【正文】 郵件的處理。[會(huì)議組織] 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。[調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。例如記者、工會(huì)職員等。[接待工作] 接待來(lái)訪(fǎng)賓客； 接待賓客和員工的來(lái)訪(fǎng)。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。外出辦事，如銀行、郵局等。三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì) 劃書(shū)，不要抄襲。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話(huà)、文 件批示、工作部署或與文員談話(huà)時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話(huà)種就 某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。才開(kāi)始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。當(dāng)時(shí)，我沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯 得自己沒(méi)有能力，而沒(méi)有去請(qǐng)示總經(jīng)理。后來(lái)，我再次向總經(jīng)理詢(xún)問(wèn)，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫(xiě)出了各方滿(mǎn)意的公司簡(jiǎn)介。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話(huà)和接聽(tīng)電話(huà)的異同。異：（1）打電話(huà)應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話(huà)號(hào)碼；接電話(huà)應(yīng)等電話(huà)鈴響2—4聲就接聽(tīng)。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第72頁(yè)。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見(jiàn)的來(lái)訪(fǎng)者的來(lái)訪(fǎng)？（1）上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來(lái)訪(fǎng)或有重要事情的來(lái)訪(fǎng)時(shí)。日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)：（1）年預(yù)定表。一般于年初將整個(gè)年 度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的 會(huì)議、面談、出差、訪(fǎng)問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。私事方面的協(xié)助。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的 關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專(zhuān)用印章。其他。作業(yè)4一、簡(jiǎn)要闡述社交話(huà)題的選擇。不合適的話(huà)題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話(huà)題。（2）令人不快的話(huà)題。（3）過(guò)于敏感的話(huà)題。（4）自己不甚熟悉的話(huà)題。（5）夸耀自己的話(huà)題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑?huà)題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線(xiàn)上。三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告 之類(lèi)的文件，均應(yīng)先送辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門(mén)或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。類(lèi)型：（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。六、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。第四篇：辦公室管理2012形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案（僅供參考）作業(yè)1 2題P22233題P27294題P295題P3441 作業(yè)2 1題P45522題P53553題P634題P68705題P89 作業(yè)3 1題P1621672題P1721763題P1881914題P2082105題P223225 作業(yè)41題P2492題P2553題P2762784題P2852865題P317318 作業(yè)11．將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容 2 [文書(shū)制作] 復(fù)印資料。信函和郵件的處理。[會(huì)議組織] 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書(shū)面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。例如記者、工會(huì)職員等。9 [接待工作] 接待來(lái)訪(fǎng)賓客； 接待賓客和員工的來(lái)訪(fǎng)。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。外出辦事，如銀行、郵局等。簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書(shū)，不要抄襲。2．對(duì)于A類(lèi)事情再進(jìn)行分類(lèi)，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽(tīng)，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話(huà)；（5）如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫(xiě)一 份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根 本就不行。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué) 們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。同：（1）都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話(huà)結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。（2）打電話(huà)應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話(huà)之前再確認(rèn)一遍；接電話(huà)則沒(méi)有這一步。平常做好來(lái)電目錄，對(duì)特殊的人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話(huà)的話(huà)，記錄下來(lái)，以防忘記。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門(mén)的名稱(chēng)分揀。如果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書(shū)轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái)，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。答：為了提高會(huì)議的效率,有必要加強(qiáng)會(huì)議管理,做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制和會(huì)后跟蹤三個(gè)環(huán)節(jié)的工作。確定與會(huì)人員確定會(huì)議的基本程序,就是明確會(huì)議先做什么,后做什么,再做什么。二、日程安排計(jì)劃表的種類(lèi)大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)?！?，編寫(xiě)。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。(2)制定約會(huì)計(jì)劃。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見(jiàn)過(guò)面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問(wèn)題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問(wèn)題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。(4)決定旅行用品。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。3．財(cái)物管理。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。答：，定檔次 ，訂餐。文秘人員應(yīng)在宴請(qǐng)開(kāi)始的前一天通過(guò)電話(huà)了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行，可以采用倒計(jì)時(shí)的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項(xiàng)確定時(shí)限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請(qǐng)的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排，有否臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會(huì)當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會(huì)結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會(huì)后協(xié)助收拾會(huì)場(chǎng)。合適的話(huà)題包括：（1）談話(huà)雙方都感興趣的、有共同利益的話(huà)題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話(huà)題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話(huà)題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話(huà)題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話(huà)題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話(huà)，有時(shí)也能活躍氣氛。如個(gè)人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。如對(duì)于專(zhuān)業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（6）庸俗的、色情的話(huà)題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話(huà)題。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書(shū)作者的落款處，用來(lái)表明作者的法定性和文件的有效性。（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。四、按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有幾種類(lèi)型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。1．類(lèi)型：（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。（同學(xué)們回答第一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述。）五、簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法。采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。采用“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存電子文件及其紙質(zhì)形式。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點(diǎn) 答：辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤(pán)、光盤(pán)等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線(xiàn)）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書(shū)，不要抄襲。第二章第3點(diǎn)1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法；2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；3．受意方法；4．傳達(dá)方法；5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法；7．分工方法與合作方法。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話(huà)、文件批示、工作部署或與文員談話(huà)時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話(huà)種就某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。以下為參考答案：同：1．都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話(huà)結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。2．打電話(huà)應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話(huà)之前再確認(rèn)一遍；接電話(huà)則沒(méi)有這一步