【正文】 裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。問(wèn)題源于教材第二章第1點(diǎn)“文員工作指導(dǎo)思想”。1．計(jì)劃的步驟，在事情沒有開始前要先做好計(jì)劃，充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。3．檢查的步驟，是通過(guò)評(píng)估，研究工作是否按照計(jì)劃實(shí)施，是否達(dá)到了預(yù)期，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題目時(shí)，需要注意本題一共有兩個(gè)小問(wèn)題。教材中有相應(yīng)的論述，同學(xué)們應(yīng)能夠依據(jù)參考性答案，自己進(jìn)行相應(yīng)的歸納，能夠用自己的語(yǔ)言組織答案更好。本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照?優(yōu)先順序?處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。2．對(duì)于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請(qǐng)他人代勞）。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁(yè)，問(wèn)題的關(guān)鍵是同學(xué)們應(yīng)該盡量結(jié)合自己的工作生活實(shí)際，我們每個(gè)人在自己的工作生活安排中都會(huì)有自己計(jì)劃做的、急于做的、非做不可的一些事情，而能夠按照“優(yōu)先順序”安排自己的工作并處理事情，就會(huì)極大地節(jié)省時(shí)間，有效利用時(shí)間，就會(huì)使得工作忙而不亂，井然有序。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。本題源于教材第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”（P32P39）。1．簡(jiǎn)要說(shuō)明受意方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。回答問(wèn)題的思路是，首先說(shuō)明所寫方法的基本含義，這個(gè)主要依照教材中的表述作答即可?；卮饡r(shí)還一定要要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。這是一個(gè)比較典型的理論結(jié)合實(shí)際的題目，相信我們?cè)诠ぷ髦薪?jīng)常會(huì)用到這樣一些方法，關(guān)鍵是我們平時(shí)可能不會(huì)太注意這些方法，而一旦將這些方法理論化又會(huì)使我們覺得有些不便，但我們還是應(yīng)該更為自覺地使用并能夠結(jié)合實(shí)際談出我們自己的一些認(rèn)識(shí)。我是公司一名主管，在做了大量工作并經(jīng)過(guò)深入的調(diào)查分析后，覺得有必要向自己的上司提出一些建議，經(jīng)過(guò)反復(fù)思考，在這樣一些時(shí)機(jī)下，我應(yīng)該選擇哪個(gè)時(shí)機(jī)，請(qǐng)大家?guī)兔Τ龀鲋饕?。，然后在提出自己的見解。選項(xiàng)C在員工婚宴這樣喜慶的場(chǎng)合中，提出工作建議是不適合的還是另選時(shí)機(jī)為妙。選擇D是和性格直爽的領(lǐng)導(dǎo)比較適宜，我們應(yīng)該考慮到如果這位領(lǐng)導(dǎo)很愛面子，很注重禮節(jié)性的東西，這樣做成功的幾率就很小，所以選擇D想也不是很合適。這個(gè)選項(xiàng)既注重了說(shuō)明自己所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)也把自己的見解予以表達(dá)。下面一段文字材料供同學(xué)們?cè)趯W(xué)習(xí)進(jìn)言方法時(shí)參考：及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)、合理的意見和建議，既是下屬的應(yīng)盡職責(zé)，更是下屬展示才能、贏得上司賞識(shí)和器重的一條重要途徑。這里的關(guān)鍵就在于要掌握向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言的技巧和方法。韓非子就曾提出，下屬不能隨便向上司進(jìn)言。韓非子所列舉的這些情況，其實(shí)就是由于未對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的脾性、好惡等進(jìn)行充分掌握所導(dǎo)致的。因此，下屬欲做到“百發(fā)百中”，就首先要做到“知己知彼”，不僅要學(xué)會(huì)“胸中有良方”，還要學(xué)會(huì)“對(duì)癥下藥”，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及其領(lǐng)導(dǎo)方式、工作方法有一定的了解。二、準(zhǔn)備充分向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)諫，既關(guān)系到建議能否被領(lǐng)導(dǎo)采納，更影響到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的評(píng)價(jià)和看法。否則會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為部屬想法簡(jiǎn)單幼稚、做事粗心、目光短淺或考慮不周，而且這些印象可能會(huì)長(zhǎng)久地保留在領(lǐng)導(dǎo)的腦際中，從而影響下屬今后的發(fā)展；而考慮縝密細(xì)致的辦事作風(fēng)，無(wú)疑會(huì)增加領(lǐng)導(dǎo)的滿意度和信任度。為此，事先要把準(zhǔn)備工作做足：；。；，以增大領(lǐng)導(dǎo)接受建議的可能性。不妨對(duì)未來(lái)作一預(yù)期，展示自己的建議的光明前景，并對(duì)各種可能性做出估計(jì)，這樣不僅可增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)方案的信心，也可以表明下屬具有某種長(zhǎng)期眼光，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。因此，下屬向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言一定要把握好時(shí)機(jī)，做到言當(dāng)其時(shí)，不失良機(jī)。