【正文】 生呢？是為了達(dá)到 [專業(yè)分工 ]及 [合作 ]的目的，綜合各個部門就形成公司的組織，組織一定要能發(fā)揮 1+1＞ 2的力量，否則組織的存在就不具意義。 32 了解您部門的任務(wù)及業(yè)務(wù)內(nèi)容 例如 企 劃 部 任務(wù) 規(guī)劃公司未來的發(fā)展方向及整體經(jīng)營績效分析 業(yè) 務(wù) 內(nèi) 容 ◎研擬公司整體經(jīng)營策略 ◎制作公司五年發(fā)展計劃 ◎年度經(jīng)營方針，預(yù)算的編制 ◎每月經(jīng)營績效月報制作 ◎經(jīng)營環(huán)境變動掌握 把握您的任務(wù)及業(yè)務(wù)內(nèi)容 (1)了解上級主管對您部門的期待。 (3)訂出每項業(yè)務(wù)的目標(biāo)與流程 。而這些都不是一天，一個月能產(chǎn)生立竿見影的效果，這些都是靠著正確的途徑長期努力挑戰(zhàn)后才能達(dá)成績效的。 如何做出您的年度計劃 (1)決定年度重點工作項目 ◎來自實現(xiàn)上級單位的方針、策略 ◎來自達(dá)成自已部門任務(wù)的重點工作項目 (2)決定日常管理的改善項目 (例行性的工作項目 ) (3)決定各項工作的目標(biāo)：任何一項工作都需要訂定明確 的工作目標(biāo)，有了明確的目標(biāo)，您才能擬定您達(dá)成目 標(biāo)的行動計劃，執(zhí)行了您的行動計劃才能評估您對公 司的貢獻(xiàn)。 本 Section將提供您一個正確的計劃程序，讓您能做出合理、可行性高的計劃，同時提醒您要主動技巧地讓部屬參與計劃，部屬的參與不但能提升計劃的品質(zhì)，同時對將來計劃的執(zhí)行有莫大的助益 。 如圖 計 劃 協(xié) 調(diào) 指 導(dǎo) 控 制 組 織 41不停地運(yùn)轉(zhuǎn)管理循環(huán) A C D P 41維持與改善 環(huán)境每天都在不斷地改變，一年運(yùn)轉(zhuǎn)一次 PDCA恐怕緩不濟(jì)急，有些管理者會每季運(yùn)轉(zhuǎn)一次，甚至有的每月運(yùn)轉(zhuǎn)一次 。它含有三個特性： 前瞻性的思考 (forward thinking)－ 思考及判斷未 來可能的狀況。 目標(biāo)導(dǎo)向 (goal oriented)－ 規(guī)劃各個標(biāo)的，以達(dá)成 期望的狀況。 計劃要能實現(xiàn)自已部門的任務(wù)。 43計劃的類型 ◎長期計劃： 通常是 5年，主題為企業(yè)的愿景 (Vision)、 事業(yè)范圍、設(shè) 立企業(yè)期望長期達(dá)成的目標(biāo)，如產(chǎn)品開發(fā)目標(biāo)、市場開 拓目標(biāo)、組織目標(biāo)、成長率目標(biāo)、市場占有率目標(biāo)、投 資報酬率目標(biāo)、并構(gòu)筑達(dá)成這些目標(biāo)的基本策略及一些 需投入較長的時間才能達(dá)成的工作。 ◎功能性計劃： 每一個部門為了要完成部門的主要功能，都會做出一 些部門功能性的計劃，如每月銷售計劃、生產(chǎn)計劃、 庫存計劃 …… 等。 