【正文】 我卻已經(jīng)把眼睛轉(zhuǎn)向另一個人，那么請你給我一個微笑，搖搖你的手。一旦手放下來后，你就移向下一張臉。 這是很困難的練習，你很快發(fā)覺要讓所有的手都放下來很不容易。如果你對自己有信心，嚴格要求自己，并不斷地求進步，就會從這練習中獲得很大的好處。 停頓的沖擊停頓頗具威力，但卻很少有簡報者應用它?；叵胍幌?，當簡報者先停頓一陣子，再說某段時，他停頓得愈久，你是否愈會想：「這人下面要說的一定是頗有份量的話」。很多簡報者從椅子上站起來，走到會議桌前，一轉(zhuǎn)過身后就開始說話。走向前慢慢地轉(zhuǎn)身，選擇房間內(nèi)最后面一個人，注視他，停一秒鐘，然后再開始說話。如果你停頓，隨著那沉默的片刻，你會同時把眼光集中。因為當身體的腎上腺素開始作用，并刺激你加快速度說話時，你很難讓自己停頓下來?！刮覀兯坪鹾ε鲁聊? 我們習慣以「你知道」去填滿空隙，幾乎在每個句子開始前都說「你知道」，在該停頓時一味說著「你知道、你知道、你知道」，太可怕了！就如同「哦、呀、啊、嗯」等老是隨口說出。 做簡報時，聽眾需要思考的空間，要傳遞的看法愈重要，簡報者在發(fā)表下一個看法前的停頓就愈重要。沒有足夠的停頓會讓聽眾把所有的觀點攪在一起，并且難以分辨那些是主要看法、那些是次要看法。」 慢慢來，不是停半秒鐘，而是停二秒整。 穿著打扮 你在簡報中穿什么衣服很重要。 男士簡報時，在選擇衣著方面常會判斷錯誤，但有一點卻永遠是對的——穿外套、穿制服。不如此作才是傻瓜。我很同情她們，但我只能說穿制服是做生意的一部分，不去穿它是很危險的。 緊張時，腎上腺素等會使得乳頭變硬并突出——如果針對這個理由，則簡報時穿外套是最佳的選擇。記得不要把外套往后掀開，也不要把手放到臀部上。下面的故事是真實的，因為是我親眼所見。銀行人員打算解釋他們?nèi)绾紊糜诠芾砜蛻舻酿B(yǎng)老金，資金部經(jīng)理約翰（相信客戶到現(xiàn)在都記得他），站起來解釋何以證券價格暴趺的原因。每次他的手伸進去時，我敢說每個人都暗自叫道：「老天，約翰，不要把手放到褲袋里！」然后當約翰無意間看到自己若隱若現(xiàn)的白色內(nèi)褲將，他拼命制造藉口，結果使得原本只是尷尬的事變成一場大災難。 要記住一點，不幸的程度和你的反應是成正比的。讓這件事成為短暫的尷尬，不要耽誤大家的時間。摘要利用輔助手勢、延長目光接觸和適時停頓可以有效消除你的緊張。開始練習傳達技巧時，有時會打斷自己所講的內(nèi)容，要學習新技巧就必須打破原有的壞習慣，這是很大的挑戰(zhàn)。如果你愈能熟練這些技巧，就愈不用去想到底如何做手勢、延長目光接觸時間及運用停頓。簡報技巧雖然不見得會還到這種完美的境地，但至少會立刻受益，熟練這些技巧會讓你在團體面前更具說服力?！? ——賽門 （） 不管你認為簡報是作秀或只是技術性工作，通常的情況是：當你有看法甲或結論乙，并要求對方認同時，這絕不會只是純粹的訊息傳達而已。 有些簡報需要高度的推銷技巧，尤其是希望得到生意機會的簡報更必須具有強烈的說服力。相信你必定同意，如果簡報完后，大多數(shù)聽眾還認為長程資金計畫不需要或不值得做，那么這項簡報是失敗了。 捕捉靈感 成功的簡報策略有三：內(nèi)容、表達方式和視覺資料。但卻很少人把它們整理得很具說服力，為什么？這歸咎于整理資料的方式。「好，下兩個鐘頭我要把所有的事情擺開一邊，開始把想法寫下來。不幸的是，寫得愈多，問題也就愈多。文字愈多，愈難看出我們的觀點。想要把它們重新排列以求得更佳的順序非常困難。 