。●末次會(huì)議的參加人員——審核組全體人員；——管理者和／或管理者代表；——受審核部門負(fù)責(zé)人；——陪同人員；——可擴(kuò)大到與受審核區(qū)域工作有關(guān)的主要工作人員。●末次會(huì)議的程序和內(nèi)容 ——與會(huì)者在簽到表上簽到(可與首次會(huì)議簽到表為同一表設(shè)置兩欄)；——準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，由組長(zhǎng)主持，宣布會(huì)議開(kāi)始；——組長(zhǎng)指定會(huì)議記錄人，會(huì)后整理會(huì)議記要；——組長(zhǎng)致謝各部門在審核中的配合；——重申審核目的和范圍(考慮末次會(huì)議增加的人員)；——組長(zhǎng)強(qiáng)調(diào)審核的原則及局限性；——宣讀不符合報(bào)告(如較多可選有代表性的及重要的)，說(shuō)明不符合報(bào)告的方式；——與會(huì)人員可就不符合報(bào)告中不清楚之處提問(wèn)，審核員解答；——提出糾正措施的要求及跟蹤驗(yàn)證的方法；——宣布審核結(jié)論，說(shuō)明審核報(bào)告的發(fā)布時(shí)間和方式、范圍；————管理者或管理者代表可就審核結(jié)果發(fā)表看法及提出要求；——其他人員根據(jù)安排也可作簡(jiǎn)短發(fā)言，作出改進(jìn)的承諾；——宣布會(huì)議結(jié)束?！駥徍藞?bào)告的編寫——在內(nèi)審策劃時(shí)應(yīng)制定好審核報(bào)告的格式，確定內(nèi)容的要求；——如內(nèi)審時(shí)間充分，可在末次會(huì)議前完成審核報(bào)告；——如計(jì)劃安排較緊，可在審核組的總結(jié)會(huì)上先達(dá)成草案，由組長(zhǎng)口頭宣布，末次會(huì)議后再發(fā)布正式文件；——一般可由組長(zhǎng)或其指定的審核員起草審核報(bào)告，經(jīng)組長(zhǎng)審核后交管理者代表批準(zhǔn)(具體根據(jù)各組織確定的權(quán)限定)?！駥徍藞?bào)告編寫應(yīng)注意的問(wèn)題——報(bào)告應(yīng)簡(jiǎn)單、明確，不宜過(guò)長(zhǎng)，將要敘述的內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地寫出；——在預(yù)先策劃好的格式和內(nèi)容基礎(chǔ)上編寫，不易跑題和遺漏內(nèi)容；——對(duì)重要的問(wèn)題應(yīng)觀點(diǎn)明確，不要使用模糊的詞語(yǔ)，造成管理者決策的困難；——對(duì)審核所做的結(jié)論要結(jié)合審核目的進(jìn)行描述，不要跑題；——對(duì)糾正措施的要求應(yīng)明確?！駥徍藞?bào)告的發(fā)布——經(jīng)批準(zhǔn)的審核報(bào)告應(yīng)發(fā)放到規(guī)定的范圍，如； a)管理者和管理者代表； b)各受審核部門的負(fù)責(zé)人； c)審核組長(zhǎng)和／或?qū)徍私M成員； d)其他需要的人員(由各組織自定)?！獙徍藞?bào)告的發(fā)放一般在現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后一周之內(nèi)，時(shí)間不宜長(zhǎng)；——審核報(bào)告發(fā)放應(yīng)有登記、簽收、防止漏發(fā)?！駥徍藞?bào)告的歸檔——審核報(bào)告作為內(nèi)部審核的重要證據(jù)應(yīng)歸檔保存；——一般規(guī)定一個(gè)歸檔保存的部門較好，如由組長(zhǎng)個(gè)人保存可能會(huì)因人事變動(dòng)等原因使資料流失；——?dú)w檔前組長(zhǎng)應(yīng)將本次內(nèi)審的全部資料整理、清點(diǎn)后移交；——?dú)w檔時(shí)間可在內(nèi)審工作結(jié)束后，即所有的不符合項(xiàng)全部得到糾正并驗(yàn)證合格后；——當(dāng)部分不符合項(xiàng)糾正時(shí)間較長(zhǎng)，或經(jīng)驗(yàn)證還需采取新的糾正措施時(shí)，可先移交已完成的部分，但未移交部分要做好登記。 五、內(nèi)部質(zhì)量審核后續(xù)活動(dòng)●糾正和預(yù)防措施的區(qū)別 ——糾正措施針對(duì)的是消除實(shí)際存在的不合格原因所采取的措施，防止已出現(xiàn)的不合格再發(fā)生；——預(yù)防措施針對(duì)的是消除潛在的不合格原因，防止不合格的發(fā)生；——兩者最大的區(qū)別是采取預(yù)防措施是防止發(fā)生，采取糾正措施是防止再發(fā)生?！癫扇〖m正措施的目的——針對(duì)已經(jīng)存在的不合格原因，采取糾正措施，使內(nèi)部審核的效果得以保證；——是保證質(zhì)量管理體系能夠維持和不斷完善的措施；——是管理層對(duì)質(zhì)量管理體系進(jìn)行管理的手段之一。●采取預(yù)防措施的目的——針對(duì)潛在的不合格原因，采取預(yù)防措施，使內(nèi)部審核的效果發(fā)揮更佳；——是保持質(zhì)量管理體系能夠持續(xù)改進(jìn)和追求卓越的措施；——是管理層對(duì)質(zhì)量體系進(jìn)行有效管理的手段之一?！駜?nèi)審中糾正和預(yù)防措施的一般實(shí)施程序——內(nèi)審組開(kāi)出不合格報(bào)告(或是提