【正文】 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對(duì)時(shí)間的分析【本講重點(diǎn)】分析時(shí)間的重要性時(shí)間分析方法【忠告】4我們都有相同的時(shí)間，時(shí)間稍縱即逝，失去的時(shí)間是永遠(yuǎn)無(wú)法追回的。4我們只有176個(gè)小時(shí)來(lái)完成每個(gè)月的目標(biāo)，只有2112個(gè)小時(shí)來(lái)完成每年的目標(biāo)，只要時(shí)間一流逝，我們就一無(wú)所獲。4時(shí)間是最有價(jià)值的資源，而且是最難以有效利用、最經(jīng)不起浪費(fèi)的資源。由于職業(yè)經(jīng)理的多維角色，他們?cè)诠ぷ髦斜憩F(xiàn)出來(lái)的忙亂與普通員工有很大的差異。無(wú)計(jì)劃或計(jì)劃不周由于職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常碰到突發(fā)情況，所以，很多職業(yè)經(jīng)理覺得計(jì)劃對(duì)于他們沒(méi)有作用。計(jì)劃是時(shí)間管理的前提，沒(méi)有計(jì)劃，也就談不上有效的時(shí)間管理。對(duì)于必須做的事情，不但要優(yōu)先處理，還要規(guī)定一個(gè)時(shí)限。有很多人按照先后順序來(lái)安排工作，這種方法的本身就沒(méi)有主次之分，弊病是在次要工作上浪費(fèi)很多時(shí)間，因?yàn)闀r(shí)間是有限的，必然用在重要工作上的時(shí)間就要相對(duì)減少。不對(duì)下屬授權(quán)職業(yè)經(jīng)理的主要角色是管理者，管理就要向下屬進(jìn)行有效的授權(quán)，通過(guò)下屬去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)?？傉J(rèn)為這個(gè)工作下屬做不了，那個(gè)工作下屬做不了，所有的工作都由自己做，而下屬無(wú)事可做。自己忙得不可開交，結(jié)果不但家人報(bào)怨，上司和下屬也不覺得你好。總之，不向下授權(quán)往往會(huì)吃力不討好。關(guān)于溝通障礙引起的時(shí)間浪費(fèi)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：例如，某員工對(duì)公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見，但是，這位員工卻私下議論，或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個(gè)人看法在眾多員工和客戶中傳開，給公司形象帶來(lái)消極影響。如果員工能夠與你進(jìn)行有效溝通，就不需要花費(fèi)時(shí)間去處理私下議論帶來(lái)的負(fù)面影響了。很多職業(yè)經(jīng)理也認(rèn)為花了大量的時(shí)間與下屬進(jìn)行溝通。溝通只是第一步，目的是為了獲得高效的溝通。不良習(xí)慣有的人把大量時(shí)間浪費(fèi)在不良習(xí)慣上。對(duì)于不良習(xí)慣，可能自己沒(méi)有意識(shí)到，但實(shí)際上浪費(fèi)了很多時(shí)間。作為職業(yè)經(jīng)理，要和下屬進(jìn)行交流，不良習(xí)慣就會(huì)影響到很多人，甚至影響部門的工作。讓我們來(lái)分析一下任經(jīng)理某一天的活動(dòng)：8:30上司找任經(jīng)理談?dòng)嘘P(guān)公司人力資源規(guī)劃的問(wèn)題，一直到10:00。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來(lái)請(qǐng)示匯報(bào)工作，一直到11:00。吃過(guò)午飯，看了一會(huì)報(bào)紙，聊了一會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒(méi)有完成，就急忙趕到辦公室。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來(lái)請(qǐng)示工作，順便聊了一會(huì)私事和公司最近的傳聞。已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間寫報(bào)告，只好把未寫完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？4電話干擾——對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問(wèn)題，是薪酬主管的職責(zé)。4上司不定期召見使時(shí)間具有很大的隨意性。4對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。4工作沒(méi)有目標(biāo)和程序，就沒(méi)有主動(dòng)性。4不會(huì)說(shuō)“不”，對(duì)隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時(shí)間?！局腋妗坷速M(fèi)時(shí)間的根本原因還在于自己！【自檢】分析一下自己的工作時(shí)間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對(duì)時(shí)間是如何控制的？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________時(shí)間分析方法時(shí)間價(jià)值的計(jì)算你的時(shí)間（單位可以是小時(shí)，也可以是天）值多少錢？進(jìn)行時(shí)間價(jià)值的計(jì)算，可以幫助你理解時(shí)間意味著什么？（1）成本價(jià)值法。每周工作五天，每年就是242個(gè)工作日，合1694小時(shí)。即銷售目標(biāo)（年銷售額或年利潤(rùn)額）與工作時(shí)間之比。浪費(fèi)的時(shí)間，無(wú)論如何也彌補(bǔ)不了。一天浪費(fèi)（不管什么原因）1—2小時(shí)，意味著在其它時(shí)間中掙錢的效率要提高10—30%，顯然，這是十分困難的。（4）時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。請(qǐng)問(wèn)答“是”或“否”。如果得80100分，表明你能最充分地利用自己的時(shí)間，不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶?。