當你試著寫下所有的觀點時，你如何確定自己已經(jīng)涵蓋所有的主要看法？當你決定投入百分之百的注意力時，并不意味著你會突然一口氣想出所有的想法。 靈感常是曇花一現(xiàn)，突然來臨時，你若不馬上寫下來，而去做別的事，過了一小時后，再想到要把它寫下來時，卻不見了。它固然可以產(chǎn)生許多意見，但只能保存少許。 因此你會遭遇兩個問題，你想一口氣逼出所有的好點子,卻又因為使用大多文字而淹沒了這些好點子。 如何作呢？一旦你決定要做簡報，買一副35英寸的卡片，然后放十張在皮夾中。也許你在飛機上，突然想到一個適用于簡報的看法。 現(xiàn)在進入比較困難的部分，因為你要克制自己書寫長篇大論的沖動，只能在卡片寫一個很短的句子。小心，不寫句子，只寫短短的片語是很危險的。例如，你的意思是「采用新卡板包裝，避免浸濕」，而你在卡片上只寫「新包裝」。是包裝上加新圖案呢？或加強四角以免損壞？還是新的防水板？ 當點子出現(xiàn)時，只要把它們湊合在一起，不要作判斷或擔心是否恰當、是否適合。簡報日期快到時，你需要再次整理內(nèi)容。 在討論何者是組織卡片重點的最佳方式前，讓我們先看看具有說服力的簡報應具備那些要素，這些要素將提供你安排內(nèi)容的架構。二、概論：簡述涵蓋的范圍。四、看法／解決辦法：你的看法及為什么這些看法能解決問題。六、益處：有什么效益？值得的理由？或為什么聽眾該支持你的看法。八、總結：簡述你所說的內(nèi)容。至于順序——「背景」、「概要」……等只是一個指引。這些要素比順序還重要，以下將個別討論每個要素。 如果你的簡報對象是一個小團體，而且他們對于你所要做的簡報主題已經(jīng)有基本認識，則不需要「背最」這步驟。你也許可以采取下列這種方式進行「背景」部分。 要素二：概論 主旨：簡述涵蓋的范圍。他們并不是花錢來娛樂的，有些人甚至不想出席。你的簡報占據(jù)他們的時間，所以一開始你就該告訴他們主要重點、結論及建議為何?！父耪摗鼓芙o想提早離席的人一個初步評比的機會：而好的概論可以提供一個機會，吸引他們留下來。 通常我們都過著有秩序的生活。沒有比在簡報結尾時，穿插意外的內(nèi)容更令人反感，如果你一開頭就告訴聽眾要說些什么，人們就不致被驚嚇到：同時，也許你還應該說明你的內(nèi)容不會包括些什么。 如果你的簡報是談Z產(chǎn)品是個失敗的案件，不要等到行動的步驟時才說出來。過去四年來，Z產(chǎn)品每年衰退達百分之二十到百分之三十：我們嘗試許多解決辦法（隨后我將詳細解釋），但都沒有解決問題。中止這項產(chǎn)品會停止我們的損失。一項研究證實，Z產(chǎn)品的銷售衰退原因是消費者不愿使用Z產(chǎn)品。下面我打算詳述問題、提出解決辦法及解釋何以放棄會對我們有利?！蛊鋵?，「概論」應該持續(xù)一至二分鐘。所以在進行下一個階段「看法／解決辦法」前，務必確定聽眾了解問題和需要。如果你太快揭露一個重大問題，你的下一步——看法／解決辦法——將不會產(chǎn)生預期的沖擊。發(fā)展歷史。管理階層何以警覺發(fā)生問題？ 如果問題繼續(xù)下去會有什么結果？ 你對問題的假設是什么？ 除了數(shù)字之外，還要強調(diào)問題對人的影響——客戶、員工等。 要素四：看法／解決辦法 主旨：為何你的意見可以解決問題？ 在這個步驟，你告訴聽眾： 這個步驟的目的是在讓你以最簡單的方式表達看法及解決辦法。 要素五：證據(jù) 主旨：證明你的看法能夠發(fā)揮效用或解決問題。