主動(dòng)給領(lǐng)導(dǎo)出主意與領(lǐng)導(dǎo)要求下屬出主意，其效果截然不同。因此，下屬給領(lǐng)導(dǎo)出主意時(shí)一定要把握好時(shí)機(jī)，決策性建議超前出，補(bǔ)救性建議及時(shí)出，一般性建議經(jīng)常出，多出有預(yù)見性建議，少放“馬后炮”。盡量選擇一些非正式場(chǎng)合，如茶余飯后，下班途中，會(huì)議之后，以非工作角色，在領(lǐng)導(dǎo)心情放松時(shí)，把自己的意見和建議在輕松愉快的閑談中以不經(jīng)意的方式傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)。人在情緒不佳時(shí)，較之平常更容易悲觀失望，思維遲鈍且惰于思考，情緒波動(dòng)大并容易產(chǎn)生過(guò)激行為。這啟示我們，在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言時(shí)要學(xué)會(huì)“察言觀色”，注意領(lǐng)導(dǎo)的反映，做到熱心不過(guò)度，善謀不亂謀，把握好進(jìn)言的頻率，遇到領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)不接受自己的建議時(shí)，下屬不能固執(zhí)己見。因此，向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言必須講究方式方法，使領(lǐng)導(dǎo)樂(lè)于接受。以請(qǐng)教的方式提建議，就不失為一個(gè)好的方法。下屬以這種方式向領(lǐng)導(dǎo)提建議，表明下屬在提意見之前已經(jīng)仔細(xì)推敲和研究了領(lǐng)導(dǎo)的計(jì)劃方案，是以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來(lái)對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的思想的。五、擺正位置，出于公心。不能抱著自己的小九九，更不能給領(lǐng)導(dǎo)出餿主意，乘機(jī)整人。，大局出發(fā)。為此，要強(qiáng)化“三個(gè)思考”，即換位思考看問(wèn)題的站立點(diǎn)要高，能從全局出發(fā)為領(lǐng)導(dǎo)出主意、提建議；補(bǔ)位思考拾遺補(bǔ)缺，完善決策；易位思考站在群眾的角度審視領(lǐng)導(dǎo)決策，提高決策的公正性和可操作性。，遵循程序。《辦公室管理》第二次形成性考核作業(yè)題目解析一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽電話的異同。相同：1．都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步；，接聽電話一般沒有選擇。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點(diǎn)。問(wèn)題源于教材第三章第3點(diǎn)的“電視會(huì)議”和“交互式電話會(huì)議”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)，見教材P59—P60，還可參閱教材P153,回答問(wèn)題的關(guān)鍵是，要先說(shuō)明基本用途，然后進(jìn)行比較?！敖换ナ诫娫挄?huì)議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國(guó)際、國(guó)內(nèi)或本市的電話會(huì)議，聲音清晰宛如一室。3．各自的優(yōu)劣：“電視會(huì)議”——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動(dòng)形象；劣：技術(shù)上的要求較高?！耙话阈詴?huì)議”優(yōu)：溝通方便、傳達(dá)準(zhǔn)確、便于交流。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)?？蓞㈤喗滩腜66.（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第72頁(yè)。本題可以從4個(gè)方面進(jìn)行回答，即教材第88頁(yè)的相關(guān)表述。六、結(jié)合下面教材中引用的“案例”，虛擬一份“致歉函”，體會(huì)信訪工作實(shí)務(wù)操作。第二天，那位夫人接到了這樣一封信：親愛的凱慈夫人：感謝您告知我們那些玫瑰在很差的情況下已經(jīng)到達(dá)您家的消息。由于我們送貨車中途修理的意外耽擱，加之昨天不正常的高溫，所以您的玫瑰我們未能按時(shí)、保質(zhì)交貨，為此，請(qǐng)接受我們的歉意和保證。在過(guò)去的兩年里，我們總是把您看作一個(gè)尊敬的顧客，并一直為此感到榮幸。請(qǐng)讓我們了解怎樣更好地為您服務(wù)。佩雷斯（經(jīng)理簽名）年月日這道作業(yè)題目實(shí)際是讓同學(xué)虛擬一個(gè)案例，模仿上面致歉函的方式，寫一份自己設(shè)計(jì)案例的致歉函，同學(xué)們不要照抄原致歉函，最好也不要依據(jù)本案例寫。通過(guò)寫作，體會(huì)文員在信訪工作中的工作責(zé)任。問(wèn)題源于教材第八章第4點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類和管理”。本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。2．—，編寫。答題基本思路如下：1．提神醒腦的服務(wù)。2．私事方面的協(xié)助。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。4．其他。三、根據(jù)國(guó)際慣例宴請(qǐng)程序及下表中所列的“項(xiàng)目和任務(wù)”，將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行歸類，提出一個(gè)簡(jiǎn)約的工作任務(wù)單。文秘人員經(jīng)常要協(xié)助上司舉辦各類宴會(huì)。正式宴請(qǐng)應(yīng)該完全符合社交禮儀規(guī)則。文秘人員自始至終都要留意細(xì)節(jié)問(wèn)題。