王艷明：電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)及通用功能要求(ppt46頁)-閱讀頁
2025-03-11 12:47本頁面
【正文】 均要指出工作方法，模 塊 之間 要 設計 好 銜 接方式?；? 本功能是指必 須 具 備 的核心功能。 文件管理配置功能文件管理配置功能是 ERMS 中建立和 維護 文件管理 業(yè)務標 準及 規(guī) 范 的功能。這 些 業(yè)務標 準及 規(guī) 范體 現(xiàn) 在 ERMS軟件系 統(tǒng) 中，由系 統(tǒng) 來控制 實現(xiàn)電 子文件的 科學管理。（ 2） 歸 檔文件 類 型及數(shù)據(jù)格式（ 3）分 類 方案為 了保 證 分 類 方案的 質(zhì) 量和 穩(wěn) 定性， 對 分 類 方案中的 類目 進 行增加、 刪 除、合并、拆分、復制等具體 維護 行 為 一般要 求由文件（檔案）管理 員執(zhí) 行，部分情形中可由授 權用 戶執(zhí) 行。注意 這 里有個概念關系必 須 弄清楚，就是文件 在 ERMS系 統(tǒng) 中保存的 時間 和作 為 檔案的保管期限 的差異及其關系。歸 檔范 圍 、分 類 方案、保管期限與 處 置表可以 整合 為 一個 “ 三合一 ” 表格。元數(shù)據(jù)形成、捕 獲 和管理的整個 過 程 貫 穿于 電 子文件整個生命周 期。?為 ERMS設 置通用元數(shù)據(jù)集，明確各種 類型 電 子文件的個性化元數(shù)據(jù)；?參照 GB/T （信息與文獻 文件 管理 過 程 文件元數(shù)據(jù)）定 義 與 標識 元數(shù)據(jù) 實體（文件、 責 任、 業(yè)務 、法 規(guī) 、關系）；?明確各 實 體元數(shù)據(jù)元素；?建立元數(shù)據(jù) 賦值規(guī)則 ：明確每一 個元數(shù)據(jù)元素的 賦值 范 圍 、 賦值 格式、 賦值 方式（系 統(tǒng) 自 動賦值 、下拉菜 單 選 中、人工 錄 入）。文件管理 業(yè)務 功能電 子文件管理 業(yè)務 流程，包括（文件 及元數(shù)據(jù)）捕 獲 登 記 、 歸 檔 驗 收、分 類 組織 、 鑒 定 處 置、 統(tǒng)計 管理、存 儲 （ 備 份）保管、 檢 索利用、技 術維護 等內(nèi)容。五、 電 子文件 管理系 統(tǒng) 的 設計 編 程與建 庫 擬 定系 統(tǒng)測試計 劃制定系 統(tǒng) 使用維護 指南六、 電 子文件管理系 統(tǒng) 的 實施系 統(tǒng)實 施 階 段是將新的 電 子文件管理 系 統(tǒng) ，或者是 經(jīng)過 完善的 電 子文件管理系 統(tǒng) 和機構內(nèi)部的其他各種信息系 統(tǒng) 重新安 裝，并在機構 業(yè)務 活 動 開始使用的過 程。系 統(tǒng)實 施的內(nèi)容（ 1）將系 統(tǒng)實 施的 計 劃和日程安排通知機 構 員 工，提示系 統(tǒng)實 施 過 程和 實 施之后可能 給員 工造成的影響，和整個 實 施 過 程需要的 配合；（ 2）下 發(fā) 各 項規(guī) 范、 標 準和工作指南；（ 3） 執(zhí) 行文件的分 類 方案、 鑒 定方案、元 數(shù)據(jù)管理方案；（ 4）根據(jù)不同的安全 級別 ， 規(guī) 定用 戶 的 權 限，分配用 戶 名和密 碼 ；（ 5） 實 施新舊系 統(tǒng) 的替 換 ；（ 6）在檔案部 門 內(nèi)部，分配工作 職責 ，任命 職 位；（ 7）培 訓 文件、檔案管理人 員 ；（ 8）考察其他 員 工的技能水平、制 訂 培 訓 方案；（ 9）培 訓 機構各 類 工作人 員 ；（ 10）落 實 文件存 儲載 體；（ 11）落 實 文件災 難 防 護 和恢復 計 劃；（ 12） 實 施工作告一段落之后，準 備報 告，提交領導 ，指出 問題 ， 給 出建 議 。 這 既有利 于 進 一步研究和解決系 統(tǒng)實 施中存在的 問題 ，同 時 也 對 系 統(tǒng) 研 發(fā) 的 總 體水平和 質(zhì) 量 進 行 評 價，以利于 總結經(jīng)驗 教 訓 ，提高系 統(tǒng) 的研 發(fā) 水平。感 謝 聆聽！TKINK YOU!演講完畢，謝謝觀看！
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