【正文】 理匯報(bào)信貸工作。 審核新的掛帳申請人，并 報(bào)請財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn) 3 保證帳單的完整準(zhǔn)確，按時(shí)將 物業(yè)公司 客人的帳單打 印出來，及時(shí)發(fā)到客人手中，對客人提出的任何 關(guān)于帳目的問 題都應(yīng)能夠圓滿解答，解決不了的 要及時(shí)反饋。所收的任何一種付款票據(jù)均要做好記錄 6 負(fù)責(zé)審核、保管與信貸有關(guān)的各類 合同，協(xié)議、 通知 7 認(rèn)真做好各種掛帳的催收工作，避免跑帳、壞帳 的發(fā)生。對采 取各種辦法確屬收不回來的掛帳，寫出報(bào)告，向 上級(jí)反映，及時(shí)處理 8 負(fù)責(zé)維持保證金記錄，正確用到相關(guān)方面，同時(shí) 負(fù)責(zé)收取各種罰款 9 確認(rèn)通過支票或銀行轉(zhuǎn)匯來的付款，歸到適當(dāng)?shù)? 帳戶 10 按一定的格式準(zhǔn)備每月信貸資料，參加每月 “掛 帳會(huì)議 ” 11 負(fù)責(zé)每日轉(zhuǎn)匯記錄，商業(yè)分類帳本及信貸聯(lián)絡(luò)安全 12 負(fù)責(zé)保持九十天以上、準(zhǔn)備按要求接受檢查的記 錄和相關(guān) 文件 職位 出納員 部門 會(huì)計(jì)部 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 財(cái)務(wù)部副經(jīng)理 基本職能 負(fù)責(zé) 物業(yè)公司 所有貨幣資金的收支工作。按財(cái)務(wù)規(guī)定對符合審批手續(xù)的款項(xiàng)辦理銀行付款手續(xù)，或現(xiàn)金報(bào)銷手續(xù)。 職位要求 1 具有財(cái)會(huì)專業(yè)中專以上學(xué)歷 2 具有二年以上會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn) 3 具備會(huì)計(jì)員以上職稱 崗位責(zé)任 1 認(rèn)真清點(diǎn)各部門交來的各種款項(xiàng)，做到單據(jù)和款 項(xiàng)核對相符 2 按財(cái)務(wù)規(guī)定做好報(bào)銷的日常工作，并做好每天現(xiàn) 金盤存，與帳目核對工作 , 及時(shí)補(bǔ)充備用金 3 認(rèn)真審核所收到的每筆支票，將正確無誤的支票 及時(shí)送交銀行 4 認(rèn)真審核每筆付款是否符合財(cái)務(wù)制度及支票申 領(lǐng)手續(xù)。對于未達(dá)帳款，查明原因 及時(shí)處理 6 定期對 物業(yè)公司 各部門的備用金進(jìn)行盤點(diǎn)，對于發(fā)生 備用金長短款及挪用的情況及時(shí)匯報(bào)，并配合有 關(guān)部門進(jìn)行處理 7 負(fù)責(zé)編制銀行存款及現(xiàn)金收支憑證，登記銀行存 款及現(xiàn)金帳，月底要與總帳核對做到帳帳相符 8 保證現(xiàn)金安全，每天存放的備用金不能超過銀行 規(guī)定的數(shù)額。每日記物品帳，并負(fù)責(zé)編制成本 日報(bào)表及月末成本平衡表。月末與庫房保管員一起對庫房物品進(jìn)行盤點(diǎn)。 10 按“永續(xù)盤存制”在每月月末對庫存物品、食品等進(jìn)行盤點(diǎn)，必須做到帳實(shí)相符、帳帳相 符，編制出月末盤點(diǎn)表 11 每月審核 物業(yè)公司 職工、管理人員的工作餐費(fèi)及宴請費(fèi)用，審核無誤后匯總并從成本中扣除，進(jìn)入相應(yīng)費(fèi)用科目 12 及時(shí)編制食品及飲品的成本卡，為準(zhǔn)確核算成本及為廚房酒吧制定售價(jià)提供依據(jù) 13 定期或不定期與采購部、餐飲部共同對市場價(jià)格進(jìn)行調(diào)查分析，有效地控制進(jìn)價(jià)成本 14 嚴(yán)格檢查各類食品、飲品的保質(zhì)期，對接近保質(zhì)期的尚無法使用完的要及時(shí)拿出處理意見并以書面形式上報(bào)，待領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后及時(shí)予以處理 15 