【正文】 每月月末對(duì)庫(kù)存物品、食品等進(jìn)行盤點(diǎn)，必須做到帳實(shí)相符、帳帳相符，編制出月末盤點(diǎn)表11 每月審核飯店職工、管理人員的工作餐費(fèi)及宴請(qǐng)費(fèi)用，審核無(wú)誤后匯總并從成本中扣除，進(jìn)入相應(yīng)費(fèi)用科目12 及時(shí)編制食品及飲品的成本卡，為準(zhǔn)確核算成本及為廚房酒吧制定售價(jià)提供依據(jù)13 定期或不定期與采購(gòu)部、餐飲部共同對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查分析，有效地控制進(jìn)價(jià)成本14 嚴(yán)格檢查各類食品、飲品的保質(zhì)期，對(duì)接近保質(zhì)期的尚無(wú)法使用完的要及時(shí)拿出處理意見并以書面形式上報(bào)，待領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后及時(shí)予以處理15 對(duì)各部門及廚房、餐廳、倉(cāng)庫(kù)的積壓及報(bào)損物品、食品、飲品進(jìn)行鑒定，并提出處理意見，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)予以處理16 經(jīng)常對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查物品碼放是否符合“五距”，有無(wú)安全隱患，是否符合消防規(guī)定，上下班時(shí)要檢查門是否上鎖，鑰匙是否按要求存放等，要制定嚴(yán)格的庫(kù)房安全制度17 要與各部門及庫(kù)房保管員一起制定出庫(kù)房各類物品的最佳庫(kù)存量，盡量壓縮庫(kù)存，少占?jí)嘿Y金，及時(shí)補(bǔ)庫(kù)，及時(shí)填制采購(gòu)申請(qǐng)單18 考核庫(kù)房保管員及收貨員的考勤，并定期對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)員工的表現(xiàn)予以評(píng)定19 完成上級(jí)交給的各項(xiàng)臨時(shí)工作，并與上級(jí)很好的合作，將本部門的工作搞好20 把最新的文件保存在“開架文件”中；包括每日時(shí)常條目單、空運(yùn)物品定單、雜貨單、電話定貨單等職位庫(kù)房保管員部門財(cái)務(wù)部上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倉(cāng)庫(kù)及收貨領(lǐng)班基本職能對(duì)所有庫(kù)房?jī)?nèi)所存物品進(jìn)行登記、保管、控制保證庫(kù)存的最佳狀態(tài)。職位要求1 具有三年以上飯店庫(kù)房保管及收貨的經(jīng)歷2 具有財(cái)務(wù)專業(yè)中專以上學(xué)歷3 具有會(huì)計(jì)證崗位責(zé)任1 在接到采購(gòu)部交來(lái)的采購(gòu)報(bào)告時(shí)，要認(rèn)真檢查后 簽收，然后分類裝訂，以供收貨時(shí)核對(duì)檢驗(yàn)2 收貨時(shí)要以采購(gòu)單所列項(xiàng)目為準(zhǔn)，檢查來(lái)貨的數(shù) 量、規(guī)格、質(zhì)量、保存期等是否符合標(biāo)準(zhǔn)，杜絕 一切不符合標(biāo)準(zhǔn)的貨物進(jìn)店3 在收貨后要認(rèn)真核對(duì)采購(gòu)單與收貨報(bào)告是否相 符，對(duì)未完成的采購(gòu)單，要在上面說(shuō)明已到貨數(shù) 量，金額及到貨日期4 及時(shí)辦理收貨手續(xù)，有發(fā)票要根據(jù)發(fā)票做收貨日 報(bào)，無(wú)發(fā)票時(shí)要辦理無(wú)發(fā)票收貨單，并做收貨日 報(bào)，嚴(yán)格簽收手續(xù)，做到貨票相符，發(fā)票與日 報(bào)相符，日?qǐng)?bào)與實(shí)物相符5 收貨后及時(shí)通知申購(gòu)部門領(lǐng)取，確認(rèn)無(wú)誤后讓 其在發(fā)票或收貨日?qǐng)?bào)上簽收6 每日收貨后要馬上做出收貨日?qǐng)?bào)，并傳遞給相 關(guān)部門，自存一份、成本一份、采購(gòu)一份、庫(kù)存 一份、應(yīng)付帳會(huì)計(jì)一份7 在每月結(jié)帳盤點(diǎn)時(shí)，協(xié)助成本、倉(cāng)庫(kù)、計(jì)財(cái)部做 好實(shí)物盤點(diǎn)，及核對(duì)帳目工作8 收貨人員必須對(duì)所收的物品的標(biāo)準(zhǔn)心中有數(shù)，對(duì) 不同的物品按不同要求收貨職位餐廳收款員部門財(cái)務(wù)部上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)總出納基本職能負(fù)責(zé)餐廳美容、美發(fā)、健身等各部門的收款工作。8 投款必須在交款表上逐項(xiàng)填寫清楚，必須兩人當(dāng) 場(chǎng)監(jiān)督把錢袋投入保險(xiǎn)箱內(nèi)9 按規(guī)定收取信用卡、支票等票證10 把當(dāng)班時(shí)收到的支票復(fù)印件按數(shù)字序號(hào)保存11 確保當(dāng)天足夠的客人帳單, 足夠的表單和文具用 品，計(jì)劃好當(dāng)日的工作12 在必要時(shí)向餐飲總出納和當(dāng)班經(jīng)理報(bào)告不正常 情況 采購(gòu)部職位采購(gòu)部經(jīng)理部門采購(gòu)部上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部經(jīng)理基本職能負(fù)責(zé)全飯店各項(xiàng)物品的采購(gòu)工作，保證及時(shí)、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的供貨，每年底前制定出明年的采購(gòu)計(jì)劃，并在采購(gòu)過(guò)程中按計(jì)劃進(jìn)行。