【正文】 記錄表》9. 文件管理應參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。每月未，文秘應將收、發(fā)文整理裝訂成冊。保密標識發(fā)函打印傳真用印流程發(fā)文登記表責任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務、行政主管總臺電話文員送郵快遞信件分理復印存檔用公司印主管簽字收函登記表發(fā)函發(fā)文責任人：文員、GM秘書監(jiān)督人：行政主管總經理登記歸檔秘書篩選主管歸檔總經理業(yè)務部門公函歸檔私函自理部門信函個人信函收件人簽收總臺收函信函收文 收發(fā)文流程 七 用印1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負責蓋印。公司章合同章法人章財務章用印申請單申請單歸類申請人GM秘書用印GM簽準GM秘書用印申請責任人：GM秘書監(jiān)督人：GM 用公司印流程八 文檔（一）圖書雜志1. 公司所屬圖書是專供相關公司內人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。如遇清點期限或公務上需參考將隨時通知收閱,借書人不得拒絕。4. 對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。（如建材、裝飾等）材料2． 公司資料只可于公司內借閱當天歸還，不得攜出司外3． 特殊情況需復印者，須填報復印申請批準資料管理流程資料整理登記表復印申請借閱登記清點報告定時清點保密標識借閱人復印人申請登記復印借閱入 庫登記注冊當天回庫（三） 客戶檔案1． 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領域2． 客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務過程中制作的各類文件、文本3． 客戶檔案只可于公司內借閱，當天歸還，不得攜出司外4． 特殊情況需復印時，須填報復印申請報批5． 服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任客戶檔案管理流程專案人員管理結 案登記表行政登記保密標識清點報告入 庫定時清點復 印借 閱借閱登記復印申請申 請登 記當天回庫借閱人復印人（四）辦公文檔1． 行政管理部負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理2． 行政人員辦公文檔設：? 工作計劃與報告? 司內行政3． 業(yè)務人員辦公文檔設：? 工作計劃與報告? 司內行政? 拓展資料? 談項目A、B、C……? 執(zhí)行項目A、B、C……九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負責接待。3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關主管匯報。2. 辦公設備維修、郵件投遞等業(yè)務委托中行政部統(tǒng)一處理。4. 公司各業(yè)務部門將需要購置的固定資產以申請單形式上報行政管理部，經批準后，由行政管理部對采購物資的數(shù)量、質量、規(guī)格、供應商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經理批示，經批準后由行政管理部下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。驗收付款流程定貨合同采購申請單大宗采購一般采購詢價/比價單通報會計GM復議詢價/比價行政專員固定供應商/商店行政專員GM批示采購申請責任人：行政專員監(jiān)督人：行政主管、GM 采購作業(yè)流程責任人：行政主管、財務監(jiān)督人：GM資產登記表行政資產管理財務付款入帳請款單GM批示請款接收退貨驗收報告行政/財務驗收到貨詢價/比價單采購申請單會計支付定金采購合同驗收付款流程十二 固定資產管理1. 行政管理部對公司所有固定資產進行登記注冊2. 固定資產因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財產編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關資料分別轉送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權限送呈簽核。4. 財務部收到“固定資產處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有報廢或損失清單及有關機關之核準或證明文件，在據以轉帳及更改財產目錄。5. 行政管理部收到“固定資產處分單”后，應依核準之方式處理資產，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產管理卡”后抽出并“固定資產處分申請單”存檔。十三 物業(yè)1． 行政管理部負責公司辦公室的各項物業(yè)管理2． 負責與物業(yè)管理公司協(xié)調水、電、信函及安全事宜3． 負責辦公室內的照明、植物、家具等事務管理4． 負責辦公室內的清掃保潔5． 負責辦公室的鑰匙管理十四 公司福利1. 公司員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。3. 行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。5. 辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經部門主管核準后呈報行政管理部，并經總經理簽核后轉會財務部支付。（二）使用范圍本規(guī)則適用于****公司全體員工。 其中： 能為公司帶來經濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經濟利益或競爭優(yōu)勢； 前款所述之技術信息和經營信息，包括：（1） 公司管理、財務、人事等方面的系統(tǒng)設計、制度文本內容及方法；（2） 公司顧問服務的內容與方法。 公司商業(yè)秘密的來源：（1） 公司自行制作并符合所述定義者；（2） 公司以外第三方制作并符合所述定義者；（3） 公司與第三方合作制作并符合所述定義者。（四）保護原則保護商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項工作的原則。2 公司全體員工負有保護商業(yè)秘密的責任和義務。2． 公司根據需要，可要求專案和有關人員簽訂對特定事項的保密承諾書。4． 行政部對傳真機、復印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴格的使用登記管理流程。6． 行政部負責根據《文件檔案管理制度》進行對各類載體設置警示標識的工作。（七）泄密應急1． 員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時，均有義務報告主管部門立即采取防范措施；2． 公司商業(yè)秘密已經泄露，發(fā)現(xiàn)人與當事人均有義務立即報告主管部門即采取補救措施；（八）泄密責任追究1． 當公司商業(yè)秘密已經泄露，公司有權追究當事人的經濟和法律責任；2． 根據情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責任。三 文件檔案管理制度（一） 意義（二） 文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。附《客戶溝通登記表》2． 公共關系主要體現(xiàn)在各部門開辦及各項業(yè)務活動進行所需的對外事務性及手續(xù)中建立的長期、友好的關系。維護英達仕公司的利益和聲譽；積極服務各項業(yè)務經營活動的開展；保障外界關系的渠道暢通，最大限度的節(jié)省開支是對外公共關系工作的原則。附《客戶意見反饋表》五 廣告宣傳1. 廣告是極其重要的業(yè)務活動。2. 行政管理部門根據公司服務的定位特點，對廣告策劃方案進行審查、審批，確保廣告的效益。4. 財務部是廣告費用支付執(zhí)行的審查者和把關部門，它依據批準的廣告方案、廣告計劃、廣告費用來審查費用支出的合理性。49 / 4