對各部門及廚房、餐廳、倉庫的積壓及報(bào)損物品、食品、飲品進(jìn)行鑒定，并提出處理意見，上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)予 以處理 16 經(jīng)常對庫房進(jìn)行檢查，檢查物品碼放是否符合“五距”，有無安全隱患，是否符合消防規(guī)定，上下班時(shí)要檢查門是否上鎖，鑰匙是否按要求存放等，要制定嚴(yán)格的庫房安全制度 17 要與各部門及庫房保管員一起制定出庫房各類物品的最佳庫存量，盡量壓縮庫存，少占?jí)嘿Y金，及時(shí)補(bǔ)庫，及時(shí)填制采購申請單 18 考核庫房保管員及收貨員的考勤，并定期對他們進(jìn)行培訓(xùn)，對員工的表現(xiàn)予以評(píng)定 19 完成上級(jí)交給的 各項(xiàng)臨時(shí)工作，并與上級(jí)很好的合作，將本部門的工作搞好 20 把最新的文件保存在“開架文件”中；包括每日 時(shí)常條目單、空運(yùn)物 品定單、雜貨單、電話定貨單等 職位 庫房保管員 部門 財(cái)務(wù)部 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 倉庫及收貨領(lǐng)班 基本職能 對所有庫房內(nèi)所存物品進(jìn)行登記、保管、控制保證庫存的最佳狀態(tài)。 職位要求 1 具有三年以上 物業(yè)公司 庫房保管及收貨的經(jīng)歷 2 具有財(cái)務(wù)專業(yè)中專以上學(xué)歷 3 具有會(huì)計(jì)證 崗位責(zé)任 1 在接到采購部交來的采購報(bào)告時(shí)， 要認(rèn)真檢查后 簽收，然后分類裝訂，以供收貨時(shí)核對檢驗(yàn) 2 收貨時(shí)要以采購單所列項(xiàng)目為準(zhǔn)，檢查來貨的數(shù) 量、規(guī)格、質(zhì)量、保存期等是否符合標(biāo)準(zhǔn)，杜絕 一切不符合標(biāo)準(zhǔn)的貨物進(jìn)店 3 在收貨后要認(rèn)真核對采購單與收貨報(bào)告是否相 符，對未完成的采購單，要在上面說明已到貨數(shù) 量，金額及到貨日期 4 及時(shí)辦理收貨手續(xù)，有發(fā)票要根據(jù)發(fā)票做收貨日 報(bào)，無發(fā)票時(shí)要辦理無發(fā)票收貨單，并做收貨日 報(bào)，嚴(yán)格簽收手續(xù)，做到貨票相符，發(fā)票與日 報(bào)相符，日報(bào)與實(shí)物相符 5 收貨后及時(shí)通 知申購部門領(lǐng)取，確認(rèn)無誤后讓 其在發(fā)票或收貨日報(bào)上簽收 6 每日收貨后要馬上做出收貨日報(bào)，并傳遞給相 關(guān)部門，自存一份、成本一份、采購一份、庫存 一份、應(yīng)付帳會(huì)計(jì)一份 7 在每月結(jié)帳盤點(diǎn)時(shí)，協(xié)助成本、倉庫、計(jì)財(cái)部做 好實(shí)物盤點(diǎn)，及核對帳目工作 8 收貨人員必須對所收的物品的標(biāo)準(zhǔn)心中有數(shù)，對 不同的物品按不同要求收貨 職位 餐廳收款員 部門 財(cái)務(wù)部 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 總出納 基本職能 負(fù)責(zé)餐廳美容、美發(fā)、健身等各部門的收款工作。 8 投款必須在交款表上逐項(xiàng)填寫清楚，必須兩人當(dāng) 場監(jiān)督把錢袋投入保險(xiǎn)箱內(nèi) 9 按規(guī)定收取信用卡、支票等票證 10 把當(dāng)班時(shí)收到的支票復(fù)印件按數(shù)字序號(hào)保存 11 確保當(dāng)天足夠的客人帳單 , 足夠的表單和文具用 品，計(jì)劃好當(dāng)日的工作 12 在必要時(shí)向餐飲總出納和當(dāng)班經(jīng)理報(bào)告不正常 情況 政策及執(zhí)行程序 檔案名稱： 生效日期： 政策號(hào)碼： 修改日期： 部 門： 財(cái)務(wù)部 批 準(zhǔn)： 總經(jīng)理 主題 : 采購制度及程序 政策 ： 制定 ***物業(yè)公司 采購制度及程序 目的： 當(dāng) 物業(yè)公司 的業(yè)務(wù)運(yùn)作進(jìn)行時(shí)，采購部是負(fù)責(zé) 物業(yè)公司 一切物品的采購及服務(wù)的部門， 物業(yè)公司 一切所需求的物品必須經(jīng)由采購部負(fù)責(zé)采購， 物業(yè)公司 不允許未經(jīng)行政管理部門批準(zhǔn)的任何購貨行為，無論現(xiàn)金（零用金除外〕及非現(xiàn)金的交易，需用部門必須按照采購程序，經(jīng)過審 批手續(xù)后，由采購部辦理。 