職位要求1 具有五年以上合資飯店各項(xiàng)物品的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn) 2 具有經(jīng)濟(jì)類大專以上學(xué)歷3 具有較好的英語(yǔ)基礎(chǔ) 4 對(duì)采購(gòu)程序，采購(gòu)合同的訂立比較精通5 具有較強(qiáng)的組織能力和溝通能力及管理能力6 有車本 崗位責(zé)任1 每天上班后認(rèn)真審查采購(gòu)員轉(zhuǎn)來(lái)的采購(gòu)報(bào)告。職位要求1 具有三年以上飯店物品的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)2 具有經(jīng)濟(jì)類中專以上學(xué)歷3 有車本崗位責(zé)任1 對(duì)負(fù)責(zé)采購(gòu)的每項(xiàng)物品的進(jìn)貨渠道、質(zhì)量要求、 價(jià)格等要非常清楚2 對(duì)各部門送來(lái)的采購(gòu)申請(qǐng)單，認(rèn)真審核，如有不 清楚的及時(shí)與填寫申請(qǐng)單的部門主動(dòng)溝通，并以 認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度貨比三家，在保質(zhì)的情況下詢出 最低價(jià)格，之后馬上將申請(qǐng)單轉(zhuǎn)采購(gòu)部經(jīng)理3 正確記錄采購(gòu)情況，向有競(jìng)爭(zhēng)能力的供應(yīng)商訂購(gòu) 貨品4 準(zhǔn)備相關(guān)采購(gòu)文件，包括電話查詢、市場(chǎng)價(jià)格調(diào) 查等5 根據(jù)所選供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，落實(shí)采購(gòu)定單并匯報(bào)期 間的差異6 采購(gòu)員不能押?jiǎn)?，凡?bào)上來(lái)的申請(qǐng)單均應(yīng)及時(shí)辦 理，如有特殊原因辦不了，應(yīng)及時(shí)與使用部門打 招呼7 對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)同意購(gòu)買的貨物要及時(shí)采購(gòu)回來(lái)。采購(gòu)部要提供最新的市場(chǎng)信息的資料給需求部門，且采購(gòu)部需要為各使用部門提供可靠的服務(wù)，搜集良好的品質(zhì)的物料和供應(yīng)商來(lái)配合飯店的政策，采購(gòu)人員必須對(duì)所有物品的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、貨源等加以控制，并能按各部門的要求，購(gòu)入質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉的貨品從而達(dá)到最大限度的降低進(jìn)貨成本提高利潤(rùn)，節(jié)約資金之目的。2. 部門新增的物品－－運(yùn)作部門在業(yè)務(wù)所需時(shí)，須要新增設(shè)備或添加物料 時(shí)，所需的采購(gòu)工作在各部的采購(gòu)申請(qǐng)獲得行政辦批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部門進(jìn)行洽購(gòu)，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)發(fā)展。主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：4. 物品和飲料供應(yīng)－－食物及飲料供應(yīng)品因性質(zhì)不同，且受客人流量和消費(fèi)的影響，故每天都有極大的流量，加上品質(zhì)方面的選定，需要廚房部，飲食部，采購(gòu)部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料產(chǎn)出最好的食物和飲品，因此，其采購(gòu)申請(qǐng)和程序與其他部門不同，除了批量的采購(gòu)?fù)猓嘤忻刻煅a(bǔ)充用料的每日市場(chǎng)采購(gòu)。7. 急用和零星用品二．貨艙存貨補(bǔ)充，部門新增物品及替換舊有設(shè)備或物品采購(gòu)申請(qǐng)及程序1. 采購(gòu)申請(qǐng)＝＝＝＝＝＝＝＝ 貨艙存貨補(bǔ)充各倉(cāng)庫(kù)的每項(xiàng)存?zhèn)}物料均應(yīng)設(shè)定合理的補(bǔ)充線，在存量接近或低于補(bǔ)充線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)之存貨，貨倉(cāng)主管便需填寫一份貨倉(cāng)補(bǔ)貨表通知給有關(guān)部門，表內(nèi)必須注明以上資料：貨品名稱a. 平均每月消耗量b. 庫(kù)存數(shù)量c. 最近一次訂貨數(shù)量d. 最近一次訂貨數(shù)量建議e. 提供本次訂貨數(shù)量建議f. 若有可能應(yīng)隨附樣品有關(guān)部門查閱后需回復(fù)該項(xiàng)貨品是否需要取消或補(bǔ)充，如有任何轉(zhuǎn)變或更改，應(yīng)予注明，然后送回貨倉(cāng)主管，貨倉(cāng)主管便可填寫采購(gòu)申請(qǐng)表送交采購(gòu)部。 部門替換舊有設(shè)備或物品 如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)，物品損失或損壞報(bào)告”給財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，經(jīng)審批后，將一份損失或損壞報(bào)告副本和采購(gòu)申請(qǐng)表送交采購(gòu)部。 