（如下圖所示）項(xiàng)目或任務(wù) 宴請(qǐng)人數(shù) 場(chǎng)地 場(chǎng)地布置 完成任務(wù)情況 備注、提示負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度重要客人的陪同、接待餐桌上的裝飾品、姓名 標(biāo)簽 菜單選擇 酒、飲料 招待員安排 現(xiàn)場(chǎng)音樂(lè)主桌和其他席位安排、席位卡 簽到桌和簽到本 門口的接待工作上司的特別提示、要求（如發(fā)言稿）衣物寄存處、洗手間來(lái)賓的司機(jī)安排、車輛 停放意外情況（停電、客人 酒醉等）桌椅擺設(shè)、其他物品準(zhǔn) 備 結(jié)束后清場(chǎng)這道題目主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的基本框架，同學(xué)們可以參照這個(gè)框架，考慮宴請(qǐng)過(guò)程中會(huì)涉及到的相關(guān)程序和基本任務(wù)，如果能夠根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫出合適的“工作任務(wù)單”則最好。問(wèn)題源于教材第十二章第1點(diǎn)“口頭語(yǔ)言的特征”和第2點(diǎn)“敬語(yǔ)的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。1．口頭語(yǔ)言的基本特征：（1）語(yǔ)音聽過(guò)就立即消失，但語(yǔ)義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象?？谡Z(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。因?yàn)闈h字一音多字。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。（2）與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合（生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語(yǔ)。同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問(wèn)題：這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。問(wèn)題源于教材第十二章第6點(diǎn)“社交話題的選擇”，．合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。如個(gè)人私生活等。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。如對(duì)于專業(yè)問(wèn)題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（6）庸俗的、色情的話題。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。1．收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。同學(xué)們?cè)诨卮鸬谝粋€(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)在回答要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說(shuō)明和闡述。1．類型：（1）按問(wèn)題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。六、通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義?；卮饐?wèn)題可以談點(diǎn)自己的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。第五篇：電大 最新 辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理形成性考核冊(cè)答案辦公室管理作業(yè)1（第一、第二章）一、單選選擇題BDACAADCBA二、判斷題三、簡(jiǎn)答題簡(jiǎn)答辦公室的主要特點(diǎn)。P8簡(jiǎn)述辦公室設(shè)備使用規(guī)范。P20辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章）一、設(shè)計(jì)題調(diào)研工作大體上可分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和完成階段，請(qǐng)對(duì)調(diào)研工作的三個(gè)階段進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。每當(dāng)她看到復(fù)印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺(tái)，廢紙桶滿了沒人倒，都及時(shí)做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境的整潔。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。秘書小劉上班匆匆忙忙，接待室的窗臺(tái)布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。***點(diǎn)評(píng)：通過(guò)上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序，直接對(duì)組織的形象和績(jī)效產(chǎn)生一定的影響?？梢?，李敏符合要求；小王的工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。秘書對(duì)日常環(huán)境的管理包括3個(gè)方面的內(nèi)容，即個(gè)人工作區(qū)的環(huán)境管理，上司辦公室的環(huán)境管理，日常公務(wù)活動(dòng)區(qū)的環(huán)境管理。(2)正確使用并注意維護(hù)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動(dòng)化設(shè)備，保持周邊的整潔，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題自己動(dòng)手或及時(shí)找人維修。(4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在的有礙健康和安全的隱患，并及時(shí)提出建議或通知有關(guān)人員進(jìn)行整改。(2)每天要定時(shí)開窗通風(fēng)，保持空氣的自然清新，并定時(shí)測(cè)溫、測(cè)濕，保持適合上司習(xí)慣的溫度