采購程序： 一 采購貨品分類： 1. 貨艙存貨補(bǔ)充－－倉庫管理人員應(yīng)經(jīng)常留意各種庫存物品的存量的改變在物料的存量達(dá)到規(guī)定的補(bǔ)充線時(shí)，應(yīng)及時(shí)提出補(bǔ)充要求，保障 物業(yè)公司 任何時(shí)間均有合理的物料 供應(yīng)。 3. 部門替換舊有設(shè)備或物品－－當(dāng) 物業(yè)公司 的業(yè)務(wù)運(yùn)作至一定周期時(shí)，操作設(shè)備，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，補(bǔ)充。 5. 燃油和燃料 6. 維修物料和工程零配件。 主題：采購制度及程序 生效日期： 部門新增物品 若有部門欲增置新物品，部門主管應(yīng)參照每年之預(yù)算有否包括等該項(xiàng)目在內(nèi)，如沒有預(yù)算，應(yīng)連同有關(guān)報(bào)告和采購申請表一并送交采購部。 2. 采購申請單 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 所有的采購申請必須填寫一式四份采購申請單經(jīng)部門主管核簽后，整份共四頁交給采購部。 主題：采購制度及程序 生效日 期： 3. 檢定申請單 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 當(dāng)采購部收到采購申請單后，應(yīng)作出以下覆查，以防錯(cuò)漏。 數(shù)量核對 覆查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請表上之?dāng)?shù)量是否正確，因過多或過少都會(huì)產(chǎn)生很多不良后果。 ＝＝＝＝＝＝＝ 物業(yè)公司 的制度，報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，但要視貨品質(zhì)量和 種類，和貨源供應(yīng)而定。 書面報(bào)價(jià)：這是最完善的報(bào)價(jià)方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量以此種方法進(jìn)行，以免臨時(shí)發(fā)生變化， 投標(biāo)方式：對于價(jià)值大的工程項(xiàng)目，最好發(fā)出投標(biāo)之邀請信給有潛力的供應(yīng)商，并要求于指定日期內(nèi)報(bào)價(jià)，過期作廢， 物業(yè) 公司 對于每一份報(bào)價(jià)要保守秘密以求取得公平競爭，擇優(yōu)選取。 樣本測試 a. 當(dāng)需要某種貨品時(shí)，采購部可要求供應(yīng)商提供樣品 b. 樣品交予需求部門進(jìn)行種種測試及提供意見，例如：布草洗滌的測試等 c. 為求公平，供應(yīng)商的名字無需提供給需求部門 d. 在進(jìn)行測試時(shí)，采購職員需在場證明 e. 測試需由需求部門提供書面報(bào)告給采購部 7. 議價(jià) ＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 通常物品的 價(jià)值和數(shù)量較大時(shí)，我們可以和供應(yīng)商作議價(jià)以進(jìn)一步達(dá)成對 物業(yè)公司 較為有利的協(xié)議，而且我們不單可在價(jià)格方面洽談，甚至物品的質(zhì)量，交貨期或一切細(xì)節(jié)，通過議價(jià)，價(jià)格可減低，這樣，對 物業(yè)公司 有直接的利益，在以下的情況中是沒有多大作用的，但是仍 應(yīng)盡力嘗試。 9. 定購 ＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購申請表一經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批后，交回采購部，采購部可按第 2 項(xiàng)的安排分派采購申請單給規(guī)定的部門，而采購人員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購單給供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行采購物料。 