【正文】 適當時公司應確定以下方面內容 : 確定管理目標及要求 ,明確集團化管理實現的控制過程 ,編制“管理制度” ,確定應配備的 資源及要求的檢查活動 ,以及“檢查標準” 。 公司應提供集團化管理所需 的工作場所、設施、經過培訓且合格的人力資源。 各部門應做好質量管理體系運行記錄 ,妥善保存。 與各下屬公司及相關職能部門有關的過程 與集團化管理服務有關的要求的確定 根據總裁要求確定集團公司對下屬各公司及相關職能部門服務要求 : a 對下屬公司高管人員及財務負責人的委派及管理 。 c 對下屬公司財務的資金管理及業(yè)務指導 。 e 對下屬公司運行檢查 ,大宗業(yè)務交易的審批 ,投資信息的篩選 ,投資項目的可行性論證 。 g 對下屬公司的業(yè)務協調 ,信息咨詢服務 。 k 對集團公司及其下屬公司的信息化建設、信息系統(tǒng)的使用進行指導 。 與集團化管理有關要求的評審 上述管理要求應經公司管理層研究 ,總裁批準。 與下屬公司及相關職能部門溝通 本公司應采取走訪、電話、座談會 ,發(fā)布簡報、網絡、報表、發(fā)放文件等多種方式與下屬公司及相關職能部門進行溝通 ,使下屬公司及相關職能部門充分了解 : 公司集團化管理能力 。 下屬公司對集團公司服務滿意狀況 ,抱怨、質量異議的處理情況 。 采購 采購過程 對供方及采購 的產品 (服務 )控制的類型和程度應取決于采購產品對隨后的產品 (服務 )實現或最終的影響。 集團公司采購產品 (服務 )主要為低值易耗品、外包服務 ,由總裁辦公室負責低值易耗品的采購 ,其他相關部門負責職權范圍內的外包服務的管理、控制。 c 現場檢查滿足使 用要求。 審計室負責對審計外委方進行調查了解 ,列出合格審計方名單 。 信管辦負責對電腦、軟件及配件、系統(tǒng)維護等供方進行了解調查 ,列出合格分包方。 采購信息 各部門每月填寫《物品使用申請單》由部門負責人批準交總裁辦公室 ,總裁辦公室據此編制《采購計劃》交部門負責人批準。 如屬大宗物資采購 ,應簽署采購合同 ,采購合同的內容包括產品名稱、產地、數量、技術標準、質量要求、價格、付款方式、交貨地點、交貨時間、運輸方式、質量異議的處理、質量管理體系要求等 。 需要進行外包服務的工作 ,需提交外包服務供方申請 ,由主管副總審批。 集團化管理 (形成項目初選報告 ) 公司通過對集團化管理的全過程實施控制 ,確保提供的集團化管理服務滿足規(guī)定要求。 各部門應編制“本部門管理制度” 和“各部門 OA 系統(tǒng)相關流程” ,此文件屬受控文件 , 按《文件控制程序》規(guī)定發(fā)放 ,保證各崗位人員均能得到適用文件的有效版本 。 總裁辦公室應每季度對集團化管理過程進行檢查 ,確保集團化管理的符合性 。 公司集團化管理項目 : a 對下屬公司高管人員及財務負責人的委派及管理 。 c 對下屬公司財務的資金管理及業(yè)務指導 。 e 對下屬公司運行檢查 ,大宗業(yè)務交易的審批 ,投資信息的篩選 ,投資項目的可行性論證 。 f 對下屬公司的業(yè)務協調 ,信息咨詢服務 。 h 對下屬公司信息系統(tǒng)分級管理員進行管理和指導 。 j 對集團公司及其下屬公司的信息化建設、信息系統(tǒng)的使用進行管理 。 以上具體執(zhí)行《人事管理制度》、《財務管理制度》、《審計管理制度》、《項目投資管理制度》、《資產管理制度》《信息系統(tǒng)管理辦法》《化肥儲備管理制度》《清欠管理制度》及各部門的《 OA 系統(tǒng)相關流程》。 集團化管理服務的標識和可追溯性、防護管理通過各種服務過程的表單記錄來體現。通過對測量、分析和改進的控制。 適用范圍 適用于集團公司質量管理體系和集團化管理的測量、分析和改進的控制。 總裁辦公室負責對下屬各公司及職能部門的滿意情況進行測量、分析、改進 。負責對集團化管理服務過程進行檢查 ,負責對不符合進行評審、組織糾正 。 投資管理部負責對投資公司項目運行情況進行檢查 ,對不符合組織糾正。 管理的內容 總則 管理者代表應組織策劃并實施集團化管理過程中所需檢查、分析和持續(xù)改進過程 ,以便證實 : a) 集團化管理服務的適宜性 。 c) 持續(xù)改進質量管理體系有效性。 b 對上述收集到的管理服務滿意 /不滿意信息 ,總裁辦公室應組織分析原因 ,制定糾正措施 ,確保下屬各公司及職能部門滿意。 