如果?060分，表明由于做事計(jì)劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問(wèn)題集中在三個(gè)方面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。如果得30分以下，那表明你面臨嚴(yán)重的問(wèn)題或?qū)⒈唤饴殻悄懔⒓慈σ愿疤岣咝б?。運(yùn)用《工作緊急性分析表》?！奔纯桑?）將工作事項(xiàng)的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時(shí)間內(nèi)要做（一般是當(dāng)天要做的）；不很緊急，可從長(zhǎng)計(jì)議（可以納入計(jì)劃中做）；不緊急。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各占多少（每天或每周或每月）。即完成不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。制度、營(yíng)銷策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大問(wèn)題，與時(shí)間無(wú)關(guān)。(4)“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項(xiàng)，時(shí)間比重越大，時(shí)間管理問(wèn)題越大。工作重要性分析分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。表54工作重要性分析表姓名：日期： 年 月 日重要性工作事項(xiàng)非常重要(絕對(duì)要做)重要(應(yīng)該做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)頻次時(shí)間在重要性的四格中選擇“252。（2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。（3）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項(xiàng)工作？（2）非常重要的工作，如果很緊急，則與時(shí)間管理無(wú)關(guān)。（4）一定要消除“不重要”的工作事項(xiàng)，通過(guò)授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項(xiàng)。會(huì)議分析分析會(huì)議的必要性及其浪費(fèi)、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。（1）分析會(huì)前準(zhǔn)備情況表55會(huì)議分析表姓名：日期： 年 月 日日期會(huì)議名目會(huì)議倡議計(jì)劃用時(shí)實(shí)際用時(shí)原因分析會(huì)議必要性評(píng)估必須的目的明確的目的不明確的可不開的4有無(wú)會(huì)議計(jì)劃、目標(biāo)、議程，時(shí)間安排？4時(shí)間和地點(diǎn)是否恰當(dāng)？4參加人是否適當(dāng)和必須？（2）分析會(huì)議過(guò)程4是否準(zhǔn)時(shí)開會(huì)？為什么？4是否跑題？4是否按計(jì)劃進(jìn)行？4秩序是否正常？4是否有人中途出去？4是否按時(shí)結(jié)束？（3）會(huì)后分析：4會(huì)議紀(jì)要有沒(méi)有？發(fā)給與會(huì)者沒(méi)有？4會(huì)議決議的執(zhí)行情況。以上三步分析，主要用于對(duì)浪費(fèi)時(shí)間嚴(yán)重的“馬拉松”會(huì)議或嚴(yán)重?zé)o效會(huì)議的詳細(xì)分析。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)”、“專題討論會(huì)”等。（3）事先準(zhǔn)確通知參會(huì)人員，即使是部門里只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人。（4）嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。干擾因素分析分析哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排，以便尋求治理的措施。表56干擾因素分析表姓名：日期：年月日分析干擾因素干擾者排序后果對(duì)策缺乏自律文件雜陳拖延不會(huì)說(shuō)不職責(zé)混淆突然約見當(dāng)下想干的事太多經(jīng)常“救火”條理不清計(jì)劃不周無(wú)效會(huì)議不速之客電話干擾（1）列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實(shí)發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。（3）對(duì)突發(fā)性干擾的分析突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時(shí)間的最大干擾因素。研究表明，干擾者順序?yàn)椋海?）羅列出干擾所帶來(lái)的后果（5）尋求對(duì)策尋求前三位干擾因素的對(duì)策，其它則可以緩一步。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。（3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。你一定要清楚，誰(shuí)對(duì)你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？【自檢】選擇你認(rèn)為最適合的分析方法，對(duì)你的時(shí)間利用方式進(jìn)行分析。感到特別忙亂的時(shí)候，運(yùn)用不同的時(shí)間分析方法對(duì)時(shí)間進(jìn)行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時(shí)間的合理模式。【心得體會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第6講 第二象限工作法【本講重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法四象限的工作分類工作的兩種劃分有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。【案例】某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級(jí)部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改重要的工作需要花費(fèi)較多的時(shí)間和精力