【正文】 。 ? 郵箱地址的統(tǒng)一模式：（以學(xué)術(shù)中心為例） z d h x s z x “ 自動(dòng)化 ” 的縮寫 部門名稱首字母縮寫 ? 所有郵箱統(tǒng)一密碼： q d u z d h （ qdu代表青島大學(xué)， zdh是自動(dòng)化縮寫 ） 注意： 郵箱地址和密碼中 所有字母小寫；中間沒有任何空格。文件夾中已經(jīng)陳舊被剔除的文件、不小心遺失的文件以及需要更新及時(shí)補(bǔ)充的文件在本部的公郵中都可以找到，因此，一個(gè)管理有序的公共郵箱就是一個(gè)完美的“文件庫”。 ? 活動(dòng)后隔一周，將與本次活動(dòng)有關(guān)的所有文檔都發(fā)到本部郵箱內(nèi)，一定保障文檔的齊全。 各部門物品借還注意事項(xiàng) 凡屬中心、東部校區(qū)辦公室所有物品歸自動(dòng)化工程學(xué)院所有，任何人沒有權(quán)利私自借出或使用。 物品借出有兩周的使用期限，到期必須歸還，不歸還者，追究經(jīng)手人及借出人責(zé)任，如果到期后秘書處催還未果，由經(jīng)手人負(fù)責(zé)。無意損壞者照價(jià)賠償，故意損壞者加倍賠償。 青島大學(xué)自動(dòng)化工程學(xué)院學(xué)生會(huì)工作手冊(cè) 21 物品借出、歸還登記時(shí)應(yīng)按相關(guān)要求記錄在案，以備秘書處人員檢查、催還時(shí)使用。 各部門日常報(bào)賬管理細(xì)則 報(bào)賬是學(xué)生會(huì)各部門應(yīng)該重點(diǎn)注意常規(guī)工作之一，也是秘書處的常規(guī)工作，為使新一屆部員在進(jìn)入學(xué)生會(huì)初期就很好的掌握本部門的常規(guī)工作，從而很好的服務(wù)于學(xué)生會(huì)各部門乃至整個(gè)學(xué)生會(huì)，現(xiàn)將報(bào)賬管理細(xì)則制定如下： 報(bào)賬整體分為四個(gè)流程：首先，活動(dòng)前各部填寫好活動(dòng)預(yù)算，由主席團(tuán)批準(zhǔn)，負(fù)責(zé)老師簽字后方可花費(fèi)；其次，整理報(bào)賬內(nèi)容，采集發(fā)票并核對(duì)報(bào)賬內(nèi)容；然后，將報(bào)賬表分別制成excel 表格 （給李丹老師 、韓老師） ， word(留下來備份 )；最后，經(jīng)由主席團(tuán)核對(duì)后再交給李丹老師。預(yù)算表要求各部門自己提前制好，各項(xiàng)要求要與秘書處提供的模板相一致。因此活動(dòng)預(yù)算分別找中心李丹老師（由主席團(tuán)助理去找）和東部 韓老師（由秘書處部員去找） 簽。 秘書處部員要根據(jù)發(fā)票制好 Excel 和 Word 表格： Excel 表格首行條目依次為 發(fā)票號(hào)、發(fā)票金額，實(shí)際物品、用途、金額、部門、經(jīng)手人、時(shí)間 。并根據(jù) word 及時(shí)填寫賬本，保持賬務(wù)清晰。 各部門報(bào)賬時(shí)要注意發(fā)票要盡量詳細(xì)，花費(fèi)合理，符合學(xué)生會(huì)的要求，避免鋪張浪費(fèi)。 以上為自動(dòng)化工程學(xué)院學(xué)生會(huì)秘書處總結(jié)的報(bào)賬管理細(xì)則，各部門要認(rèn)真學(xué)習(xí)，以方便學(xué)生會(huì)的工作。 注：隨此說明附上東部校區(qū)和中心校區(qū)的 excel 報(bào)賬表格 下學(xué)期大一的輔導(dǎo)員是徐蕾老師，要根據(jù)她的要求做出一些調(diào)整。 各部門例會(huì)時(shí)間安排無意外情況不能改動(dòng)。 因特殊原因需改變例會(huì)時(shí)間時(shí)，需保證跟會(huì)秘書處部員知情。 各部門必須保證例會(huì)紀(jì)律： ① 保證與會(huì)人數(shù)，因特殊原因不能與會(huì)者需提前請(qǐng)假。 ② 與會(huì)人員必須提前到達(dá)會(huì)議室，保證例會(huì)準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行，遲到者由時(shí)間 周一 周二 周三 周四 周五 6： 30— 7： 30 主席團(tuán)例會(huì)8： 00 之后 秘書處 宣傳部 公文組 實(shí)踐部 7： 30— 8： 30 生活自律 部 文藝部 青年志愿者協(xié)會(huì) 學(xué)術(shù)中心 8： 30— 9： 30 科技創(chuàng)新 協(xié)會(huì) 記者站 體育部 網(wǎng)絡(luò)中心 青島大學(xué)自動(dòng)化工程學(xué)院學(xué)生會(huì)工作手冊(cè) 24 秘書處跟會(huì)部員記錄，遲到 2 次算作曠會(huì) 1 次，處罰方式視作曠會(huì)處理。 ④ 會(huì)議主持人注意控制好會(huì)議效率，保證會(huì)議在指定時(shí)間內(nèi)達(dá)到會(huì)議目的。 青島大學(xué)自動(dòng)化工程學(xué)院學(xué)生會(huì)工作手冊(cè) 25 活動(dòng)舉 辦 活動(dòng)教室申請(qǐng)流程 東校區(qū) 一、 根據(jù)申辦活動(dòng)的情況及活動(dòng)參與人數(shù)確定教室規(guī)模，并根據(jù)需要使用的儀器等信息確定活動(dòng)教室要求。 三、 到學(xué)生發(fā)展事務(wù)大廳（東校區(qū)西院辦公樓一樓）活動(dòng)教室申請(qǐng)前臺(tái)找相關(guān)工作老師查看活動(dòng)當(dāng)天教室申請(qǐng)情況匯總表，最終確定活動(dòng)使用教室。 五、 持《教室使用申請(qǐng)表》請(qǐng)本學(xué)院輔導(dǎo)員老師審查并簽名，然后到教 室管理科請(qǐng)工作老師審查并簽名，到保衛(wèi)科請(qǐng)工作人員審查簽名。 青島大學(xué)自動(dòng)化工程學(xué)院學(xué)生會(huì)工作手冊(cè) 26 中心校區(qū) 一、 根據(jù)申辦活動(dòng)的情況及活動(dòng)參與人數(shù)確定教室規(guī)模，并根據(jù)需要使用的儀器等信息確定活動(dòng)教室要求。 三、 到學(xué)生會(huì)辦公室取《教室使用申請(qǐng)表》（一式三份），認(rèn)真填寫 表格。 五、 相關(guān)信息填寫完畢后將表格妥善保管，于活動(dòng)當(dāng)天持《教室使用申請(qǐng)表》到所申請(qǐng)的教室舉辦活動(dòng)，如需使用相關(guān)設(shè)備，到教室所在教學(xué)樓一樓門衛(wèi)室取用。 在東校區(qū)除學(xué)術(shù)性和班級(jí)性活動(dòng)外一般較難申請(qǐng)到投影儀，如 有需要可向輔導(dǎo)員老師說明情況，請(qǐng)輔導(dǎo)員老師代為借用。 青島大學(xué)自動(dòng)化工程學(xué)院學(xué)生會(huì)工作手冊(cè) 27 舉辦活動(dòng)教室的布置 舉辦活動(dòng)一般都在教室中，教室布置的如何象征著此次活動(dòng)的臉面，因此，教室的布置顯得尤為重要，教室的布置因活動(dòng)的不同而有不同的變化，但是，大體的思路是不變的，即讓與會(huì)活動(dòng)者融入到此次活動(dòng)中來，讓與會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓以及觀眾更好的欣賞活動(dòng)。下面簡(jiǎn)要介紹一下活動(dòng)中教室的布 置： 一、 教室外布置 應(yīng)根據(jù)活動(dòng)的需要決定是否在教室外懸掛橫幅和標(biāo)語，如需懸掛， 則不應(yīng)懸掛到距離活動(dòng)地點(diǎn)較遠(yuǎn)的地方，還有，將活動(dòng)前期宣傳所打的海報(bào)也拿到活動(dòng)教室附近，使與會(huì)人員在進(jìn)入教室之前就感受到此次活動(dòng)的氛圍。 注意事項(xiàng)： 一、 根據(jù)活動(dòng)需要，決定是否給嘉賓擺放礦泉水，如需擺放，則應(yīng)擺放整齊，紙杯統(tǒng)一放到礦泉水的左側(cè)； 二、 根據(jù)活動(dòng)需要，決定是否給活動(dòng)主持人和嘉賓麥克風(fēng)，如需放置臺(tái)式麥克風(fēng)，則應(yīng)擺放整齊； 三、 根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)及特點(diǎn)，決定是否需要給觀眾劃分坐區(qū)，如需劃分坐區(qū)應(yīng)本著使觀眾更好的觀 看活動(dòng)及參與活動(dòng)并不至于使活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)太空蕩的原則進(jìn)行； 四、 活動(dòng)教室布置前應(yīng)帶好布置所需的一切物資材料，避免整理會(huì)場(chǎng)時(shí)手忙腳亂； 五、 會(huì)場(chǎng)的布置且不可破壞教室原有設(shè)施； 六、 活動(dòng)結(jié)束后應(yīng)將活動(dòng)教室整理好再離開，且不可一走了事； 七、 活動(dòng)教室的安排應(yīng)本著節(jié)約、高效的態(tài)度去布置。 青島大學(xué)自動(dòng)化工程學(xué)院學(xué)生會(huì)工作手冊(cè) 29 活動(dòng)策劃、通知、總結(jié)格式及內(nèi)容要求 格式： 標(biāo)題格式為：青島大學(xué)自動(dòng)化工程學(xué)院 xxx 活動(dòng)策 劃（或通知、總結(jié)） 格式居中，黑體。 內(nèi)容要求 ： 關(guān)于活動(dòng)策劃 — 要寫明活動(dòng)背景