【正文】 ...................................................................................193 網(wǎng)絡平臺 .....................................................................................................................................194十、系統(tǒng)實施的切入點選擇 ...............................................................................................................196125 / 78緒 論華科藥業(yè)公司剛剛開始運營，有較好設(shè)備，但所有的管理體系尚未形成，主要有以下幾方面的問題：? 人力資源問題主要是專業(yè)人員不夠，在整個藥業(yè)的管理體系中，應聘請制藥行業(yè)內(nèi)的專業(yè)人士來擔當銷售總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)、質(zhì)量部長等?，F(xiàn)在這樣邊經(jīng)營邊摸索的方法，不能適應當前醫(yī)藥行業(yè)的激烈競爭。主要還是由于缺乏專業(yè)人員。蜂王漿膠囊雖然競爭對手少一些，但蜂王漿類產(chǎn)品已銷了 10 多年了，市場份額和獲利空間不大。所以藥業(yè)現(xiàn)在應在新產(chǎn)品上加大投入。 由于華科藥業(yè)剛通過 GMP 認證，各種管理制度剛建立，因此，我們建議華科藥業(yè)采用一個成熟的制藥行業(yè)信息管理系統(tǒng)，以信息化建設(shè)為契機，提升華科藥業(yè)的管理水平。大慶華科股份有限公司成立于 1998 年 12 月8 日，2022 年 7 月 26 日在深圳證券交易所作為高新技術(shù)企業(yè)掛牌上市，是大慶126 / 78地區(qū)第二家上市公司。 華科藥業(yè)公司主要從事藥品的生產(chǎn)和銷售。 華科藥業(yè)公司占地 7 萬 9 千平方米，職工 110 人，90％具有中專以上學歷，其中 27 人具有大學本科學歷，執(zhí)業(yè)藥師 4 人，高級工程師 3 人。華科藥業(yè)公司具有年生產(chǎn)片劑 2 億、膠囊劑 6 億、顆粒劑 1 億的能力。藥品檢驗選用世界一流的分析設(shè)備，能夠保證出廠產(chǎn)品的質(zhì)量。由于華科藥業(yè)公司剛建成投產(chǎn)不久，公司的管理模式還沒有完全定型，公司在藥品的生產(chǎn)管理、銷售管理、網(wǎng)絡建設(shè)、市場營銷等方面尚處于摸索階段。本建議書是在北京英克科技公司管理咨詢顧問對大慶華科股份有限公司和華科藥業(yè)公司進行調(diào)研診斷的基礎(chǔ)上提出的。為此，本次華科藥業(yè)公司信息管理系統(tǒng)（ERP）解決方案將涉及的業(yè)務范圍有：華科藥業(yè)公司的原輔材料的采購、產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售。127 / 78二、項目的總體目標該項目的最終目標，是在華科藥業(yè)公司內(nèi)建立完整的藥品生產(chǎn)和批發(fā)銷售業(yè)務流程管理信息系統(tǒng)。 系 統(tǒng) 應 體 現(xiàn) 的 管 理 思 想 ERP 信息管理系統(tǒng)軟件僅是企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代管理的手段或工具，它必須是承載管理思想和管理意圖的載體，換言之，在 ERP 軟件系統(tǒng)中必須有實現(xiàn)管理意圖的方式和處理方案。明確某人、某個分支機構(gòu)及部門的職務及其職能。 “控制” “控制”是對于“授權(quán)”之后，可能出現(xiàn)權(quán)限范圍內(nèi)越軌行為的審計和防范。 “授權(quán)”與“控制”相結(jié)合，能夠建立企業(yè)內(nèi)部真正意義的崗位責任制，建立企業(yè)內(nèi)部在網(wǎng)絡環(huán)境當中的協(xié)同工作機制?？偛坷镁W(wǎng)絡或電話線，實時地對分支機構(gòu)、部門、人員、在某個時間段或當前的業(yè)務狀態(tài)進行全面監(jiān)控。