王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁(yè))-閱讀頁(yè)
2025-03-11 12:47本頁(yè)面
【正文】 均要指出工作方法，模 塊 之間 要 設(shè)計(jì) 好 銜 接方式。基 本功能是指必 須 具 備 的核心功能。 文件管理配置功能文件管理配置功能是 ERMS 中建立和 維護(hù) 文件管理 業(yè)務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)及 規(guī) 范 的功能。這 些 業(yè)務(wù)標(biāo) 準(zhǔn)及 規(guī) 范體 現(xiàn) 在 ERMS軟件系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 來(lái)控制 實(shí)現(xiàn)電 子文件的 科學(xué)管理。（ 2） 歸 檔文件 類 型及數(shù)據(jù)格式（ 3）分 類 方案為 了保 證 分 類 方案的 質(zhì) 量和 穩(wěn) 定性， 對(duì) 分 類 方案中的 類目 進(jìn) 行增加、 刪 除、合并、拆分、復(fù)制等具體 維護(hù) 行 為 一般要 求由文件（檔案）管理 員執(zhí) 行，部分情形中可由授 權(quán)用 戶執(zhí) 行。注意 這 里有個(gè)概念關(guān)系必 須 弄清楚，就是文件 在 ERMS系 統(tǒng) 中保存的 時(shí)間 和作 為 檔案的保管期限 的差異及其關(guān)系。歸 檔范 圍 、分 類 方案、保管期限與 處 置表可以 整合 為 一個(gè) “ 三合一 ” 表格。元數(shù)據(jù)形成、捕 獲 和管理的整個(gè) 過 程 貫 穿于 電 子文件整個(gè)生命周 期。?為 ERMS設(shè) 置通用元數(shù)據(jù)集，明確各種 類型 電 子文件的個(gè)性化元數(shù)據(jù)；?參照 GB/T （信息與文獻(xiàn) 文件 管理 過 程 文件元數(shù)據(jù)）定 義 與 標(biāo)識(shí) 元數(shù)據(jù) 實(shí)體（文件、 責(zé) 任、 業(yè)務(wù) 、法 規(guī) 、關(guān)系）；?明確各 實(shí) 體元數(shù)據(jù)元素；?建立元數(shù)據(jù) 賦值規(guī)則 ：明確每一 個(gè)元數(shù)據(jù)元素的 賦值 范 圍 、 賦值 格式、 賦值 方式（系 統(tǒng) 自 動(dòng)賦值 、下拉菜 單 選 中、人工 錄 入）。文件管理 業(yè)務(wù) 功能電 子文件管理 業(yè)務(wù) 流程，包括（文件 及元數(shù)據(jù)）捕 獲 登 記 、 歸 檔 驗(yàn) 收、分 類 組織 、 鑒 定 處 置、 統(tǒng)計(jì) 管理、存 儲(chǔ) （ 備 份）保管、 檢 索利用、技 術(shù)維護(hù) 等內(nèi)容。五、 電 子文件 管理系 統(tǒng) 的 設(shè)計(jì) 編 程與建 庫(kù) 擬 定系 統(tǒng)測(cè)試計(jì) 劃制定系 統(tǒng) 使用維護(hù) 指南六、 電 子文件管理系 統(tǒng) 的 實(shí)施系 統(tǒng)實(shí) 施 階 段是將新的 電 子文件管理 系 統(tǒng) ，或者是 經(jīng)過 完善的 電 子文件管理系 統(tǒng) 和機(jī)構(gòu)內(nèi)部的其他各種信息系 統(tǒng) 重新安 裝，并在機(jī)構(gòu) 業(yè)務(wù) 活 動(dòng) 開始使用的過 程。系 統(tǒng)實(shí) 施的內(nèi)容（ 1）將系 統(tǒng)實(shí) 施的 計(jì) 劃和日程安排通知機(jī) 構(gòu) 員 工，提示系 統(tǒng)實(shí) 施 過 程和 實(shí) 施之后可能 給員 工造成的影響，和整個(gè) 實(shí) 施 過 程需要的 配合；（ 2）下 發(fā) 各 項(xiàng)規(guī) 范、 標(biāo) 準(zhǔn)和工作指南；（ 3） 執(zhí) 行文件的分 類 方案、 鑒 定方案、元 數(shù)據(jù)管理方案；（ 4）根據(jù)不同的安全 級(jí)別 ， 規(guī) 定用 戶 的 權(quán) 限，分配用 戶 名和密 碼 ；（ 5） 實(shí) 施新舊系 統(tǒng) 的替 換 ；（ 6）在檔案部 門 內(nèi)部，分配工作 職責(zé) ，任命 職 位；（ 7）培 訓(xùn) 文件、檔案管理人 員 ；（ 8）考察其他 員 工的技能水平、制 訂 培 訓(xùn) 方案；（ 9）培 訓(xùn) 機(jī)構(gòu)各 類 工作人 員 ；（ 10）落 實(shí) 文件存 儲(chǔ)載 體；（ 11）落 實(shí) 文件災(zāi) 難 防 護(hù) 和恢復(fù) 計(jì) 劃；（ 12） 實(shí) 施工作告一段落之后，準(zhǔn) 備報(bào) 告，提交領(lǐng)導(dǎo) ，指出 問題 ， 給 出建 議 。 這 既有利 于 進(jìn) 一步研究和解決系 統(tǒng)實(shí) 施中存在的 問題 ，同 時(shí) 也 對(duì) 系 統(tǒng) 研 發(fā) 的 總 體水平和 質(zhì) 量 進(jìn) 行 評(píng) 價(jià)，以利于 總結(jié)經(jīng)驗(yàn) 教 訓(xùn) ，提高系 統(tǒng) 的研 發(fā) 水平。感 謝 聆聽！TKINK YOU!演講完畢，謝謝觀看！
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