流程優(yōu)化與再造講義-閱讀頁
2025-02-04 16:34本頁面
【正文】 －－ 簡化 簡化語言： ? 少用 術(shù)語 、行話 和縮寫 ， 除非對工作任務(wù)很關(guān)鍵，不要使用新的術(shù)語和行話。 ? 盡量少 地使用首字母組合詞。 永遠(yuǎn)不要使用文件中沒有定義的縮寫詞。 簡化 程序 ： 是否可以通過合并職責(zé)減少處理程序？負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)作業(yè)的人是否可以評估產(chǎn)出以確保它是無差錯的？一個電話是否可以取代把一份文件寄到另一棟樓的需要？處理過的文件清單是否可以替代 發(fā) 出去的文件的副本？ 案例 1，案例 5 26 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 簡化 ? 簡化 流 信息 流 、物流、資金流是否重復(fù)和 /或無條理？ ? 簡化 技術(shù) —— 保證技術(shù)適合于所執(zhí)行的任務(wù)是絕對必要的。 ? 簡化 會議。 ? 簡化報告、記錄和信函：使他們更短，更直接，使用更好的格式，更具可讀性來簡化。這將減少閱讀報告的時間和解釋報告時的錯誤。 案例：朱元璋與 8000字奏折 27 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 整合 ? 整合 工作 —— 有時把幾項工作合而為一是可能的。使得一項工作更利于完成并降低成本、錯誤和周期時間。甚至可以讓那些需要得到流程產(chǎn)出的人自己執(zhí)行流程。 ? 整合 團(tuán)隊 —— 將一項業(yè)務(wù)有關(guān)的員工組成團(tuán)隊和 合并專家組成團(tuán)隊是合并任務(wù)邏輯上的延伸。雖然團(tuán)隊可能仍然保留一定的向職能部門報告的關(guān)系，例如銷售部或 技術(shù)部，但是他們是結(jié)合一體執(zhí)行一個流程日常運作的組織。這種伙伴關(guān)系使得競爭對手難于插入。把提供者視為供應(yīng)商。例如惠普采購。另一種是各獨立單位從事不同的工作，而這些工作最終必須組合到一起。文件在同一棟樓的不同部門之間送來送去。 30 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 均衡 ? 消除 復(fù)雜流程和 流程 瓶頸 。 瓶頸環(huán)節(jié)處理方法： 1?；乇?，改變路徑，繞過這個步驟； 3。分解，如果不能分解成并行的小問題，則分解成串行的小問題，將一個步驟分成多個步驟，化整為零； 5。 31 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 均衡 ? 減少干擾 ： 關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程 和流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 應(yīng)該獲得優(yōu)先 保護(hù) 。他們的電話應(yīng)該由別人接聽。 ? 改善時間控制 ：每類相關(guān)工作都應(yīng)規(guī)定截止 時間。限制流程與顧客距離的因素有規(guī)模經(jīng)濟(jì)、儲存成本、設(shè)備成本和設(shè)備利用率方面的考慮。 32 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 機(jī)械化、自動化或升級 自動化 在下面這些作業(yè)更有優(yōu)勢 ： ? 數(shù)據(jù)采集 —— 在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中手工的信息收集和統(tǒng)計的活動成本是相當(dāng)大的，它分布在每一個業(yè)務(wù)流程里。 ? 數(shù)據(jù)分析 —— 每個 公司 有 大量數(shù)據(jù)，但是卻 不一定有足夠的分析報告 。 擁有適當(dāng)?shù)能浖涂梢噪S時作出設(shè)定的分析報告。 33 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 全局改進(jìn)（即 BPR） 全局改進(jìn)即流程再造（ BPR） BPR要求跳出現(xiàn)在這個流程，明確在沒有現(xiàn)有組織和 /或流程限制的情況下，完美的流程會是什么樣的，這個方法的優(yōu)勢在于： ? 繞開了現(xiàn)存的組織壁壘。 ? 提供了廣闊的設(shè)計空間和新視角。 ? 讓企業(yè)重新審視全部業(yè)務(wù)。 要回答下述基本問題： 5W1H ? 誰（ Who） 是我們的主要顧客，誰（哪些團(tuán)隊）應(yīng)該在組織中安排？ ? 什么（ what） 是我們 必須 滿足的需求 和可以考慮的期望 ？ 什么是主要 需求？ 什么是次要需求？ ? 為什么（ why） 我們 要 滿足這些需求 和期望 ？ ? 何處（ where） 需要我們提供滿足需求的服務(wù)？ 客戶倉庫 ， 銷售終端 ，還是另的地方？ ? 何時（ when） 需要我們滿足這些需求？ 及時性與反應(yīng)速度的重要性？ ? 如何（ how） 實現(xiàn)上述各項任務(wù)？需要什么流程？ 怎樣管理 這些流程？需要哪些 技術(shù) 手段 ？ 35 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 業(yè)務(wù)流程再造 (BPR)的流程設(shè)計四個步驟 ? 步驟 1 從高層次理解現(xiàn)有流程 這里沒有必要像 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化 方式下那樣了解所有細(xì)節(jié)，但是必須找出所有核心 的關(guān)鍵 流程。分析 這些 流程的關(guān)鍵步驟 和 產(chǎn)出結(jié)果 ? 步驟 2 進(jìn)行 標(biāo)桿瞄準(zhǔn)、 廣泛 集思廣益 ，網(wǎng)羅 奇思 妙 想 標(biāo)桿瞄準(zhǔn) ，并廣泛發(fā)動流程重組團(tuán)隊 集思廣益 ，廣羅各類 奇思 妙 想，特別 注意收集 從顧客 和合作伙伴來的建議和由此引發(fā)的 思考， 不要批評或過早評價任何看似荒誕不經(jīng)的想法，不要過快地放棄提出的 某 種思路，對于那些潛力很大的 可以先 進(jìn)行深入研究 ，對其它的意見留待備用 。流程、 組織、 人員 、技術(shù) 和 KPI都要經(jīng)過多次 審視 。 ? 步驟 4 檢驗 新流程設(shè)計出來后，應(yīng)該通過模擬它在現(xiàn)實中的運行對設(shè)計進(jìn)行檢驗。 37 五 .業(yè)務(wù)流程再造與優(yōu)化過程中部分關(guān)鍵環(huán)節(jié) －－ 判斷核心流程 ? 核心流程指對滿足顧客需要和提升企業(yè)業(yè)績有直接作用的流程。找出所有和外部顧客有關(guān)的流程； ? 第二步。 對增值大的流程定為核心流程； ? 第三步。尋找 對 上述已經(jīng)確定的 核心流程有統(tǒng)率 或有重大影響作用 的流程，也可以考慮確定為核心流程 ； ? 第五步。利用 80/20原理，最終確定核心流程。 39 五 .業(yè)務(wù)流程再造與優(yōu)化過程中的部分關(guān)鍵環(huán)節(jié) －－ 確定變革對象 ? 核心流程和問題流程的重合流程可以作為改進(jìn)的重點備選流程。但我們建議在第一階段，管理基礎(chǔ)好的公司把關(guān)鍵流程的數(shù)量限制在 30個以內(nèi)，管理基礎(chǔ)一般的公司則減半
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