采購(gòu)申請(qǐng)單一共四頁(yè)，在經(jīng)行政辦批準(zhǔn)后： 第一頁(yè)：收貨部存檔（存收貨組準(zhǔn)備收貨） 第二頁(yè)：采購(gòu)部存檔 第三頁(yè)：財(cái)務(wù)部存檔（應(yīng)付會(huì)計(jì)核算） 第四頁(yè)：部門存檔 填寫采購(gòu)申請(qǐng)單時(shí)部門主管應(yīng)注意的事項(xiàng)：a. 貨品名稱，規(guī)格，數(shù)量及數(shù)量單位必須列明b. 如貨物必須在指定日期前收到請(qǐng)注明c. 此申請(qǐng)單只限于部門主管簽署d. 部門主管必須緊記，此申請(qǐng)單交往采購(gòu)部之日起，采購(gòu)部需要找供應(yīng)商之報(bào)價(jià)，選擇供應(yīng)商，然后經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)方可發(fā)出采購(gòu)訂單，制造至送貨需要一定的時(shí)間，故請(qǐng)各部門主管詳細(xì)計(jì)劃訂貨時(shí)間，及時(shí)發(fā)出申請(qǐng)表，以配合貨品之應(yīng)用。 簽署核對(duì)檢定采購(gòu)申請(qǐng)單有否部門主管簽署及核對(duì)是否準(zhǔn)確。 過(guò)多存貨引起的問(wèn)題有：a. 流動(dòng)資金減少而束縛于存貨成本，b. 保險(xiǎn)費(fèi)及存貨成本增加，c. 貨品殘變或過(guò)期的可能性而形成損耗，d. 貨品有被盜之危險(xiǎn)而招損存貨不足引起的問(wèn)題：a. 出品產(chǎn)生缺項(xiàng)，令到客人不滿或令整個(gè)預(yù)定的供應(yīng)計(jì)劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和飯店形象b. 匆忙的定單導(dǎo)致價(jià)格或品質(zhì)上的不可預(yù)控，4. 供應(yīng)商＝＝＝＝＝＝＝ 聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商要求資料，報(bào)價(jià)及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來(lái)源獲得：a. 營(yíng)業(yè)代表的來(lái)訪主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：b. 供應(yīng)商目錄及郵寄小冊(cè)子c. 刊物或電話黃頁(yè)，報(bào)刊上的廣告d. 展覽會(huì)e. 有關(guān)部門的介紹 選擇供應(yīng)商在采購(gòu)方面，選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應(yīng)商時(shí)要考慮以下條件：a. 穩(wěn)固財(cái)政：最好選擇有穩(wěn)固財(cái)政能力的供應(yīng)商，因這樣對(duì)保持飯店貨品水準(zhǔn)，數(shù)量及交貨期有一定的保障，b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合飯店要求的物品，令飯店保持一貫穩(wěn)定水準(zhǔn)，c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省稅項(xiàng)，運(yùn)輸及保險(xiǎn)費(fèi)用，且聯(lián)系方便，易於隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行情況，d. 價(jià)格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合飯店要求，選擇供應(yīng)商便選擇價(jià)格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合飯店要求的供應(yīng)商，e. 維修保養(yǎng)：如所購(gòu)買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng)，因好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成本，采購(gòu)人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機(jī)電，器材等項(xiàng)目的購(gòu)買，事先一定要向工程部門了解所購(gòu)買物品能可否與飯店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無(wú)法安裝的情況。主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：報(bào)價(jià)種類 口頭報(bào)價(jià)：口頭報(bào)價(jià)只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量?jī)r(jià)格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相同，除每天市場(chǎng)采購(gòu)?fù)?，其他采?gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)絕對(duì)避免。＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝選擇貨品時(shí)，采購(gòu)部需集中有關(guān)部門意見，并詳細(xì)分析報(bào)價(jià)單中資料，以確保正確的選擇。a. 