將整個公司的業(yè)務利用計算機網(wǎng)絡納入到全面受控的狀態(tài)并對具體業(yè)務128 / 78進行調(diào)節(jié)和限制，以實現(xiàn)總部的統(tǒng)一營銷策略；實現(xiàn)對分支機構(gòu)人員職權(quán)及時調(diào)整變化，全面掌握所有個人的業(yè)務資料，實現(xiàn)整個集團化企業(yè)所必須的集約化經(jīng)營管理。規(guī)范化管理主要表現(xiàn)在以下幾個方面：? 業(yè)務檔案與資料的規(guī)范 建立屬于企業(yè)自身的編碼、分類、序列規(guī)范。比如：外勤（銷售人員）的業(yè)績合理考核，不僅要考察絕對數(shù)字，而且要綜合考慮實際收入的組成與欠款的分布；對制單崗位的制單數(shù)量和質(zhì)量進行考核。 管理過程化? 全過程監(jiān)控 對公司的業(yè)務，從產(chǎn)供銷到內(nèi)部事件到全過程監(jiān)控。? 過程中的業(yè)務控制 對主要的業(yè)務過程進行監(jiān)測控制。 管理企業(yè)中存在的差異化 差異是企業(yè)運作中的一種客觀存在，是由于某種特殊業(yè)務或不規(guī)范業(yè)務行129 / 78為造成的。其次，對于差異的不同情況提出相應的解決機制，尤其是在不同的經(jīng)營模式下，差異更呈多樣性和復雜性，必須能夠及時反映，而且能夠控制和調(diào)整這些差異。? 管理精細化 可以對分公司、部門甚至個人進行考核與評估，建立崗位責任與考核評估體系。? 核算精細化 可以對單一品種進行個人核算、部門核算，甚至逐筆業(yè)務核算?；跀?shù)據(jù)倉庫的決策系統(tǒng)不僅考慮業(yè)務財務發(fā)生的內(nèi)部真實數(shù)據(jù)，而且要全面考慮外部環(huán)境的相關(guān)信息，進行科學決策。 管理的遠程控制機制? 遠程傳輸 實現(xiàn)總部與分部之間或異地機構(gòu)之間的報表、單據(jù)、文本的傳輸，提供雙方的信息互通與業(yè)務聯(lián)絡。? 遠程網(wǎng)上的業(yè)務協(xié)作 利用軟件通信技術(shù)實現(xiàn)異地部門與機構(gòu)之間的業(yè)務協(xié)作與業(yè)務操作。130 / 78 工作流的管理思想 工作流是指不同的部門或人員去完成同一個由若干個階段組成的工作而形成的流動過程。 全面的財務管理和控制 按照國際慣例，會計劃分為財務會計和管理會計二大類，我國的會計軟件也正在從核算型向管理型邁進。制藥業(yè)對財務管理的需求同多數(shù)制造業(yè)一樣，都要符合我國的新會計制度和國際會計準則。 軟件在進貨和銷售過程中加入了財務的審核過程，從而避免了應付款的提前給款和應收帳的呆死帳現(xiàn)象，使得目前的記帳式會計上升為管理會計。 另外，財務管理與采購、庫存、銷售、生產(chǎn)、人事、工資等管理功能的高度集成，成為一個一體化的會計解決方案。其中，藥品有批號、效期等行業(yè)特點，在系統(tǒng)目標的設(shè)置中綜合體現(xiàn)了這一特點。? 長期目標 支持華科藥業(yè)公司今后可能出現(xiàn)的大規(guī)模連鎖經(jīng)營和復雜的物流調(diào)配的經(jīng)營模式。131 / 78 庫存控制和物流配送方面 通過對各級庫存量進行控制，減少在庫時間，加速周轉(zhuǎn)，提高產(chǎn)品保質(zhì)期。 ERP 系統(tǒng)每日對車間的各種庫存進行自動盤點，以輔助下一個工作時段（第二天）下發(fā)出指令的準確性。 客戶服務方面 建立對客戶物流請求的快速反應模式。 為了配合實現(xiàn)上面所提的客戶服務水平，支持華科藥業(yè)公司對有一定信譽的大中型客戶實行合同配送，物流先行，定期結(jié)算的配送式銷售模式。 支持華科藥業(yè)公司加強對全國范圍庫存貨物的監(jiān)管，防止產(chǎn)品在庫或在途（在運）時間過長。 支持對銷售成本和庫存資金的核算 營銷控制方面 支持華科藥業(yè)公司規(guī)范全國范圍內(nèi)和局部地區(qū)的價格、服務和產(chǎn)品質(zhì)量方面的規(guī)則，并支持其貫徹實施。 根據(jù)華科藥業(yè)公司確定銷售業(yè)務人員業(yè)績考核及工資方案。支持對分公司和辦事處的考核計算。 