統(tǒng)計數(shù)中。事實。類似的經(jīng)驗。專家的判斷。甚至會耗費你在問答討論時段中的時間，為你不徹底的研究辯護，而無法再藉這個時段加強你的看法。因為聽眾想聽的就是好處在那里，證據(jù)對簡報者有利，而吸引聽眾的是究竟有什么益處。 特色的敘述如下：「E產(chǎn)品的每一部分都在本廠制造」，而益處的敘述則是「我們保證提高品質(zhì)，因為E產(chǎn)品的每一部分都由本廠制造」。」 特色：「我們的合板不會彎曲」……所以怎樣？ 益處：「你可以把我們新的合板保存在室外而不用擔心，這會大大地降低你的儲存和包裝成本。 你已描述過問題，提出解決方案及說明益處，現(xiàn)在則尋求聽眾的反應，你希望得到聽眾什么反應？也許是： 重點是：向聽眾提出建議。否則就像劃了十哩船，然后把漿丟開一旁，一味認定風力會把你載到碼頭去一樣。 會經(jīng)有人說過：「告訴他們你將要說些什么，然后詳細地說明你的內(nèi)容，再簡述你已說過的內(nèi)容。 「總結」的重要性有三： 「總結」應該是步驟三到七的簡述。 「總結」大概花費一至二分鐘。 在開始與結束時都適合使用「概論」。 現(xiàn)在讓我們把這些步驟寫在35英寸的卡片上?，F(xiàn)在你已經(jīng)沒有意見可想了，時間也即將到來，不要慌，你已經(jīng)快完成簡報的準備。也許在整理簡報時又發(fā)展出更多來也說不定。第一張卡片寫著「問題／需要」，第二張卡：「看法／解決辦法」；第三張卡：「證據(jù)」；第四張卡：「益處」；第五張卡：「行動」。然后將已寫妥資料卡片分配到適合的標題卡上，在這個過程中，很可能會產(chǎn)生和你原先在寫下資料時不同的想法，這個排序動作可讓你嘗試不同的組合，以試驗不同的順序和關系。你幾乎毫無困難就可以決定屬于「問題」或「行動」的卡片；而也許判斷何者該歸于「證據(jù)」或「益處」會稍難些，無論如何，在這階段不必擔心分配是否正確。如果一張卡片不能立即適合所有的標題時，把它放在一堆。再考慮后，如果還是不適合任何一個標題，就把它丟一邊去，不要勉強放入簡報中。 找出主要觀點 假設你有許多關于「問題／需要」的卡片，重新再看一遍，選出最重要、并且最能描述問題的卡片出來。安排主要看法的次序，以使傳達出最佳的訊息。 現(xiàn)在集中注意第一個主要意見和其他輔助看法，將補助看法的順序排列得盡量符合邏輯并具說服力，就如同你安排主要意見一樣。如果幸運，你對問題的敘述將很完整：主要意見觸及問題的核心，且每一點都有讓聽眾接受的理由和獨特的觀察。有時候，要彌補空缺并不容易，也許已沒時間收集新的意見或輔助看法，此時就該將此主要看法從簡報中剔除。記住不要被五個要素的順序束縛住，你可以順箸你的創(chuàng)意和思考來更動他們。 把要點寫在卡片上，可幫助你在點子出現(xiàn)時把它記下來，而不是一口氣把看法全部逼出來。這套系統(tǒng)可以幫助你節(jié)省時間，并增加簡報的邏輯和說服力。將看法以 口頭敘述的方式表達會和寫在紙上的大不相同，這就是為什么許多「念」稿的簡報者聽起來矯揉造作，不像在談話。初次試演只是看看每一個主要重點聽起來感覺如何。經(jīng)過第一次試演后，你可以很快地再預演，以三或四種不同的方式解釋每一個重點。你所需要的只是涵蓋主要重點和次要重點的卡片。寫稿要花很多時間，而且你得記住所寫的草稿。你應該告訴自己，在交談時自己可以說得多么好，寫草稿純粹浪費時間，并且只會制造麻煩。一旦順序聽起來都順耳時，想想你共需多少時間做簡報。