采購定單一式六份： 第一份：供應(yīng)商 第二，三份：采購部 第四份：會(huì)計(jì)部 第五份：收貨部 第六份：需求部門 主題：采購制度及程序 生效日期： a. 采購定單必須之資料： — 貨品供應(yīng)商名稱，地址及有關(guān)資料 — 采購申請單之號(hào)碼 — 定單日期 — 需求部門 — 品名，質(zhì)量，種類描述，數(shù)量，單價(jià)，交貨期，運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) — 總值 — 付款方法 b. 采購定單中的有效簽名： 采購定單中授權(quán)的有效簽署處加蓋 物業(yè)公司 的合同專用章外，另需按 物業(yè)公司 規(guī)定 的分級(jí)授權(quán)加簽，例如： — 總值在 元人民幣以下，只需 財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn) — 總值在 元人民幣以上，需要 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理或授權(quán)之付經(jīng)理簽字批準(zhǔn) 合同 有關(guān)服務(wù)性質(zhì)之要求，工程項(xiàng)目或高總值及數(shù)量大的物品之定購，我們可以用采購合同代替采購定單，采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽署，雙方便要遵守合同上的細(xì)則。 b. 供應(yīng)商欲取消定單： 如供應(yīng)商欲取消定單，采購部必須能夠找到另一個(gè)供應(yīng)商，并立即通知需 求部門，為保障 物業(yè)公司 利益，供應(yīng)商必須賠償 物業(yè)公司 人力，時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。 收貨 收貨乃收貨組之責(zé)任，但采購仍對貨品作出必要的檢查，以保障 物業(yè)公司 購入 適當(dāng)貨品，當(dāng)送到的貨品有問題時(shí)，數(shù)量不符，品質(zhì)摻假，過時(shí)未到，采購部便需被即時(shí)知會(huì)，以作進(jìn)一步行動(dòng)。 主題：采購制度及程序 生效日期： a. 采購部需存兩份采購單，但檔案儲(chǔ)存編排便有不同之處 一份是以順號(hào)碼方式排列，此檔案資料永遠(yuǎn)保留。 b. 供應(yīng)商及出品資料： 為方便隨時(shí)提供資料予部門參考，采購部需將所有供應(yīng)商目錄，小冊子儲(chǔ) 入檔案備查。 d. 存貨及用量記錄： 此記錄乃由倉務(wù)提供，采購部可從報(bào)告中得知每月用量和存貨，該等資料 對采購部協(xié)助財(cái)務(wù)部預(yù)計(jì)未來用量以配合市場價(jià)，是很有幫助的。 f. 其他檔案： 全 物業(yè)公司 有關(guān)技術(shù)性的圖紙樣本，印刷品等均需集中儲(chǔ)存妥當(dāng)，待有需要時(shí)翻查。 主題：采購制度及程序 生效日期： 三．食品及飲料之采購程序 11. 采購申請及訂單 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 物業(yè)公司 中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長時(shí)間，但有些食物卻不能，例如罐頭和酒類，肉類和蔬菜兩者就不同，有些物料更是規(guī)定使用日期，所以，采購部更需與廚務(wù)部，餐飲部和成本會(huì)計(jì)部密切合作，作出適當(dāng)?shù)牟少彙? a. 倉庫部需每天把表內(nèi)存貨報(bào)告一欄填好交回廚師長 b. 根據(jù)倉務(wù)部之資料，廚師長再憑自己的經(jīng)驗(yàn)預(yù)測，菜牌之需求，填寫適 當(dāng)之?dāng)?shù)量簽署購貨表，并于指定日期前交回采購部處理， c. 采購部收到每日市場購貨表后把適當(dāng)?shù)墓┴浬毯蛢r(jià)格填上，并由采購 部經(jīng)理簽核， d. 此表然后再經(jīng)廚師長，餐廳經(jīng)理和采購部經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購部便可以電話落單或直接到市場