質(zhì)量控制管理方面 在收到貨品時，系統(tǒng)可以將貨品分解為多種情況進行處理，質(zhì)量檢驗合格的作為正常進貨入庫房，系統(tǒng)提供支持貨品在流轉(zhuǎn)過程中的狀態(tài)變化，明確責任，及時對質(zhì)量進行跟蹤和調(diào)整，并在銷售貨物時顯示質(zhì)量狀態(tài)。 在生產(chǎn)管理方面，允許用戶定義貨品的質(zhì)量標準并依照標準檢驗材料、半成品、產(chǎn)成品，包括質(zhì)量項目、質(zhì)量標準定義、貨品品級、質(zhì)檢報告等。 對生產(chǎn)輔助工具的領(lǐng)用，系統(tǒng)打印借用單并記錄使用情況，以確保各種器具的合理使用及及時入庫。對檔案進行管理，如：檔案的增、刪、改、查看等。對會議的管理，如：會議的登記、保存、查詢和刪除操作，以及與會議相關(guān)的會議通知、會議文件的管理。 醫(yī)療檔案管理，對職工的醫(yī)療保險、醫(yī)療情況等進行管理。 根據(jù)每個部門送交的職工出勤和考核指標完成情況、車間工資核算情況、職工的其他情況制定工資報表。企業(yè)內(nèi)部壓力庫存、在制品儲備高；流動資金占用大；市場周期長，交貨期不準；設(shè)備利用率和工時利用率不高；缺乏必要的生產(chǎn)組織能力；企業(yè)應變能力差；生產(chǎn)成本高；生產(chǎn)利潤低；信息不通暢；人力資源的素質(zhì)有待提高。在傳統(tǒng)的手工作業(yè)下，一般醫(yī)藥工業(yè)企業(yè)由于受到企業(yè)各部門職能限制，信息不能完全的、及時的共享，部門之間缺乏高速的信息通道，造成資源的浪費嚴重，部門之間長期的各自為營，缺乏相應的協(xié)調(diào)機制，導致處理問題的行政時間加長，資料傳遞緩慢，數(shù)據(jù)不準確，部門之間信息不統(tǒng)一，責權(quán)不明確，各部門糾紛不斷。人為增加各機構(gòu)的報表制作，任務增加了人力消耗，同時也增加了數(shù)據(jù)失實的機會。 財務管理 財務部門給出的應收帳款不能全面反映客戶信譽額的占用情況，不能對企業(yè)資金回籠進行有效控制。135 / 78 客戶服務在面向客戶服務的領(lǐng)域，不能快捷地為客戶提供配貨、送貨服務，無法及時出貨，對客戶、市場反應緩慢，不能向客戶提供更準確的產(chǎn)品信息，如產(chǎn)地、規(guī)格等，影響企業(yè)信譽。在全年中如何保持合理的庫存，以預防庫存短缺，避免生產(chǎn)停頓？ 銷售管理在價格、服務、質(zhì)量等方面，難以對銷售過程加以控制，以確保局部利益和公司整體利益的平衡。 客戶信用評估不足，常造成貨款收不回； 產(chǎn)品銷售情況缺乏細致的分析。 缺乏多品種中小批量和復雜產(chǎn)品的生產(chǎn)組織能力。此一行為導致線上物料過多，不僅占用136 / 78空間，給企業(yè)造成了成本、費用的損失，也成為不及時出貨的首要原因；采購計劃不準確，有時候采購部門根本不知道要采購什么，什么時候采購，只好先采購一部分做準備，即所謂的安全庫存量；最終，安全庫存量變成了不安全的隱患、導火索，導致庫存成本過高，呆滯料過多，為企業(yè)帶來無盡的麻煩； 如何知道原料和備件的供應情況及困難所在？ 物料需求計劃缺乏準確性，也是造成采購部門采購數(shù)據(jù)不準確的因素之一。生產(chǎn)計劃人員每日不停的在進行生產(chǎn)任務安排的調(diào)整，生產(chǎn)管理人員每天都要開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，來確定當日或者明日后日的生產(chǎn)任務，結(jié)果是壓縮生產(chǎn)任務的排產(chǎn)周期，增加采購部門的采購次數(shù)，減少每次購買數(shù)量，再或者要求供應商就近設(shè)立采購物料中轉(zhuǎn)倉庫等等。四、醫(yī)藥行業(yè)的管理特性對系統(tǒng)的要求 藥品的規(guī)定屬性規(guī)范了醫(yī)藥生產(chǎn)、批發(fā)、零售各個環(huán)節(jié)對藥品的銷售去向、質(zhì)量追蹤、在庫養(yǎng)護、運輸方式的處理辦法。它們是國家《GMP 藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》 、 《GSP 醫(yī)藥商品質(zhì)量管理規(guī)范》的重點核查管理內(nèi)容。因此，符合醫(yī)藥行業(yè)特征的ERP 管理軟件必須對這一屬性進行技術(shù)設(shè)置并全過程的跟蹤管理。