年度計劃的范例 公司 年度計劃 一、經(jīng)營者 A、 年度目標(biāo) B、 基本策略 財務(wù)目標(biāo) 行銷策略 產(chǎn)品開發(fā)策略 非財務(wù)目標(biāo) 制造策略 行政管理策略 組織策略 財務(wù)策略 二、組織計劃 三、行銷計劃 A、 市場分析 B、 競爭分析 C、 產(chǎn)品策略 D、 人員計劃 E、 廣告、促銷、通路計劃 四、生產(chǎn)計劃 A、 生產(chǎn)計劃 B、 庫存計劃 C、 原料取得計劃 D、 設(shè)備支出計劃 E、 產(chǎn)品開發(fā)計劃 五、行政管理計劃 A、 人力資源計劃 B、 費用管理計劃 六、財務(wù)計劃 A、 銷售收入 B、 損益表 C、 部門預(yù)算 D、 資產(chǎn)負(fù)債表 E、 現(xiàn)金流量表 F、 資金來源運(yùn)用表 G、 績效統(tǒng)計 項目計劃的步驟 STEP 1 設(shè)定目標(biāo) (Objectives) STEP 2 如何做 (How to do?) STEP 3 設(shè)定多種選擇方案。 展示會計劃的實例 一、展示會目標(biāo)： 明確展示會的目標(biāo)是要提升企業(yè)知名度，還是要介紹新產(chǎn)品，目標(biāo)不同則展示的訴求重點將會不同。 五、展示標(biāo)語 (slogan)： 配合主題制作簡潔有力的展示 slogan加深客戶的印象。 七、展示人員訓(xùn)練： 八、各項宣傳廣告及印刷物制作： 請柬、資料夾、廣告、型錄、公司簡介。 十一、費用： 執(zhí)行計劃 Action Plan 實施計劃是我們產(chǎn)生具體行動的計劃，因此它必須明確地指出： 何時（ When） 何地（ Where） 用什么資源（ Which） 期望完成什么（ What） 如何完成（ How） 誰負(fù)責(zé)（ Who） Action Plan是能將計劃付諸實現(xiàn)的最好手段。 達(dá)成目標(biāo)的工作類型的計劃重點是分析在什么樣的條件或狀況下才能夠達(dá)成目標(biāo)。 工作類型二、解決問題的工作 課題解決及改善的工作都可歸為解決問題的工作類型。 工作類型三、例行性工作 日常工作中有許多例行性的工作，例如生產(chǎn)設(shè)備的點檢保養(yǎng)，進(jìn)料檢驗，出勤管理 …… 等。 45達(dá)成目標(biāo)型工作的計劃順序 STEP 1： 現(xiàn)狀把握 思考上的注意點 (1)區(qū)分客觀的事實與主觀的臆測 (2)部分的事實還是全面的事實二個案、特例、區(qū)域特性 …… 等只是部份的事實，無法代表全面的事實。 步驟二、收集情報資料；收集客觀的事實。 步驟四、掌握關(guān)鍵要素；最能影響結(jié)果的要素。例如提升個人銷售目標(biāo)為 50萬元。例如提高企業(yè)形象。 設(shè)定目標(biāo)的順序 步驟一、訂定明確的目的；促使同仁朝共同的方向努力。 STEP 3： 研擬手段方法 思考注意點 (1)確定達(dá)成目標(biāo)的必要要素：要具備什么樣的條件才能達(dá)成目標(biāo)。 (3)目標(biāo)達(dá)成有不同的手段及替代方案，例如豐臣秀吉墨侯建城。 步驟二、推進(jìn)計劃完成：讓您的系統(tǒng)化構(gòu)想能夠逐一實現(xiàn)。 (2)謀求改善型問題：把現(xiàn)有的目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)往上提升。 問題解決型思考上的注意點： (1)找出問題的真正原因 (2)找出解決問題的重點對策 (3)訂出問題解決的行動計劃 問題解決的九個步驟 STEP 1 明確的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)：知道自已要達(dá)成的目的或狀態(tài)。 STEP 3 要因分析：找出幾項最重要的要因。 STEP 5 擬定對策：提出多項對策，并追究最適合的對策。 基準(zhǔn)對主管的效用： (1)減輕主管對例行性、反覆性工作所投入的監(jiān)督指導(dǎo)心力。 (3)部屬工作輪調(diào)、更換時、能減少訓(xùn)練的時間。 (5)可做為部屬工作的評估依據(jù)。 基準(zhǔn)的作業(yè)計劃順序 STEP 1 確定制訂基準(zhǔn)的作業(yè)對象：日常性、重復(fù)性、穩(wěn)定 性的工作及須高度準(zhǔn)確性、易發(fā)生錯誤等工作都是 制訂基準(zhǔn)的對象。 STEP 3 設(shè)定目標(biāo)：設(shè)定作業(yè)基準(zhǔn)時，您要先確定期望達(dá)成 的目標(biāo)。 STEP 5 通知及訓(xùn)練有關(guān)人員。 雖然我們?yōu)榱擞媱澞茼樌耐菩?，在做計劃時我們強(qiáng)調(diào)部屬參與，計劃要事先和相關(guān)人員溝通協(xié)調(diào)取得合作，這些都是在計劃過程中，為了將來能順利執(zhí)行而采行的步驟，但在實際履行計劃的過程中，仍然需要訓(xùn)練自已獲得更多的技巧，認(rèn)您的部門計劃更能圓滿地執(zhí)行。 態(tài)度決定了一個人對某種對象或某種狀況的行為反應(yīng)。 (3)態(tài)度也可能是習(xí)慣造成的，例如，任何事情都有以客戶第 一為考量。 (5)受別人的影響，在工作崗位上影響部屬態(tài)度最大的因素就 是部門的主管。 52影響部屬的態(tài)度 期望的態(tài)度： [人 ]是完成工作最重要的一個因素，您投入人力執(zhí)行工作時，對負(fù)責(zé)進(jìn)行工作的人一定期望他能符合進(jìn)行工作所需具備的態(tài)度，這種 [期望的態(tài)度 ]是影響工作品質(zhì)的一項最重要的基本要件。 體諒部屬現(xiàn)有的態(tài)度是由過去的各種原因造成，找出原 因采取措施。 建立部門的榮譽(yù)感：部門的榮譽(yù)感來自每個部屬對自已 工作的認(rèn)同，進(jìn)而對部門價值的認(rèn)同，因此部門主管對 部屬的職務(wù)分配要格外的用心，并且讓每一個部屬了解 部門的工作對部門的客戶 (后手 )有哪些重要性。您在溝通時，若一味地想用理性的方式，說服部屬改變態(tài)度，效果恐怕有限，因此，與其采用理性的說服，不如先積極地聆聽部屬的感受。 ◎說話者會感到被人接受，被人認(rèn)可。 ◎說話者會表現(xiàn)的更積極、更開放。 ◎說話者也能相對地傾聽別人的話語。 (2)進(jìn)行技巧： A、 以尊重、平等、諒解的態(tài)度傾聽對方話語。 C、 不要添加肯定或贊美的言詞，誘導(dǎo)對方的表達(dá)。 E、 除了注意傾聽對方的言詞外，其它如表情、動作、語 調(diào)、眼神等，您都需同時留心觀察。 Section 6: 帶動您部門的行動力 計劃只是行動的開端，沒有行動就不會有結(jié)果；沒有行動也不會產(chǎn)生價值；沒有價值客戶就無從滿意。 例如，品管的工作在維持企業(yè) [信譽(yù) ]。 (3)給部屬清晰的目標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)。 (6)激勵、關(guān)心、贊賞、鼓勵、獎賞。部門是組織的一環(huán)，因此部門主管不但要了解整體組織內(nèi)，部門與其他部門的關(guān)系，同時要了解組織的營運(yùn)原則，以有效發(fā)揮組織的力量達(dá)成管理的績效。這二個原則是相輔相成的。(摩西的審判 ) 組織至少要考慮的事項 (1)分 工：把工作細(xì)分成一些單位。 (3)指 揮 線：明確的指揮線或報告系統(tǒng)。 (5)組 織 圖：使每個人知道自已在組織中的地位。 (7)職位規(guī)范：說明擔(dān)任這個職位應(yīng)具備的資格。 ◎責(zé)任不易明確 組織架構(gòu)的基本型態(tài) 架構(gòu)別 優(yōu) 點 缺 點 行銷 通路別 組織 ◎能滿足不同通路的客 戶需求 ◎人力資源重復(fù)、造成不可避 免的浪費 地區(qū)別部門劃分組織 ◎接近客戶，能提供更 迅速、更滿足的服務(wù) ◎能做出更迅速、靈活 的反應(yīng) ◎業(yè)務(wù)難免重復(fù) ◎各區(qū)域的若干管理辦法可能 需因地制宜 72規(guī)劃您的部門組織 STEP 1 決定部門想做的工作：充分掌握全部門的工作 種類、工作量、工作的質(zhì)。 決定管理幅度考慮的因素： (1)工作的性質(zhì)：標(biāo)準(zhǔn)化、單純化、復(fù)雜及彈性化、可控 制的因素多寡。 (3)工作的場所：分散距離的遠(yuǎn)近。 (5)主管需自行完成工作的份量。 真正成功的協(xié)調(diào)必須是在彼此目標(biāo)與現(xiàn)況共有、共識的情形下達(dá)成的協(xié)議，并在協(xié)調(diào)過程中能達(dá)到彼此間履行職責(zé)的認(rèn)知；善於協(xié)調(diào)的主管，并能經(jīng)由協(xié)調(diào)而達(dá)到鼓勵部屬士氣的目的。 STEP 2 明確的目標(biāo)：部門內(nèi)部的意見要先統(tǒng)一，并 確定自已期望達(dá)成的協(xié)調(diào)目標(biāo)。 STEP 4 發(fā)表及聽取彼此的意見，以求狀況共有。 STEP 6 秉執(zhí)共同負(fù)責(zé)的立場，商討辦法。 ◎ 避免用職位的權(quán)威強(qiáng)制決定。 76 授權(quán)原則 權(quán)限、責(zé)任、義務(wù)的關(guān)系： 企業(yè)擁有的資源是有限的，對投入的人、物、金都要求產(chǎn)生期望的效果。 權(quán)限的含義 ： 管理者透過他人完成工作，因此在透過他人完成工作的過程中，您對必須將您部分的權(quán)限委認(rèn)給部屬，讓部屬獲得適當(dāng)?shù)臋?quán)限完成您交付給他的責(zé)任，這就稱為授權(quán)。 (2)授權(quán)對主管而言，代表能集中精力做最重要的工作。 (4)授權(quán)能提供部屬最好的學(xué)習(xí)機(jī)會。 規(guī)章、 規(guī)定、作業(yè)基準(zhǔn)明確的工作。 配合部屬的能力 、意愿 ,采用逐步授權(quán)的方式。 如何讓授權(quán)下的工作能夠正確進(jìn)行 ? Step 1 訂定明確的目標(biāo)，并達(dá)成共識 Step 2 授權(quán)給適當(dāng)?shù)娜耍耗芰Α⒁庠?、時間 Step 3 訓(xùn)練及激勵 Step 4 給他足夠的資源：人、物、金及資訊 Step 5 適當(dāng)?shù)毓苤疲灰尣繉儆X得礙手礙腳 Step 6 從部分授權(quán)到全部授權(quán) Step 7 讓他知道您是最后的責(zé)任者。 職務(wù)分配與充實實作的五個步驟 step 1 要求部屬填寫目前工作狀況調(diào)查表 step 2 檢討及制作部門職務(wù)表 step 3 制作現(xiàn)行職務(wù)分配表 step 4 檢討部門現(xiàn)行的職務(wù)分配 step 5 調(diào)整部門的職務(wù)分配 Section 8 下達(dá)命令的技巧 [命令 ]帶有強(qiáng)制的意義，多少讓人反感，會產(chǎn)生抵抗心理，因此我們必須學(xué)習(xí)下命令的技巧，視狀況使用不同的命令方式，讓主管在職位上賦于的權(quán)力能發(fā)揮最大的效果。 （ 7）讓部屬提出疑問 （ 8）讓部屬感