【正文】 條 請示審批內(nèi)容一旦被上級認(rèn)可并作出決定，則以請示提案書（副本）替代批復(fù)返回，并請示部門予以執(zhí)行。第五章 文書的整理與保存第二十一條 文書按內(nèi)容進(jìn)行整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，一類是可以歸檔的文書。第二十三條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文與特許專利等特別重要的文書，由行政部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。 2．保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資與津貼有關(guān)文書，財務(wù)會計帳簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要文書。 4． 保存一年文書，指無關(guān)緊要或者臨時性文書。第二十五條 所有重要的帶密級文書，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。機要文書以焚燒或碎紙機銷毀。第二十八條 必須做好重要文件的借閱登記工作，并注明歸還日期。第三十條 本制度自頒布之日起實施。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。2． 立卷歸檔的范圍（1） 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀(jì)要等；（2） 公司的各種規(guī)章制度、實施細(xì)則；（3） 上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料； （4） 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；（5） 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（6） 公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動的報告、總結(jié)；（7） 公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報；（8） 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料；（9） 公司管理人員任免的文件資料；（10） 關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料；（11） 本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料；（12） 公司重要設(shè)備檔案、財會檔案及基建檔案材料；（13） 反映公司各項生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動的有保存價值的技術(shù)文件、圖紙、信息、市場營銷資料等。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。（4） 專(兼)職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。（2） 文件應(yīng)按不同年份進(jìn)行立卷。（4） 有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。2． 員工調(diào)用本部門的檔案，應(yīng)征得本部門經(jīng)理同意。4． 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。6． 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。8． 銷毀過期檔案，應(yīng)由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。10． 凡調(diào)離本公司職工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理調(diào)動手續(xù)。2． 存放永久和長期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。4． 檔案管理人員對集中保管的檔案要進(jìn)行登記編號和編制目錄以便查閱，查閱重要帶密級檔案需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二條 會議主要內(nèi)容為：1．總裁傳達(dá)董事會、總裁辦公室精神。3．由總裁對本周各部門的工作進(jìn)行講評，提出下周工作的要點，進(jìn)行布置和安排。第三條 與會者在會上要暢所欲言，各抒己見，允許持有不同觀點和保留意見。第四條 嚴(yán)守會議紀(jì)律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄露會議內(nèi)容，影響決議實施。每月不得少于2次。2．研究制定本部門工作計劃及考核措施。4．其他需要在部門例會上解決的問題。為了使圖書管理有序化，特制定此規(guī)定。2．各部門如需要購買圖書或雜志，須填寫《圖書訂購單》，注明申請所購圖書的書名，冊數(shù)，金額，經(jīng)總裁批準(zhǔn)后方可進(jìn)行購買，行政部負(fù)責(zé)人對購買圖書的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行控制和檢查。4．每冊圖書都必須附上借閱卡及裝卡紙袋，并將裝卡紙袋貼在封底的內(nèi)側(cè)。6．行政部必須每半年整理出一份圖書總目錄，提供給各部門，并且按月把新進(jìn)圖書情況通知各部門。部門或員工借閱圖書，需到圖書保管員處登記。借出的書刊若有損壞或丟失，應(yīng)按原價的雙倍進(jìn)行賠償，市場上已買不到的書刊應(yīng)按原價的三倍進(jìn)行賠償。二．電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用。通話時應(yīng)簡明扼要，以免耗時占線、費資金。3． 通話時使用禮貌用語，體現(xiàn)公司員工良好的文化素質(zhì)和精神風(fēng)貌。2．其他人員使用長途電話需先經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。五．違反電話管理制度，將視情況輕重給予批評或處分。第二條 本制度所指車輛系指公司的行政辦公用車。 第四條 車輛由專職司機駕駛，專職司機應(yīng)每周實行定期車輛檢查及保養(yǎng)，確保行車安全。第六條 車輛發(fā)生故障，應(yīng)立即停止使用，并立即進(jìn)行修理。行政部負(fù)責(zé)人依重要性順序派車，不按規(guī)定辦理申請者，不得派車。第九條 公司用車應(yīng)設(shè)置車輛行駛記錄表，并在使用前應(yīng)核對車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符，使用后應(yīng)記載行駛里程、時間、地點、用途等。每月初連同行駛記錄表一并轉(zhuǎn)行政部稽核。第十二條 車輛日作任務(wù)結(jié)束后和節(jié)假日應(yīng)停放在公司指定場所，并將車門鎖妥。并應(yīng)遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度。每月至少用半天時間對自己所開車輛進(jìn)行檢修，確保車輛正常行駛。第四條 出車前，要例行檢查車輛的水、電、機油及其他機件性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時，要立即加補或調(diào)整。第五條 司機發(fā)現(xiàn)所駕車輛有故障時要立即檢修。未經(jīng)批準(zhǔn)，不許私自將車輛送廠維修。司機離開車輛時，要鎖好保險鎖，防止車輛被盜。第八條 晚間司機要注意休息，不準(zhǔn)開疲勞車，不準(zhǔn)酒后駕車。第十條 司機因故意違章或證件不全被罰款的，費用不予報銷。第十一條 公司員工乘車時在車內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。第十二條 司機對乘車人要熱情、禮貌，說話應(yīng)文明。第十三條 上班時間內(nèi)司機未被派出車的，應(yīng)隨時在公司等候出車。第十四條 司機對行政部的工作安排，應(yīng)無條件服從，不準(zhǔn)借故拖延或拒不出車，有公事應(yīng)隨叫隨到。第十六條 不論什么時間，司機身上必須帶傳呼機或手機。第十七條 下班后，應(yīng)將車輛停放規(guī)定地點保管，不準(zhǔn)私自用車。第十九條 司機應(yīng)對各級領(lǐng)導(dǎo)在車內(nèi)的談話保密。第二十一條 違規(guī)與事故處理一．在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)，并予以記過或免職處分。 （2）未經(jīng)許可將車借予他人使用。三．各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒的事故發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，向附近警察機關(guān)報案，并立即通知公司行政部。四．意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后再視實際情況由司機與公司共同負(fù)擔(dān)。十三 衛(wèi)生管理制度 為維護員工健康及工作場所環(huán)境衛(wèi)生，特制訂本制度：第一條 創(chuàng)建清潔、舒適的辦公環(huán)境是每位員工的責(zé)任。第三條 各部門辦公場所走道及階梯，至少每日清掃一次，并采用適當(dāng)方法減少灰塵的飛揚。第五條 每周五下班前應(yīng)進(jìn)行一次大掃除。第七條 凡可能寄生傳染菌的原料，應(yīng)于使用前施以適當(dāng)?shù)南尽?．使用密閉器具以防止有害物質(zhì)的散發(fā)。第九條 凡處理有毒物或高溫物體的工作或從事有塵埃、粉末或有毒氣體散布的工作，或暴露于有害光線中的工作等，需用防護服裝或器具者，應(yīng)按其性質(zhì)制備。 第十條 各工作場所的采光，應(yīng)按下列的規(guī)定： 1． 各工作部門需有充分的光線。3． 光線需防止眩目及閃動。第十二條 各工作場所須保持適當(dāng)?shù)臏囟?，溫度根?jù)不同季節(jié)予以調(diào)節(jié)。第十四條 垃圾、廢棄物、污物等的清理，應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于所指定的范圍內(nèi)。