內部審核 集團公司建立并實施《內部質量管理體系審核控制程序》 ,定期 (兩次內審的時間不超過 12 個月 )對內部質量管理體系進行審核 ,確保質量管理體系符合策劃的安排、 ISO9001:2021 版標準要求以及集團公司 所確定的質量管理體系的要求 ,并確保其得到有效實施和保持。 過程的監(jiān)視和測量 集團公司應采用適當的方法對質量管理體系過程進行監(jiān)視 ,并在適用時進行測量。 內審和管理評審等 。 當未能達到所策劃的結果時 ,應在適當時采取糾正或預防措施 ,以確保集團化管理服務及產品的符合性。 經驗證不合格的外購物質按《不合格服務 (品 )控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。 檢查不合格按《不合格服務 (品 )控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。 不合格服務 (品 )控制 集團公司應建立并實施《不合格服務 (品 )控制程序》 ,通過對集團化管理不符合的識別、記錄、評審和采取糾正措施 ,防止不合格的重復發(fā)生。 不合格的評審 不合格的評審按《不合格控服務 (品 )制程序》的規(guī)定對不符合進行評審 ,并做好評審記錄。 預防措施 。 b 由不合格而引起的糾正 /預防措施按《糾正或預防措施控制程序》規(guī)定執(zhí)行 。 總裁辦公室應保存不符合的評審以及隨后所采取的任何措施的記錄。 收集數據信息的來源 內審報告和管理評審報告 。 集團公司服務滿意度調查、投訴、抱怨等質量信息 。 糾正和預防措施記錄以及通過上述記錄分析過程趨勢 ,包括采取預防措施的機會。 排列圖 。 對于數據的收集、分析和處理 : a 各職能部門應對上述數據進行收集、分析、處理 ,以達持續(xù)改進 。針對評價中發(fā)現的質量方針、質量目標、組織機構、質量管理體系文件以及質量管理體系運行過程中的不足之處 ,制定糾正或預防措施 ,以不斷完善和改進質量管理體系。 改進 集團公司建立并實施《糾正或預防措施控制程序》 ,通過持續(xù)改進的策劃 ,對現存和潛在不合格采取糾正或預防措施 ,防止不合格和潛在不合格的發(fā)生 ,確保質量管理體系的持續(xù)改進。 持續(xù)改進的過程包括 : 集團化管理工作的改進 。 必要時就對相關的質量管理體系文件進行修訂 ,以保證改進的持續(xù)有效。 確定改進目標 。 評價這些解決辦法并做出選擇 。 檢查、驗證、分析和評價實施的結果 ,以確定這些目標的實現 。 持續(xù)改進的管理 管理者代表應對質量管理體系的持續(xù)改進所確定的過程進行管理 ,這包括規(guī)定實施改進活動的部門職責、措施計劃、跟蹤驗證以及必要時組織有關部門對實施結果進行評審 ,以確定下一步的改進時機。 不合格分類 顧客投訴或抱怨 。 內審及管理評審中發(fā)現的不合格。 糾正或預防措施記錄 ,由總裁辦公室定期收集、分類、歸檔以備提交管理評審。確定并實施所需的措施 。評審所采取的預防措施。 采取 的措施記錄由總裁辦公室定期收集、分析、保存 ,以備提交管理評審。 適用范圍 : 本程序適用于對質量管理體系所要求的文件的控制。負責外來文件的收集、識別與更新。 工作程序 : 文件的分類 : 內部管理形成文件的質量方針和目標 ,質量手冊、管理制度、質量記錄。 文件分受控文件和非受控文件。 其他為非受控文件 (如 :公司通知、政府臨時文件、內部臨時文件等 )。 文件發(fā)布前得到批準 ,以確保文件是充分的。 管理制度、表樣等由各部門編制 ,部門負責人審核 ,總裁批準發(fā)布。 文件的發(fā)放和回收 : 文件發(fā)布后 ,由總裁辦公室組織發(fā)放 ,受控文件必須在文件的封面加蓋“受控”印章 ,并注上唯一的分發(fā)編號。保證在對質量管理體系有效運行中起重要作用的場所 ,都能得到相應文件的有效版本。 文件嚴重破損影響使用時 ,使用部門應將破損文件交回文件編寫部門 ,申請換發(fā)新文件 ,新文件仍沿用原文件分發(fā)編號。 當員工調動工作或離開工廠時 ,由總裁辦公室收回所發(fā)文件。 外來文件的控制 : 對外來文件 ,總裁辦公室應收集并編制本部門使用外來文件的《外來文件清單》 ,跟蹤外來文件的最新版本信息 ,并調整《外來文件清單》。 外來文件不作發(fā)放時 ,由各部門自行保管 ,其它部門使用時可進行查閱。申請時應充分考慮更改可能對其他部門、相關文件可能造成的影響。