企業(yè)內(nèi)部控制程序的基本規(guī)范16(已改無錯字)
2023-05-09 11:13:15 本頁面
【正文】 人員辦理好檔案入存手續(xù)； 應(yīng)每月裝訂一次憑證，為便于翻閱憑證，避免憑證散失，裝訂憑證時(shí)應(yīng)按適當(dāng)厚度統(tǒng)一裝訂； 認(rèn)真填列會計(jì)憑證封面，封面各記事欄都應(yīng)填列完整清晰，以便于查閱。 8 166。 會計(jì)電算化管理制度 二、會計(jì)帳簿的收集、整理和存檔 各業(yè)務(wù)日或各月的會計(jì)帳簿可由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在當(dāng)期打印輸出并保管，日常系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)維護(hù)； 會計(jì)年度終了，必須將全年的所有帳簿，包括總帳、明細(xì)帳、輔助帳等都統(tǒng)一打印輸出，并整理裝訂； 檔案管理人員在與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理帳簿交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查帳簿是否有殘缺、遺漏，確定無誤后，應(yīng)對所有帳簿進(jìn)行歸類、編號，妥善保存； 會計(jì)帳簿封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。 三、會計(jì)報(bào)表的收集、整理和存檔 各會計(jì)期的會計(jì)報(bào)表可由各業(yè)務(wù)經(jīng)辦打印輸出，并負(fù)責(zé)保管； 會計(jì)年度終了，各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將全年會計(jì)報(bào)表整理裝訂后交檔案管理人員； 檔案管理人員對會計(jì)報(bào)表檢查無誤后，應(yīng)對會計(jì)報(bào)表分類編號歸檔； 會計(jì)報(bào)表封面應(yīng)書寫規(guī)范，應(yīng)填項(xiàng)目都應(yīng)填列齊全清晰。 四、軟硬盤數(shù)據(jù)的收集、整理和存檔 每月結(jié)帳前，各會計(jì)主管都應(yīng)對會計(jì)數(shù)據(jù)做一次硬盤備份和軟盤備份；結(jié)帳后，再重新做一次硬盤備份和兩次軟盤備份，以確保數(shù)據(jù)的安全； 8 166。 會計(jì)電算化管理制度 備份軟盤應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一集中管理； 備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封； 備份軟盤應(yīng)裝在包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所；雙備份的軟盤應(yīng)存放于不同的地點(diǎn)。205。 檔案的保管和利用 只有由系統(tǒng)“打印”功能打印出的會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等核算資料，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、會計(jì)主管、系統(tǒng)管理人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人簽字認(rèn)可后，才能作為正式的書面檔案資料保存。帶有“查詢”字樣的會計(jì)核算資料不能作為正式的書面檔案資料保存； 會計(jì)電算化檔案發(fā)生缺損時(shí)，應(yīng)重新打印補(bǔ)充，操作人員在打印出的資料上注明此種情況并簽字，經(jīng)會計(jì)主管和系統(tǒng)管理人員簽字認(rèn)可后歸檔； 查閱已存檔的會計(jì)核算資料應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，查閱時(shí)不得在會計(jì)檔案上做任何記錄、勾刪和修改，更不能抽取單據(jù)； 對于存儲在硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)及其備份數(shù)據(jù)，不得做任何刪除、修改操作。205。 檔案保存期限 對打印出的會計(jì)檔案，其保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行； 軟盤形式的會計(jì)檔案保管期限必須在五年以上。儲存在硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)，可在兩年后根據(jù)需要進(jìn)行存毀。 8 166。 會計(jì)電算化管理制度 六、上機(jī)操作登記? 計(jì)算機(jī)操作人員必須每日登記當(dāng)天上機(jī)操作情況，填列內(nèi)容主要為操作時(shí)間、操作人姓名、操作內(nèi)容、機(jī)器運(yùn)行情況等；? 如在操作過程中機(jī)器或系統(tǒng)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理人員報(bào)告，同時(shí)將運(yùn)行情況作詳細(xì)記錄；? 未進(jìn)行登記者，不得作任何軟硬件的維護(hù)操作；? 系統(tǒng)管理人員在維護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況及對其處理方法、處理結(jié)果都應(yīng)有所記載；對于重大運(yùn)行故障，出按規(guī)定登記外，還應(yīng)另行填寫故障報(bào)告單，向有關(guān)管理人員報(bào)告；? 系統(tǒng)管理人員應(yīng)每天運(yùn)用系統(tǒng)中“上機(jī)日志”功能，查詢當(dāng)日各操作人員上機(jī)操作情況，并與當(dāng)日上機(jī)記錄核對；? 操作記錄應(yīng)每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年度終了再整理歸檔。 8 166。 會計(jì)電
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