小數(shù)值的購(gòu)買主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：b. 唯一供應(yīng)的來(lái)源c. 法律規(guī)定的價(jià)格d. 已定折扣之價(jià)目表e. 緊俏的市場(chǎng)商品8. 決定＝＝＝＝＝＝＝＝當(dāng)一切步驟完成后，采購(gòu)部便可將有關(guān)資料填寫在采購(gòu)申請(qǐng)單的適當(dāng)欄目?jī)?nèi)，連同所有的報(bào)價(jià)單和推薦供應(yīng)商之報(bào)告交給財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)。 采購(gòu)定單采購(gòu)定單乃飯店正式給予供應(yīng)商之授權(quán)文件，此份定單一式六份，而其中之供應(yīng)商，貨品內(nèi)容資料，數(shù)量及價(jià)格必須與已批準(zhǔn)之采購(gòu)申請(qǐng)表相同。a. 合同的目的： 買賣雙方經(jīng)由合同來(lái)確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：b. 工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明： —工作范圍－物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 —規(guī)格，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法 —其他費(fèi)用－雜項(xiàng)開支，超時(shí)，利息，工人工資，保險(xiǎn)等的承擔(dān) —完成工期和工程進(jìn)度界定方法 —延期完工之賠償 —保養(yǎng)期及維修事項(xiàng)的規(guī)定 —工程進(jìn)度款，保障金等的付款方法和規(guī)定c. 物品或服務(wù)性采購(gòu)合同細(xì)則應(yīng)列明： —詳細(xì)的采購(gòu)項(xiàng)目標(biāo)的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定 —交貨期限，運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn) —付款細(xì)則和驗(yàn)收方法 —維修保養(yǎng)方法及收費(fèi) —保證的年限 —接受或拒絕貨品程度和處理方法 —什么情形下可取消合同 —合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障）10. 其他＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購(gòu)定單之跟蹤當(dāng)定單發(fā)出后，采購(gòu)部需跟催整個(gè)過(guò)程直至滿意收貨 主題：采購(gòu)制度及程序 生效日期：以下情況乃采購(gòu)部需要跟催的：a. 貨品未能依期交貨b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入c. 新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商d. 唯一來(lái)源但有問(wèn)題的供應(yīng)商e. 供應(yīng)商未能履行合同的責(zé)任 采購(gòu)定單的取消a. 飯店欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采 購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能的問(wèn)題及可行解決方法給財(cái)務(wù)經(jīng)理決定解決辦法。c. 違反合同： 合同上應(yīng)已載明詳細(xì)細(xì)則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載作處理。 檔案儲(chǔ)存要有完善的采購(gòu)資料，必須有完善之檔案儲(chǔ)存，這樣便有快捷之資料存查。另一份乃依據(jù)部門劃分，然后才依號(hào)碼排列，一切有關(guān)文件需要連同一 起，此檔案保存三年后經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意后可毀滅。c. 價(jià)目記錄：每類貨品備有一份詳細(xì)的采購(gòu)記錄，該記錄中將一切曾采購(gòu)的供應(yīng)商，價(jià) 目，采購(gòu)日期，折扣，數(shù)量清楚列明，以便日后作價(jià)格走勢(shì)分析或重購(gòu)時(shí)之存查。e. 供應(yīng)商記錄：當(dāng)選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部需考慮其過(guò)去表現(xiàn)，如交貨是否依時(shí)，服務(wù)水準(zhǔn)，價(jià)格等，故此，此份記錄便是記錄供應(yīng)商一切表現(xiàn)，方便采購(gòu)部作參考及評(píng)價(jià)。 注意：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。因?yàn)槭澄镲嬃闲枰刻於加胁煌N類和數(shù)量的供應(yīng)，其中各廚房的用料，因營(yíng)業(yè)情況比較復(fù)雜，申請(qǐng)購(gòu)買的手續(xù)也跟其他方法不同。a. 倉(cāng)庫(kù)部需每天把表內(nèi)存貨報(bào)告一欄填好交回廚師長(zhǎng)b. 根據(jù)倉(cāng)務(wù)部之資料，廚師長(zhǎng)再憑自己的經(jīng)驗(yàn)預(yù)測(cè)，菜牌之需求，填寫適 當(dāng)之?dāng)?shù)量簽署購(gòu)貨表，并于指定日期前交回采購(gòu)部處理，c. 采購(gòu)部