按照收文處理程序進(jìn)行收文處理-閱讀頁(yè)
2025-05-20 22:35本頁(yè)面
【正文】 電話(huà)回復(fù)的，注明時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主要內(nèi)容；當(dāng)面解決的，注明時(shí)間、地點(diǎn)、解決方式方法，措施與結(jié)果等。 九、催辦 ?催辦即文書(shū)人員或有關(guān)部門(mén)對(duì)需要承辦的文件進(jìn)行檢查督促的工作。 催辦的范圍 ?上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文要求及時(shí)回復(fù)的 ； ?平級(jí)機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系工作、商洽事務(wù)需要復(fù)文的 ； ?下級(jí)機(jī)關(guān)送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示需要批復(fù)的等。 ? 電話(huà)是現(xiàn)代社會(huì)最普遍的交通聯(lián)絡(luò)工具，因此電話(huà)催辦是最便捷的催辦方式，對(duì)內(nèi)催辦多用電話(huà)催督檢查，有時(shí)對(duì)外催辦也用此種方式。 ? 。對(duì)于外埠和比較復(fù)雜的催辦工作，往往用信函的方式進(jìn)行。 ? 缺點(diǎn)是，往來(lái)信函不論是寫(xiě)作還是傳遞，都要耗費(fèi)大量時(shí)間，速度比較慢。 ? 有時(shí)催辦人可以利用催辦卡 (單 )進(jìn)行催辦。它比催辦信函寫(xiě)起來(lái)省時(shí)、省力，但郵寄起來(lái)同信函一樣慢。 ? 登門(mén)催辦，即催辦人走出辦公室，親自到承辦部門(mén)、機(jī)關(guān)、單位進(jìn)行催辦。但如果催辦的任務(wù)多、催辦人員少，往往不容易做到。 ? 即通過(guò)匯報(bào)會(huì)的方式進(jìn)行催辦。采用會(huì)議催辦的方式，催辦人把承辦人，甚至把承辦單位的主管負(fù)責(zé)人請(qǐng)來(lái)，讓他們匯報(bào)辦文情況，這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，彼此交流情況，總結(jié)推廣承辦經(jīng)驗(yàn)，是一種較好的催辦方式。 ? 。催辦人員也可以利用機(jī)關(guān)簡(jiǎn)報(bào)，定期或不定期地公布各部門(mén)、各單位的辦文情況，對(duì)久拖不辦的部門(mén)單位進(jìn)行適當(dāng)批評(píng)，對(duì)辦文速度快、質(zhì)量高的部門(mén)單位加以表?yè)P(yáng)，甚至總結(jié)推廣辦文經(jīng)驗(yàn)，都可以起到催辦的作用。 ? ，催辦部門(mén)應(yīng)在到期前三個(gè)工作日就未辦理完畢批辦件的承辦部門(mén)發(fā)送催辦單，提醒承辦部門(mén)按時(shí)辦結(jié)； ? ，催辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)情況的輕重緩急，不定期發(fā)送催辦單或電話(huà)催辦。 ? ，通過(guò)發(fā)催辦單催辦的，應(yīng)留存工作底單；通過(guò)電話(huà)催辦的，應(yīng)備有電話(huà)記錄。這項(xiàng)工作應(yīng)由承辦部門(mén)或承辦人完成。 公文注辦一般包括以下內(nèi)容： ? ，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書(shū)人員應(yīng)注明閱畢的日期； ? ，辦理完后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)文的日期和文號(hào)； ? 、地點(diǎn)、接談或接話(huà)人、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字； ? “已辦”、“已閱”、“已摘記”等字樣。 ? 按照有關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，公文立卷歸檔的范圍是： ? 本機(jī)關(guān)發(fā)文。包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)的各類(lèi)公文；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的各種報(bào)告、請(qǐng)示等；同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件。按照國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定， 不應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的公文材料包括： ? 重份文件。 ? 對(duì)于不需要立卷的文件資料應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀或移交印發(fā)機(jī)關(guān)。上行文、下行文、平行文在收文處理時(shí)進(jìn)行的環(huán)節(jié)或多或少并不是完全相同的 任務(wù)回顧： ? 天地公司（中外合資公司）收到集團(tuán)總公司的一份 《 關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知》 。 任務(wù)實(shí)施： ? 作為天地公司的秘書(shū)高山可按照如下步驟進(jìn)行 《關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知 》 的收文工作： ? 、登記 ? 秘書(shū)高山收到文書(shū)后，認(rèn)真填寫(xiě)以下兩個(gè)表格。這一環(huán)節(jié)是針對(duì)下級(jí)來(lái)文所設(shè)置的，目的是把好上行文的質(zhì)量關(guān)。 ? ? 秘書(shū)高山將 《 關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知 》 送到天地公司財(cái)務(wù)部。 ? 擬辦 ? 秘書(shū)高山將對(duì) 《 關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知 》 的擬辦意見(jiàn)填寫(xiě)在文件處理單上。 ? ? 財(cái)務(wù)部劉易部長(zhǎng)按照張偉總經(jīng)理的批示意見(jiàn)完成 《 通知 》中要求的述職報(bào)告材料的準(zhǔn)備及撰寫(xiě)工作。將情況和結(jié)果填寫(xiě)在文件處理單（見(jiàn)表 34） “ 處理結(jié)果 ” 一欄內(nèi)。 ? 任務(wù) ： 熟悉收文處理的工作程序。
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