因為十五分鐘結束時，「能夠拯救的罪人已獲救了」。 一般簡報，十五分到四十分鐘已經(jīng)夠了，如需多于四十分鐘，就必須要有充分的理由。這種傾銷式的簡報很明顯的是組織極差。在簡短的時間內(nèi)涵蓋基本理論，更能造成高潮與震撼。只不過，很少人天生精于刪減，因為對我們而言，花費極大的心力收集而來的訊息，看起來無論如何都很緊密相關，一旦寫下來或制成幻燈片，就似乎更重要了。簡報者必須針對一個主題，不論它值得終生探索或短時間內(nèi)即可掌握，簡報考要做的是掏沙取金的工作。他們往往在寫下數(shù)干言后，刪去開頭的文字，因為他們認為原文前面幾行只是大略介紹，和生動重要的后文無關，所以刪除原文的前面幾行，以使整體更為精簡。企業(yè)主管的引言通常都太長了。去掉「早安，很高興再度來到貴地」、或「很榮幸……」這種開胃小菜；代之以稍稍的停頓，然后以足以攫取注意力的主菜：「目前我們面對最大的問題……」、或「你是否準備……」、或「經(jīng)過深入探討……」來吸引聽眾的注意力會更合宜些。如果你條列出八大購買電腦的理出，你最好把他們刪除到只剩下三或五個理由。要達到簡潔的地址，你需要有一位心胸開朗、沒有偏見的評審團來協(xié)助你。你的邏輯有瑕疵。你末支持你最初提出的言論、前后不連貫。最重要的是你的簡報太長。由于簡報者認定做簡報是件嚴肅的事，所以常常疏忽了輕松的一面。 在試演時，我必須不斷地提醒主管人員放松并微笑。 有些人認為在簡報一開始，就來個輕松的笑話，可以讓每個人都放松。另外，還必須在自己覺得坦然自在時才用。然而即使十個簡報者全部將手放在口袋外，站立的姿勢也全都正確，他們的手勢卻不會一樣，使用手勢的頻率也不同。如果你害，就必須努力尋求成編制一點幽默，用于簡報中。沒有比一開頭穿插了幽默的笑話，然后就突然趨于沉默更糟糕的了。聽眾并不會很留心你開頭的幽默，因為他們這時正在注意你的臺風。 『 我說過簡報者必須對所使用的幽默覺得自在。切記，如果你認為某個笑話有點惡心，絕對別使用。幽默如同好的視覺資料一樣，讓人產(chǎn)生興奮感，愿意聽，愿意接納?！? ——卡內(nèi)基（Dale Carnegie） 簡報者都知道緊張所引發(fā)的問題。有兩個問題很重要：第一：不用視覺資料，你的簡報會成功嗎？第二：什么是錯誤的視覺資料？不用視覺資料 如果你不用視覺資料，那么你最好有三張王牌：訊息簡單、內(nèi)容精采、表達生動。電視和電影快速度的畫面才是我們視覺習慣的標準。 我并非說成功的簡報一定得甩視覺資料，而是說若無視覺資料，推銷意見時比較困難。 錯誤的視覺資料 若一開始，銀幕上的投影片或幻燈片就包含太多的文字或數(shù)目字，觀眾就會認定這個簡報一定很乏味。這對聽眾實在是一種侮辱，因為他們默讀得比簡報者快多了。好 記：文字或數(shù)字可以幫助聽眾記住訊息。簡單化：文字或數(shù)字可以幫助闡明意見。有 趣：聽眾喜歡看文字或數(shù)字。我主要是要告訴你：此類視覺資料會帶來許多問題。不幸的是，我們并未好好保存它們，而讓它們一閃即逝。但所有研究者皆同意一點，頭腦對于圖書會記得久些。想想： 　 三十年前飛機座位下因應緊急事故的小冊子，百分之九十是文字，百分之十是圖片：《今天則百分之九十五都是圖片，為什么？研究顯示圖片可以幫助乘客很快了解、記憶，相信你做簡報也希望收到同樣的效果。 你可試驗一下，看看文字／數(shù)字資料是否會被記住。 不要忘了他們才剛剛看過資料，且記憶力如同往常一樣好。 你不相信嗎？別忘了我們的頭腦要消化與記住文字、數(shù)字是多