它對于醫(yī)藥工業(yè)和醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)都會影響產(chǎn)品銷售毛利、企業(yè)直接利潤等。 銷 售 退 貨 質(zhì) 量 管 理 醫(yī)藥商品在銷售、消費過程中因產(chǎn)品的質(zhì)量或其他原因發(fā)生的銷售退貨。整個過程是真實的物流。 返 利 管 理 在現(xiàn)行市場經(jīng)濟環(huán)境下，工業(yè)企業(yè)靈活的針對醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)在營銷過程中采納的激勵手段和競爭對策。 立 體 化 倉 儲 管 理 藥品在流通過程中的質(zhì)量保證需要存放符自身的屬性及國家醫(yī)藥管理部門對藥品在庫養(yǎng)護的相關(guān)規(guī)定。在立體管理條件下對倉庫內(nèi)部五大區(qū)的維護就顯得非常的繁雜和必要。引進現(xiàn)代計算機技術(shù)對物理倉庫進行立體化倉儲管理變應運而生了。138 / 78 GMP 藥 品 質(zhì) 量 的 管 理 GMP 是藥品生產(chǎn)和質(zhì)量管理的基本準則，適用于藥品制劑生產(chǎn)的全過程、原料藥生產(chǎn)中影響成品質(zhì)量的關(guān)鍵工序。 五、系統(tǒng)需求分析 總 體 需 求? 分別建立藥品批發(fā)系統(tǒng)和外地辦事處經(jīng)營控制體系；? 強化藥品物流環(huán)節(jié)中的質(zhì)量控制體系，優(yōu)化調(diào)配方案；? 分別藥品品種核算利潤與費用；? 建立完善的人員績效考核體系；? 提供對各品種藥品的在線式經(jīng)營信息反應與分析。139 / 78 藥 品 銷 售 業(yè) 務 系 統(tǒng) 需 求 主要體現(xiàn)在如下幾個方面：? 建立公司管理系統(tǒng)的整體架構(gòu) 實現(xiàn)公司對各分支機構(gòu)的監(jiān)控和業(yè)務指導。? 供貨商資質(zhì)認證 強化藥品質(zhì)量管理，滿足國家對藥品生產(chǎn)單位的 GMP 生產(chǎn)規(guī)范要求；強化藥品物流過程管理，優(yōu)化發(fā)貨物流調(diào)配方案。 實現(xiàn)藥品單品種核算、辦事處經(jīng)營業(yè)績核算以及人員績效考核。? 決策支持系統(tǒng) 數(shù)據(jù)數(shù)理加工機制（排序、過濾、對比、報表設(shè)計、經(jīng)營經(jīng)驗判斷量化） 、數(shù)據(jù)分析工具（ABC 分析、 EXCEL、SAS 、SPSS 數(shù)據(jù)灌入輸出） 、多線索多角度常規(guī)分析模塊（財務成本、生產(chǎn)與銷售狀況、進貨、庫存） 。? 公司部門職能調(diào)整，要求軟件系統(tǒng)能進行機構(gòu)與職能動態(tài)定義。? 結(jié)合公司發(fā)展策略，開拓醫(yī)療直銷市場，對社會庫存的管理，費用與資金管理。140 / 78 從 企 業(yè) 的 技 術(shù) 現(xiàn) 狀 出 發(fā) 對 軟 件 系 統(tǒng) 的 要 求? 易維護、易擴展，使企業(yè)的技術(shù)人員具有開發(fā)和獨立維護能力。? 界面清晰、操作簡單，系統(tǒng)操作無需專業(yè)技術(shù)。? 對于管理層、決策層經(jīng)營分析和診斷系統(tǒng)，要求做到：數(shù)據(jù)提取簡單，分析工具易學易用。 企 業(yè) 發(fā) 展 對 軟 件 系 統(tǒng) 的 要 求? 通過遠程通訊與異地機構(gòu)或外勤人員進行聯(lián)絡和業(yè)務配合（采用：電話線＋MODEM 或 WebServer 方式） 。創(chuàng)造新的企業(yè)運作模式。? 在國際互聯(lián)網(wǎng)（Inter）上建立企業(yè)主頁（Homepage）收集和發(fā)布有關(guān)商務信息，為企業(yè)創(chuàng)造更多的商業(yè)機會。六、華科藥業(yè)公司 ERP 解決方案 ERP 信息管理系統(tǒng)軟件對企業(yè)管理需求的滿足程度，取決于軟件供應商對行業(yè)的理解和管理模型的科學抽取。 在這里，主要針對華科藥業(yè)公司的管理現(xiàn)狀和醫(yī)藥行業(yè)的特性提出一些具體的解決方案，供華科公司決策層參